Инвентаризация активов с камерой и GPS: быстро, точно, автоматизировано

Рано или поздно с этим сталкивается любой бизнес: большой инвентаризации активов в офисах или складах никак не избежать. Эта задача не просто требует времени и ресурсов персонала, она часто вносит беспорядок во внутренние процессы компании. К счастью, сегодня этот процесс поддается упрощению – инвентаризацию можно осуществлять без бумажных списков и отчетов, даже без сканеров штрих-кодов. 

Все, что нужно для ревизии имущества или управления складскими запасами – это смартфон или планшет. В этой статье мы рассмотрим, как мобильная инвентаризация на базе камер и GPS упрощает учет активов, делает его более точным, быстрым и удобным. Наш обзор будет полезен для любого бизнеса, оперирующего крупными офисами или складами. 

Современный подход к инвентаризации активов

Диджитал-инструменты инвентаризации и управления активами востребованы как никогда. По оценкам Fortune, в 2024 году объем глобального рынка средств треккинга активов достиг отметки в $23,4 млрд, а по итогам 2025 должен преодолеть порог в $25,9 млрд. Ожидается, что рынок будет развиваться со среднегодовым темпом роста в 12.6% и к 2032 году вырастет вдвое – до отметки в $59,6 млрд. 

Тенденция очевидна: автоматизация охватывает все процессы, а инвентаризация становится частью единой экосистемы управления данными. По данным отчета Inmarsat, 84% бизнесов могут существенно повысить эффективность процессов и снизить затраты благодаря внедрению решений IoT для управления активами. 

Это не удивительно, ведь современная автоматизация инвентаризации на базе мобайла предлагает множество преимуществ по сравнению с "бумажными" методами и старыми технологиями: 

• Скорость и точность. Вместо того чтобы вручную вписывать данные в таблицы, сотрудники могут просто сканировать QR-код или штрихкод камерой смартфона. Это значительно ускоряет процесс и устраняет риск ошибок. 

• Сокращение издержек. Автоматизированная инвентаризация предприятия позволяет вести учет активов с минимальным привлечением персонала, а значит и с минимальными затратами средств и ресурсов. 

• Доступ к актуальным данным. Мобильные приложения работают в режиме реального времени через облака, позволяя мгновенно обновлять статус каждого актива. Это позволяет своевременно реагировать на изменения.

• Полная прозрачность. GPS-учет основных средств позволяет фиксировать точную локацию и статус каждого актива, что особенно ценно для мониторинга на  обширных территориях или для перемещаемых объектов.

• Экологичность. Отказ от бумаги способствует уменьшению отходов и сокращает расходы на печать.

Так смартфоны и планшеты, которые уже есть в кармане каждого сотрудника, становятся универсальными инструментами для инвентаризации. Компаниям больше не нужно тратиться на специализированное оборудование (промышленные сканеры, терминалы сбора данных).  Одно и то же устройство может использоваться для сканирования, фотографирования актива, записи примечаний и передачи данных. 

Мобильная инвентаризация: основные принципы

Речь идет не просто о переносе бумажных списков в телефон. Мобильная инвентаризация оборудования, приложение и облачная инфраструктура позволяют построить целостную среду для эффективного управления активами, что делает учет максимально простым и точным. 

Как работает инвентаризация через мобильное приложение? Если объяснять логику просто, этот процесс выглядит следующим образом: 

1. Идентификация актива. Каждый актив (например, компьютер, принтер, стул) имеет уникальный QR-код или штрих-код. Сотрудник просто сканирует этот код по камере своего смартфона.
2. Сбор данных. Приложение мгновенно идентифицирует актив и отображает всю информацию о нем (название, модель, серийный номер, ответственное лицо). Здесь можно добавить новые данные, зафиксировать время инвентаризации, сделать фото объекта и добавить комментарии.
3. Геолокация. Приложение автоматически фиксирует точное местонахождение актива. Решения для GPS инвентаризации особенно важны при учете движимого имущества или для мониторинга оборудования на больших территориях. 
4. Синхронизация. Вся собранная информация автоматически синхронизируется с централизованной базой данных (например с ERP-системой), что позволяет менеджменту видеть актуальную картину в реальном времени. 

Такой подход предлагает ряд преимуществ. Давайте сравним его с “ручной” инвентаризацией:

Прямо сейчас на рынке доступно немало мобильных приложений для инвентаризации. Некоторые из них являются частью больших ERP-систем, другие — самостоятельные решения. Например, SAP Inventory Manager, Cheqroom, AssetTiger, Asset Panda, GoCodes и т.д. Большинство этих решений работают по принципу "сканируй, фотографируй, синхронизируй" и обеспечивают автоматическое распознавание оборудования, что делает инвентаризацию простой и эффективной.

Автоматизация инвентаризации через камеру

Камера смартфона или планшета сегодня заменяет профессиональные сканеры и другое оборудование для инвентаризации, сканируя штрих-коды или серийные номера на оборудовании. Типичное мобильное приложение для инвентаризации использует для сканирования технологию OCR (оптическое распознавание символов).  

Еще одним важным инструментом мобильной инвентаризации активов на сегодняшний день стала технология QR-кодов. В отличие от обычного штрихкода, QR-код может содержать гораздо больше информации: не только уникальный идентификатор, но и ссылку на карту актива, его характеристики, дату приобретения и другую информацию. Этот подход гарантирует точность данных. К тому же, сканирование работает мгновенно. 

Наиболее передовые решения используют технологии машинного обучения и компьютерного зрения для автоматического распознавания объектов. Вместо сканирования кода достаточно просто навести камеру на объект. Приложение, проанализировав изображение, может самостоятельно идентифицировать, например модель ноутбука, марку принтера или тип мебели, а затем автоматически заполнить карту актива. Эта технология значительно упрощает первичную инвентаризацию, особенно когда активы не имеют маркировки. 

GPS инвентаризация и геолокационный контроль

Управление активами на больших территориях, в филиалах или относительно постоянно перемещаемых объектов всегда было сложной задачей. Но встроенный GPS в смартфонах открыл новые возможности для мониторинга любого оборудования и инфраструктуры. 

Как работает геолокационная инвентаризация? GPS в мобильных приложениях фиксирует координаты активов при сканировании (например, через QR-код). Приложения, подобные Asset Panda, автоматически добавляют геоданные к карте актива, позволяя видеть, где находится оборудование в момент сканирования.  Это позволяет, к примеру, создавать электронные карты расположения имущества компании в регионе.

Более того, любое перемещение техники или оборудования фиксируется системой, позволяющей избежать потерь и контролировать логистику. В случае утраты или несовпадения местоположения с реестром система сразу сигнализирует о проблеме. Эту систему можно усилить GPS-трекерами, позволяющими отслеживать геолокацию в реальном времени. 

Такие возможности активно внедряются в крупных компаниях, которые сталкиваются с потребностями масштабного управления активами. В частности, в следующих областях: 

• Логистика. Большие логистические компании используют GPS для инвентаризации товара в пути. GPS-координаты груза в сочетании с данными о товаре позволяют точно определить, где находится конкретная партия продукции.

• Строительство и производство. Компании с большим парком техники и оборудования используют GPS для отслеживания местоположения, что способствует оптимизации процессов и быстрому поиску необходимых активов.

• Торговые сети. GPS помогает вести точный учет и отслеживать статус выставочного оборудования, холодильников и других активов в разных магазинах. 

Интеграция мобильной инвентаризации с ERP и CRM

Эффективность мобильной инвентаризации на 100% раскрывается только тогда, когда она интегрирована с основными системами управления бизнесом. Так обычный учет активов через смартфон превращается в мощный инструмент для автоматизации и аналитики.

В частности интеграция мобильного приложения с системами ERP (Enterprise Resource Planning) и CRM (Customer Relationship Management) позволяет централизованно синхронизировать данные в реальном времени. После сканирования актива вся информация о нем мгновенно обновляется в центральной базе данных. Это обеспечивает полноту информации для всех уровней и ветвей компании.  Например, региональный менеджер будет видеть ту же картину по оборудованию, что и руководитель отдельного подразделения или персонал отдельного магазина. 

Полноценная ERP интеграция с инвентаризационной системой предоставляет бизнесу немало преимуществ: 

• Ускоренное закрытие инвентаризационных периодов — автоматизация сокращает время для формирования актов и отчетов.

• Высокий контроль движения активов — глубокая интеграция позволяет видеть историю перемещений, амортизацию и состояние оборудования.

• Прозрачность для финансового учета — бухгалтерия всегда получает точные данные об активах, что упрощает аудит и планирование расходов.

• Возможности глубокой аналитики – подключение ERP к инвентаризационной системе открывает путь к аналитике данных в разрезе времени, подразделений или мест хранения.

Большинство облачных ERP и CRM систем обеспечивают надежное хранение и резервное копирование инвентаризационных данных. Доступ регулируется по ролям, а все изменения логируются, что минимизирует риск несанкционированного вмешательства. Кроме того, шифрование обеспечивает безопасность передачи данных даже при работе с мобильными устройствами.

Алгоритм внедрения инвентаризации с камерой и GPS

Внедрение новой системы инвентаризации – это стратегический шаг, требующий тщательного планирования. Четкий алгоритм поможет обеспечить плавный переход и наилучшие результаты. 

Сначала нужно определить, какие задачи будет решать инвентаризация: отслеживание основных средств, учет оборудования через смартфон, контроль перемещений, аудит складских запасов и т.д. Исходя из этого, выбирается приложение с функциями сканирования камерой, интеграцией GPS и возможностью обмена данными с ERP/CRM. 

Стоимость системы инвентаризации через камеру может существенно варьироваться в зависимости от функционала. Выбор тех или иных решений также зависит от существующей в компании инфраструктуры и инструментов. Если в организации уже применяется определенная ERP, то у нее вероятно есть своя система инвентаризации оборудования и активов, достаточно лишь подключить ее. При необходимости необходимо позаботиться о смартфонах или планшетах для сотрудников, а также о настройке облачного хранилища.

Следующим шагом должна стать настройка инвентаризации. Здесь все начинается с описания бизнес-процессов: кто и как производит учет, как фиксируются результаты, какие отчеты формируются. В соответствии с процессами необходимо настроить шаблоны инвентаризации в приложении, провести маркировку уже имеющихся активов и т.п. 

После этого запускается обучение команды: сотрудникам нужно показать, как сканировать активы камерой, пользоваться геолокацией и передавать данные в систему. 

Первые недели работы с мобильным учетом стоит рассматривать как тестовый период. На этом этапе важно отслеживать, насколько быстро проходит инвентаризация активов, уменьшилось ли количество разночтений в данных и какие новые потребности возникают у персонала и менеджеров. По результатам анализа процессы нужно оптимизировать. 

Выводы

Переход на мобильную инвентаризацию – это не просто улучшение, а важный шаг к полной диджитализации бизнеса. Смартфоны позволяют превратить рутинную и ресурсозатратную процедуру в быстрый, точный и эффективный процесс. Это путь сокращения издержек и повышения уровня стратегической управляемости в компании.

Однако реализация этого подхода требует высокого профессионализма и опыта, которого часто не хватает как компаниям реального сектора, так и молодым IT-командам. Правильно выбрать, интегрировать, а тем более создать приложение для автоматизации инвентаризации совсем не так просто, как может показаться на первый взгляд.  

Если вы столкнулись с проблемами учета активов или хотите заказать внедрение мобильной инвентаризации, не медлите, обращайтесь за консультацией к WEZOM. Наши менеджеры имеют за плечами 25 лет опыта диджитализации бизнесов. Мы с радостью изучим ваш запрос и поможем реализовать практические, эффективные решения. 

FAQ