Trello: як керувати проєктами за допомогою дошки задач

Проблеми виникають «нізвідки»?  Ваш монітор обклеєно стікерами? Ви б хотіли впорядкувати робочі процеси, підвищити продуктивність команди, але ще не готові до складних інструментів?

Відповідь: Trello.  

Що таке Trello та для чого потрібен інструмент?

Платформа Trello — це  гнучкий та інтуїтивно зрозумілий  інструмент для організації роботи та планування завдань. Система дозволяє вам створювати, переміщувати та відстежувати завдання, перетворюючи хаос ідей і завдань на структурований робочий простір для команди чи індивідуальної роботи.

Як описує Atlassian, компанія-розробник, програма Trello — це «візуальний інструмент для співпраці, який спрощує керування будь-яким типом проєкту»

Основні функції Trello 

• Створення дошок для проєктів. Кожна дошка являє собою окремий проєкт або робочий простір.

• Додавання списків і карток. Список — це колонка (наприклад, «До виконання», «В процесі», «Готово»). Карточка — це окреме завдання в цьому списку.

• Перетягування завдань між списками. Дозволяє легко оновлювати статус завдання.

• Призначення учасників. Встановлення відповідального за завдання.

• Встановлення дедлайнів + вбудований контроль термінів.

• Додавання чек-листів. Розбивка великих завдань на дрібніші кроки.

• Використання міток і кольорових тегів для візуальної пріоритизації та класифікації завдань.

• Зберігання всієї потрібної інформації в одному місці.

• Прикріплення файлів і посилань та інші. 

Головна перевага Trello — це візуалізація. Замість нескінченних списків, ви бачите повну картину проєкту на одному екрані.

Переваги Trello

• Підвищення ефективності. Швидке розуміння статусу завдання заощаджує час на комунікацію.

• Прозорість. Кожен член команди бачить, над чим роботають інші.

• Гнучкість. Підходить як для великих проєктів, так і для особистого планування.

Переваги для користувачів і команд на реальних кейсах:

Palace Law описує, що за 9 місяців після цифровізації процесів із Trello компанія збільшила виручку на 76% і в середньому економила 200 аркушів паперу на день [Palace Law + Trello, 2024].

Desk Plants пов’язує використання Trello зі зростанням продуктивності: «Ми збільшили кількість замовлень за годину на 30% за останні шість тижнів» [Desk Plants + Trello, 2024].

Як працює Trello?

Trello  базується на візуальному управлінні завданнями за методологією Канбан. Щоб зрозуміти, як працює Trello, достатньо запам’ятати три сутності: дошка, списки, картки.

1. Дошка Trello (Board) — простір під один проєкт/процес.
2. Списки (Lists) — колонки, що відображають етапи роботи (наприклад, Backlog → In progress → Review → Done). 
3. Картки (Cards) — завдання з деталями: опис, виконавець, дедлайн, чек-лист, файли, коментарі.

Сенс у русі картки між списками: команда бачить потік і швидше помічає «затор». У Kanban-методі це підсилюють простим правилом — обмежувати незавершену роботу (WIP), щоб фокусуватися на завершенні.

Приклад використання для управління особистими і командними завданнями

Як користуватися Trello?

Досить просто. Створюєте Дошку для свого проєкту. На ній розміщуєте Списки, які відображають ваш робочий процес. Усередині списків ви створюєте Картки — конкретні завдання.

Коли завдання переходить на новий етап, ви просто перетягуєте картку з одного Списку в інший. Таким чином, переміщення карток візуалізує прогрес роботи і забезпечує контроль над виконанням завдань.

Нижче — покроковий гайд  як користуватися Trello, щоб дошка реально працювала, а не стала складом не закритих завдань.

1. Зареєструйтеся. Перейдіть на сайт Trello і створіть обліковий запис.
2. Створіть Workspace і дошку. Почніть з одного процесу: наприклад, «Запуск продукту» або «Підтримка клієнтів».
3. Задайте 3—5 списків-етапів. Мінімум: Backlog / In progress / Done. Решту додавайте лише коли з’являється потреба.
4. Створюйте картки як «завершувані» задачі. Один результат = одна картка. Дрібні кроки — в чек-лист (керування чек-листами підтримується в картці). 
5. Додайте людей і правила. Запросіть учасників на дошку через Share  і домовтесь про базові правила: хто оновлює статус, коли картка переходить у Done, як ви позначаєте пріоритет.
6. Відстежуйте прогрес. Переміщуйте картку по списках по мірі виконання роботи (наприклад, з «В процесі» в «Готово»).

Як Trello допомагає командам розробників?

Ми вже з'ясували, як користуватися Trello. Що це в контексті розробки програми чи продукту? Це ідеальний інструмент для гнучких методологій, як-от Scrum та Kanban.

Trello допомагає розробникам організувати робочий процес, створюючи прозорий Scrum-досвід:

• Візуалізація беклогу: усі запити, баги та нові функції зберігаються в одному списку (Backlog).

• Планування спринтів: завдання зі списку Backlog переміщуються у список поточного спринту, що чітко обмежує роботу команди.

• Відстеження прогресу: картки переміщуються від «To Do» до «In Progress», «Review» і нарешті до «Done», що забезпечує контроль над процесом розробки.

• Управління багами: окремий список для «Багів» дозволяє швидко призначати та виправляти помилки.

Функції Trello, які особливо корисні для команд розробників

• Power-Ups (Доповнення/Інтеграції). Розробники можуть інтегрувати Trello з інструментами, які вони вже використовують, наприклад, з GitHub, GitLab або Slack. 

• Мітки для типів робіт. Використання міток, щоб класифікувати картки як «Bug», «Feature», «Refactoring», що спрощує планування та пошук.

• Чек-листи для визначення готовності (Definition of Done). У середині кожної картки можна додати чек-лист з умовами, які мають бути виконані, щоб завдання вважалося «Готовим» (наприклад, «Тести написані», «Код рев’ю проведено»).

Поради щодо ефективного використання Trello

Щоб забезпечити максимальну ефективність у роботі з Trello, скористайтеся нашими рекомендаціями.

По-перше, використовуйте верхню частину списку для найважливіших завдань. Вам допоможуть кольорові ярлики для візуального планування та прискореної ідентифікації пріоритетів.

По-друге, підтримуйте мінімалізм та контроль над списками. Не варто створювати їх надто багато. Ідеально, якщо ви бачите весь проєкт на одній дошці. Регулярно архівуйте або видаляйте старі картки, щоб дошка Trello залишалася актуальною та не була візуально перевантажена.

Нарешті, налаштуйте оповіщення так, щоб отримувати їх лише за важливими пунктами: вам перепризначено картку, ви отримали новий коментар. Використовуйте інтеграцію (Power-Ups) з іншими програмами (наприклад, Slack, Google Calendar) для автоматизації рутинної роботи та колаборацій.

Отже

Trello — просте, але потужне рішення для управління проєктами та завданнями будь-якої складності. Його візуальний підхід робить роботу з планування приємною та інтуїтивно зрозумілою.

Спробуйте створити свою першу дошку Trello вже сьогодні і переконайтеся, як легко цей інструмент може покращити ефективність вашої команди чи особистої організації.

FAQ