Як створити додаток для реєстрації та трекінгу робочого часу робітників

Проблеми менеджменту персоналу та обліку робочого часу співробітників залишаються актуальними практично для усіх індустрій: від сфери послуг та IT до логістики та виробництва. Як налагодити в компанії ефективний моніторинг продуктивності? Ми поговоримо про переваги таких рішень, як мобільний софт трекінгу робочого часу персоналу. Розкажемо, як додаток для реєстрації співробітників на робочих місцях може покращити процеси та професійну культуру в компанії. Понад те, ми поділимося власним досвідом розробки таких рішень з нуля.

Що таке додаток реєстрації робітників?

В широкому сенсі йдеться про будь-яке ПЗ, яке дозволяє реєструвати перебування співробітника на робочому місці або виконання ним службових обов’язків. Менеджери так чи інакше моніторять залученість персоналу до роботи, витрачаючи на це купу часу та зусиль. Тож мета подібного софту полягає в тому, аби зробити цей моніторинг менш стресовим та більш ефективним. Реєстрація на робочому місці може бути влаштована по різному: через електронні перепустки, GPS, QR-коди тощо. 

Може здатися, що додатки для трекінгу робочого часу – це новий жорсткий спосіб побудови трудової дисципліни для роботодавців, однак такий погляд не є правильним. Рішення для трекінгу найчастіше розгортають не для контролю, а для чіткого обліку робочих годин та справедливого нарахування заробітної плати. Адже співробітники компанії також мають бути зацікавлені в тому, аби їх робочий час (зокрема, понаднормовий) фіксувався чітко і прозоро. 

 Якісний додаток для реєстрації робітників сприймається в компанії перш за все не як засіб контролю, а як зручне джерело даних щодо робочих годин, відпусток, відгулів, лікарняних та нарахування зарплатні для кожного співробітника. Найкращі подібні додатки можуть пропонувати комплексний функціонал для вирішення завдань HR, комунікації та корпоративної освіти. 

Але не варто забувати й про дисципліну. Додаток реєстрації робочих годин самим фактом своєї наявності мотивує співробітників уникати запізнень, покращує етику та культуру управління. Він звільняє менеджерів від необхідності “ручного” моніторингу продуктивності, пропонує чіткі та прозорі правила для всієї компанії. 

Навіщо потрібен додаток реєстрації та моніторингу робочого часу?

Впровадження такого софту може надати компанії низку важливих переваг у менеджменті. Назвімо їх. 

Підвищення продуктивності  персоналу

Софт для реєстрації  допомагає співробітникам краще розуміти, як вони витрачають свій час, та виявляти можливості для покращення своєї продуктивності. Вони можуть встановлювати у додатку цілі, пріоритети та нагадування, щоб зосередитися на найважливіших завданнях та уникнути розфокусування уваги. Менеджери можуть також відстежувати прогрес та результати роботи своїх підлеглих, надавати їм зворотний зв’язок.

Автоматизований та точний розрахунок заробітної плати

Електронна реєстрація та трекінг співробітників на робочих місцях дозволяє точно фіксувати робочий час та терміни вирішення завдань. Це дозволяє прозоро та обґрунтовано нараховувати заробітну плату кожному фахівцю. Завдяки додатку цей процес працює автоматично, без ручної рутинної праці бухгалтерів та менеджерів. Відтак цикл нарахування зарплатні прискорюються, у ньому мінімізуються ризики помилок, непорозумінь та людського фактора. 

Оптимізація обліку та звітності

Якісний додаток трекінгу допомагає збирати та аналізувати дані про використання часу, продуктивність персоналу, ефективність роботи над певними завданнями та проєктами, доходами та витратами в компанії. Понад те, він формує зібрані дані у зручні та наочні звіти, які можна експортувати та архівувати. Це спрощує роботу бухгалтерів та менеджерів, полегшує процеси аудиту, податкового обліку та планування.

Підтримка залученості, мотивації та дисципліни

Об’єктивний механізм трекінгу робочого часу та продуктивності для усіх співробітників компанії позитивно впливає на корпоративну культуру, формує серед команди дисципліну та дух змагальності. Прозорі метрики мотивують фахівців до покращення своїх результатів. Навіть базовий додаток для реєстрації та моніторингу робітників може істотно покращити показники продуктивності бізнесу, скоротити кількість запізнень, прискорити прогрес виконання завдань тощо.

Забезпечення керованості бізнесу 

Завдяки софту для трекінгу менеджмент компанії отримує змогу моніторити процеси у режимі реального часу. Керівники можуть бачити, скільки співробітників працюють над задачами просто зараз, які проєкти або замовлення вони виконують. Додаток для реєстрації співробітників з GPS дозволяє фіксувати перебування співробітників в офісах, на складах або виробничих об’єктах, аби гарантувати безпеку на виробництві та безперервність операцій бізнесу. 

Взаємодія додатка для трекінгу з HRMS та LMS системами

Переваги додатка для трекінгу можна підсилити, якщо поєднати його із функціоналом HRMS (Human Resource Management System) та LMS (Learning Management System). Це різновиди ПЗ, що охоплюють процеси управління персоналом та навчання співробітників. 

Можливості взаємодії для цих платформ практично безмежні, їх можна інтегрувати у різні способи для побудови єдиної корпоративної диджитал-екосистеми. Наведемо лише деякі сценарії такої інтеграції.

• Додаток для трекінгу робочого часу може передавати дані про продуктивність персоналу у систему HRMS, яка використовує їх для побудови рейтингу співробітників. Цей рейтинг може бути основою механізму преміювання та кар’єрного зростання фахівців.

• Платформа реєстрації співробітників може отримувати із систем HRMS дані про відпустки та лікарняні співробітника, аби відповідним чином корегувати кількість закріплених за ними робочих годин та враховувати це при оцінці продуктивності. 

• Застосунок для трекінгу робочого часу може синхронізуватися з LMS-платформою корпоративного навчання, аби враховувати не лише робочі години, але й час проходження курсів та тренінгів. Це дозволить корегувати оцінку продуктивності та враховувати завантаженість співробітника при формуванні його навчального плану. 

• Рішення для відстеження робочого часу може формувати звіти про продуктивність, ефективність і якість роботи співробітника, які можуть бути використані системою HRMS для проведення атестацій та планування кар’єри фахівця. 

Функціонал додатків для реєстрації та моніторингу робочого часу можна об’єднувати із можливостями HRMS та LMS-систем, аж до створення єдиного корпоративного супердодатка із комплексними можливостями. 

Ключові функції додатка для реєстрації та моніторингу співробітників

Аби краще зрозуміти, що таке додаток для реєстрації співробітників, варто детально розглянути його основний функціонал. Які можливості має мати сучасний додаток для реєстрації персоналу?

Реєстрація та авторизація користувача 

Для початку, кожен співробітник має створити у системі власний акаунт або авторизуватися, якщо база акаунтів уже була попередньо створена. Деякі такі додатки мають два типи акаунтів: для власників бізнесу/топ-менеджерів і для співробітників. Авторизація на платформі має бути простою, але водночас безпечною. 

Обліковий запис із налаштуваннями

В особистому кабінеті користувачі зазвичай можуть ввести або відредагувати персональні дані, встановити аватар та за необхідності надати про себе додаткову інформацію, таку як посада, адреса електронної пошти, номер телефону тощо. Іноді в налаштуваннях навіть можна налаштувати під себе інтерфейс.

GPS-трекер

Якщо компанія веде реєстрацію присутності співробітників у своїх численних офісах та об’єктах, можливості геолокації можуть бути вкрай корисними. Відстеження GPS дозволить автоматично фіксувати прибуття та відбуття робітників в кожному окремому офісі, навіть якщо ці офіси розкидані по всьому світу. 

Тайм-трекер

Назва функції говорить сама за себе. Це можливість фіксації та підрахунку годин, які співробітник фактично проводить на своєму робочому місці. Цей функціонал варто реалізувати так, аби в системі можна було побачити робочі години працівника в розрізі дня, тижня, місяця тощо.  

Робочий графік та історія відвідуваності

Доступність актуального робочого графіку онлайн – це дуже зручна можливість для співробітників у багатьох індустріях, де не працює звичайна схема 5/2.У блоці з архівом користувачі додатка також мають отримати статистику своєї динаміки відвідування робочого місця за певні періоди.

Фінансовий калькулятор 

У додатку для реєстрації робочих годин співробітників зацікавить можливість бачити автоматично розрахований розмір своєї зарплатні з огляду на відпрацьовані години, виконані завдання тощо. Така візуалізація сама по собі може служити потужним інструментом мотивації та робочої дисципліни. 

Push-сповіщення

Система нагадувань та інформування через додаток допоможе співробітникам вчасно дізнаватися про зміни у графіку та умовах роботи компанії, знизить імовірність запізнень. Гарним рішенням для користувача буде можливість створювати в додатку свої власні push-сповіщення та інтегрувати їх з графіком.  

Це лише деякі функції, які можуть бути реалізовані в подібних рішеннях. Компанії з різних сфер можуть налаштовувати функціонал з огляду на власні потреби та специфіку бізнесу. 

Який додаток трекінгу робочого часу вам потрібен: індивідуальний, чи готовий?

Загалом у компаній, що шукають собі той чи інший софт, є два шляхи. Перший – заплатити за готове рішення чи хмарну платформу. Другий – звернутися за розробкою індивідуального софту з нуля. 

Вибір готової платформи від вендора ПЗ може здаватися простим та легким варіантом: в теорії його розгортання має бути швидким та дешевим, закривати усі потреби компанії. Але на практиці усе може бути інакше: впровадження готового рішення в масштабах великого бізнесу може потребувати місяців і навіть років, з відповідними витратами в десятки й сотні тисяч доларів. При тому успіх проєкта не гарантується з огляду на низку причин: 

• готове рішення не може врахувати усіх специфічних потреб одної окремої компанії; 

• готове рішення може мати обмеження в інтеграції з іншим необхідним компанії софтом;

• готове рішення має обмеження у масштабуванні: часто воно технічно неможливе, або ж вимагає необґрунтовано великих витрат;

• готовий софт накладає на бізнес обмеження: йому доведеться розвиватись із врахуванням технологічних та комерційних рішень постачальника свого софту; 

• використання стороннього софту створює додаткові ризики для кібербезпеки й захисту даних.  

Відтак ми вважаємо, що найкращий спосіб отримати додаток для реєстрації та моніторингу співробітників – розробити його індивідуально. Шлях кастомної розробки може потребувати суттєвих інвестицій та часу на старті проєкту, однак бізнес вкладає ці ресурси у власну інтелектуальну власність. Індивідуальне рішення для реєстрації персоналу дозволяє реалізувати будь-який функціонал та інтерфейс, його можна масштабувати та розвивати у будь-якому напрямку. До того ж бізнес звільняється від витрат на подовження ліцензії чи абонплату за хмарний сервіс. 

Кейс WEZOM: додаток для реєстрації співробітників через GPS для логістичної компанії 

Як може виглядати індивідуальний додаток для відстеження робочого часу персоналу? Ми можемо розповісти про власний досвід створення такого продукту. В даному кейсі нашим клієнтом була логістична компанія, якій був потрібний трекер робочого часу співробітників з GPS. 

Це рішення мало спростити оцінку продуктивності та нарахування заробітної плати. До того ж бізнес потребував можливості відстежувати прибуття та відбуття співробітників в офіс в режимі реального часу.

Наше рішення полягало в тому, аби розробити MVP із базовим функціоналом і роллю співробітника компанії, а згодом розширити його до комплексного продукту, додати користувацьку роль власника бізнесу. 

На першому етапі розробники реалізували базову версію мобільного додатку, що дозволяє співробітникам фіксувати своє прибуття на робоче місце (Check in) та відбуття з нього (Check out) із геолоацією офісу за GPS. Додаток надає кожному користувачу власний обліковий запис та особистий кабінет, містить історію усіх чек-інів та чек-аутів, а також підтримує push-сповіщення. 

Наступним кроком у розвитку продукту стане перехід від MVP до повної версії, в якій з’явиться роль власника бізнесу. У додатка також з’явиться адмінпанель із новим функціоналом:  геопозиціювання офісів, фільтри для перегляду історії робочого часу, перегляд персональних показників продуктивності співробітників, управління обліковими записами тощо. Якщо зараз система оновлює дані раз на добу, то у повній версії буде оновлюватись щогодини. 

Розробка індивідуального рішення дозволила нашому клієнту сконцентрувати в одній платформі усі необхідні можливості для менеджменту декількох офісів й відмовитись від використання низки окремих, не синхронізованих між собою пакетів ПЗ. Тепер бізнес може автоматизувати в компанії оцінку продуктивності та нарахування заробітної плати.

Розробка додатка для трекінгу робочого часу з WEZOM

Створення нового програмного продукту з нуля може видатись занадто складним та амбітним завданням. Особливо для бізнесу, який не має подібного досвіду розробки. Але допомога досвідченої та фахової команди може усе змінити.

Ми вже понад 20 років розробляємо IT-продукти для сфер eCommerce, логістики, виробництва, енергетики тощо. До нас звертаються корпоративні клієнти, які не задовольняють обмежені можливості пакетного софту та хмарних сервісів для бізнесу. 

Ми вміємо створювати мобільні та веб- додатки будь-якої складності, маємо безцінний досвід створення масштабного ERP- та TMS-софту з нуля. Тож якщо вас цікавлять можливості розробки індивідуального додатка для трекінгу продуктивності персоналу – ми можемо допомогти. Не зволікайте, звертайтеся за консультацією просто зараз. 

Підсумки

Сучасні додатки для реєстрації персоналу та трекінгу активності на робочих місцях можуть надати бізнесу безліч переваг: керованість операцій, прозоре нарахування заробітної плати, підвищення мотивації та залученості співробітників тощо. Такі рішення легко інтегруються з цифровою екосистемою бізнесу – із обліковими системами, з платформами HRMS, рішеннями для корпоративного онлайн-навчання тощо.

У пошуках власного трекера робочого часу співробітників компанія може обрати одну з готових платформ на ринку, або піти шляхом індивідуальної розробки. Як показує наш досвід, другий шлях у перспективі має безліч переваг. Саме індивідуальна розробка дозволяє врахувати усі потреби та особливості компанії, надає бізнесу безпеку, незалежність та свободу подальшого розвитку. 

FAQ

Які інтеграції підтримує додаток реєстрації робітників?

Зазвичай додатки реєстрації персоналу легко інтегруються з сучасними обліковими системами, платформами для HR, рішеннями для онлайн-навчання тощо. Якщо йдеться про індивідуальну розробку додатка, то в ньому можна передбачити будь-які необхідні інтеграції. 

Як забезпечити конфіденційність та безпеку даних співробітників?

При розробці платформи варто дотримуватись загальновизнаних світових стандартів кібербезпеки (ISO/IEC 27001, NIST CSF, GDPR) та приділяти особливу увагу захисту інформації. Як показує практика, найкращі можливості забезпечення конфіденційності даних надає індивідуальна розробка платформи з нуля.

Які можливості моніторингу працівників надає додаток?

У своїй основі це рішення надає можливості фіксувати факт присутності співробітника в офісі чи на виробничому об’єкті, підраховувати кількість відпрацьованих ним годин, продуктивність виконання завдань тощо. При створенні кастомної платформи можна реалізувати будь-які інші форми моніторингу відповідно до потреб бізнесу.