Інвентаризація активів з камерою та GPS: швидко, точно, автоматизовано

Рано чи пізно з цим стикається будь-який бізнес: великої інвентаризації активів в офісах чи на складах ніяк не уникнути. Це завдання не просто вимагає часу та ресурсів персоналу, воно часто вносить безлад у внутрішні процеси компанії. На щастя сьогодні цей процес піддається спрощенню – інвентаризацію можна здійснювати без паперових списків та звітів, навіть без сканерів штрих-кодів. 

Усе, що потрібно для ревізії майна чи управління складськими запасами - це смартфон чи планшет.  цій статті ми розглянемо, як мобільна інвентаризація на базі камер та GPS спрощує облік активів, робить його точнішим, швидшим і зручнішим. Наш огляд буде корисний для будь-якого бізнесу, що оперує великими офісами чи складами. 

Сучасний підхід до інвентаризації активів

Диджитал-інструменти інвентаризації та управління активами затребувані як ніколи. За оцінками Fortune, у 2024 році обсяг глобального ринку засобів трекінгу активів сягнув позначки у $23,4 млрд, а за підсумками 2025 має подолати поріг у $25,9 млрд. Очікується, що ринок буде розвиватися із середньорічним темпом зростання в 12.6% і до 2032 року виросте вдвічі – до відмітки у $59,6 млрд

Тенденція очевидна: автоматизація охоплює всі процеси, а інвентаризація стає частиною єдиної екосистеми управління даними. За даними звіту Inmarsat 84% бізнесів можуть суттєво підвищити ефективність процесів та знизити витрати завдяки впровадженню рішень IoT для управління активами. 

Це не дивно, адже сучасна автоматизація інвентаризації на базі мобайлу пропонує безліч переваг у порівнянні з “паперовими” методами та старими технологіями:

• Швидкість і точність. Замість того щоб вручну вписувати дані в таблиці, співробітники можуть просто сканувати QR-код або штрихкод камерою смартфона. Це значно прискорює процес і усуває ризики помилок. 

• Скорочення витрат. Автоматизована інвентаризація підприємства дозволяє вести облік активів із мінімальним залученням персоналу, а відтак і з мінімальними витратами коштів та ресурсів. 

• Доступ до актуальних даних. Мобільні додатки працюють в режимі реального часу через хмари, дозволяючи оновлювати статус кожного активу миттєво. Це дозволяє своєчасно реагувати на зміни.

• Повна прозорість. GPS-облік основних засобів дозволяє фіксувати точну локацію і статус кожного активу, що особливо цінно для моніторингу на великих територіях або для переміщуваних об'єктів.

• Екологічність. Відмова від паперу сприяє зменшенню відходів і скорочує витрати на друк.

Так смартфони та планшети, які вже є у кишені у кожного співробітника, стають універсальними інструментами для інвентаризації. Компаніям більше не потрібно витрачатись на спеціалізоване обладнання (промислові сканери, термінали збору даних).  Один і той самий пристрій може використовуватися для сканування, фотографування активу, запису приміток та передачі даних. 

Мобільна інвентаризація: основні принципи

Йдеться не просто перенесення паперових списків у телефон. Мобільна інвентаризація обладнання, додаток та хмарна інфраструктура дозволяють побудувати цілісне середовище для ефективного управління активами, що робить облік максимально простим та точним. 

Як працює інвентаризація через мобільний додаток? Якщо пояснювати логіку просто, цей процес виглядає так: 

1. Ідентифікація активу. Кожен актив (наприклад, комп'ютер, принтер, стілець) має унікальний QR-код або штрихкод. Співробітник просто сканує цей код камерою свого смартфона.
2. Збір даних. Додаток миттєво ідентифікує актив і відображає всю інформацію про нього (назва, модель, серійний номер, відповідальна особа). Тут же можна додати нові дані, зафіксувати час інвентаризації, зробити фото об'єкта та додати коментарі.
3. Геолокація. Додаток автоматично фіксує точне місцезнаходження активу. Рішення для GPS інвентаризації особливо важливі при обліку рухомого майна, або для моніторингу обладнання на великих територіях. 
4. Синхронізація. Вся зібрана інформація автоматично синхронізується з централізованою базою даних (наприклад, з ERP-системою), що дозволяє менеджменту бачити актуальну картину в реальному часі. 

Такий підхід пропонує низку переваг. Порівняймо його з “ручною” інвентаризацією: 

Просто зараз на ринку доступно чимало мобільних додатків для інвентаризації. Деякі з них є частиною великих ERP-систем, інші — самостійні рішення. Наприклад, SAP Inventory Manager, Cheqroom, AssetTiger, Asset Panda, GoCodes тощо. Більшість цих рішень працюють за принципом “скануй, фотографуй, синхронізуй” та забезпечують автоматичне розпізнавання обладнання, що робить інвентаризацію простою та ефективною.

Автоматизація інвентаризації через камеру

Камера смартфона або планшета сьогодні замінює професійні сканери та інше обладнання для інвентаризації, скануючи штрихкоди або серійні номери на обладнанні. Типовий мобільний додаток для інвентаризації використовує для сканування технологію OCR (оптичне розпізнавання символів).  

Ще одним важливим інструментом мобільної інвентаризації активів на сьогодні стала технологія QR-кодів. На відміну від звичайного штрихкоду, QR-код може містити набагато більше інформації: не лише унікальний ідентифікатор, а й посилання на картку активу, його характеристики, дату придбання та іншу інформацію. Такий підхід гарантує точність даних. До того ж сканування працює блискавично. 

Найбільш передові рішення використовують технології машинного навчання та комп’ютерного зору для автоматичного розпізнавання об'єктів. Замість сканування коду, достатньо просто навести камеру на об'єкт. Додаток, проаналізувавши зображення, може самостійно ідентифікувати, наприклад, модель ноутбука, марку принтера або тип меблів, а потім автоматично заповнити картку активу. Ця технологія значно спрощує первинну інвентаризацію, особливо коли активи ще не мають маркування. 

GPS інвентаризація та геолокаційний контроль

Управління активами на великих територіях, у філіях або щодо об'єктів, які постійно переміщуються, завжди було складним завданням. Але вбудований GPS у смартфонах відкрив нові можливості для моніторингу будь-якого обладнання та інфраструктури. 

Як працює геолокаційна інвентаризація? GPS у мобільних додатках фіксує координати активів під час сканування (наприклад, через QR-код). Додатки, подібні до Asset Panda, автоматично додають геодані до картки активу, дозволяючи бачити, де знаходиться обладнання у момент сканування.  Це дозволяє, наприклад, створювати електронні мапи розташування майна компанії у регіоні.

Понад те, будь-яке переміщення техніки чи обладнання фіксується системою, що дає змогу уникнути втрат і контролювати логістику. У випадку втрати чи розбіжності місцезнаходження з реєстром система одразу сигналізує про проблему. Цю систему можна підсилити GPS-трекерами, які дозволять відстежувати геолокацію в реальному часі. 

Такі можливості активно впроваджуються у великих компаніях, що стикаються з потребами масштабного управління активами. Зокрема, у таких сферах: 

• Логістика. Великі логістичні компанії використовують GPS для інвентаризації товару в дорозі. GPS-координати вантажу в поєднанні з даними про товар дозволяють точно визначити, де знаходиться конкретна партія продукції.

• Будівництво та виробництво. Компанії з великим парком техніки та обладнання використовують GPS для відстеження її місцезнаходження, що сприяє оптимізації процесів та швидкому пошуку необхідних активів.

• Торговельні мережі. GPS допомагає вести точний облік та відстежувати статус виставкового обладнання, холодильників та інших активів, що знаходяться у різних магазинах. 

Інтеграція мобільної інвентаризації з ERP та CRM

Ефективність мобільної інвентаризації на 100% розкривається лише тоді, коли вона інтегрована з основними системами управління бізнесом. Так звичайний облік активів через смартфон перетворюється на потужний інструмент для автоматизації та аналітики.

Зокрема інтеграція мобільного додатка з системами ERP (Enterprise Resource Planning) та CRM (Customer Relationship Management) дозволяє централізовано синхронізувати дані в реальному часі. Після сканування активу вся інформація щодо нього миттєво оновлюється в центральній базі даних. Це забезпечує повноту інформації для усіх рівнів та гілок компанії. Наприклад, регіональний менеджер буде бачити ту ж картину щодо обладнання, що і керівник окремого підрозділу, чи персонал окремого магазину. 

Повноцінна ERP інтеграція з інвентаризаційною системою надає бізнесу чимало переваг: 

• Прискорене закриття інвентаризаційних періодів — автоматизація скорочує час на формування актів і звітів.

• Високий контроль руху активів — глибока інтеграція дозволяє бачити історію переміщень, амортизацію та поточний стан обладнання.

• Прозорість для фінансового обліку — бухгалтерія завжди отримує точні дані про активи, що спрощує аудит і планування витрат.

• Можливості глибокої аналітики — підключення ERP до інвентаризаційної системи відкриває шлях до аналітики даних в розрізі часу, підрозділів чи місць зберігання.

Більшість хмарних ERP та CRM-систем забезпечують надійне зберігання та резервне копіювання інвентаризаційних даних. Доступ регулюється за ролями, а всі зміни логуються, що мінімізує ризик несанкціонованого втручання. Крім того, шифрування гарантує безпеку передачі даних навіть під час роботи з мобільних пристроїв.

Алгоритм впровадження інвентаризації з камерою та GPS

Впровадження нової системи інвентаризації – це стратегічний крок, що вимагає ретельного планування. Чіткий алгоритм допоможе забезпечити плавний перехід та забезпечити найкращі результати. 

 Спочатку треба визначити, які завдання вирішуватиме інвентаризація: відстеження основних засобів, облік обладнання через смартфон, контроль переміщень, аудит складських запасів тощо. Виходячи з цього, обирається додаток з функціями сканування камерою, інтеграцією GPS та можливістю обміну даними з ERP/CRM. 

Ціна системи інвентаризації через камеру може суттєво варіюватись залежно від функціоналу. Вибір тих чи інших рішень також залежить від наявної у компанії інфраструктури та інструментів. Якщо в організації вже застосовується певна ERP, то у неї імовірно є власна система інвентаризації обладнання та активів, достатньо лише підключити її. За потреби необхідно подбати про смартфони чи планшети для співробітників, а також налаштування хмарного сховища.

Наступним кроком має стати налаштування інвентаризації. Тут усе починається з опису бізнес-процесів: хто і як проводить облік, як фіксуються результати, які звіти формуються. Відповідно до процесів необхідно налаштувати шаблони інвентаризації в додатку, провести маркування вже наявних активів тощо. 

Після цього запускається навчання команди: співробітникам треба показати, як сканувати активи камерою, користуватися геолокацією та передавати дані до системи. 

Перші тижні роботи з мобільним обліком слід розглядати як тестовий період. На цьому етапі важливо відстежувати, наскільки швидко проходить інвентаризація активів, чи зменшилась кількість розбіжностей у даних, та які нові потреби виникають у персоналу та менеджерів. За результатами аналізу процеси необхідно оптимізувати. 

Висновки

Перехід на мобільну інвентаризацію — це не просто покращення, а важливий крок до повної диджиталізації бізнесу. Смартфони дозволяють перетворити рутинну та ресурсозатратну процедуру на швидкий, точний та ефективний процес. Це шлях скорочення витрат та підвищення рівня стратегічної керованості у компанії.

Однак реалізація цього підходу потребує високого фаху та досвіду, якого часто бракує як компаніям реального сектору, так і молодим IT-командам. Правильно обрати, інтегрувати, а тим паче створити додаток для автоматизації інвентаризації зовсім не так просто, як може здатись на перший погляд.  

Якщо ви зіткнулися з проблемами обліку активів чи хочете замовити впровадження мобільної інвентаризації, не баріться, звертайтеся по консультацію до WEZOM. Наші менеджери мають за плечима 25+ років досвіду диджиталізації бізнесів. Ми з радістю вивчимо ваш запит та допоможемо реалізувати практичні, ефективні рішення.

FAQ