Як eCommerce рішення синхронізується з ERP системою: 9 кроків

Ви коли-небудь замислювалися, як великі онлайн-магазини щодня дають собі раду з тисячами замовлень без найменших збоїв? Відповідь криється в інтеграції їхніх eCommerce платформ з ERP-системами. Такі рішення ефективно розв’язують проблеми управління запасами, обробки замовлень, обліку тощо. 

У цій статті ми розкажемо, як синхронізувати інтернет-магазин з ERP, розглянемо мету та доцільність такої інтеграції. Понад те, ми детально розберемо основні етапи синхронізації онлайн-магазину з ERP на прикладі системи Odoo, щоб ви могли краще зрозуміти переваги цього процесу для вашого бізнесу. 

Мета та необхідність синхронізації eCommerce-рішення з ERP

Для початку згадаймо, що таке ERP (Enterprise Resource Planning). Це корпоративний софт, який допомагає підприємствам управляти різними аспектами своєї діяльності, такими як матеріальні активи, фінанси, управління запасами, виробництво, HR тощо. ERP інтегрує усі аспекти діяльності підприємства в єдине контрольоване середовище, що дозволяє бізнесу ефективно керувати ресурсами, оптимізувати процеси та приймати обґрунтовані управлінські рішення.

Різноманітні ERP-системи використовуються сьогодні практично в усіх сферах: від виробництва до сфери послуг. У галузі онлайн-комерції інтеграція особистого кабінету з ERP дозволяє налагодити в магазині безперервний обмін даними, який дає низку переваг. Назвімо їх.

• Автоматизація бізнес-процесів. ERP допомагає автоматизувати чимало операцій, таких як обробка замовлень та платежів, бухгалтерський облік, документообіг, управління персоналом тощо. Це допомагає підприємству зосередитися на стратегічних завданнях, замість марнування часу на рутинні операції.
• Ефективне управління запасами. Інтеграція ERP передбачає впровадження модулів управління складом та логістикою. Інформація про наявність товарів на складі завдяки цим модулям буде оновлюватись в режимі реального часу, і кожну одиницю продукцію можна буде відстежити у системі. Це дозволяє покращити сервіс, оптимізувати запаси та мінімізувати витрати. 
• Якісний контроль над фінансами. Софт для управління ресурсами підприємства має фінансовий модуль та інтеграцію із платіжними системами. Дані про замовлення та оплату автоматично фіксуються в ERP, що допомагає уникнути помилок та забезпечити точну й оперативну фінансову звітність. 
• Ефективна робота з даними. ERP дозволяють інтегрувати різноманітні бази даних бізнесу в єдине інформаційне середовище. Вся інформація про продукти, клієнтів та замовлення буде очищена від дублів, помилок та розбіжностей, зведена до єдиного формату та підготовлена до зручного застосування. 
• Покращення прийняття рішень.  Інтеграція eCommerce та ERP систем дозволяє збирати та аналізувати великі обсяги даних про продажі, клієнтів та інші аспекти бізнесу. Це допомагає виявляти слабкі місця у процесах та ухвалювати якісні, обґрунтовані стратегічні рішення.

Тож сьогодні синхронізація інтернет-магазину з ERP-системою – це не просто приємна можливість, а нагальна потреба для будь-якого онлайн-бізнесу. Адже диджитал безпосередньо впливає на конкурентоздатність. 

9 етапів синхронізації eCommerce та ERP: приклад Odoo

Як працює синхронізація eCommerce продукту з ERP? Ми розберемо цей процес на прикладі популярної ERP-системи Odoo, яка відрізняється відкритим кодом та часто застосовується для потреб eCommerce. 

      1 .  Підготовка до синхронізації

Від якісної підготовки залежить успіх всього процесу синхронізації. На стартовому етапі здійснюється ретельний аналіз обох систем, щоб визначити, які дані необхідно синхронізувати, та вибрати оптимальні інструменти для інтеграції.

Першим кроком є детальна оцінка потреб бізнесу. Необхідно чітко визначити, які саме дані мають бути синхронізовані між eCommerce платформою та ERP системою. Зазвичай сюди входять дані щодо продуктів, замовлень, клієнтів, товарних запасів, цін, платежів, параметрів доставлення тощо. Від коректного визначення обсягу даних для інтеграції залежить складність інтеграції, необхідність додаткових налаштувань та, зрештою, ефективність роботи усього магазину.

Коли оцінка потреб завершена, фахівці обирають відповідні інструменти для синхронізації. Чимало сучасних ERP мають вбудовані модулі та конектори для роботи з іншими системами. Як приклад, Odoo пропонує широкий спектр модулів для інтеграції з різними eCommerce платформами. У наших кейсах з цією ERP ми без проблем інтегрували ці інструменти із рішеннями для eCommerce на фреймворку Laravel.

      2 .  Налаштування API доступу

API (Application Programming Interface) слугує програмним мостом, що дозволяє двом системам обмінюватися даними в реальному часі. Правильне налаштування API має вирішальне значення для синхронізації платформи eCommerce та ERP: від цього залежить швидкодія, стабільність та безпека обміну даними щодо замовлень, продуктів, клієнтів тощо. 

Перший крок у налаштуванні API доступу - це створення спеціальних облікових записів в обох системах. Дані облікові записи дозволять увімкнути та налаштувати API на двох сторонах – в платформі eCommerce та в ERP. При цьому вони будуть мати обмежений доступ до певних функцій системи, що забезпечить безпеку. 

Після створення облікових записів система генерує унікальні ключі API, що містять ідентифікатор та захищені дані для автентифікації (секрет API). Ключі необхідно зберігати в безпеці та берегти від розголошення, адже вони можуть надати доступ до вашої системи. Кожному ключу необхідно налаштувати доступ для безпечної взаємодії систем. 

      3 .  Налаштування конектора

Конектор слугує своєрідним "перекладачем" між двома системами, забезпечуючи безперервний обмін даними. Він дозволяє налаштовувати частоту синхронізації, напрямок передачі даних та безліч інших параметрів взаємодії систем.

Першим кроком на цьому етапі є інсталяція конектора в обидві системи. Це можна зробити у різні способи, залежно від цільових платформ та конкретного конектора. Сьогодні чимало популярних платформ eCommerce та ERP-систем мають власні маркетплейси з додатковими розширеннями, де можна знайти та встановити готові конектори. Якщо такої можливості немає, то розробникам доведеться проводити інсталяцію вручну. 

Після встановлення конектора йому необхідно налаштувати параметри. Зокрема:

• Ввести налаштування API. Йдеться про введення отриманих раніше API ключів і секретів для автентифікації.
• Провести маппінг полів. Це процес зіставлення полів в одній системі з полями в іншій. Наприклад, поле "Назва продукту" в eCommerce системі має бути зіставлене з полем "Назва товару" в ERP системі. 
• Налаштувати синхронізацію. Необхідно визначити частоту синхронізації (наприклад, кожні 15 хвилин, щогодини, щодня), напрямок синхронізації (односторонній, двосторонній), пріоритети синхронізації (які дані синхронізувати в першу чергу).
• Налаштувати обробку помилок. Визначити алгоритм на випадок виникнення помилок під час синхронізації.

      4 .  Початкова синхронізація

Етап початкової синхронізації eCommerce платформи з ERP, такої як Odoo, є критичним для успішної інтеграції обох систем. У цьому процесі можна виділити дві ключові стадії: 

• Імпорт даних: Початкова синхронізація передбачає попередній імпорт даних з eCommerce-платформи в систему ERP та навпаки. Цей процес може включати імпорт інформації щодо продуктів, категорій, клієнтської бази, замовлень та товарні запаси. Наприклад, дані про нові продукти, які були додані до інтернет-магазину, мають бути імпортовані в ERP систему для подальшого менеджменту та обліку.
• Перевірка даних: Після імпорту даних в обидві системи важливо здійснити верифікацію коректності імпортованих даних. Тобто, слід переконатися, що дані про продукти, клієнтів, замовлення та запаси правильно синхронізувалися між системами. Вато перевірити, чи всі нові замовлення з інтернет-магазину відображаються в ERP системі, та чи коректно дані про клієнтів імпортувалися в ERP для подальшого використання.

Етап початкової синхронізації вимагає уваги до деталей та тестування, аби гарантувати працездатність системи та вберегтися від помилок. 

      5 .  Регулярна синхронізація

Налаштування регулярної синхронізації визначає саму суть інтеграції eCommerce платформи з ERP системою. Адже саме так забезпечується безперервний обмін даними між системами.

Регулярна синхронізація забезпечується через налаштування процесів автоматичної синхронізації та обробки змін. Розберімо обидва ці аспекти інтеграції.

• Автоматична синхронізація - це процес, при якому дані синхронізуються між системами без жодного втручання людини. Це досягається шляхом налаштування розкладу синхронізації, тобто визначення інтервалів часу, через які буде виконуватися оновлення даних у взаємодії систем. Для налаштування автоматичної синхронізації слід налаштувати частоту оновлення, або ж визначити тригери, які запускають її (наприклад, при створенні нового замовлення на eCommerce-майданчику).
• Обробка змін – це постійний процес моніторингу змін в даних в одній системі та автоматичного оновлення відповідних записів в іншій системі. Типовими змінами даних в eCommerce можуть бути такі події як додавання нових продуктів, зміна цін, оновлення статусу замовлень, зміна персональних даних клієнтів тощо. Якщо зміна відбувається в платформі Ecommerce, алгоритм обробки має підтягнути відповідну зміну до ERP. 

Якщо ці процеси налаштовані коректно, регулярна синхронізація буде забезпечувати магазину безшовне та безпомилкове оновлення даних у всій його екосистемі eCommerce.

      6 .  Обробка замовлень

Якщо все зроблено правильно, синхронізація інтернет-магазину з ERP дозволяє максимально автоматизувати обробку замовлень. Налаштування цього функціоналу має дві складові: 

• Синхронізація замовлень передбачає автоматичне перенесення інформації про нові замовлення з eCommerce-платформи в ERP систему. Це дозволяє співробітникам відділку продажів, складу та логістики одразу отримувати всю необхідну інформацію для обробки замовлення, без необхідності вводити дані вручну. Така синхронізація відбувається через тригери, API та маппінг полів. 
• Управління статусами замовлень дозволяє автоматизувати та відстежувати рух замовлення по всій ланці обробки. Коли статус замовлення змінюється в одній системі, ця зміна автоматично підтягнеться в іншу. Це прискорює процес обробки, унеможливлює помилки та покращує якість сервісу. 

Синхронізація замовлень та автоматичне управління їхніми статусами є важливими аспектами ефективної інтеграції між eCommerce та ERP системами. Завдяки цьому магазини отримують змогу швидко, ефективно та безпомилково обробляти тисячі замовлень на день. 

      7 .  Управління запасами

Налаштування цієї синхронізації допомагає забезпечити точний облік товарів на складі. Тож магазин зможе уникнути ситуацій, коли товар продається, але його немає в наявності. ERP також допоможе оптимізувати процеси закупівель. Для цього треба вирішити два ключових завдання:

• Синхронізація рівнів запасів: В рамках цього процесу відбувається автоматичне оновлення кількості товарів на складі в системі ERP (наприклад, в Odoo) залежно від продажів в eCommerce-платформі. Це означає, що дані про продажі з інтернет-магазину автоматично впливають на рівні запасів в ERP системі. І навпаки, нові надходження підтягуються в eCommerce-майданчик автоматично і миттєво опиняються у продажі. 
• Повідомлення про недостатні запаси: Під час синхронізації важливо налаштувати відправлення менеджерам сповіщень у випадках, коли запаси на складі досягають критично низького рівня. Це дозволяє оперативно реагувати та замовляти нові партії продукції без зволікань.Понад те, моніторинг динаміки продажів eCommerce засобами ERP дозволить реагувати на стрибки попиту завчасно. 

Якісна синхронізація управління запасами дозволяє забезпечити точний облік товарів, оптимізувати процеси закупівель і покращити обслуговування клієнтів.

      8 .  Фінансова синхронізація

Цей етап налаштування забезпечує точний облік фінансових операцій в онлайн-магазині, автоматизує процеси обробки платежів і сприяє прозорості фінансових потоків компанії. Успішна фінансова синхронізація eCommerce рішення з ERP працює на двох рівнях: 

• Обробка платежів передбачає автоматичний обмін інформацією про платежі між eCommerce платформою та ERP системою. Це дозволяє відстежувати статус платежів, створювати фінансові документи (рахунки, акти) та автоматично оновлювати дані про транзакції  від клієнтів. Для цього eCommerce платформа інтегрується з платіжними системами та отримує від них відповідну інформацію, а потім віддає дані до ERP. 
• На основі цих даних ERP-система веде фінансовий облік магазину. Відповідні модулі ERP дозволяють автоматично фіксувати доходи, витрати та прибуток, заборгованість перед постачальниками тощо. Усі фінансові дані мають вноситись коректно та оперативно для забезпечення точності фінансової звітності.

Завдяки якісній синхронізації з ERP магазин може автоматизувати фінансову звітність та податковий облік. Понад те, він надає змогу вести глибоку аналітику фінансової діяльності компанії.

      9 .  Моніторинг та підтримка

Важливо ретельно слідкувати за взаємодією між майданчиком eCommerce та ERP, аби гарантувати безперебійну роботу усієї системи, виявляти помилки та можливі проблеми, забезпечувати кібербезпеку та вдосконалювати процеси синхронізації. Це безперервна робота, в якій можна виділити два аспекти:

• Моніторинг синхронізації передбачає постійне спостереження за процесом обміну даними між ERP та майданчиком eCommerce, аби завчасно виявляти будь-які проблеми. Моніторингу піддаються такі аспекти як швидкість синхронізації, робота тригерів, повнота передачі даних тощо. Фахівці ведуть моніторинг через аналіз логів, спеціалізовані дашборди та відповідно налаштованні механізми сповіщень. 
• Оновлення та оптимізація в частині синхронізації між платформами – це невіддільна частина підтримки усієї системи. Вона покликана покращити продуктивність синхронізації, додати їй нові функціональні можливості та забезпечити сумісність з новими версіями сервісів та систем для бізнесу. Оновленню підлягають конектори, модулі ERP та eCommerce, API тощо.

Стабільний моніторинг та регулярні оновлення гарантують усій системі працездатність, ефективність та конкурентоздатність. 

Як працює синхронізований процес: приклад реального замовлення

Як синхронізація eCommerce з Odoo ERP працює на практиці? Розгляньмо цей механізм на прикладі замовлення кросівок в кастомному онлайн-магазині: від здійснення замовлення, до його закриття чи можливої роботи з поверненнями. 

• Замовлення в eCommerce: Клієнт обирає та замовляє кросівки на онлайн-майданчику. Він досліджує каталог, обирає у фільтрах розмір, бренд та кольори. Якщо у користувача є особистий кабінет, в магазин підтягуються його дані, такі як розмір взуття. Врешті покупець додає цікаву йому пару взуття до кошика, обирає опції оплати та доставки, й робить замовлення. 
• Передача замовлення. Після оформлення замовлення, конектор автоматично передає дані замовлення до ERP-системи (в нашому випадку, це Odoo). За умов якісної інтеграції усі дані про товар, обраний варіант доставлення та оплати підтягуються у софт автоматично, без ручного втручання. Тож замовлення без зволікань поступає в обробку.
• Обробка в ERP. Замовлення формується в Odoo та опрацьовується. Спочатку проводиться перевірка наявності кросівок на складі. Після цього замовлення підтверджується, формується рахунок для клієнта (або ж фіксується вже проведена оплата), проводиться комплектація та відправка замовлення.  
• Оновлення статусу: Після обробки замовлення його статус автоматично оновлюється в системі Odoo. Ця інформація передається назад до eCommerce-платформи, де клієнт може переглянути актуальний статус свого замовлення. Наприклад, "В обробці", "Відправлено", "Доставлено".
• Закриття замовлення або повернення. При отриманні замовлення клієнт може зрозуміти, що обрані кросівки йому замалі, та повернути їх назад до магазину. Тоді статус замовлення зміниться, а ERP автоматично зафіксує повернення йому коштів й зворотну доставку товару на склад. 

Таким чином, завдяки синхронізації між eCommerce майданчиком та ERP системою процес замовлення стає автоматизованим та оптимізованим, що дозволяє магазину ефективно керувати продажами та забезпечити зручність для клієнтів.

Розробка онлайн-магазина з WEZOM

Наша команда вже 25 років створює індивідуальні рішення для бізнесу: кастомні майданчики для eCommerce, комплексні десктопні, мобільні та веб-додатки, корпоративне ПЗ під будь-які потреби. Ми маємо за плечима кейси створення складних онлайн-магазинів та розробки кастомних ERP-систем з нуля, тож чудово розуміємо, як синхронізувати eCommerce з ERP. 

Нам довіряють такі виробники та ритейлери як Roshen, STVOL, "М`ясторія", Anabel Arto та безліч інших клієнтів. У портфоліо WEZOM ви можете знайти комплексні та унікальні рішення для eCommerce, що були індивідуально створені під усі потреби й запити бізнесу клієнта. 

Якщо вас цікавлять подібні можливості, ви опинилися на цій сторінці не дарма. Звертайтеся по консультацію до наших фахівців просто зараз. Менеджери WEZOM з радістю зорієнтують вас у технологіях, поділяться власним досвідом та допоможуть обрати оптимальні диджитал-рішення для бізнесу.

Висновки

Будь-який сучасний онлайн-магазин потребує інтеграції з ERP: без цього вести ефективні продажі та надавати якісний сервіс практично неможливо. Однак синхронізація майданчика eCommerce з ERP може виявитись непростим завданням, що охоплює безліч аспектів: налаштування API та конекторів, початкова та регулярна синхронізація, відпрацювання інтеграції в частині управління запасами, обробки замовлень тощо.

Така робота потребує залучення по-справжньому фахових та досвідчених розробників. Тож ми радимо не довіряти створення комплексного та масштабного онлайн-магазина новачкам. Найкращим рішенням буде звернення до команди, яка має за плечима відповідні кейси.

FAQ

Чи можна синхронізувати eCommerce з ERP?

Так, синхронізація eCommerce з ERP є можливою за допомогою спеціалізованих інтеграційних рішень та конекторів. Це дозволяє автоматизувати обмін даними між системами, оптимізувати бізнес-процеси та забезпечити єдине онлайн-середовище для управління бізнесом.

Як ERP синхронізується з інтернет-магазином?

ERP може синхронізуватися з інтернет-магазином за допомогою спеціалізованих конекторів, які автоматично передають дані про замовлення, клієнтів та запаси між системами. Це дозволяє автоматизувати управління запасами, обробку замовлень, фінансову звітність тощо. 

Які виникають труднощі в синхронізації ERP з eCommerce?

Труднощі в синхронізації ERP з eCommerce можуть виникати через різницю в структурах даних та бізнес-процесах між системами, а також через нестабільність зв'язку та можливість виникнення помилок під час передачі даних. Додатковою складністю може бути необхідність врахування специфіки кожного конкретного бізнесу та його потреб у процесі синхронізації.