BI система - як вибудувати бізнес-аналітику та звітність

Сучасний бізнес може існувати без аналітики. Це можливість оцінити успіхи компанії, порахувати доходи та витрати, зрозуміти слабкі місця та відкрити нові горизонти для бізнесу, а отже й отримати більше прибутку. Система автоматизації BI дозволяє збирати всі необхідні дані в автоматичному режимі та структурувати їх. Цей інструмент виводить аналітику підприємства нового рівня.

Що таке система BI. Пояснюємо простими словами

BI системами у загальному сенсі називають корпоративний софт для внутрішньої аналітики компанії. Розшифровується як Business Intelligence. Це набір технологій, що дозволяє збирати та аналізувати дані, а також надавати їх у зручній формі.

Компанія завжди використовує кілька джерел отримання даних. Але обробка вручну не дозволяє ефективно структурувати інформацію. Помилки співробітників, повільна швидкість, незрозуміла структура створюють проблеми для бізнесу та не дозволяють повністю оцінити ситуацію. BI система – це інструмент автоматичного збору даних із різних джерел, об'єднання їх у єдину систему та подання у зручному форматі.

Наприклад, у вас заявки йдуть по телефону, з сайту, з месенджерів та з мобільного додатка. Як порахувати кількість клієнтів? Як визначити середній чек? Як зрозуміти, які товари покупців більше цікавлять? Чи можна оцінити цільову аудиторію і зробити прогноз продажу наступного місяця? Під час обробки даних вручну це займе багато часу. А деякі функції зробити просто неможливо.

Що таке система BI? Це програма, яка поєднує всі дані на одній платформі. Її алгоритми вивчають інформацію, структурують та видають вам у зручній формі. У вигляді графіків, таблиць і навіть картинок.

Як працюють системи BI?

Принцип дії для користувачів досить просто: софт ставлять на комп'ютери співробітників. Далі до системи підключаються джерела отримання даних, вся інформація потрапляє до єдиного сховища та обробляється. Після цього формуються готові звіти та надаються у зручній формі.

Ключова перевага системи BI – для роботи з нею не потрібно мати спеціалізованих навичок або програміст. Вона проста в обслуговуванні, легко налаштовується та має зрозумілий інтерфейс. Кожен співробітник без проблем розбереться у її налаштуваннях. Особливо якщо програма розробляється індивідуально під окремий бізнес.

Система формує панель для роботи – дашборд. на ній розташовуються всі дані, сформовані на кшталт інформації. Дашборд можна легко налаштувати на власний розсуд. Елементи інтерактивні, надаються графіки, а інформація оновлюється у реальному часі.

Незважаючи на простоту системи BI для користувачів вона має досить складну архітектуру. Платформа обробляє безліч процесів, збирається інформація із різних джерел, система інтегрується з безліччю сервісів. У рішення BI входять такі компоненти:

• Система інтеграції даних ETL. Вона дозволяє витягувати дані з різних джерел, очищати від дублікатів та іншої непотрібної інформації та поміщає до єдиного сховища.
• Аналітичне сховище даних. Спеціальна база даних, куди входить вся інформація. Далі вона структурується за заданими параметрами та проводить аналітику. По суті всі логічні процеси відбуваються саме тут.
• Інструменти Data Mining. Це засоби, в яких обробляються дані та проводиться аналітика, що дозволяє виявляти тренди та залежності. Наприклад, визначення середнього чека, цільової аудиторії, статистики продажів за певні проміжки часу, семантичного аналізу, що дозволяє визначити якість реклами тощо.
• Інструменти формування візуального відображення даних. Те, що бачить користувач. Візуальні звіти системи BI. При цьому користувач може вибрати формат відображення даних, перелік показників, які будуть відображатися. Можна використовувати спеціальні фільтри для сортування даних.

Так працює система автоматизації BI. Вона підходить як для малого, так і великого бізнесу і дозволяє збирати якісні звіти. На основі розробляється стратегія управління компанією, робляться прогнози, визначається формат роботи.

Навіщо впроваджувати BI системи у бізнесі

Перше, що варто зрозуміти: система BI підлаштовується персонально під потреби бізнесу. Індивідуальна розробка дозволяє створити аналітичний інструмент, який збиратиме абсолютно різні дані. Скажімо, якщо вам навіщось необхідно знати, якого кольору очі ваших клієнтів, систему можна налаштувати на збирання цієї інформації.

У кожній компанії утворюється велика кількість даних. Ручна їхня обробка неефективна. Вона займає багато часу, схильна до ризику помилок людського фактора, деякі дані просто губляться або упускаються. Будь-який бізнес вважає прибуток, збитки, кількість продажів, трафік клієнтів, джерело покупців та інші дані. Система BI вирішує безліч завдань бізнесу, серед яких:

1. структурування інформації в єдиній системі з багатьох джерел, що дозволяє визначити їх ефективність і збирати всі дані в одному місці;
2. аналіз великої кількості інформації за короткий час;
3. моделювання подальшого розвитку компанії, прогнозування продажів, створення нових бізнес-рішень;
4. визначення слабких сторін бізнесу та можливість зрозуміти, як їх усунути;
5. формування звітностей як для внутрішнього використання в компанії, так і для зовнішніх структур, на кшталт податкової, відділу закупівель, логістичних компаній або партнерів;
6. систематизація інформації, з якою легко працювати, наприклад, приходять нові співробітники та швидко вникають у систему роботи підприємства, тому що всі звітності представлені у зручній та зрозумілій формі;
7. формування бази знань діяльності компанії, яка дозволить покращити якість роботи за рахунок передачі даних надалі серед співробітників.

Головна мета, яку виконує система BI – надання можливості приймати рішення щодо подальшого розвитку компанії на підставі зібраних даних та з урахуванням докладної аналітики.

Як зрозуміти, що компанії необхідно використовувати BI інструменти

Чи потрібна вам система автоматизації BI? Варто замислитись про впровадження, у таких випадках:

• Ви отримуєте замовлення із кількох джерел, використовуєте різні способи реклами бізнесу;
  потрібно швидко отримувати доступ до даних бізнесу, а на обробку замовлень витрачається багато часу;
• Число ваших співробітників, які використовують аналітичні дані компанії, збільшується;
  компанія впроваджує велику кількість продуктів, зростають обсяги продажів;
• Ви не можете визначити ефективність роботи окремих співробітників або не спроможні контролювати діяльність будь-якого відділу;
• Компанія швидко зростає;
• Ваш бізнес діджиталізується та впроваджує нові сучасні продукти, які допомагають розвиватися підприємству.

У таких випадках необхідно використовувати сучасні інструменти як системи BI. Дані можна використовуватиме організації продажу, збільшення зростання клієнтів, поліпшення роботи компанії, підвищення якості обслуговування клієнтів, маркетингу, управління фінансами.

Як вибрати програмне забезпечення для впровадження BI

Існує багато готових рішень, які дозволяють впровадити BI технології у бізнес. Крім того, можна розробити індивідуальну систему, яка буде збудована персонально для вашого бізнесу. При цьому готові рішення також мають гнучкі налаштування, які дозволяють оптимізувати та персоналізувати функціонал. Для якісного вибору програмного забезпечення враховуйте наступне:

• Платформа має бути єдиною. Головний плюс роботи з BI системами – можливість зберігати всі дані в одному місці та працювати лише з одним інструментом. При цьому він має бути комплексним. Звертайте увагу, щоб це була єдина платформа з великим функціоналом.
• Використання хмарних рішень. Локальне зберігання можна назвати більш звичним, але хмарне зберігання даних дозволяє використовувати систему будь-де з будь-якого пристрою. Ви зможете керувати бізнесом прямо зі свого смартфона, та отримувати дані швидко та ефективно.
• Готові інтеграції. Системи BI інтегруються з різними програмами та іншими технологіями. Краще, якщо налаштування будуть одразу заточені під певні інтеграції. Це значно спростить використання інструменту в бізнес.
• Звертайте увагу на надання інформації. Візуалізація даних – це те, з чим ви працюватимете. Чим вона простіше і зрозуміліше, тим краще. При цьому візуалізація повинна бути інтерактивною і легко настроюваною.
• Просте обслуговування. Система автоматизації BI ефективна тим, що не потребує технічної підтримки програмістів. Вона має зрозумілий інтерфейс, просте керування, систему навчання.
• Мобільна версія. Не всі BI здатні працювати зі смартфонами. Це важлива умова у сучасних реаліях.

Звертаючи увагу на ці пункти, ви зможете підібрати якісну систему. Якщо не знаєте, на чому зупинитися, зверніться до нас у WEZOM і ми разом підберемо рішення.

Приклади BI систем

Існує чимало готових рішень, які можна впровадити у свій бізнес. Ось кілька прикладів:

• Tableau. Система BI, яка збирає та надає інформацію в режимі реального часу. Відмінна візуалізація процесів у реальному часі. Над одним і тим же звітом може працювати відразу кілька користувачів, а велика кількість інструментів дозволяє збирати різні дані.
• Power BI. Сервіс від Microsoft, здатний працювати з великими обсягами інформації. Можна підключати практично будь-які джерела даних, у тому числі й власні програми та розробки. Інтерфейс вам здасться дуже знайомим. Система доступна на будь-якому пристрої. Можна працювати у хмарі, поставити програму на робочий стіл або додаток на смартфон.
• Qlik. Багато фільтрів дозволяє формувати зручні звіти. Над ними одразу може працювати кілька користувачів. Підходить для корпоративного використання та малого бізнесу. Дані збираються з різних джерел, можна імпортувати їх вручну, наприклад, якщо у вас є клієнтська база.

Це далеко не всі готові рішення. Zoomdata, Sisense, Information Builders – це лише мала частина існуючих рішень. З BI системами управління бізнесом стає простіше та ефективніше. Це один із небагатьох інструментів, який підходить абсолютно будь-якій компанії. Зверніться до WEZOM або приїжджайте до офісу, щоб обговорити впровадження просунутої аналітики у ваш бізнес.