Ефективне рішення для автоматизації роботи в системі В2В
На відміну від інших бізнес-моделей, підприємницьке середовище B2B складніше і багатопланове, оскільки тут успішність та розвиток компанії визначається наявністю міцних ділових відносин з діловими партнерами. І це не скасовує збільшення робочого навантаження та досягнення поставлених цілей компанії. У таких умовах визначальними стають моніторинг довгого списку контактів, синхронізація роботи відділу маркетингу та ефективне просування бренду компанії.
Дуже часто в компаніях для кожного нового тендеру доводиться створювати весь процес заново, з усіма помилками, що випливають. Це призводить колектив до необхідності працювати в авральному режимі, щоб сяк-так закрити всі завдання вчасно. Але проведення тендеру можна зробити не лише прозорим та прогнозованим за термінами, але й менш трудомістким та травматичним для співробітників компанії. Досягнути цього можна шляхом автоматизації бізнес-процесу проведення тендеру та скорочення витрат при його розробці та оновленні документації, зберігши при цьому історію її оновлень.
Для цього у сфері B2B повсюдно впроваджують та використовують системи управління взаємовідносини з клієнтами (CRM). Вони автоматично аналізують контакти та їх потреби – це допомагає утримати вже існуючих та залучити потенційних клієнтів.
Кому буде корисна система crm для тендерів?
Насамперед, CRM для тендерів буде корисною для керівників компаній, адже саме на них покладається комунікація зі співробітниками та вибудовування відносин із довгостроковими клієнтами. У цьому завдання постійно ускладнюється зростаючим потоком інформації, отже вимагає простого і кардинального рішення - автоматизації. Система дозволяє керівнику підприємства тримати руку на пульсі усієї діяльності тендерного відділу. Також вона може в автоматичному режимі шукати відповідні тендери за заздалегідь встановленим запитом, відсікаючи всі невідповідні варіанти, що відчутно економить час та зусилля. Зокрема, CRM дозволяє аналізувати умови тендеру за ключовими словами, які заздалегідь вводяться в систему, що дозволяє одразу відсівати невідповідні варіанти. Крім того, керівник гідно оцінить рівень автоматизації та прозорості закупівель за допомогою CRM системи для тендерів, адже це означає ефективне використання бюджетів, трудових ресурсів, коштів компанії – зловживання відповідальних осіб у цьому процесі просто неможливі. Також це забезпечить оперативний пошук та вибір партнерів із найбільш привабливими умовами співпраці. Для глави компанії комфортним інструментом контролю стане можливість системи надавати різнопланову статистику, що позбавляє користувача великого масиву рутинної роботи.
За результатами аналізу отриманої інформації CRM не залишить до себе байдужими і керівників відділів, адже у них з'явиться можливість максимально швидко отримати дані про те, на якому етапі перебуває робота з кожним з тендерів. Не буде зайвою і така функція системи, як створення звітів про ефективність роботи менеджерів, роботи з тендерами за певний період часу та за загальним сумам виграних тендерів. Багатозадачність програми для тендерів забезпечує контроль за кількома тендерами. Це означає, що не можна відмовлятися від участі в одному тендері через участь в іншому. Зберігання даних у хмарі дозволить структурувати всі файли, що використовуються в роботі, що дозволяє уникнути випадків паралельної роботи кількох співробітників з великою кількістю незв'язаних тендерів.
Тендерні фахівці теж не залишаться байдужими до системи, адже CRM дозволяє не тільки розробляти тендери згідно з завданнями компанії, публікувати їх на зовнішніх майданчиках та аналізувати умови для закупівель, а й контролювати регламент проведення тендерів, отримувати оперативні дані про їх етапи, завдання та статуси виконання. Також система полегшує спільну роботу над тендерами, над якими працює команда з кількох міст - це досягається завдяки впровадженню CRM-системи, єдиної для всіх філій компанії.
CRM-система дозволяє відстежувати не тільки тендери, в яких ви берете участь безпосередньо, але і бути в курсі, яку вигоду компанія може втратити, якщо вчасно не зробить заявку на участь в тому чи іншому тендері.
CRM для тендерів пропонує користувачам цілий арсенал додаткових інструментів, у тому числі єдиний архів дзвінків та листування з усіма постачальниками, отримання звітності, аналіз взаємодії з партнерами, у тому числі їх сортування на білий та чорний списки. Це дуже спрощує введення в курс справ та перерозподіл обов'язків між співробітниками, адже вся необхідна інформація централізовано зберігається в одній базі даних, яка завжди є доступною та готовою до використання.
Величезним плюсом є структурування документації, яка стає швидко доступною та чітко прив'язаною до конкретних закупівель. Для економії робочого часу на комунікацію між співробітниками відділів у програму тендерів може бути інтегрований месенджер, який можна прив'язати до кожного конкретного проекту.
У тендерному відділі також оцінять можливість синхронізації CRM-системи з IP-телефонією по філіях, а також із робочими стаціонарними та мобільними телефонами співробітників – це передбачає автоматичну маршрутизацію вхідних дзвінків, можливість проведення конференц-дзвінків, використання коротких номерів для дзвінків усередині компанії.
Основні функції CRM для тендерних закупівель:
- розробка умов тендеру – найважливішого аспекту під час проведення відкритих торгів.
- публікація тендеру на зовнішніх майданчиках, з урахуванням його тривалості, технічного завдання та специфікації у запиті.
- аналіз умов закупівлі товарів, послуг
- розробка та контроль регламенту тендерів відповідно до чинного законодавства
- контроль внутрішнього регламенту проведення тендерів
Етапи індивідуальної розробки CRM для тендерів
При розробці системи CRM для тендерів найважливішим етапом є аналіз вимог до майбутньої системи. Від правильного бачення проекту безпосередньо залежить підсумковий результат. Ціна і терміни розробки залежить від функціоналу, інтерфейсу, термінів реалізації системи.
Залежно від запитів клієнта та сфери діяльності його компанії, розробники складають технічне завдання, в якому прописані основні вимоги до системи CRM. Прописується її структура даних, набір модулів, інтерфейс, інтеграція, цілі та завдання фінального продукту, але в першу чергу - функціонал. Саме він дає можливість контролювати роботу із заявками та участю в тендерах, надаючи користувачу повну інформацію про торги, державні та комерційні учасники.
Сама розробка CRM починається з відтворення дизайну, ескізи якого створюються в декількох варіантах і надається замовнику на затвердження. Для зниження вартості розробки системи замовники іноді відмовляються від розробки дизайну, вибираючи вже готовий прототип.
Після затвердження дизайну до роботи над системою CRM для тендерів підключаються програмісти – вони створюють архітектуру системи та всі необхідні модулі. Це найтриваліший і найскладніший етап, оскільки в нього входить створення архітектури, написання програмного коду та налагодження. На кожному етапі розробки елементи системи тестуються, а після завершення всіх ітерацій проводять велике регресійне тестування. Команда перевіряє функціонал, продуктивність системи, рівень її безпеки та наявність багів.
Фінальним етапом створення CRM системи для тендерів стає її запуск, під час якого систему адаптують під практичні завдання з навчанням персоналу компанії. Після успішного запуску розробники надають проекту гарантійну та післягарантійну підтримку.
Замовити CRM рішення для тендерів від Wezom
Досвід та кваліфікація розробників WEZOM дозволяють створити будь-яку систему CRM для тендерів спеціально під запит клієнта, з максимальною адаптацією під вимоги його компанії. Професіоналізм команди забезпечує здачу проекту вчасно. Ми надаємо гарантію та пострілізну підтримку. Звертайтесь до нас, давайте діджіталізуємо ваш бізнес.
