Кастомная TMS или Excel: лучшее решение для вашего автопарка

Эффективное управление логистикой – ключ к рентабельности любой транспортной компании. Для небольшого парка машин часто достаточно менеджмента через электронные таблицы, но с ростом бизнеса компании остро нуждаются в более совершенных инструментах, таких как специализированные TMS для автопарка.

В этой статье мы проанализируем, когда стоит отказаться от ручного учета и перейти на специализированные системы управления транспортом (TMS). Рассмотрим, какие решения существуют на рынке (от готовых SaaS до кастомных разработок) и какие критерии помогут выбрать оптимальный инструмент под нужды перевозок компании. 

Excel как инструмент для малого автопарка

Не стоит недооценивать электронные таблицы. Для небольших логистических компаний с парком до 10–15 траков Excel/Google Sheets может быть вполне достаточным инструментом для управления логистикой автотранспорта. Он позволяет создавать базу клиентов, вести учет маршрутов, расходов, платежей и водителей без необходимости сложного программного обеспечения.

Преимущества Excel:

• Простота – большинство менеджеров уже знакомы с интерфейсом, поэтому не нужно тратить время на обучение.

• Гибкость – таблицы можно настраивать под собственные нужды, добавлять формулы, диаграммы, сводные таблицы.

• Доступность — Excel не требует отдельных инвестиций в разработку или лицензию, если он уже используется в офисе.

Однако с ростом автопарка Excel быстро теряет эффективность: ошибки ввода данных, отсутствие централизованного доступа, дублирование информации и сложность в контроле процессов делают управление хаотичным.

Как итог, электронные таблицы — это хороший старт. Но это лишь временный этап для перехода на полноценную TMS, когда объем данных и количество операций начинают превышать возможности ручного менеджмента. 

Как отличаются потребности компаний с разным количеством траков?

Потребности автопарка напрямую зависят от его масштаба. То, что эффективно работает для компании с 5 грузовиками, становится тормозом для бизнеса с сотней траков. Выбор между Excel, готовыми TMS-решениями или кастомной системой, должен базироваться на объеме операций, количестве пользователей и сложности логистических процессов. 

Давайте разберем, как отличаются потребности компаний разных масштабов. 

Малый автопарк (до 10–15 траков)

• Особенности. Компания оперирует простыми, часто локальными маршрутами. Небольшое количество постоянных клиентов. Все данные легко обрабатываются одним-двумя диспетчерами.

• Решение. На этом этапе вполне достаточно Excel (или Google Sheets) для учета заказов, водителей и расходов. Главная цель – минимизировать первоначальные затраты на программное обеспечение, поскольку процессы поддаются ручному менеджменту.

Средний автопарк (15–50 траков)

• Особенности. Значительно растет количество ежедневных перевозок, маршруты становятся сложнее, возникает потребность в контроле топлива, ТО и отслеживании KPI водителей. Управление автопарком в Excel становится проблемой из-за низкой скорости и уязвимости к ошибкам.

• Решение. Готовое (коробочное) TMS решение или SaaS-сервис. Такие инструменты обеспечивают базовую планировку маршрутов, мониторинг GPS, автоматический расчет времени доставки и централизованное хранение данных. Коробочные системы просты в запуске, их можно развернуть в компании быстро. 

Большой автопарк (60+ траков) и международная логистика

• Особенности. Сложная многоэтапная логистика, большой водительский штат, интеграция с собственными ERP/CRM-системами, потребность в глубокой аналитике грузоперевозок, управлении рисками и контроле KPI автопарка. Здесь важны скорость и кастомизация процессов под уникальную бизнес-модель

• Решение. Лучше всего подходит индивидуальная система TMS, то есть решение индивидуальной разработки. Она позволяет интегрировать специфические алгоритмы оптимизации, уникальные форматы отчетов и бесшовную интеграцию с внутренними IT-системами компании.

Подытожить разницу логистических потребностей в компаниях разного масштаба можно в небольшой таблице: 

Типы TMS: готовые, облачные и кастомные решения

Выше мы уже упомянули о различных типах систем управления транспортом: коробочный софт, SaaS-сервисы и кастомные решения TMS. Чем они отличаются? Каковы их сильные и слабые стороны? Давайте разберемся.

Готовые TMS (off-the-shelf)

Это традиционное программное обеспечение, которое компания покупает один раз и устанавливает на собственные серверы (on-premise). Готовый TMS-софт имеет фиксированный функционал, его можно относительно быстро внедрить в процессы без разработки.

• Достоинства. Вы получаете полный контроль над всеми данными, поскольку они физически находятся в вашей инфраструктуре. Расходы являются одноразовой инвестицией, а не ежемесячной абонплатой.

• Недостатки. Высокая начальная стоимость лицензии, а также необходимость иметь собственный квалифицированный IT-отдел для поддержки, обновления и исправления ошибок. Кастомизация зачастую сложная и дорогостоящая.

Сегодня такие решения не слишком распространены. Типичный пример актуальной "коробочной" TMS - обширный интегрированный модуль управления логистикой, входящий в пакет комплексной ERP-системы (Oracle Transportation Management, SAP Transportation Management). 

Облачные TMS (SaaS) 

Это наиболее распространенная разновидность TMS для массового рынка. Программное обеспечение предоставляется в качестве онлайн-сервиса за ежемесячную абонплату. Такие системы не требуют от компании никаких усилий по разработке или поддержке и разворачиваются очень просто.  

• Достоинства. Низкие начальные расходы и очень быстрое внедрение (дни или недели). Все обновления, обслуживание и поддержка включены в стоимость и производятся провайдером автоматически. Это оптимально для среднего бизнеса.

• Недостатки. Пользователь сервиса полностью зависит от провайдера. Он не может менять базовую логику системы, чтобы адаптировать ее под собственные уникальные процессы. Безопасность данных бизнеса также зависит от политики провайдера.

Выбор TMS на облачной логике сегодня велик как никогда: MercuryGate, Descartes, Kuebix, Uber Freight, ABM Cloud и другие. 

Кастомные (индивидуальные) TMS

Это решения индивидуальной разработки, которые с нуля создаются под нужды и бизнес-процессы конкретной компании 

• Достоинства: Полное соответствие всем уникальным алгоритмам, настройкам и интеграциям систем автопарка (например, с системой GPS-мониторинга или внутренней CRM). Компания с собственным софтом не зависит от внешних игроков и сама контролирует свои данные. 

• Недостатки: Высокая стоимость разработки (часто сотни тысяч долларов) и самый длинный срок реализации (от 6 месяцев до года). Владелец системы также должен так или иначе заботиться о поддержке и развитии системы. 

Выбор в пользу кастома делают крупные игроки, которых не удовлетворяют ограничения пакетного и SaaS-софта. В частности, почтовые операторы, крупные ритейлеры, маркетплейсы с собственной логистикой и т.д. В портфолио WEZOM есть несколько кейсов создания кастомных TMS "под ключ" для крупных транспортных компаний, с ними можно подробно ознакомиться прямо сейчас: 

• Logicorp.inc Logistics
• EasyLoad TMS&nbsp
• MVS&nbsp

Если готовые или облачные TMS подходят для небольших компаний, то кастомное решение – оптимальный выбор для масштабного бизнеса, стремящегося к автоматизации всех процессов и снижению издержек.

Критерии выбора TMS: чеклист для компаний

Переход от электронных таблиц к специализированному софту – большой стратегический шаг вперед для любого бизнеса. Но как выбрать систему управления под свои потребности и запросы? Назовем основные критерии выбора TMS, на которые следует обратить внимание.

• Размер и сложность автопарка

Учтите не только текущее количество единиц транспорта в компании, но и прогнозируемый рост автопарка на ближайшие 3-4 года. Предпочтение следует отдать тем TMS-решениям, которые обеспечат простоту и финансовую эффективность масштабирования. При необходимости следует также учесть возможности специализированного функционала для специфического транспорта (рефрижераторы, цистерны и т.п.), менеджмент таких активов в простейших TMS может быть неэффективным или невозможным. 

• Объем и сложность операций

Одним из ключевых факторов выбора платформы будет частота и сложность перевозок грузов компании. Сложные рейсы требуют автоматической оптимизации маршрутов в реальном времени и мощных алгоритмов роутинга. Международная логистика требует TMS с поддержкой мультивалютности и таможенных документов. В зависимости от специфики компании следует также обратить внимание на возможности автоматической тарификации перевозок, управления погрузкой и специального учета и мониторинга грузов в TMS. 

•  Интеграции с другими системами

При выборе TMS нужно учесть сложность цифровой среды в компании. Автоматизация управления автотранспортом должна бесшовно интегрироваться со всеми необходимыми бизнес-инструментами: CRM-системой, системой управления складом, учетным софтом, системами GPS-мониторинга, электронного документооборота и т.д. Чем глубже и сложнее требуются интеграции, тем больше компания склоняется в сторону кастомной разработки TMS.  

• Бюджет и сроки внедрения

Ваш выбор будет так или иначе базироваться на доступных бизнесу ресурсах и времени. Оцените, можете ли вы позволить себе большую одноразовую инвестицию (коробочная или кастомная TMS), и есть ли у вас время (6-12 месяцев) на разработку/длительную оптимизацию TMS под собственные нужды. Если рабочее решение нужно "на вчера", а свободных финансов нет, оптимальным выбором будет SaaS. Но стоит также просчитать долгосрочные расходы: на большой дистанции собственный софт зачастую выгоднее SaaS-решений, даже с учетом затрат на поддержку системы. 

Универсального решения нет. Идеальная TMS – это тот инструмент, который полностью отвечает именно вашим бизнес-процессам, а не наоборот.

Когда пора инвестировать в кастомную TMS?

Решение о разработке кастомной TMS – это серьезная инвестиция, но она становится необходимой, когда готовые решения уже не способны обеспечить конкурентное преимущество. Это говорит о том, что ваш бизнес стал уникально сложным. Когда нужна TMS индивидуальной разработки? Обратите внимание на следующие признаки: 

• Сложная логистика и быстрый рост автопарка. Когда количество траков, клиентов и рейсов увеличивается, стандартные инструменты не могут обеспечить контроль и точность планирования. Кастомная TMS позволяет оптимизировать операции гораздо эффективнее других решений. 

• Рост количества ошибок. Ручной ввод данных в таблицу или в базовый интерфейс пакетной TMS приводит к постоянным ошибкам в документах, расчетах топлива и графиках водителей. Проверка и исправление данных – это потерянное время, а значит и средства. 

• Задержка в планировании и отсутствие единой базы. Если менеджеры работают в различных файлах, сервисах и системах, синхронизация данных становится проблемой – их приходится переносить вручную, что замедляет операции и увеличивает риск ошибок. TMS централизует всю информацию.

• Потребность в аналитике и KPI. Для эффективного управления бизнесом необходима динамическая отчетность – расходы на топливо и техническое обслуживание, загрузка автопарка, прибыльность маршрутов, эффективность водителей и т.д. Базовые TMS предлагают только стандартную аналитику.

• Необходимость глубоких интеграций. Если компания пользуется специфическим CRM, бухгалтерскими системами или GPS-трекерами, TMS должна работать с ними в унисон. Ограниченность или невозможность бесшовной двусторонней интеграции критически важных инструментов может стать огромной проблемой для бизнеса. Преодолеть ее можно только с помощью кастомной разработки.

Если хотя бы два пункта из этого списка вам знакомы, самое время рассмотреть возможности инвестиций в кастомную TMS. Как показывает практика, они быстро отражаются из-за сокращения затрат на SaaS и повышения эффективности всей логистики компании.

Индивидуальная разработка TMS дает ряд критически важных преимуществ, которые перевешивают объективные минусы, такие как высокая стоимость проекта на старте и необходимость времени на разработку, тестирование и отладку. В частности: 

• Централизация данных. Вся информация (от рейсов и водителей до документов и финансов) хранится в единой системе, что устраняет дублирование и ошибки.

• Автоматизация действий. Планирование маршрутов, распределение задач, выставление счетов и формирование отчетности выполняются автоматически без ручного вмешательства.

• Точность планирования. Система учитывает все переменные – пробег, время доставки, загруженность траков, – что помогает минимизировать простои и затраты.

• Экономия времени и горючего. Оптимизированные маршруты и автоматическое планирование сокращает расходы на топливо и повышает производительность автопарка.

• Масштабируемость. Кастомная TMS растет вместе с бизнесом, адаптируясь под новые подразделения, клиенты или регионы без потери производительности.

В итоге компании с эффективной TMS реагируют на изменения быстрее, лучше контролируют качество сервиса и принимают управленческие решения на основе аналитики в реальном времени.

Как создать кастомную TMS? 

Выбор между Excel, готовой SaaS-системой или кастомной TMS в итоге определяется сверхважным фактором, который во все времена двигал бизнес вперед – речь идет о здоровых амбициях и стремлении к развитию. Если вы хотите превратить логистику из ядра затрат в конкурентное преимущество, инвестирование в кастомную TMS – это качественный стратегический выбор.

Индивидуальная система предоставляет огромные преимущества, но ее создание требует времени, ресурсов и экспертизы, часто недоступной средним, и даже крупным компаниям без большого опыта внедрения IТ-решений в логистике. Cамым лучшим вариантом в этом случае может стать поиск IT-партнера, готового взять технические вопросы на себя. Если вы чувствуете, что вашей логистике нужен апгрейд, обращайтесь за консультацией к WEZOM прямо сейчас. Наша команда готова помочь. 

FAQ