Ми неодноразово розповідали у нашому блозі про переваги ERP-софту. Ці цифрові платформи дозволяють автоматизувати й оптимізувати усі ключові бізнес-процеси в компанії, такі як виробництво, логістика фінанси, управління персоналом, продажі тощо. Сучасна ERP система має модульну архітектуру, яка дозволяє індивідуально побудувати функціонал під потреби будь-якого бізнесу.
У цьому матеріалі ми розглянемо один з найважливіших модулів ERP, який можна зустріти практично у всіх подібних системах – фінансовий модуль для білінгу. Розберімо призначення, переваги та функціонал таких рішень. Крім того, ми розкажемо, як реалізувати подібне рішення на практиці.
Що таке модуль білінгу в ERP системі?
Будь-яка організація може зіткнутися з проблемами проведення та контролю транзакцій при оплаті товарів та послуг. Наприклад, при масштабуванні, при стрімкому прирості продажів тощо. Для розв'язання таких проблем у цифрових платформах для бізнесу реалізують фінансові модулі.
Зокрема, модуль білінгу в ERP дозволяє автоматично виставляти покупцям рахунки, надавати їм зручні варіанти оплати, коректно відстежувати усі платіжні дані та проведення транзакцій. На додачу до цього, білінговий модуль може містити інструменти управління цінами та тарифами, допомагати у генеруванні звітів для аналітики та бухгалтерського обліку тощо.
У сучасних ERP-системах модулі для білінгу інтегруються з іншими компонентами, такими як бухгалтерський, логістичний, CRM- та інші модулі. Архітектура ERP забезпечує усім інструментам єдину базу даних та зручну взаємодію, навіть на рівні різних підрозділів компанії. Якісний модуль фінансового обліку ERP системи допомагає компанії підвищити швидкість та якість обслуговування клієнтів, спрощує фінансову звітність, документообіг та моніторинг, мінімізує ризики помилок при здійсненні операцій. Подібний функціонал пропонує абсолютна більшість ERP.
Функції модуля білінгу в ERP системі
Функціонал білінгових систем може істотно відрізнятися у різних платформах, адже вони часто реалізуються під різні галузі та під особливі потреби окремих компаній. Нижче ми наведемо лише ключові функції, які має пропонувати сучасний модуль білінгу в ERP системі
Тарифікація
Робота модуля білінгу починається із визначення вартості послуг, наданих клієнтам. Для цього система враховує наявні тарифні плани, правила округлення суми, встановлену націнку, усі застосовані знижки та умови програми лояльності для споживача.
В залежності від специфіки послуг та способу оплати тарифікація може здійснюватися як у режимі реального часу, так і згодом. У процесах тарифікації також важливо передбачити фактори валютного курсу, податків, банківської комісії за проведення транзакції тощо.
Виставлення рахунків
Це механізм автоматичного формування та виставлення рахунків на оплату для клієнтів, що базується на результатах і правилах тарифікації. Деякі системи дозволяють налаштувати автоматичне виставлення рахунків при низькому балансі на рахунку клієнта. Можна також реалізувати можливість об’єднання видатків на різні послуги у єдиний рахунок.
Виставлення рахунків майже завжди супроводжується генерацією первинних документів для бухгалтерського обліку – актів, накладних, угод тощо. Рахунок та копії документів зберігаються в архіві системи, зазвичай вони також надсилаються клієнту цифровими каналами – на email, у месенджери тощо.
Прийом платежів
Після виставлення рахунку фінансовий модуль ERP системи має забезпечити реєстрацію та обробку платежу за надані послуги. Важливо забезпечити користувачу можливість оплати будь-яким зручним способом: готівкою через термінал, банківськими картками, через онлайн банкінг, з власного балансу на рахунку у системі тощо. Процес прийома оплати передбачає перевірку транзакції та застосування платежу до балансу користувача. Якщо доступ до послуг прив’язаний до сплати рахунку (наприклад, доступ до інтернету), після платежу його необхідно миттєво поновити.
Перерахунки
Це функція, що дозволяє коригувати результати тарифікації та виставлення рахунків у разі зміни тарифних планів, правил округлення, знижок, націнок, податків та інших параметрів, що впливають на вартість послуг.
Перерахунки можуть бути необхідні у разі виявлення помилок, анулювання чи відмови від послуг. Механізм перерахунків також використовується для реалізації програми лояльності для споживачів. Тож від ефективності та швидкості цього механізму напряму залежить рівень сервісу, споживацький досвід та лояльність клієнтів.
Аналітика
Якісний модуль фінансових операцій в ERP системі акумулює усі дані про проведення платежів, тож дозволяє ефективно використовувати їх для аналізу ефективності операцій компанії. Найкращі такі рішення добре пристосовані для інтеграції з інструментами data science, а також дозволяють візуалізувати дані у форматі наочних інфографік, діаграм, схем тощо.
Можливості аналітики та звітності допомагають компанії здобувати цінні знання про своїх клієнтів, послуги, доходи, витрати, прибутковість та інші ключові показники бізнесу. Аналіз даних також дозволяє компанії приймати обґрунтовані рішення, виявляти та ліквідувати недоліки у своїх процесах.
Дізнатися про можливості розробки
Важливість та переваги модуля білінгу в ERP системі
Функціоналу білінгу найбільше потребують великі компанії, що постійно обробляють платежі від сотень тисяч, а іноді й від мільйонів клієнтів. Це оператори телеком-послуг, інтернет-провайдери, енергокомпанії, постачальники послуг ЖКГ, енергетичні компанії, стрімінг-сервіси тощо. Масштаби такого бізнесу гостро потребують автоматизації, зокрема – для обробки платежів. Назвімо основні переваги, які може надати бізнесу модуль білінгу ERP системи.
Автоматизація та оптимізація операцій
Передусім фінансовий модуль в ERP системі дозволяє автоматично розраховувати вартість послуг, виставляти рахунки, обробляти платежі, коригувати тарифи, формувати звіти та проводити будь-які інші необхідні операції, пов'язані з фінансовими розрахунками. Це величезний блок завдань, який без використання цифрових засобів потребує значних матеріальних та трудових ресурсів.
Через автоматизацію платежів компанія не лише скорочує необхідні трудові години фахівців та знижує супутні витрати, але й зменшує вплив людського фактора, вірогідність помилок, недбалості тощо. Цифровізація – це також шлях до прискорення операцій, гарантування точності та прозорості у розрахунках.
Покращення рівня сервісу та досвіду клієнтів
Система білінгу давно стала важливим інструментом для підвищення якості та ефективності обслуговування клієнтів у багатьох галузях. Вона дозволяє споживачам з легкістю обирати та підключати потрібні їм послуги, контролювати свій баланс та видатки, зберігати рахунки та сплачувати їх будь-яким зручним способом. Завдяки автоматичному білінгу користувач може оплачувати послуги через смартфон, або створити автоматичний регулярний платіж на майбутнє.
На основі систем білінгу вибудовуються програми лояльності та персоналізовані пропозиції: індивідуальні тарифи, скидки, бонуси, акційні умови тощо. Усе це допомагає бізнесу будувати тривалі відносини з клієнтом.
Гнучкість та сумісність
Якщо порівнювати білінговий модуль ERP з окремими готовими білінговими системами, то однією з головних переваг першого є сумісність та безшовна інтеграція. Поєднання коробкової білінгової системи із наявним у компанії ERP-софтом може супроводжуватись низкою проблем та обмежень. Це можуть бути складнощі в обміні даними, ризики кібербезпеки тощо.
Усіх цих проблем можна уникнути, якщо реалізувати білінг як частину внутрішнього функціонала ERP: із безшовним обміном даними всередині організації, високим рівнем безпеки та елементарною зручністю для персоналу. Більшість коробкових ERP так чи інакше містять певні фінансові модулі. Але якщо їх можливостей недостатньо, то таку систему можна реалізувати індивідуально.
Можливості аналізу даних
Централізований збір білінгових даних відкриває для бізнесу небачені можливості вивчення інформації про продажі, уподобання та інтереси клієнтів, попит на споживання послуг, поведінку аудиторії, поширені форми оплати тощо. Аналітика даних білінгу – це шлях до вивчення реалій ринку та прогнозування трендів, а відтак і для побудови ефективної стратегії розвитку.
Важливо і те, що дані у модулях білінгу зазвичай оновлюються в режимі реального часу. Це гарантує бізнесу можливість стрімко реагувати на обставини та зміни ринкового середовища, ухвалювати якісні рішення, засновані на актуальних та релевантних даних.
Наведені вище переваги дозволяють краще зрозуміти, що таке модуль білінгу в ERP системі. Наразі це один з головних факторів конкурентоспроможності для бізнесу у сферах комунікацій, енергетики тощо.
Створення фінансового модуля ERP разом з WEZOM
За два десятиліття на ринку розробки наша команда реалізувала понад дві тисячі успішних IT-проєктів для бізнесу, створила безліч цифрових продуктів з нуля. Це рішення для сфер виробництва, логістики, eCommerce, ритейлу, енергетики тощо. Ми точно знаємо, як створюється якісний ERP- та TMS-софт, мобільні та веб-додатки, комплексне ПЗ під будь-які потреби бізнесу.
Один з наших нещодавніх проєктів передбачав поетапну побудову масштабної ERP-системи для великої енергетичної компанії, що працює на ринку розподілу природного газу та електрики. Одним з головних модулів цієї платформи стала кастомна білінгова CMS. Вона мала спростити облік та звітність, забезпечити простоту роботи з юридичними та фізичними особами, гарантувати високий рівень бепеки даних. Загалом нова система мала замінити собою 11 софтверних пакетів, через які компанія звикла проводити платіжні операції та звітність.
Результатом роботи нашої команди в цьому проєкті стала унікальна ERP-платформа із фінансовим модулем. Фактично це цілком нова система білінгу, побудована під конкретні потреби та бізнес-процеси клієнта. Вона містить низку важливих для компанії інструментів, які неможливо було реалізувати у пакетних рішеннях: генератори форм звітності та облікових таблиць, нові каталоги даних для облікової системи, кастомний модуль аналітичних даних тощо. Ви можете почитати деталі цього кейсу у нашому блозі, а також оцінити його в нашому портфоліо.
Тож якщо вас цікавлять можливості створення таких рішень для бізнесу – ми готові поділитися досвідом. Не зволікайте, ви можете звернутися по консультацію до наших фахівців просто зараз.
Висновки
Сьогодні роль модуля білінгу в ERP системі неможливо переоцінити. Такі рішення успішно вирішують для бізнесу проблеми автоматичного виставлення рахунків, здійснення та контролю транзакцій, формування документації, бухгалтерського обліку тощо.
Якісний модуль білінгу в індивідуальній ERP системі дає низку переваг: автоматизація платіжних операцій та супутніх процесів, покращення клієнтського досвіду та лояльності споживачів, простота інтеграції з іншими цифровими інструментами, великі можливості збору та аналізу даних тощо.
На ринку є чимало пакетних ERP під різні бюджети. Але не варто думати, що вони працюватимуть “з коробки”. Будь-яку готову платформу на практиці доводиться довго і старанно налаштовувати під потреби бізнесу. Альтернативою пакетним ERP є рішення індивідуальної розробки, які створюються під потреби окремого бізнесу з нуля. Як показує досвід, фінансовий модуль в розробленій ERP системі “під ключ” демонструє найвищу якість та ефективність.
FAQ
Як система білінгу взаємодіє з іншими модулями ERP системи?
Якщо білінговий модуль входить до складу ERP, або реалізується у складі системи індивідуальної розробки, то його інтеграція з іншими модулями платформи є цілком безшовною, безпечною та зручною для користувачів системи. Цього не можна сказати про взаємодію пакетних ERP з деякими зовнішніми системами білінгу – вони можуть мати проблеми із сумісністю.
Як здійснюється інтеграція модуля білінгу з наявною бухгалтерською системою компанії?
Така інтеграція за потреби здійснюється через об’єднання баз даних, трудомістку координацію процесів в компанії та навчання персоналу. Але якщо йдеться про повноцінний перехід на нову ERP, то вона може містити у своїй архітектурі як білінговий модуль, так і функціонал для обліку.
Чи вирішуються питання контролю за витратами та аналізу фінансової діяльності підприємства за допомогою модуля білінгу?
Якщо модуль білінгу в розробленій ERP системі за своїм функціоналом відповідає потребам компанії й впроваджується належним чином, то він може ефективно вирішити подібні завдання. Як показує досвід, найкращий спосіб отримання подібного продукту – його індивідуальна розробка з нуля.
