Додаток для ОСББ та керуючих компаній: від заявок до камер безпеки

«Раніше ми сварились на зустрічах, тепер просто відкриваємо додаток для ОСББ і бачимо: а, так там трубу поламало — тому гроші пішли на ремонт». 

© відгук з ЖК «Сонячний берег»

Проблем в ОСББ  тисячі, і кожен бачить їх по-своєму. Найчастіше це замкнуте коло:

 Мешканці не довіряють керівництву → голови ОСББ не мають підтримки → працівники (коменданти, сантехніки, прибиральниці) не отримують чітких вказівок → управляючі компанії (якщо вони залучені) розчаровані несвоєчасними платежами → послуги надаються неякісно → мешканці ще більше обурюються. 

 Єдиний спосіб розірвати це коло — створити повну прозорість та автоматизувати управління будинком. Мобільний додаток керуючої компанії —- це рішення, яке задовольнить потреби всіх залучених сторін та дозволить: 

• полегшити комунікацію та забезпечити прозорість управління;

• скоротити витрати на обслуговування (за рахунок оптимізації повсякденних процесів та робочого часу працівників);

• підвищити рівень задоволеності мешканців.

Розказуємо, як запровадити систему «розумний будинок/ОСББ», на які функції звернути особливу увагу та відповідаємо на найпоширеніші технічні запитання. 

Ключові функції мобільного додатка керуючої компанії та ОСББ

 Головне завдання додатку — це не просто управління ЖКГ онлайн, а повна цифрова трансформація та автоматизація управління будинком, тобто поліпшення усіх наявних процесів. Простіше кажучи, ви отримуєте не «електронну дошку оголошень», а інструмент контролю, прозорості та швидкої реакції.

 Тут важливо зазначити, що функції додатка для ОСББ можуть суттєво відрізнятися, виходячи з потреб будинку. Наприклад, для нерухомості вторинного ринку може бути важливим лише облік показників лічильників онлайн, у той час, як для новобудови — інтеграція камер безпеки в додаток, а для ЖК клубного типу — можливість бронювати зони спільного користування. Тобто НЕ обов'язково програма для ОСББ чи сервіс для керуючих компаній буде містити ті функції, які ми описуємо нижче. Ми лише перераховуємо можливі варіанти.  

1. Система заявок та комунікація

 Сучасна система заявок ОСББ дає змогу мешканцям швидко повідомляти про поломки чи аварійні ситуації. У додатку можна додати опис проблеми, прикріпити фото та відразу відправити звернення адміністрації. Кожен користувач бачить статус своєї заявки: прийнято → у роботі → виконано. Це прибирає потребу телефонувати чи шукати відповідальну особу особисто.

Для керівника чи менеджера це означає централізований облік звернень: усі заявки потрапляють у єдиний електронний журнал із датами та пріоритетами. Там же можна призначити виконавця (автоматично чи вручну) та сповістити його + вести облік виконаних робіт для нарахування заробітної плати. 

2. Оплата та фінансова звітність

 Онлайн оплата комунальних відбувається за допомогою картки чи Google/Apple Pay (за потреби можна навіть налаштувати криптовалютні платежі). Квитанції зберігаються автоматично. Система сама відзначає оплачені рахунки та формує звіти по кожній квартирі. Також можна налаштувати автоматичні нагадування про необхідність внести черговий платіж чи закрити борг.

Такі функції зменшують кількість помилок у бухгалтерії, пришвидшують фінансовий аналіз та забезпечують високий рівень прозорості. 

3. Автоматизація обліку 

 Функція, яка тісно пов'язана з попередньо, але все ж заслуговує окремого висвітлення. Сучасний онлайн сервіс для мешканців ЖК дозволяє вводити показники лічильників та за мить отримувати автоматично згенеровані квитанції з урахуванням актуальних тарифів. Ще більш інноваційним рішенням є «розумні лічильники», які автоматично передають показники до системи. Ця технологія повністю виключає людський фактор і гарантує максимальну точність даних.

 Автоматична генерація квитанцій усуває помилки під час розрахунків і значно економить час мешканців та адміністрації.

4. Особистий кабінет користувача 

 Кожна мобільна система для ОСББ містить особистий кабінет, де доступні фінансові звіти, історія платежів, архів документів, календар робіт, інструкція користування системою заявок ОСББ, тощо. Це єдина точка доступу до всієї інформації.

5. Автоматизація управління ЖКГ онлайн

 Окремі особисті кабінети також можуть бути у адміністративних осіб та співробітників. Внутрішня CRM для керуючих компаній дозволяє контролювати усі процеси: від стану заявок до руху коштів. Наприклад, генерувати детальні звіти у 1 клік, будуть то витрати на ремонти за останній квартал чи звіт по квартирі 46.

Крім того, можна проводити моніторинг виконання заявок та ремонтів у режимі реального часу, запровадити повністю цифровий документообіг, керувати витратами комунальних ресурсів та використовувати інші переваги управління ЖКГ онлайн, у яких є нагальна потреба. 

6. Відеоспостереження та безпека

 Рішення підключити відеоспостереження через додаток підвищує безпеку та комфорт мешканців. Камери можна переглядати онлайн, а архів записів зазвичай зберігається в хмарних сховищах. Додатково можна запровадити контроль доступу до під’їздів через додаток, автоматичне відкривання дверей, домофону чи підйом шлагбауму.

7. Інтеграція з іншими системами та додаткові сервіси 

 Зазвичай постачальники рішень для ОСББ пропонують користувачам гнучку інтеграцію з різними зовнішніми сервісами:

• підключення сервісів «розумний дім»: керування опаленням, освітленням, пристроями, доступом, тощо;

• доступ до послуг: виклик клінінгу, замовлення води, бронювання;

• автоматичний обмін даними з державними реєстрами;

• інтеграція з бухгалтерськими програмами (1С, M.E.Doc). 

 Ця модульна архітектура дозволяє поступово впроваджувати нові функції без необхідності повної заміни системи. 

Як вибрати додаток для ОСББ чи керуючої компанії

По-перше треба визначитися з цілями та обсягом необхідного функціоналу. Для малих ОСББ (до 100 квартир) буде достатньо базових функцій (заявки, оплати, новини). У той час як для великих ЖК  потрібна CRM з аналітикою та розширеною інтеграцією.

Наступним кроком буде відвідати офіційний сайт додатка для управління будинком.Радимо звернути увагу на наступні питання:

• Чи підтримує додаток платіжні системи (Приват24, Моно, LiqPay), 1С, домофони?

• Чи дбає про відповідність Закону «Про захист персональних даних»?

• Чи працюють заявки без інтернету?

Також, звісно, важлива ціна додатка для керуючої компанії. Чи буде це фіксована ставка, відсоток від обороту, як вона корелює з кількістю користувачів. Оцініть, скільки коштує первинне налаштування та чи вигідно оформити підписку на систему управління ЖКГ. У той же час не робіть вибір лише за ціною (дешеві системи часто мають приховані обмеження)

Обов'язково перевірте зручність інтерфейсу. Це особливо для немолодих мешканців, які не завжди розуміють як подати заявку через додаток ОСББ чи «на яку кнопку натиснути».

Будьте обережні, щоб не купити додаток для оплати комунальних онлайн з закритою екосистемою, без API. Оскільки у такому випадку ви закриєте собі можливість для майбутніх масштабувань.

Потрібно унікальне рішення? 

Наявні додатки не можуть задовольнити ваші потреби?

Ми пропонуємо не шаблонний продукт, а систему, адаптовану під особливості саме вашого будинку. З повною кастомізацією під ваш ЖК та унікальними функціями «під ключ». Спеціалісти Wezom розробляють модулі будь-якої складності, у т.ч. з такими опціями як AI-асистент, VR-екскурсії, інтеграція з IoT, тощо.

Зверніться до нас за безкоштовною консультацією прямо зараз! 

FAQ