Как создать приложение для регистрации и трекинга рабочего времени сотрудников

Проблемы менеджмента персонала и учета рабочего времени сотрудников остаются актуальными практически для всех индустрий: от сферы услуг и IT до логистики и производства. Как наладить в компании эффективный мониторинг продуктивности? Мы поговорим о преимуществах таких решений, как мобильный софт трекинга рабочего времени персонала. Расскажем, как приложение для регистрации сотрудников на рабочих местах может улучшить процессы и профессиональную культуру в компании. Более того, мы поделимся своим опытом разработки таких решений с нуля.

Что такое приложение для регистрации работников?

В широком смысле речь идет о любом ПО, позволяющем регистрировать пребывание сотрудника на рабочем месте или исполнение им служебных обязанностей. Менеджеры так или иначе мониторят вовлеченность персонала в работу, тратя на это массу времени и усилий. Цель подобного софта заключается в том, чтобы сделать этот мониторинг менее стрессовым и более эффективным. Регистрация на рабочем месте может быть устроена по-разному: через электронные пропуски, GPS, QR-коды и т.д.

Может показаться, что приложения для трекинга рабочего времени – это новый жесткий способ построения трудовой дисциплины для работодателей, но такой взгляд не является правильным. Решения для трекинга чаще всего разворачивают не для контроля, а для четкого учета рабочих часов и справедливого начисления заработной платы. Ведь сотрудники компании также должны быть заинтересованы в том, чтобы их рабочее время (в частности, сверхурочное) фиксировалось четко и прозрачно.

Качественное приложение для регистрации работников воспринимается в компании прежде всего не как средство контроля, а как удобный источник данных по рабочим часам, отпускам, отгулам, больничным и начислению зарплаты для каждого сотрудника. Самые лучшие подобные приложения могут предлагать комплексный функционал для решения задач HR, коммуникации и корпоративного образования.

Но не стоит забывать и о дисциплине. Приложение регистрации рабочих часов самим фактом своего наличия мотивирует сотрудников избегать опозданий, улучшает этику и культуру управления. Оно освобождает менеджеров от необходимости ручного мониторинга продуктивности, предлагает четкие и прозрачные правила для всей компании.

Зачем нужно приложение регистрации и мониторинга рабочего времени?

Внедрение такого софта может предоставить компании целый ряд важных преимуществ в менеджменте. Назовем их.

Повышение продуктивности 

Софт для регистрации помогает сотрудникам лучше понимать, как они тратят свое время и находить возможности для улучшения своей производительности. Они могут устанавливать в приложении цели, приоритеты и напоминания, чтобы сосредоточиться на важнейших задачах и избегать расфокусировки внимания. Менеджеры могут также отслеживать прогресс и результаты работы своих подчиненных, предоставлять обратную связь.

Автоматизированный и точный расчет заработной платы

Электронная регистрация и трекинг сотрудников на рабочих местах позволяет точно фиксировать рабочее время и сроки решения задач. Это позволяет прозрачно и обоснованно начислять заработную плату каждому специалисту. Благодаря приложению этот процесс работает автоматически, без ручного рутинного труда бухгалтеров и менеджеров. Следовательно, цикл начисления зарплаты ускоряются, в нем минимизируются риски ошибок, недоразумений и человеческого фактора.

Оптимизация учета и отчетности

Качественное приложение треккинга помогает собирать и анализировать данные об использовании времени, продуктивности персонала, эффективности работы над определенными задачами и проектами, доходами и расходами в компании. Более того, он формирует собранные данные в удобные и наглядные отчеты, которые можно экспортировать и архивировать. Это упрощает работу бухгалтеров и менеджеров, оптимизирует процессы аудита, налогового учета и планирования.

Поддержка вовлеченности, мотивации и дисциплины

Объективный механизм трекинга рабочего времени и производительности для всех сотрудников компании оказывает положительное влияние на корпоративную культуру, формирует в команде дисциплину и дух соревновательности. Прозрачные метрики мотивируют профессионалов к улучшению собственных результатов. Даже базовое приложение для регистрации и мониторинга работников может значительно улучшить показатели продуктивности бизнеса, сократить количество опозданий, ускорить прогресс выполнения задач и т.д.

Обеспечение управляемости бизнеса

Благодаря софту для трекинга менеджмент компании получает возможность мониторить процессы в режиме реального времени. Руководители могут видеть, сколько сотрудников работают над задачами прямо сейчас, какие проекты или заказы они выполняют. Приложение для регистрации сотрудников по GPS позволяет фиксировать пребывание сотрудников в офисах, на складах или производственных объектах, чтобы обеспечить безопасность на производстве и непрерывность операций бизнеса.

Взаимодействие приложения для трекинга с HRMS и LMS системами

Преимущества приложения для трекинга можно усилить, соединив его с функционалом HRMS (Human Resource Management System) и LMS (Learning Management System). Это разновидности ПО, охватывающие процессы управления персоналом и обучение сотрудников.

Возможности взаимодействия для этих платформ практически безграничны, их можно интегрировать различными способами для построения единой корпоративной диджитал-экосистемы. Приведем лишь некие сценарии такой интеграции. 

• Приложение для трекинга рабочего времени может передавать данные о производительности персонала в систему HRMS, которая использует их для построения рейтинга сотрудников. Этот рейтинг может служить основой для механизма премирования и карьерного роста специалистов.

• Платформа регистрации сотрудников может получать из систем HRMS данные об отпусках и больничных сотрудников, чтобы соответствующим образом корректировать количество закрепленных за ними рабочих часов и учитывать это при оценке производительности.

• Приложение для трекинга рабочего времени может синхронизироваться с LMS-платформой корпоративного обучения, чтобы учитывать не только рабочие часы, но также время прохождения курсов и тренингов. Это позволит корректировать оценку продуктивности и учитывать загруженность сотрудника при формировании его учебного плана.

• Решение для отслеживания рабочего времени может формировать отчеты о продуктивности, эффективности и качестве работы сотрудника, которые могут использоваться системой HRMS для проведения аттестаций и планирования карьеры специалиста.

Функционал приложений для регистрации и мониторинга рабочего времени можно объединять с возможностями HRMS и LMS-систем, вплоть до создания единого корпоративного суперприложения с комплексными возможностями.

Ключевые функции приложения для регистрации и мониторинга сотрудников

Чтобы лучше понять, что такое приложение для регистрации сотрудников, следует подробно рассмотреть его основной функционал. Какие возможности должно иметь современное приложение для регистрации персонала?

Регистрация и авторизация пользователя

Для начала каждый сотрудник должен создать в системе собственный аккаунт или авторизоваться, если база аккаунтов уже была предварительно создана. Некоторые из таких приложений имеют два типа аккаунтов: для владельцев бизнеса/топ-менеджеров и для сотрудников. Авторизация на платформе должна быть простой, но в то же время безопасной.

Учетная запись с настройками

В личном кабинете пользователи могут ввести или отредактировать персональные данные, поставить аватар и при необходимости предоставить о себе дополнительную информацию, такую как должность, адрес электронной почты, номер телефона и т.д. Иногда в настройках можно даже настроить под себя интерфейс.

GPS-трекер

Если компания ведет регистрацию присутствия сотрудников в своих многочисленных офисах и объектах, возможности геолокации могут быть очень полезны. Отслеживание GPS позволит автоматически фиксировать прибытие и уход работников в каждом отдельном офисе, даже если эти офисы разбросаны по всему миру.

Тайм-трекер

Название функции говорит само за себя. Это возможность фиксации и учета часов, которые сотрудник фактически производит на своем рабочем месте. Данный функционал следует реализовать так, чтобы в системе можно было увидеть рабочие часы работника в разрезе дня, недели, месяца и т.д.

Рабочий график и история посещаемости

Доступность актуального рабочего графика онлайн – очень удобная возможность для сотрудников во многих индустриях, где не работает обычная схема 5/2. В блоке с архивом пользователи приложения также должны получить статистику своей динамики посещения рабочего места за определенные периоды.

Финансовый калькулятор

В приложении для регистрации рабочих часов сотрудников заинтересует возможность видеть автоматически рассчитанный объем своей зарплаты с учетом отработанных часов, выполненных задач и т.д. Такая визуализация сама по себе может служить мощным инструментом мотивации и рабочей дисциплины.

Push-уведомления

Система напоминаний и информирования в приложении поможет сотрудникам вовремя узнавать об изменениях в графике и условиях работы компании, снизит вероятность опозданий. Хорошим решением для пользователя будет возможность создавать в приложении свои собственные push-уведомления и интегрировать их с графиком.

Это лишь некоторые функции, которые могут быть реализованы в подобных решениях. Компании из разных сфер могут настраивать функционал, учитывая собственные потребности и специфику бизнеса.

Какое приложение трекинга рабочего времени вам нужно: индивидуальное или готовое?

В целом у компаний, ищущих себе тот или иной софт, есть два пути. Первый – заплатить за готовое решение или облачную платформу. Второй – обратиться за разработкой индивидуального софта с нуля.

Выбор готовой платформы от вендора ПО может показаться простым и легким вариантом: в теории его развертывание должен быть быстрым и дешевым, закрывать все потребности компании. Но на практике все может быть иначе: внедрение готового решения в масштабах крупного бизнеса может потребовать месяцев и даже лет с соответствующими затратами в десятки и сотни тысяч долларов. При этом успех проекта не гарантируется в силу ряда причин:

• готовое решение не может закрыть все специфические потребности одной отдельной компании;

• готовое решение может иметь ограничения в интеграции с другим необходимым компании софтом;

• готовое решение накладывает ограничение на масштабирование: часто оно технически невозможно, либо требует необоснованно высоких затрат;

• готовый софт сковывает креативность бизнеса: ему придется развиваться с учетом технологических и коммерческих решений поставщика своего софта;

• использование стороннего софта создает дополнительные риски для кибербезопасности и защиты данных.

Поэтому мы считаем, что лучший способ получить приложение для регистрации и мониторинга сотрудников – разработать его индивидуально. Путь кастомной разработки может потребовать существенных инвестиций и времени на старте проекта, но бизнес вкладывает эти ресурсы в собственную интеллектуальную собственность. Индивидуальное решение для регистрации персонала позволяет реализовать любой функционал и интерфейс, его можно масштабировать и развивать в любом направлении. К тому же, бизнес освобождается от расходов на продление лицензии или абонплату за облачный сервис.

Кейс WEZOM: приложение для регистрации сотрудников через GPS для логистической компании

Как может выглядеть индивидуальное приложение для отслеживания рабочего времени? Мы можем рассказать о собственном опыте создания такого продукта. В данном кейсе нашим клиентом была логистическая компания, которой нужен был трекер рабочего времени сотрудников с GPS.

Это решение должно было упростить оценку продуктивности и начисления заработной платы. К тому же бизнес нуждался в возможности отслеживать прибытие и отбытие сотрудников в офис в режиме реального времени.

Наше решение заключалось в том, чтобы разработать MVP с базовым функционалом и ролью сотрудника компании, а затем расширить его до комплексного продукта, добавить пользовательскую роль владельца бизнеса.

На первом этапе проекта разработчики реализовали базовую версию мобильного приложения, позволяющую сотрудникам фиксировать свое прибытие на рабочее место (Check in) и уход с него (Check out) с геолоацией офиса по GPS. Приложение предоставляет каждому пользователю собственную учетную запись и личный кабинет, содержит историю всех чек-инов и чек-аутов, а также поддерживает push-уведомления.

Следующим шагом в развитии продукта станет переход от MVP к полной версии, где появится роль владельца бизнеса. В приложении также появится админпанель с новым функционалом: геопозиционирование офисов, фильтры для просмотра истории рабочего времени, просмотр персональных показателей продуктивности сотрудников, управление учетными записями и т.д. Если сейчас система обновляет данные раз в сутки, то в полной версии будет обновляться ежечасно.

Разработка индивидуального решения позволила нашему клиенту сконцентрировать в одной платформе все необходимые возможности для менеджмента нескольких офисов и отказаться от использования ряда отдельных, не синхронизированных между собой пакетов ПО. Теперь бизнес может автоматизировать оценку продуктивности и начисление заработной платы.

 Разработка приложения для трекинга рабочего времени с WEZOM

Создание нового программного продукта с нуля может показаться слишком сложной и амбициозной задачей. Особенно для бизнеса, не имеющего подобного опыта разработки. Но помощь опытной и профессиональной команды может все изменить.

Мы уже более 20 лет разрабатываем IT-продукты для сфер eCommerce, логистики, производства, энергетики и т.д. К нам обращаются корпоративные клиенты, которых не устраивают ограниченные возможности пакетного софта и облачных сервисов для бизнеса.

Мы умеем создавать мобильные и веб-приложения любой сложности, обладаем бесценным опытом создания масштабного ERP- и TMS-софта с нуля. Если вас интересуют возможности разработки индивидуального приложения для трекинга производительности персонала – мы можем помочь. Не медлите, обращайтесь за консультацией прямо сейчас.

Выводы

Современные приложения для регистрации персонала и трекинга активности на рабочих местах могут предоставить бизнесу массу преимуществ: управляемость операций, прозрачное начисление заработной платы, повышение мотивации и вовлеченности сотрудников. Такие решения легко интегрируются с цифровой экосистемой бизнеса – с учетными системами, с платформами HRMS, с решениями корпоративного онлайн-обучения и т.д.

В поисках собственного трекера рабочего времени сотрудников компания может выбрать одну из готовых платформ на рынке или пойти путем индивидуальной разработки. Как показывает наш опыт, второй путь в перспективе открывает множество преимуществ. Именно индивидуальная разработка позволяет учесть все потребности и особенности компании, предоставляет бизнесу безопасность, независимость и свободу дальнейшего развития.

FAQ

Какие интеграции поддерживает приложение регистрации работников?

Обычно приложения регистрации персонала легко интегрируются с современными учетными системами, платформами для HR, решениями для обучения и т.д. Если речь идет об индивидуальной разработке приложения, то в нем можно предусмотреть любые необходимые интеграции.

Как обеспечить конфиденциальность и безопасность данных сотрудников?

При разработке платформы следует соблюдать общепризнанные мировые стандарты кибербезопасности (ISO/IEC 27001, NIST CSF, GDPR) и уделять особое внимание защите информации. Как показывает практика, лучшие возможности обеспечения конфиденциальности данных предоставляет индивидуальная разработка платформы с нуля.

Какие возможности мониторинга сотрудников предоставляет приложение?

В своей основе это решение позволяет фиксировать факт присутствия сотрудника в офисе или на производственном объекте, подсчитывать количество отработанных им часов, продуктивность выполнения задач и т.д. При создании кастомной платформы можно реализовать любые другие формы мониторинга в соответствии с потребностями бизнеса.