Як запровадити нову ERP у вашій компанії

Сьогодні нам усім треба бігти з усіх ніг, аби просто залишатися на місці. Щоб рухатися вперед, бізнес має хапатися за усі можливі інструменти, зокрема й за можливості IT. Їх з кожним роком стає дедалі більше - нові інструменти розробки, хмарні платформи, периферійні обчислення, штучний інтелект тощо. Постає питання - як ефективно впроваджувати в компанії технологічні інновації та переконати співробітників їх використовувати? Чи є тут якась методологія?

Що таке ERP

З метою оптимізації своєї роботи дедалі більше компаній використовують ERP-системи (Enterprise resource planning - планування ресурсів підприємства). Це софт з інтегрованого управління головними бізнес-процесами, часто в режимі реального часу за допомогою впровадження програмного забезпечення та технологій. Така система дозволяє визначити стратегію компанії та відстежувати роботу кожного її відділу. Головне завданням ERP - об'єднати всі внутрішні процеси підприємства в одне середовище, де кожний з учасників матиме чітко визначені обов'язки та відповідальність. 

Переваги впровадження ERP 

Впровадження ERP-системи дозволяє централізовано керувати бізнесом, оптимізуючи більшість його процесів. І хоча функціонал таких ІТ-рішень може бути різним, оскільки безпосередньо залежить від потреб кожного окремого бізнесу, головні переваги ERP є наступними:

• Створення єдиного середовища. Дає змогу бізнесу прискорити внутрішню комунікацію та прийняття рішень, а також узгодити організаційні питання та оброблення заявок користувачів.
• Розподілення прав доступу. Забезпечує належний рівень конфіденційності даних, а кожен співробітник отримує лише ту інформацію, до якої має доступ.
• Об'єднання фінансових даних. Єдина інформаційна база дає змогу відстежувати кожний відділ компанії та її фінансову звітність. Це дозволяє уникнути нецільових витрат коштів та контролювати фінансові потоки всередині компанії. 
• Автоматизація бізнес-процесів. Забезпечує високу швидкість узгодження дій, розподілення ролей та прав доступу всередині компанії, а також оперативне планування, доступність та надійне зберігання даних.

Впровадження ERP-системи дозволяє компанії дуже швидко полегшити роботу менеджменту, прискорити взаємодію з керівництвом, оптимізувати комунікацію між відділами та зробити прозорою фінансову звітність.

Чому спроби запровадити ERP-систему зазнають невдачі?

Чимало компаній впроваджують у свої бізнес-процеси нові технології після місяців вивчення та планування, і все одно з подивом дізнаються, що співробітники ними не користуються. Ось деякі з найпоширеніших пояснень:

• Технологія виявляється заскладною. Оскільки існує дуже багато рівнів, пов’язаних зі створенням великих систем планування ресурсів підприємства (ERP), вони надзвичайно вразливі до помилок. Така система може мати безліч функцій та модулів, і будь-яка неправильна її конфігурація може мати серйозні та дорогі наслідки.
• Нова технологія не інтегрується з наявним програмним забезпеченням. Будь-кого розчарує технологія, яка погано інтегрується з наявним програмним забезпеченням та додатками. Це призводить до ускладнення процесів, які сповільнюють всім роботу й позбавляють співробітників будь-якого бажання користуватися таким нововведенням.

• Співробітники не розуміють цінності нової технології. Якщо ваші співробітники не розуміють викликів, з якими має боротися нова технологія, яку впровадили у них на роботі, то вона не матиме жодного ефекту.

Попри те, що використання ERP надає значні переваги, ви можете їх не відчути, якщо не будете застосовувати інновації належним чином. Впровадження технологій, особливо провідних (cutting edge), має починатися з детального бізнес-аналізу, з підготовки деталізованого плану їхнього впровадження, та з підготовчої роботи всередині самої компанії. Варто прорахувати не лише усі переваги від проекту, але й усі можливі ризики та блоки, які можуть завадити його успіху. 

З чого почати впровадження інновацій у компанії?

Компанії часто поспішають із запуском нових технологій, які погано інтегруються з наявним у них робочим процесом. Аби цього уникнути, спочатку варто виконати аналіз діяльності бізнесу та визначити завдання, які має вирішувати впровадження ERP. Для цього вкрай важливо розуміти масштаби бізнесу, виробничі процеси та принципи взаємодії підрозділів компанії. На основі цих даних складається звіт, який дозволяє спланувати подальші роботи й технічне завдання для спеціалістів з впровадження.

Ключові кроки для успішної інтеграції нових технологій

Вам не уникнути впровадження нових процесів та додаткових інструментів у бізнесі, навіть якщо це важко. Та ми дамо декілька порад, які спростять вам задачу. 

Складіть план

Чим детальніше ви сплануєте розв'язання проблеми, тим краще. Тому розробіть покрокову стратегію стосовно ваших цілей, вимог та як нова технологія може їх вирішити.

Ваше нове програмне забезпечення потрібно буде впроваджувати поетапно, що означає наступні кроки:

• Оцінка усіх функціональних завдань, які має вирішувати ERP.
• Роз'яснення співробітникам сутності нововведень.
• Створення команди з впровадження.
• Призначення відповідального за процес впровадження.
• Перенесення даних.
• Навчання співробітників.
• Пілотний запуск нововведень.
• Вивчення першого тижня/місяця використання нової системи.
• Надання постійної технічної підтримки.
• Оцінка ефективності кожні 6 та 12 місяців.

Передача відповідальності та обов'язків зі впровадження вашого плану надзвичайно важлива. Зокрема, хто контролюватиме всі етапи впровадження нововведень у компанії? Цих етапів буде чимало й ось декілька порад, як не опустити руки під час їх реалізації.

• Розуміння причини вибору ERP-системи. Все починається з простого розуміння переваг. Це можна вирішити індивідуальною презентацією, під час якої можна поставити питання та побачити технологію в дії, аби зрозуміти весь її потенціал. Це найпростіший метод визначення доцільності ваших інвестицій в цю систему.
• Не впадайте у відчай через опір співробітників. Запуск нової системи завжди потребує певного часу та терпіння, оскільки може викликати опір серед співробітників.
• Переконайтеся, що ваша команда розуміє переваги. Заохочуйте тімлідерів вихваляти переваги ERP-системи кожному зі співробітників в індивідуальному порядку, аби забезпечити загальну підтримку.
• Залучайте співробітників. Компанії часто припускаються помилки, запроваджуючи інновації без консультацій з особами, які ними вже користуються. Завжди зважайте на поради ваших товаришів по команді стосовно кращого використання ERP.
• Заохочуйте колег ділитися знаннями. Ніхто не любить проходити виснажливий курс навчання. Якщо все організувати правильно, то ваші співробітники не знатимуть, що вони навчаються.
• Забезпечуйте підтримку. Питання “як мені це зробити?” можуть вас дивувати. Але це частина процесу навчання. Хоча ваш новий софт буде містити всі необхідні інструкції та поради, ваші співробітники все одно можуть звертатися за порадами до професіоналів.
• Наполягайте на зворотному зв'язку. Залучення ваших співробітників значно зросте, якщо керівники не будуть байдужими до негараздів з інтеграцією. До того ж це чудовий шанс для розвитку лідерства у команді.
• Регулярно оцінюйте успішність інтеграції. Дізнайтеся, які аспекти ERP-системи найбільше цікавлять кожного з команди. Також визначте, які завдяки цьому було покращено робочі процеси та де скоротилися витрати часу та коштів. 

Висновок

Рано чи пізно будь-який бізнес стикається з необхідністю запровадження ERP-системи для оптимізації своїх процесів. Це невіддільна сторона розвитку та масштабування кожної компанії, оскільки автоматизація прискорює темпи виробництва та просування бізнесу.

Щоб зробити всі нововведення простішими, переконайтеся, що взяли до уваги всі зазначені фактори до впровадження нового софту чи інфраструктури:

• навчайте співробітників;
• персоналізуйте навчання та змінюйте його методи;
• стимулюйте ініціативність у колективі.

Це значно спростить впровадження нових технологій, але не позбавить труднощів. Для швидкого їх подолання краще звернутися по допомогу до перевірених часом команд професіоналів, які мають багато успішних кейсів розв'язання таких завдань. 

Розуміння цього допоможе вам заздалегідь підготуватися до системних змін в компанії та успішно їх виконати, без втрати часу, іміджу та прибутку.