Не має значення, який у вас бізнес - ви не зможете вести його без управління персоналом. Підбір співробітників, відбір кандидатів на посаду, створення конкурентних умов праці, контроль за задоволенням робітників – це лише мала частина обов'язків HR спеціаліста. Ручне виконання цих завдань з кожним роком стає менш ефективним. Але тут на допомогу приходить автоматизація – спеціальні HR системи.
Навіщо потрібна система управління персоналом у компанії
Принцип роботи HR спеціаліста досить простий. У компанію потрібен співробітник, фахівець розглядає кандидатів, проводить співбесіду, збирає дані. Далі він опрацьовує ці дані та обирає кандидата. Якщо компанію розглядається 2-3 співробітника на місяць, то працювати з ними можна в ручному режимі. Але якщо штат співробітників великий, то потрібна система управління персоналом.
HR спеціаліст також займається контролем роботи працівників. Він має проводити оцінку ефективності, вивчати показники, регулювати діяльність. Якщо у компанії небагато співробітників, 5-7 осіб, то можна все це робити вручну. Але якщо штат більше, то потрібна CRM система для HR. Вона виконує такі завдання:
- Всі дані збираються в єдиній базі та надійно зберігаються. Менеджер може з будь-якого пристрою отримати ці дані у зручній формі, доповнити їх, видалити або перенести.
- Зберігається вся історія комунікації із потенційними співробітниками. Система HR зберігає всі дані, кожен претендент отримує персональну картку, в якій зберігаються його особиста інформація, історія листування, результати тестів та інша інформація.
- Візуальне подання інформації дозволяє фахівцю швидко отримувати доступ до необхідної інформації, структурувати її та якісно обробляти.
- Вбудований таск-менеджер дозволяє працювати зі співробітниками всередині компанії, швидко комунікувати та ставити завдання. Також відстежується процес виконання.
- Співробітники інших відділів також отримують інформацію про кандидатів, можуть вивчити їхні навички та ухвалити рішення про співпрацю. При цьому вся комунікація з HR спеціалістами йде всередині системи. Це дозволяє швидко вирішувати питання працевлаштування.
- Процес прийому працювати спрощується. Відділи отримують завдання у призначений час, наприклад, завести у бухгалтерії справу, відкрити акаунти новому співробітнику, надати доступи до сервісів тощо.
- Система управління персоналом CRM дозволяє контролювати роботу співробітників, навіть якщо вони працюють віддалено. Оцінюється KPI, контролюються дедлайн, визначається швидкість роботи, ставляться завдання. Тому це зручний інструмент для роботи навіть у невеликих компаніях.
Використовуючи сучасні технології, можна спростити роботу компанії. Якщо штат швидко зростає, якщо в бізнесі задіяно багато фахівців, використовувати HR системи необхідно.
Як працює система HR?
Що таке система керування персоналом? Це корпоративний софт, який використовують менеджери та HR фахівці. Програма включає набір інструментів, які дозволяють працювати з кадрами. Зокрема, вона включає:
- інструменти планування та постановки завдань;
- роботу з базою даних співробітників та потенційних кандидатів, яка сегментується та персонально налаштовується під потреби компанії;
- інструменти відбору кадрів; проведення оцінки; порівняльні графіки;
- інструменти аналітики з метою оцінки ефективності співробітників.
Це не повний набір можливостей. CRM система для HR включає велику кількість функціональних інструментів, що налаштовуються під потреби бізнесу. Якщо ж вона розробляється індивідуально під підприємство, можна створити власні інструменти. Індивідуальна розробка коштує дорожче, але працює набагато ефективніше, і на середній дистанції окупається.
Види систем управління персоналом
У широкому значенні слова система управління персоналом – це метод взаємодії співробітника з компанією. Вона будується на 3 основних принципах: економічному управлінні, прямому впливі, соціально-психологічному контакті.
Економічне управління персоналом – контроль фінансових потоків, включаючи зарплати, бонуси, кредитування, формування ставок, штрафи та інші деталі, пов'язані з фінансами. Прямий вплив – це комунікація зі співробітниками, що закріплює їхні права та обов'язки. Сюди входять контракти, трудові договори, визначення функцій персоналу та контроль за виконанням роботи. Соціально-психологічний контакт – це розуміння стану і мотивації співробітників, що дуже важливо як вирішення робочих завдань компанія, так професійного зростання співробітника.
Усі ці принципи поєднуються в єдину структуру. Так працює CRM система керування персоналом. Вона об'єднує всі ці аспекти у єдиний організм управління компанією.
CRM системи для HR
CRM система для HR – це діджитал інструмент, що дозволяє контролювати взаємодію з співробітниками за допомогою сучасних технологій. Робочий простір має зручний функціонал, комфортне візуальне відображення та можливість настроювати інструменти під свої потреби.
Під час розробки індивідуальної CRM можна створити якісні унікальні інструменти, спираючись на потреби конкретного бізнесу. Саме тому у WEZOM ми рекомендуємо обирати персональну розробку. Наші аналітики можуть вивчити особливості бізнесу та запропонувати найкраще рішення для вашої компанії. Звертайтеся, щоб обговорити розробку індивідуальної системи HR.
Переваги використання
Цифрова HR-платформа відкриває нові можливості компанії. Система управління персоналом дає такі переваги:
- Можливість встановити роль та певні привілеї співробітникам.
- Надає детальну інформацію про персонал, включаючи посаду, статус, відділ, особисті дані, заробітну плату, графік відпусток та інше.
- Дозволяє ставити завдання та визначати відповідальних співробітників, а система контролю дає можливість повністю відстежувати хід виконання завдань та проводити оцінку ефективності співробітника.
- Зберігає персональні дані про кожного учасника, включаючи не лише штатних співробітників, а й потенційних кандидатів на роботу.
- Система HR дозволяє зібрати звіти у зручній формі з використанням візуальних компонентів та детальної інформації. Формат звітів легко налаштовується.
- Інтегрується з іншими сервісами, включаючи Google Workspace, календарями, поштою, хмарою, LinkedIn та іншими.
- Дозволяє настроїти розсилку повідомлень, включаючи автоматизовану розсилку кандидатам.
- Добре працює автоматизація керування персоналом. Вона включає збереження контактів, підготовку серії листів, автоматичне призначення завдань та контроль їх виконання, збирання даних та інші дії, які допомагають HR фахівцеві автоматизувати низку робочих процесів.
Всі ці переваги дозволяють вивести компанію на новий рівень та керувати співробітниками якісніше. Ваші працівники – це найбільш цінний актив, який дає прибуток компанії. Автоматизація робочих процесів та контроль виконання завдань дозволить визначити слабкі сторони, посилити їх та зрозуміти, як розвивати бізнес.
Проблеми з використанням систем управління персоналом
Система управління персоналом – це ефективний інструмент. Але при впровадженні з'являється низка труднощів, серед них:
- Рішення про впровадження приймають зовсім не ті люди, які використовуватимуть інструмент. Отже, потрібно донести цінність технології. Тому ми рекомендуємо дати ознайомитись з цією статтею та пройти консультацію у WEZOM. Наші спеціалісти докладно пояснять плюси HR системи.
- Коробочні продукти часто не відповідають вимогам компанії. Їх доводиться доопрацьовувати, для цього потрібно наймати спеціаліста, або використовувати інструменти, які є. Рішення просте: створити персональне рішення, яке буде ув'язнено під завдання бізнесу.
- Є думка, що CRM система для HR потрібна лише великим компаніям. Але навіть якщо в штаті 7-10 співробітників, ефективність їхньої роботи буде вищою, якщо бізнес-процеси автоматизувати та контролювати за допомогою діджитал інструментів.
- Ще одна проблема – психологічна. Багато HR фахівці працюють «по-старому» і не готові переходити на нові системи. Але технологія проста в освоєнні і робить життя спеціалістів HR простіше.
Усі складнощі можна подолати. Звертайтеся до нас, щоб обговорити конкретику. Ми розберемо, наскільки ефективним буде інструмент у вашому випадку та як його можна впровадити. Давайте разом робити якісні продукти та покращувати бізнес.
