Эффективное решение для автоматизации работы в системе В2В
В отличие от других бизнес-моделей, предпринимательская среда B2B более сложна и многопланова, поскольку тут успешность и развитие компании определяется наличием прочных деловых отношений с деловыми партнерами. И это не отменяет увеличения рабочей нагрузки и достижения поставленных целей компании. В таких условиях определяющими становятся мониторинг длинного списка контактов, синхронизация работы отдела маркетинга и эффективное продвижение бренда компании.
Очень часто в компаниях для каждого нового тендера приходится создавать весь процесс заново, со всеми вытекающими ошибками. Это приводит коллектив к необходимости работать в авральном режиме, чтобы худо-бедно закрыть все задачи в срок. Но проведение тендера можно сделать не только прозрачным и прогнозируемым по срокам, но и менее трудоемким и травматичным для сотрудников компании. Достигнуть этого можно путем автоматизации бизнес-процесса проведения тендера и сокращению издержек при его разработке и обновлении документации, сохранив при этом историю ее обновлений.
Для этого в сфере B2B повсеместно внедряют и используют системы управления взаимоотношения с клиентами (CRM). Они автоматически анализируют контакты и их потребности - это помогает удержать уже существующих и привлечь потенциальных клиентов.
Кому будет полезна crm система для тендеров?
В первую очередь, CRM для тендеров будет полезна для руководителей компаний, ведь именно на них возлагается коммуникация с сотрудниками и выстраивание отношений с долгосрочными клиентами. При этом задача постоянно усложняется возрастающим потоком информации, а значит требует простого и кардинального решения - автоматизации. Система позволяет руководителю предприятия держать руку на пульсе всей деятельности тендерного отдела. Также она может в автоматическом режиме искать подходящие тендеры по заранее установленному запросу, отсекая все неподходящие варианты, что ощутимо экономит время и усилия. В частности, CRM позволяет анализировать условия тендера по ключевым словам, которые заранее вводятся в систему, что позволяет сразу отсеивать неподходящие варианты. Кроме того, руководитель достойно оценит уровень автоматизации и прозрачности закупок при помощи CRM системы для тендеров, ведь это означает эффективное использование бюджетов, трудовых ресурсов, средств компании - злоупотребления ответственных лиц в этом процессе становятся попросту невозможными. Также это обеспечит оперативный поиск и выбор партнеров с наиболее привлекательными условиями сотрудничества. Для главы компании комфортным инструментом контроля станет возможность системы предоставлять разноплановую статистику, что избавляет пользователя от большого массива рутинной работы.
По результатам анализа полученной информации CRM не оставит к себе равнодушными и глав отделов, ведь у них появится возможность максимально быстро получить данные о том, на каком этапе находится работа с каждым из тендеров. Не будет лишней и такая функция системы, как создание отчетов об эффективности работы менеджеров, по работе с тендерами за определенный период времени и по общим суммам выигранных тендеров. Многозадачность программы для тендеров обеспечивает контроль над несколькими тендерами. Это значит, что можно не отказываться от участия в одном тендере из-за участия в другом. Хранение данных в облаке позволит структурировать все используемые в работе файлы, что позволяет избежать случаев параллельной работы нескольких сотрудников с большим числом несвязанных тендеров.
Тендерные специалисты тоже не останутся равнодушными к системе, ведь CRM позволяет не только разрабатывать тендеры согласно заданиям компании, публиковать их на внешних площадках и анализировать условия для закупок, но и контролировать регламент проведения тендеров, получать оперативные данные об их этапах, задачах и статусах выполнения. Также система упрощает совместную работу над тендерами, над которыми работает команда из нескольких городов - это достигается благодаря внедрению CRM-системы, единой для всех филиалов компании.
CRM-система позволяет отслеживать не только тендеры, в которых вы непосредственно участвуете, но и быть в курсе, какую выгоду компания может потерять, если вовремя не сделает заявку на участие в том либо ином тендере.
CRM для тендеров предлагает пользователям целый арсенал дополнительных инструментов, в том числе единый архив звонков и переписки со всеми поставщиками, получение отчетности, анализ взаимодействия с партнерами, в том числе их сортировку на “белый” и “черный” списки. Это очень упрощает ввод в курс дел и перераспределение обязанностей между сотрудниками, ведь вся необходимая информация централизованно хранится в одной базе данных, которая всегда доступна и готова к использованию.
Огромным плюсом является структурирование документации, которая становится быстро доступной и четко привязанной к конкретным закупкам. Для экономии рабочего времени на коммуникацию между сотрудниками отделов в программу для тендеров может быть интегрирован мессенджер, который можно привязать к каждому конкретному проекту.
В тендерном отделе также оценят возможность синхронизации CRM-системы с IP-телефонией по филиалам, а также с рабочими стационарными и мобильными телефонами сотрудников - это подразумевает автоматическую маршрутизацию входящих звонков, возможность проведения конференц-созвонов, использование коротких номеров для звонков внутри компании.
Основные функции CRM для тендерных закупок:
- разработка условий тендера - самого важного аспекта при проведении открытых торгов.
- публикация тендера на внешних площадках, с учетом его продолжительности, технического задания и спецификации в запросе.
- анализ условий для закупок товаров, услуг
- разработка и контроль регламента тендеров согласно действующему законодательству
- контроль внутреннего регламента проведения тендеров.
Этапы индивидуальной разработки CRM для тендеров
При разработке CRM системы для тендеров самым важным этапом является анализ требований к будущей системе. От правильного видения проекта напрямую зависит итоговый результат. Стоимость и сроки разработки зависят от функционала, интерфейса, сроков реализации системы.
В зависимости от запросов клиента и сферы деятельности его компании разработчики составляют техническое задание, в котором прописаны основные требования к системе CRM. Прописывается ее структура данных, набор модулей, интерфейс, интеграции, цели и задачи финального продукта, но в первую очередь - функционал. Именно он дает возможность контролировать работу с заявками и участием в тендерах, предоставляя пользователю полную информацию о проводимых торгах, государственных и коммерческих участниках.
Сама разработка CRM начинается с отрисовки дизайна, эскизы которого создаются в нескольких вариантах и предоставляется заказчику на утверждение. Для снижения стоимости разработки системы, заказчики иногда отказываются от разработки дизайна, выбирая уже готовый прототип.
После утверждения дизайна к работе над системой CRM для тендеров подключаются программисты - они создают архитектуру системы и все необходимые модули. Это самый длительный и сложный этап, поскольку в него входит создание архитектуры, написание программного кода и отладка. На каждом этапе разработки элементы системы тестируют, а после завершения всех итераций проводят большое регрессионное тестирование. Команда проверяет функционал, производительность системы, уровень ее безопасности и наличие багов.
Финальным этапом создания CRM системы для тендеров становится ее запуск, во время которого систему адаптируют под практические задачи, с обучением персонала компании. После успешного запуска разработчики оказывают проекту гарантийную и постгарантийную поддержку.
Заказать CRM решение для тендеров от Wezom
Опыт и квалификация разработчиков WEZOM позволяют создать любую CRM систему для тендеров специально под запрос клиента, с максимальной адаптацией под требования его компании. Профессионализм команды обеспечивает сдачу проекта в срок. Мы предоставляем гарантию и пострелизную поддержку. Обращайтесь к нам, давайте диджитализируем ваш бизнес.
