CRM для HR: як створити систему, яка зробить ваш рекрутинг ефективнішим

Головною особливістю сучасної роботи менеджера з пошуку та управління персоналом – це багатозадачність. При цьому щодня доводиться мати справу з великою кількістю сервісів і показників, працювати в щільному графіку, що постійно змінюється, спілкуватися з безліччю людей і при цьому нічого не забувати. Ефективна робота менеджера вимагає швидкості та чіткої організації. У таких умовах просто необхідно впровадження системи CRM, яку HR використовують як базу даних для збирання та структурування всієї робочої інформації.

Кому потрібна хмарна HRM?

Сьогодні цифрові платформи HRM (human resource management) потрібні менеджерам, власникам бізнесу, кадровикам, директорам з персоналу, рекрутерам. Тобто всім, хто так чи інакше залучений до роботи з пошуку співробітників та їх належне облаштування у компанії.

Проблеми в галузі рекрутингу

Насправді робота рекрутера не така легка і проста, як це може здатися з боку - адже мало знайти потрібних співробітників, треба ще й зробити це вчасно. Для цього менеджеру доводиться в ручному режимі щодня моніторити сайти вакансій, переглядати сотні і тисячі резюме, постійно проводити дзвони претендентів, за результатами яких десятки співбесід у фіналі завершуються відбором одного, того самого, майбутнього співробітника. Плюс паралельно треба опублікувати необхідні вакансії на сайтах пошуку роботи, швидко реагувати на резюме-дзвінки та вчасно оновлювати надані там оголошення.

Все це має на увазі величезну кількість рутини, що перетворює роботу менеджера на нескінченне і щоденне повторення одного і того ж алгоритму пошук-вивчення-обдзвон. Використання CRM для рекрутингу звільняє менеджера від щоденної рутини для виконання своїх прямих службових обов'язків.

Які функції варто врахувати під час вибору?

CRM для рекрутерів може похвалитися цілим переліком можливостей, здатних прискорити підбір персоналу та перевести його на якісно новий рівень. Насамперед, варто звернути увагу на функцію автоматизації процесу рекрутингу, навчання співробітників, створення та ведення бази співробітників, обчислення показників KPI, розрахунку зарплат, премій та штрафів. Також система спрощує облік робочого часу, комунікацію між співробітниками, збирання відгуків та складання звітності для керівництва.

Інтеграції з різними каналами

Головним завданням системи CRM для HR є формування бази претендентів, резюме та архів комунікації з кандидатами на вакансії.

Інтеграція системи з іншими сервісами, у тому числі Google та LinkedIn, дозволяє максимально автоматизувати цей процес. Зокрема, інтеграція з Google дозволяє працювати з сервісами, що надаються компанією - документами та таблицями онлайн, а також зберігати дані у хмарі.

Додавання резюме кандидатів із баз сайтів вакансій

Використання системи CRM також дозволяє зберігати всі дані про претендента в один клік. Резюме шукачів, що цікавлять вас, зберігаються в CRM з усіма відкритими даними (ім'я, прізвище, дата народження, фото, компанія, посада, адреса, номер телефону та інше). Таким чином у рекрутера швидко формується зручна та якісна база кандидатів. Завдяки автоматизації процесу термін закриття вакансій скорочується щонайменше на 30%.

SMS та E-mail розсилання

Крім того, CRM дозволяє робити масове розсилання - як за допомогою SMS, так і на E-mail. Не можна недооцінювати цю можливість - розсилка дозволяє інформувати та доносити до співробітників корисні для них дані без особливих витрат як за часом, так і з фінансів. При цьому перевагу слід приділяти саме SMS-розсилці, адже номер телефону у співробітника найчастіше один, а поштових скриньок може бути безліч. Крім того, на повідомлення в телефоні частіше і швидше реагують, тому що вони рідше губляться в потоці спаму.

Вся історія повідомлень

Приємним доповненням CRM для підбору персоналу стане можливість зберігати історію комунікації. Це допоможе ефективніше взаємодіяти як усередині компанії, так і за її межами, допоможе уникнути різночитань та непорозуміння. Ця можливість передбачає збереження історії всього спілкування: дзвінків, повідомлень, листів.

Налаштування "воронки продажів" для кандидатів

Багато фахівців у рекрутингу вже давно застосовують інструменти, що застосовуються під час продажу, наприклад, масові розсилки, холодні дзвінки, робота з запереченнями та інше. Актуальним стало і використання цифрової лійки, що дозволяє відстежити кількість кандидатів на початку відбору та вже на фінальному етапі. Це дозволяє зрозуміти, яку кількість відгуків та за який період потрібно отримати для закриття вакансії. Така "воронка рекрутингу" складається з 5 етапів, а саме:

• залучення;
• залучення;
• оцінка та відбір;
• пропозиція;
• найм.

Всі ці етапи можуть бути максимально спрощені та прискорені завдяки автоматизації процесів за допомогою системи CRM.

Налаштування вирви продажів для роботодавців

Окрім пошуку та відбору нових співробітників, використання CRM для вирви продажів може принести роботодавцям чимало користі. Зокрема, автоматизація допоможе збільшити конверсію та рентабельність, покращити контроль роботи відділу продажів, оптимізувати маркетинг та стратегії продажів. Управління лійкою продажу через CRM дає цілодобовий доступ до обсягу та вартості відкритих угод, етапів цих угод та рівня їх конверсії, якості лідів, їх активності та показника їхнього догляду на кожному з етапів.

Інтеграція із сайтом

CRM допоможе автоматизувати процеси у будь-якому бізнесі чи сфері діяльності. Система дозволяє зберігати всі дані про замовників, постачальників та партнерів в одному місці. При цьому сфера діяльності не має значення, CRM буде затребуваний усюди, як у роздрібному продажу та онлайн-торгівлі, так і в турагенції та ріелторській конторі. Професіонали можуть інтегрувати в сайт будь-яку CRM, тому до вибору розробників треба підходити дуже уважно та відповідально.

Інтеграція з телефонією

Телефонні переговори стали невід'ємною частиною бізнес-процесів, тому використання CRM-системи для рекрутингу ніколи не проходить без інтеграції з телефонією. Така синхронізація дозволяє фіксувати всі дзвінки та записувати розмови, що підвищує якість роботи з кандидатами. Це заощаджує час та гроші компанії, адже з цього моменту телефон використовуватимуть лише у службових цілях. Крім того, дзвінок спрощується за рахунок автоматичних дзвінків із CRM. Тепер не потрібно шукати і вручну набирати номер – достатньо одного кліка в комп'ютері.

Завдання

CRM-система для HR відрізняється завидною багатозадачністю. Крім збору резюме для бази кандидатів, вона може похвалитися інтеграцією із сервісами Google та вбудованим таск-менеджером. Ще один плюс використання системи - це спрощення комунікації всередині компанії завдяки доступу до єдиної бази претендентів та історії спілкування з ними. Крім того, CRM-система для HR стане в нагоді і для управління персоналом - він дозволяє легко моніторити ефективність співробітників, дотримання дедлайнів, швидкість роботи та KPI.

Інформаційні SMS та SMS-розсилки в CRM для HR

До раніше перерахованих можливостей CRM для рекрутингу варто додати розсилку SMS - зручний та бюджетний спосіб інформування претендентів та співробітників компанії.

При цьому головною перевагою цієї функції є повна автоматизація, від людини потрібно тільки вибрати умови для розсилки, створити шаблон і скопіювати туди необхідний текст - все інше модуль CRM зробить самостійно.

Рахунки, договори, акти, оплати

Кожен менеджер, і не тільки в HR-відділі, стикається з великим обсягом паперової роботи, яка перетворюється на щоденну рутину. CRM здатний спростити та прискорити такі операції, за пару кліків створюючи, роздруковуючи або надсилаючи потрібні документи. Система використовує шаблони на формування рахунків, договорів, актів, а інтеграція CRM з платіжними системами максимально спрощує проведення оплат. При цьому можна настроїти персональний рівень доступу для кожного із співробітників.

Впровадження аналітики

У наш час жодна компанія не може обійтися без аналітики, що дає чітке розуміння, як краще оптимізувати вирву продажів або рекрутингу, гнучко реагувати на запити клієнтів та вибирати найуспішнішу стратегію. Сьогодні всі ці дані надаються з CRM для кадрового агентства завдяки інтеграції до нього сервісів, маркетингу та систем. Ця комбінація дозволяє відстежувати комунікацію з клієнтами та всередині компанії, а також конверсію сайту, роботу відділу продажів та KPI співробітників.

Етапи індивідуальної розробки CRM для рекрутингу

При розробці CRM для рекрутингу головним етапом є збирання вимог замовника до своєї майбутньої системи. Саме це визначає, що очікує побачити і який продукт у результаті отримає клієнт. На підставі цих даних розробники складають технічне завдання, в якому прописані основні вимоги до системи CRM для керування персоналом. Прописується її функціонал, структура даних, набір модулів, інтерфейс, інтеграція, цілі та завдання фінального продукту.

Сама розробка CRM для HR-менеджерів починається з відтворення дизайну, ескіз якого створюється в декількох варіантах і надається замовнику для затвердження. Для зниження вартості розробки системи замовники іноді відмовляються від розробки дизайну, вибираючи вже готовий прототип зі стандартним оформленням.

Після затвердження дизайну до роботи над CRM підключаються програмісти – вони автоматизують завдання та створюють органи управління системою. Це найтриваліший і найскладніший етап, оскільки в нього входить створення архітектури, написання програмного коду та налагодження, після чого CRM-систему передають тестувальникам. Вони перевіряють точність інформації, функціональність, продуктивність системи, рівень її безпеки та наявність багів.

Фінальним етапом створення CRM системи для відділу рекрутингу стає її запуск, під час якого систему адаптують та проводять дослідну експлуатацію з навчанням персоналу компанії. Після успішного запуску розробники закривають проект, починаючи гарантійну та післягарантійну підтримку.

Замовити CRM рішення для HR від WEZOM

Досвід та кваліфікація розробників WEZOM дозволяють створити будь-яку CRM для потреб HR-відділу з максимальною адаптацією під конкретні вимоги. Професіоналізм нашої команди - це запорука гідної якості продукту та дотримання дедлайнів. Крім того, надається гарантійна та післягарантійна підтримка створених CRM-систем. Ціна і терміни розробки залежить від функціоналу, інтерфейсу, термінів реалізації системи.