Кастомна TMS чи Excel: найкраще рішення для вашого автопарку

Ефективне управління логістикою – це ключ до рентабельності будь-якої транспортної компанії. Для невеликого парку машин часто достатньо менеджменту через електронні таблиці, але зі зростанням бізнесу компанії гостро потребують більш довершених інструментів, таких як спеціалізовані TMS для автопарку. 

У цій статті ми проаналізуємо, коли саме варто відмовитися від ручного обліку та перейти на спеціалізовані системи управління транспортом (TMS). Ми розглянемо, які рішення існують на ринку (від готових SaaS до кастомних розробок) і які критерії допоможуть вам обрати оптимальний інструмент під потреби перевезень компанії. 

Excel як інструмент для малого автопарку

Не варто недооцінювати електронні таблиці. Для невеликих логістичних компаній із парком до 10–15 траків Excel/Google Sheets може бути цілком достатнім інструментом для управління логістикою автотранспорту. Він дозволяє створювати базу клієнтів, вести облік маршрутів, витрат, платежів та водіїв без потреби у складному програмному забезпеченні.

Переваги Excel:

• Простота — більшість менеджерів уже знайомі з інтерфейсом, тому не потрібно витрачати час на навчання.

• Гнучкість — таблиці можна налаштовувати під власні потреби, додавати формули, діаграми, зведені таблиці.

• Доступність — Excel не потребує окремих інвестицій у розробку чи ліцензії, якщо він уже використовується в офісі.

Однак із ростом автопарку Excel швидко втрачає ефективність: помилки при введенні даних, відсутність централізованого доступу, дублювання інформації та складність у контролі процесів роблять управління хаотичним.

Відтак електронні таблиці — це хороший старт. Але це лише тимчасовий етап до переходу на повноцінну TMS, коли обсяг даних і кількість операцій починають перевищувати можливості ручного менеджменту. 

Як відрізняються потреби компаній з різною кількістю траків?

Потреби автопарку безпосередньо залежать від його масштабу. Те, що ефективно працює для компанії з 5 вантажівками, стає гальмом для бізнесу із сотнею траків. Вибір між Excel, готовими TMS-рішеннями чи кастомною системою повинен базуватись на обсязі операцій, кількості користувачів і складності логістичних процесів. 

Давайте розберемо, як відрізняються потреби компаній різних масштабів. 

Малий автопарк (до 10–15 траків)

• Особливості. Компанія оперує простими, часто локальними маршрутами. Невелика кількість постійних клієнтів. Усі дані легко обробляються одним-двома диспетчерами.

• Рішення. На цьому етапі цілком достатньо Excel (або Google Sheets) для обліку замовлень, водіїв та витрат. Головна мета — мінімізувати початкові витрати на програмне забезпечення, оскільки процеси піддаються ручному менеджменту.

Середній автопарк (15–50 траків)

• Особливості. Значно зростає кількість щоденних перевезень, маршрути стають складнішими, з'являється потреба в контролі палива, ТО та відстеженні KPI водіїв. Управління автопарком в Excel стає проблемою через низьку швидкість та вразливість до помилок.

• Рішення. Готове (коробкове) TMS-рішення або SaaS-сервіс. Такі інструменти забезпечують базове планування маршрутів, моніторинг GPS, автоматичний розрахунок часу доставлення та централізоване зберігання даних. Коробкові системи прості у запуску, їх можна розгорнути в компанії швидко. 

Великий автопарк (60+ траків) та міжнародна логістика

• Особливості. Складна багатоетапна логістика, великий штат водіїв, інтеграція з власними ERP/CRM-системами, потреба в глибокій аналітиці вантажоперевезень, управлінні ризиками та контролі KPI автопарку. Тут важливі швидкість і кастомізація процесів під унікальну бізнес-модель.

• Рішення. Найкраще підходить кастомна TMS система, тобто рішення індивідуальної розробки. Вона дозволяє інтегрувати специфічні алгоритми оптимізації, унікальні формати звітів та безшовну інтеграцію з будь-якими внутрішніми ІТ-системами компанії.

Підсумувати різницю логістичних потреб в компаніях різного масштабу можна у невеликій таблиці: 

Типи TMS: готові, хмарні та кастомні рішення

Вище ми вже згадали про різні типи систем управління транспортом: коробковий софт, SaaS-cервіси та кастомне рішення TMS. Чим вони відрізняються? Які сильні та слабкі сторони мають? Давайте розберемось.

Готові TMS (off-the-shelf)

Це традиційне програмне забезпечення, яке компанія купує один раз і встановлює на власні сервери (on-premise). Готовий TMS-софт має фіксований функціонал, його можна відносно швидко впровадити у процеси без розробки.

• Переваги. Ви отримуєте повний контроль над усіма даними, оскільки вони фізично знаходяться у вашій інфраструктурі. Витрати є одноразовою інвестицією, а не щомісячною абонплатою.

• Недоліки. Висока початкова вартість ліцензії, а також необхідність мати власний кваліфікований IT-відділ для підтримки, оновлення та виправлення помилок. Кастомізація зазвичай складна і дорога.

Сьогодні такі рішення не надто поширені. Типовий приклад актуальної “коробкової” TMS – великий інтегрований модуль управління логістикою, що входить до пакету комплексної ERP-cистеми (Oracle Transportation Management, SAP Transportation Management). 

Хмарні TMS (SaaS) 

Це найбільш поширений різновид TMS для масового ринку. Програмне забезпечення надається як онлайн-сервіс за щомісячну абонплату. Такі системи не потребують від компанії жодних зусиль щодо розробки або підтримки і розгортаються дуже просто.  

• Переваги. Низькі початкові витрати та дуже швидке впровадження (дні або тижні). Усі оновлення, обслуговування та підтримка включені у вартість і здійснюються провайдером автоматично. Це ідеально для середнього бізнесу.

• Недоліки. Користувач сервісу повністю залежить від провайдера. ВІн не може міняти базову логіку системи, аби адаптувати її під власні унікальні процеси. Безпека даних бізнесу також залежить від політики провайдера.

Вибір TMS на хмарній логіці сьогодні великий як ніколи: MercuryGate, Descartes, Kuebix, Uber Freight, ABM Cloud та інші. 

Кастомні (індивідуальні) TMS

Це рішення індивідуальної розробки, що з нуля створюються під потреби та бізнес-процеси конкретної компанії. 

• Переваги: Повна відповідність усім унікальним алгоритмам, налаштуванням та інтеграціям систем автопарку (наприклад, з системою GPS-моніторингу або внутрішньою CRM). Компанія із власним софтом не залежить від зовнішніх гравців та сама контролює свої дані. 

• Недоліки: Висока вартість розробки (часто сотні тисяч доларів) та найдовший термін реалізації (від 6 місяців до року). Власник системи також має так чи інакше дбати про підтримку та розвиток системи. 

Вибір на користь кастому роблять великі гравці, яких не задовольняють обмеження пакетного та SaaS-софту. Зокрема – поштові оператори, великі ритейлери, маркетплейси з власною логістикою тощо. У портфоліо WEZOM є декілька кейсів створення кастомних TMS “під ключ” для великих транспортних компаній, з ними можна детально ознайомитись просто зараз: 

• Logicorp.inc Logistics
• EasyLoad TMS&nbsp
• MVS&nbsp

Якщо готова або хмарна TMS підходить для невеликих компаній, то кастомне рішення – оптимальний вибір для масштабного бізнесу, який прагне автоматизації всіх процесів і зниження витрат.

Критерії вибору TMS: чекліст для компаній

Перехід від електронних таблиць до спеціалізованого софту – це великий стратегічний крок уперед для будь-якого бізнесу. Але як обрати систему управління під свої потреби і запити? Назвімо основні критерії вибору TMS, на які варто звернути увагу.

• Розмір і складність автопарку

Врахуйте не лише поточну кількість одиниць транспорту в компанії, але й прогнозоване зростання автопарку на найближчі 3-4 роки. Перевагу варто віддати тим TMS-рішенням, що забезпечать простоту й фінансову ефективність масштабування. За потреби слід також врахувати можливості спеціалізованого функціоналу для специфічного транспорту (рефрижератори, цистерни тощо), менеджмент таких активів у найпростіших TMS може бути неефективним, або неможливим. 

• Обсяг і складність операцій

Одним з ключових факторів вибору платформи буде частота та складність перевезень вантажів компанії. Складні рейси потребують автоматичної оптимізації маршрутів в реальному часі та потужних алгоритмів роутингу. Міжнародна логістика вимагає TMS із підтримкою мультивалютності та митних документів. Залежно від специфіки компанії слід також звернути увагу на можливості автоматичної тарифікації перевезень, управління завантаженням та спеціального обліку й моніторингу вантажів в TMS. 

•  Інтеграції з іншими системами

При виборі TMS необхідно враховувати складність цифрового середовища у компанії. Автоматизація управління автотранспортом має безшовно інтегруватись з усіма необхідними бізнесу інструментами: CRM-системою, системою управління складом, обліковим софтом, системами GPS-моніторингу, електронного документообігу тощо. Чим глибші і складніші потрібні інтеграції, тим більше компанія схиляється в бік кастомної розробки TMS.  

• Бюджет і терміни впровадження

Ваш вибір врешті буде так чи інакше базуватись на доступних ресурсах та наявному часі. Оцініть, чи можете ви дозволити собі велику одноразову інвестицію (коробкова або кастомна TMS), і чи маєте час (6-12 місяців) на розробку/тривалу оптимізацію TMS під власні потреби. Якщо робоче рішення потрібне “на вчора”, а вільних фінансів немає, оптимальним вибором буде SaaS. Не варто також прорахувати довгострокові витрати: на великій дистанції власний софт зазвичай вигідніший за SaaS-рішення, навіть з урахуванням витрат на підтримку системи. 

Універсального рішення не існує. Ідеальна TMS — це той інструмент, що повністю відповідає саме вашим бізнес-процесам, а не навпаки.

Коли час інвестувати у кастомну TMS?

Рішення про розробку кастомної TMS є серйозною інвестицією, але вона стає необхідною, коли готові рішення вже не здатні забезпечити конкурентну перевагу. Це свідчить про те, що ваш бізнес став унікально складним. Коли потрібна TMS індивідуальної розробки? Зверніть увагу на такі ознаки: 

• Складна логістика та швидке зростання автопарку. Коли кількість траків, клієнтів і рейсів збільшується, стандартні інструменти не можуть забезпечити контроль і точність планування. Кастомна TMS дозволяє оптимізувати операції набагато ефективніше за інші рішення. 

• Зростання кількості помилок. Ручне введення даних в таблицю або в базовий інтерфейс пакетної TMS призводить до постійних помилок у документах, розрахунках палива та графіках водіїв. Перевірка та виправлення даних – це втрачений час, а відтак і кошти. 

• Затримки у плануванні та відсутність єдиної бази. Якщо менеджери працюють у різних файлах, сервісах та системах, синхронізація даних стає проблемою – їх доводиться переносити вручну, що сповільнює операції та підвищує ризик помилок. TMS централізує усю інформацію.

• Потреба в аналітиці та KPI. Для ефективного управління бізнесом необхідна динамічна звітність — витрати на паливо та технічне обслуговування, завантаження автопарку, прибутковість маршрутів, ефективність водіїв тощо. Базові TMS пропонують лише стандартну аналітику.

• Необхідність глибоких інтеграцій. Якщо компанія користується специфічною CRM, бухгалтерськими системами чи GPS-трекерами, TMS має працювати з ними в унісон. Обмеженість чи неможливість безшовної двосторонньої інтеграції критично важливих інструментів може стати величезною проблемою для бізнесу, і подолати її можна лише за допомогою кастомної розробки.

Якщо хоча б два пункти з цього списку вам знайомі — саме час розглянути можливості інвестицій у кастомну TMS. Як показує практика, вони швидко відбиваються через скорочення витрат на SaaS та підвищення ефективності всієї логістики компанії.

Індивідуальна розробка TMS дає низку критично важливих переваг, які перевершують усі об’єктивні мінуси, такі як висока вартість проєкту на старті та необхідність часу на розробку, тестування й налагодження. Зокрема: 

• Централізація даних. Уся інформація (від рейсів і водіїв до документів та фінансів) зберігається в єдиній системі, що усуває дублювання й помилки.

• Автоматизація процесів. Планування маршрутів, розподіл завдань, виставлення рахунків і звітність виконуються автоматично, без ручного втручання.

• Точність планування. Система враховує всі змінні — пробіг, час доставлення, завантаженість траків, — що допомагає мінімізувати простої та витрати.

• Економія часу й пального. Оптимізовані маршрути та автоматичне планування скорочують витрати на паливо й підвищують продуктивність автопарку.

• Масштабованість. Кастомна TMS росте разом із бізнесом, адаптуючись під нові підрозділи, клієнтів чи регіони без втрати продуктивності.

В підсумку компанії з ефективною TMS швидше реагують на зміни, краще контролюють якість сервісу та приймають управлінські рішення на основі аналітики в реальному часі.

Як створити кастомну TMS? 

Вибір між Excel, готовою SaaS-системою чи кастомною TMS врешті визначається надважливим фактором, який в усі часи рухав бізнеси вперед – йдеться про здорові амбіції й прагнення до розвитку. Якщо ви прагнете перетворити логістику з ядра витрат на конкурентну перевагу, інвестування у кастомну TMS — це якісний стратегічний вибір.

Індивідуальна система надає величезні переваги, але її створення потребує часу, ресурсів та експертизи, яка часто недоступна середнім, і навіть великим компаніям без великого досвіду впровадження ІТ-рішень в логістиці. Найкращим варіантом у такому випадку може стати пошук IT-партнера, готового взяти технічні питання на себе. Якщо ви відчуваєте, що вашій логістиці потрібен апгрейд, звертайтеся по консультацію до WEZOM просто зараз. Наша команда готова допомогти. 

FAQ