Внедрение ERP-систем

Сегодня нам всем нужно бежать со всех ног, чтобы просто оставаться на месте. Чтобы двигаться вперед, бизнес должен хвататься за все возможные инструменты, включая возможности IT. Их с каждым годом становится все больше – новые инструменты разработки, облачные платформы, периферийные вычисления, искусственный интеллект и прочие. Спрашивается - как эффективно внедрять в компании технологические инновации и убедить сотрудников их использовать? Существует ли тут какая-нибудь методология?

Что такое ERP

В целях оптимизации своей работы все большее компаний используют ERP-системы (Enterprise resource planning - планирование ресурсов предприятия). Это софт по интегрированному управлению главными бизнес-процессами, часто в режиме реального времени посредством внедрения программного обеспечения и технологий. Такая система позволяет определить стратегию компании и отслеживать работу каждого отдела. Главная задача ERP - объединить все внутренние процессы предприятия в одну среду, где у каждого из участников будет четко определенные обязанности и ответственность.

Преимущества внедрения ERP 

Внедрение ERP-системы позволяет централизованно управлять бизнесом, оптимизируя большинство его процессов. И хотя функционал таких ИТ-решений может быть разным, поскольку напрямую зависит от потребностей каждого отдельного бизнеса, вот главные преимущества ERP-системы:

• Создание единой среды. Позволяет бизнесу ускорить внутреннюю коммуникацию и принятие решений, а также согласовать организационные вопросы и обработки заявок пользователей.
• Распределение прав доступа. Обеспечивает надлежащий уровень конфиденциальности данных, а каждый сотрудник получает только ту информацию, к которой имеет доступ.
• Объединение финансовых данных. Единая информационная база позволяет отслеживать каждый отдел компании и ее финансовую отчетность. Это позволяет избежать нецелевых расходов средств и контролировать финансовые потоки внутри компании.
• Автоматизация бизнес процессов. Обеспечивает высокую скорость согласования действий, распределения ролей и прав доступа внутри компании, а также оперативное планирование, доступность и надежное хранение данных.

Внедрение ERP-системы позволяет компании оперативно упростить работу менеджмента, ускорить взаимодействие с руководством, оптимизировать коммуникацию между отделами и сделать прозрачной финансовую отчетность.

Почему попытки внедрить ERP-систему терпят неудачу?

Многие компании внедряют в свои бизнес-процессы новые технологии после месяцев изучения и планирования, и все равно с удивлением узнают, что сотрудники ими не пользуются. Вот некоторые из самых распространенных объяснений:

• Технология оказывается слишком сложной. Поскольку существует очень много уровней, связанных с созданием больших систем планирования ресурсов предприятия (ERP), они очень уязвимы к ошибкам. Такая система может иметь множество функций и модулей, и любая неправильная ее конфигурация может повлечь серьезные и дорогостоящие последствия.
• Новая разработка не интегрируется с имеющимся программным обеспечением. Любого разочарует технология, плохо интегрирующаяся с имеющимся программным обеспечением и приложениями. Это приводит к усложнению процессов, замедляющих всем работу и лишающих сотрудников любого желания пользоваться таким нововведением.
• Сотрудники не понимают ценности новой технологии. Если ваши сотрудники не понимают вызовов, с которыми должна бороться новая технология, внедренная у них на работе, то она не будет иметь никакого эффекта.

Несмотря на то, что использование ERP дает значительные преимущества, вы можете их не ощутить, если не будете применять инновации должным образом. Внедрение технологий, особенно ведущих (cutting edge), должно начинаться с детального бизнес-анализа, с подготовки детализированного плана их внедрения и с подготовительной работы внутри самой компании. Следует просчитать не только все преимущества от проекта, но и все возможные риски и блоки, которые могут помешать его успеху.

С чего начать внедрение инноваций в компании?

Компании часто спешат с запуском новых технологий, которые плохо интегрируются с имеющимся у них рабочим процессом. Чтобы избежать этого, сначала надо выполнить анализ деятельности бизнеса и определить задачи, которые должно решать внедрение ERP. Для этого очень важно понимать масштабы бизнеса, производственные процессы и принципы взаимодействия подразделений компании. На основе этих данных составляется отчет, позволяющий спланировать дальнейшие работы и техническое задание для специалистов по внедрению.

Ключевые шаги для успешной интеграции новых технологий

Вам не избежать внедрения новых процессов и дополнительных инструментов в бизнесе, даже если это затруднительно. Мы дадим несколько советов, которые упростят вам задачу.

Составьте план

Чем подробнее вы спланируете решение проблемы, тем лучше. Поэтому разработайте пошаговую стратегию по отношению к вашим целям, требованиям и как новая технология может их решить.

Ваше новое программное обеспечение нужно будет внедрять поэтапно, что означает такие шаги:

• Оценка всех функциональных задач, которые решает ERP.
• Разъяснение сотрудникам сущности новшеств.
• Создание команды по внедрению.
• Назначение ответственного за процесс внедрения.
• Перенос данных.
• Обучение сотрудников.
• Пилотный запуск новшеств.
• Изучение первой недели/месяца использования новой системы.
• Оказание постоянной технической поддержки.
• Оценка эффективности каждые 6 и 12 месяцев.

Передача ответственности и обязанностей по внедрению вашего плана очень важна. В частности, кто будет контролировать все этапы внедрения новшеств в компании? Этих этапов будет немало и вот несколько советов, как не опустить руки во время их реализации.

• Понимание причин выбора ERP-системы. Все начинается с простого понимания преимуществ. Это можно решить индивидуальной презентацией, во время которой можно задать вопрос и увидеть технологию в действии, чтобы понять весь ее потенциал. Это самый обычный способ определения целесообразности ваших инвестиций в эту систему.
• Не отчаивайтесь из-за сопротивления сотрудников. Запуск новой системы всегда требует определенного времени и терпения, поскольку может вызвать сопротивление среди сотрудников.
• Убедитесь, что команда понимает преимущества. Поощряйте тимлидеров хвалить преимущества ERP-системы каждому из сотрудников в индивидуальном порядке, чтобы обеспечить общую поддержку.
• Привлекайте сотрудников. Компании часто допускают ошибки, вводя инновации без консультаций с лицами, которые ими уже пользуются. Всегда обращайте внимание на советы ваших товарищей по команде относительно лучшего использования ERP.
• Поощряйте коллег делиться знаниями. Никто не любит проходить изнурительный курс обучения. Если все организовать правильно, ваши сотрудники не будут знать, что они учатся.
• Обеспечивайте поддержку. Вопрос "как мне это сделать?" могут вас удивлять. Но это часть процесса обучения. Хотя ваш новый софт будет содержать все необходимые инструкции и советы, ваши сотрудники все равно могут обращаться за советами к профессионалам.
• Настаивайте на обратной связи. Привлечение ваших сотрудников значительно возрастет, если руководители не будут безразличны к проблемам с интеграцией. К тому же это отличный шанс для развития лидерства в команде.
• Регулярно оценивайте успеваемость интеграции. Узнайте, какие аспекты ERP системы наиболее интересуют каждого из команды. Также определите, какие улучшились рабочие процессы и где сократились затраты времени и средств.

Внедрение ERP-системы на предприятии

Выбор и внедрение ERP системы может также оказаться непростой задачей, но в результате приносит намного больше прибыли и пользы, чем требует затрат и усилий. Это значит, что рентабельность такого проекта на высоте, что подтверждается множеством успешных кейсов, находящихся в открытом доступе, а также опытом компаний, предпочитающих не разглашать тайны своего успеха. 

ERP система или система планирования ресурсов предприятия - это программное обеспечение, которое помогает вести учет, планировать и распределять все материальные и нематериальные ресурсы компании - финансы, инвентарь, запасы сырья и даже персонал. Благодаря грамотному комплексному подходу можно увеличить продуктивность предприятия, сократить расходы, снизить количество простоев, повысить эффективность и, соответственно, прибыль. Именно поэтому такие решения пользуются огромной популярностью. 

Этапы внедрения

Внедрение ERP на предприятии требует внимательного и продуманного подхода, тщательной подготовки и готовности к переменам как со стороны руководства компании, так и от всех ее сотрудников. Чтобы все прошло успешно и эффективно, рекомендуем изучить основные этапы внедрения ERP системы: 

1. Анализ. В первую очередь необходимо тщательно изучить все имеющиеся процессы, определить сильные и слабые стороны, выяснить, что необходимо усовершенствовать и какие усилия могут для этого понадобиться. На этом этапе важно максимально честно и детально описать текущую ситуацию и тот результат, к которому вы хотите прийти, а также определить ключевые различия между этими двумя концептами. 
2. Планирование. Когда цели определены, важно продумать и разработать четкий план. Например, необходимо определить, какой именно должна быть ваша ERP система, какие функции она должна содержать и какие цели помогать достигнуть. На этом же этапе стоит обрисовать roadmap дальнейших изменений, чтобы вы пошагово знали, что ждет вас на пути внедрения ЕРП системы. 
3. Создание ERP системы. Для разработки подходящей вам системы необходимо сначала найти компанию, которая специализируется на подобного рода разработке и устроит вас по условиям сотрудничества. Затем важно создать техническое задание с детальным описанием системы и требований к ней. Далее компания-подрядчик будет разрабатывать вашу систему, но это не значит, что вы можете расслабиться. Ваше участие в определенной мере будет необходимо для получения максимально качественного результата. 
4. Подготовка. Параллельно с непосредственной разработкой системы очень важно подготовить процессы и данные внутри самой компании. Дело в том, что внедрение ERP существенно повлияет на привычный ход событий, и чтобы изменения вступили в силу безболезненно и сразу эффективно, готовиться к ним нужно заранее. Так, необходимо провести определенную работу с сотрудниками, подготовить инструкции на все будущие процессы, которые будут отличаться от предыдущих, а также привести все имеющиеся данные в надлежащий вид. Подготовка данных должна проводиться согласно определенным условиям, которые вам обязательно расскажет команда разработки. Отладка данных просто необходима для корректного функционирования ERP системы. 
5. Внедрение. Когда почва подготовлена, данные отлажены и сама система разработана, пришло время внедрить ее на предприятие. Это также процесс не одного дня, ведь теперь понадобится загрузить все данные в систему, синхронизировать ее с другими системами при необходимости, а также запустить все прописанные обновленные процессы. 
6. Техническая поддержка. Сразу после внедрения ERP системы на предприятии вы не остаетесь с ней один на один. Большинство компаний по разработке, в том числе и Wezom, предоставляют услуги технической поддержки, помогают справиться с возможными неполадками, отвечают на возникшие вопросы и следят за корректностью эксплуатации. Если нужно, проводится обучение персонала. 

Мы вкратце описали вам этапы, ожидающие при внедрении ERP и теперь вы знаете, что вас ждет и как к этому подготовиться. Тем не менее рекомендуем проходить этот путь плечом к плечу со специалистами, которые помогут вам найти ответы на все вопросы, проконсультируют вас и обеспечат разработку максимально эффективной стратегии внедрения. 

Основные ошибки при внедрении ERP-систем

Внедрение ERP в процессы компании - это достаточно масштабное изменение, которое нельзя недооценивать. Помимо массы положительных результатов, которые несут эти изменения, есть также определенные риски, связанные с неправильным подходом и другими проблемами при внедрении. Давайте рассмотрим основные ошибки, какие риски они за собой ведут, и что делать, чтобы этого не допустить. 

• Не продумана цель внедрения ERP. Нельзя внедрять систему просто чтобы она была, иначе вы рискуете потратить на ее разработку и отладку процессов множество времени и денег, а в итоге не получить никакого результата. Прежде, чем инициировать любые масштабные изменения в компании всегда определяйте конкретные цели, которых вы хотите достичь. Так вы будете всегда видеть нужное направление и корректировать любые действия в соответствии с ним.
• Отсутствует план внедрения. Когда у вас нет четкого плана проведения изменений на предприятии, вы рискуете сбиться с курса и так и не достигнуть конечной цели. Рекомендуем создавать хотя бы roadmap с основными шагами и дедлайнами, чтобы вы могли точно двигаться в направлении цели. В идеале же иметь подробный план, который поможет вам следовать в верном направлении и отслеживать свой прогресс.
• Вы недооцениваете масштабы изменений. Внедрение ERP системы влечет за собой глобальные изменения в работе всей компании, множество процессов придется перестроить, некоторые процессы исчезнут из вашего цикла, а другие придут на их место. Будьте готовы к тому, что внедрение ERP предусматривает не только разработку программного обеспечения и его запуск на устройствах вашей компании, но и серьезные метаморфозы внутри самой компании.
• Неправильно рассчитаны сроки и бюджет. Эта ошибка часто является следствием предыдущей, когда нет полного представления о том, что вы собираетесь сделать, вы можете выделить недостаточно средств или меньше времени, что затруднит проведение запланированных изменений. Мы советуем консультироваться со специалистами на ранних этапах планирования внедрения ERP. Более того, при разработке ERP систем, мы всегда привлекаем бизнес аналитика, который помогает оценить масштабы и ресурсозатратность внедрения. Вам достаточно просто обратиться в компанию по разработке на максимально ранних этапах.
• Не проведена должная работа с персоналом. Поскольку внедрение ERP спровоцирует глобальные изменения в процессах, это также может привести к кадровым перестановкам, что может быть воспринято сотрудниками не всегда позитивно и грозит саботажем внедрения системы. Чтобы избежать подобных ситуаций, необходимо изначально планировать все изменения с учетом перестановок в штате, а также проводить подготовительные работы с персоналом, которые предупредят их и подготовят к новым должностям, процессам и другим изменениям.
• Руководство компании-заказчика недостаточно вовлечено в процесс внедрения. Для достижения максимальных результатов необходима командная работа, и речь не только о команде разработки на стороне, вы также должны стать частью этой команды и участвовать в процессах, ведь никто не знает вашу компанию лучше вас. 

Сколько стоит внедрение ERP-системы

Стоимость внедрения системы зависит в первую очередь от особенностей вашего бизнеса, ведь именно они определяют функционал будущей системы, количество и масштабы внутренних изменений и так далее. 

Если вы планируете привлекать третьи лица для управления диджитализацией вашей компании, это также скажется на сумме затрат. Мы же можем сориентировать вас в вопросе стоимости разработки непосредственно ERP системы, а точнее в том, от чего зависит эта стоимость. 

Главным образом ваши затраты на разработку будут зависеть от того функционала, который необходимо реализовать. Разные функции требуют разных технологий, а также времени на их реализацию, что, соответственно, приводит к разным затратам. Мы приверженцы индивидуального подхода, поэтому не можем сказать вам единую стоимость для любой компании, но зато можем гарантировать разработку именно тех инструментов, которые будут вам полезны.

Также на стоимость влияет степень продуманности и проработки вашего плана ваш план диджитализации. Ведь любые недоработки могут привести к отклонению от цели и дальнейшим переделкам или правкам, что также скажется на финальном чеке. Более того, чем больше у вас наработок и чем конкретнее описано техническое задание, тем больше шансов удешевить разработку. 

Еще один важный фактор стоимости - это ваша вовлеченность в процессы. Ваше участие может ускорить процесс, улучшить результат и сократить стоимость, а бездействие - привести к простоям, отклонению от курса и дальнейшим многочисленным правкам. 

Чтобы узнать, какова будет стоимость разработки ERP системы конкретно в вашем случае, свяжитесь с нами любым удобным для вас способом и максимально подробно опишите инструмент, который хотите получить. Тогда наш менеджер сможет сориентировать вас по стоимости и срокам разработки. Если же у вас еще нет четкого виденья, вы можете описать цели, которых хотите достичь, а мы предложим вам свои аналитические услуги, а также сразу на примерах расскажем о стоимости и сроках различных решений. 

Оставьте заявку на сайте и начните процесс внедрения ERP на ваше предприятие уже сегодня с Wezom.