NDA через QR-код: швидке онлайн-підписання угод без паперу

На дворі 2025 рік, паперові угоди давно втратили актуальність. Сьогодні захист конфіденційної інформації можна забезпечити так само швидко, як оплатити покупку через смартфон. Підписання NDA можна радикально спростити за допомогою мобайлу та цифрових підписів: це скорочує час від переговорів до фактичного старту співробітництва, зменшує ризики та підвищує довіру між сторонами. 

У цій статті ми розглянемо, як працює механізм підписання NDA через QR-код, як впровадити цей інструмент у корпоративні процеси, та як забезпечується юридична сила NDA в онлайн-середовищі. Наші висновки та поради можуть бути корисними для бізнесів будь-якої сфери та масштабів. 

Цифрова трансформація підписання NDA

Хоча світ стрімко рухається у “цифру”, паперовий документообіг в організаціях нікуди не зникає. Сьогодні в середньому від 50 до 70% комерційних офісних приміщень фактично відводяться під зберігання документів. Понад те, близько половини друкованих документів – це різноманітні копії та дублікати, до яких персонал не звертається практично ніколи. 

Як показало дослідження PwC, бізнеси в середньому витрачають $20 на подання кожного документа,  $120 – на пошук кожного неправильно заархівованого документа та $250 – на пошук одного втраченого файлу. Організації щорічно можуть витрачати десятки і навіть сотні тисяч доларів на папір та друк, утримувати орендовані площі під паперові архіви тощо. 

 Так класичні паперові угоди все частіше стають тягарем для бізнесу. У світі, де навіть перемовини між бізнес-партнерами часто проходять дистанційно, папір виглядає анахронізмом. 

Перехід до електронного підписання NDA та інших угод змінює правила гри. Онлайн розв’язує низку проблем та несе нові можливості:

• Швидкість. Онлайн дозволяє підписати угоду за секунди, через e-signature. Сервіси для підписання NDA онлайн дозволяють зробити це за декілька хвилин, тоді як підготовка до підписання офлайн може тривати годинами, а іноді й тижнями;

• Ефективність. Електронний документообіг мінімізує витрати на папір, друк, роботу персоналу та логістику. Усе це можна замінити хмарною цифровою інфраструктурою. 

• Надійність. Е-підписи наразі мають повну юридичну силу, а копії документів можна безпечно зберігати в хмарах та на цифрових носіях в офлайні, що унеможливлює їх втрату.

• Зручність. Доступ до усіх документів можна забезпечити через єдиний інтерфейс, доступний на будь-якому пристрої з виходом до мережі. Пошук в онлайн-архіві працює майже миттєво.

• Гнучкість. Онлайн-підписи легко інтегруються з будь-якими CRM і таск-трекерами. Компанії можуть ефективно вести менеджмент угод та підписувати сотні документів без затримок. 

• Екологічність. Цифрові угоди зменшують використання паперу, що важливо для компаній з ESG-політикою. 

Таким чином, цифрова трансформація у сфері підписання NDA — це не лише про зручність, а про ефективність, швидкість та безпеку.

Як працює NDA через QR-код

Сьогодні існує чимало сервісів із цифровими підписами, що дозволяють підписати NDA онлайн. Однак ми вирішили зупинитися саме на можливостях мобайлу, адже вони ще не розкрили увесь свій потенціал. Уявіть собі мобільний додаток для підписання NDA, що дозволяє просканувати угоду через камеру та підписати її миттєво – без заповнення форм, без потреби у додатковій авторизації чи особливого токена. Такі сервіси сьогодні стають незамінними.

Як працює NDA через QR-код? Давайте схематично розглянемо основні кроки: 

• Компанія створює цифрову версію угоди та завантажує її в систему електронного документообігу. 

• Сервіс автоматично генерує QR-код, у якому зашифроване посилання на документ. Цей код можна надіслати партнеру електронною поштою, показати на екрані чи розмістити у презентації.

• Аби підписати NDA, достатньо відсканувати QR-код мобільним пристроєм. Користувач одразу переходить до документа, де може ознайомитися з умовами і підтвердити згоду за допомогою електронного підпису (наприклад, КЕП, BankID чи інший доступний сервіс). 

Весь процес займає лічені хвилини та не потребує додаткового ПЗ. Зазвичай механізм працює через хмару, тож усе що потрібно підписантам – це смартфони. 

Щодо безпеки підписання NDA без паперу – сучасні системи використовують шифрування даних, а також інтеграції з державними чи банківськими реєстрами для підтвердження особи підписанта. Це гарантує: 

• Аутентифікацію: вона свідчить, що підписант є тією особою, за яку себе видає;

• Цілісність: гарантує, що документ не був змінений після підписання;

• Неможливість відмови: напряму доводить факт підписання документа.

Чимало сервісів вже сьогодні використовують QR-код для підписання договору: DocHub, Countersign, Certifaction тощо. Популярною також стала кастомна розробка. Компанії у сферах, де треба часто підписувати NDA, часто створюють внутрішні системи eDoc. Це максимально зручне та безпечне рішення, особливо у таких сферах як IT, рекрутинг тощо. 

Використання електронного підпису для NDA

Сьогодні юридична сила електронного NDA забезпечується через електронний цифровий підпис (ЕЦП) – унікальний набір криптографічно зашифрованих електронних даних, які надійно ідентифікують особу. 

Існує кілька видів електронних підписів:

• Простий електронний підпис (ПЕП) – найпростіша форма. Наприклад, натискання кнопки “Підписати” в додатку. Менш безпечний, підходить для низькоризикових угод, але юридична сила залежить від законодавства.

• Удосконалений електронний підпис (УЕП) – підтверджує особу на основі сертифіката, але не потребує такого ж рівня захисту, як КЕП. Має юридичну силу, однак у деяких випадках може поступатися КЕП за вимогами.

• Кваліфікований електронний підпис (КЕП) – видається акредитованим центром, використовує сертифікати та криптографію. Має найвищу юридичну силу, еквівалентну власноручному підпису.В Україні КЕП вільно використовується для офіційних документів.

Вибір типу підпису залежить від важливості угоди та рівня довіри між сторонами. Для важливих та масштабних контрактів краще використовувати КЕП, тоді як для швидких угод усередині компанії часто достатньо простого електронного підпису.

Використання КЕП гарантує просте та безпечне підписання NDA. Така угода ні в чому не поступається паперовій. 

Мобільний додаток для підписання NDA

Онлайн-сервіси та мобільні додатки для підписання угод онлайн суттєво спростили ведення бізнесу. Достатньо кількох кліків на смартфоні – і угода підписана, збережена та синхронізована з корпоративною інфраструктурою. Наразі ринок пропонує інструменти для швидкого підписання NDA під будь-які завдання та масштаби операцій.

У межах цього блогу ми не будемо проводити порівняння сервісів електронного підпису, назвемо лише декілька найпопулярніших рішень для укладення NDA онлайн: 

• DocuSign — популярний додаток із повною підтримкою NDA, QR-кодів та різних типів е-підписів; 

• Adobe Acrobat Sign — гнучкий інструмент для електронних підписів PDF, який добре інтегрується з популярними хмарними середовищами, CRM і таск-трекерами;

• Dropbox Sign (HelloSign) — легкий у використанні додаток, добре підходить для стартапів та невеликих команд.

• PandaDoc – хмарна платформа для автоматизації документообігу, що гарантує захист NDA в електронному вигляді через шифрування, пропонує готові шаблони та аналітику.

• SignNow — компактний і простий додаток із можливістю роботи без інтернету. Дозволяє сформувати та підписати онлайн договір NDA через телефон. 

Однією з ключових переваг мобільних додатків є їхня здатність інтегруватися з наявними диджитал-системами. Сучасні платформи для електронного підпису NDA легко інтегруються з популярними CRM на кшталт Salesforce або HubSpot. Це дозволяє, наприклад, автоматично додавати підписані угоди до картки клієнта або кандидата.

Аналогічно працює інтеграція з хмарними середовищами та сховищами. Якісні сервіси для генерації NDA QR-коду можна безшовно поєднати з сервісами на кшталт Google Drive або Dropbox, автоматизуючи архівування документів. Це спрощує менеджмент та виключає ризик втратити документ чи підписати застарілу версію.

Чимало додатків підтримують офлайн-режим: користувач може завантажити NDA, підписати його без мережі, а після підключення система автоматично синхронізує дані з хмарою. Це особливо корисно для бізнесу, що працює “в полях” — будівництво, логістика, виїзні консультації тощо. Подібний функціонал корисний також і в екстремальних для бізнесу умовах, таких як блекаути. 

Переваги NDA через QR-код для бізнесу

Перехід на цифровий документообіг завжди є великим кроком вперед для будь-якого бізнесу. А реалізація у платформах eDoc мобайл-функціоналу, такого як генерація QR-коду для NDA – це наразі один з головних секретів успіху таких рішень.  

Мобільні додатки з QR-кодами набагато зручніші за більш прості веб-сервіси для підписання NDA онлайн. У старих рішеннях підпис документа подекуди вимагав оновлення токена та ручної пересилки посилань чи файлів. В сучасному додатку достатньо згенерувати QR-код та поділитися ним із партнерами. Це усуває тяганину, прискорює комунікацію та мінімізує ризик людських помилок. 

Після підписання угоди вона автоматично зберігається у захищеному хмарному сховищі, де завжди буде доступною через унікальний QR-код. Документ ніколи не загубиться і не зникне з фізичних причин, для миттєвого доступу до нього достатньо буде завантажити додаток для підписання NDA та авторизуватися. 

Такі можливості особливо цінні для компаній, що працюють у віддаленому форматі або мають партнерів за кордоном. Використання NDA через QR-код дозволяє миттєво обмінюватися документами незалежно від локації – без часових бар’єрів та кордонів.  

Відтак мобільні платформи eDoc зі сканером мають низку переваг – це наступний етап у розвитку електронного документообігу. Давайте проведемо невелике порівняння сервісів NDA через QR-код із більш традиційними веб-рішеннями. 

Впровадження NDA через QR-код у компанії: основні кроки

Перехід на електронний підпис NDA через QR-код не потребує складної інтеграції, але вимагає продуманого підходу, аби інструмент працював швидко, безпечно та прозоро для всієї команди.

Насамперед потрібно визначити платформу, яка дозволить створювати унікальні QR-коди для документів. Важливо, щоб сервіс підтримував роботу з електронними підписами, забезпечував зберігання історії підписань і мав повноцінну підтримку е-підписів з повною юридичною силою. В Україні популярність мають сервіси на кшталт Dubidoc та “Вчасно”, що пропонують необхідний базовий функціонал. 

Аби процес підписання був максимально швидким, необхідно створити в обраному сервісі шаблони NDA. Це дасть змогу генерувати угоди за лічені секунди, не витрачаючи час на ручне заповнення. У шаблоні потрібно заздалегідь прописати стандартні умови, залишивши лише поля для змінних даних, таких як імена, дати та назви компаній.

Навіть найкращий інструмент не принесе користі, якщо команда не вміє ним користуватися. Забезпечте навчання для співробітників, які працюватимуть з NDA — HR-менеджерів, рекрутерів, юристів та керівників. Проведіть семінари або створіть короткі відеоінструкції, щоб пояснити:

• Як створювати та надсилати NDA з використанням QR-коду;

• як підписати NDA через QR-код;

• Як перевіряти статус підписаних документів;

• Як користуватися базовими функціями сервісу та розв'язувати типові проблеми.

Навіть невелика готова інструкція з підписання NDA онлайн суттєво спростить інтеграцію сервісу у бізнес та допоможе уникнути помилок. Варто також за можливості інтегрувати сервіс е-документообігу із CRM та іншими внутрішніми системами компанії. 

Висновки

Сьогодні електронні угоди – це не просто тренд, а необхідність, продиктована динамікою сучасного бізнесу. Перехід від паперу до рішень на основі QR-кодів та електронних підписів відкриває нові горизонти для компаній: від економії часу та ресурсів до підвищення безпеки та зручності. 

Однак цей процес часто не такий простий, як здається. Недостатньо просто купити підписку на сервіс електронного підпису: необхідні також зусилля із налаштування інтеграції, шаблонів та навчання персоналу. 

Прагнете ефективно оптимізувати документообіг? Зверніться до команди WEZOM – наші фахівці мають понад 25 років у сфері диджиталізації бізнесів. Ми допоможемо вам оптимально налагодити швидке підписання NDA в цифрі, чи навіть створимо індивідуальне рішення для е-підписів.  

FAQ