Основні складові ERP систем: які модулі формують їх структуру

У 2024 році жоден великий бізнес, жодне масштабне виробництво неможливо уявити без цифрової бази. Такою базою слугують ERP-системи (enterprise resource planning, планування ресурсів підприємства). Це програмні продукти, що дозволяють автоматизувати та оптимізувати основні бізнес-процеси організації, такі як виробництво, фінанси, персонал, продажі тощо. 

Сучасні ERP системи мають модульну архітектуру, яка дозволяє індивідуально побудувати функціонал під потреби окремого бізнесу. У цьому матеріалі ми розкажемо, з чого складаються ERP системи, детально розглянемо їх структуру, а також поміркуємо, які модулі ERP знадобляться саме для вашого бізнесу. 

Важливість ERP систем для підприємств

Сучасні ERP-системи покликані допомагати бізнесу у плануванні, бюджетуванні, прогнозуванні та управлінні бізнес-процесами, а також у побудові ефективної комунікації – як всередині компанії, так і у взаємодії з клієнтами та партнерами.

Софт ERP вирішує для бізнесу цілу низку завдань: 

• формування єдиного інформаційного середовища для усіх підрозділів компанії, інтеграція розпорошених даних з різних джерел у єдину базу;

• підвищення ефективності та продуктивності бізнес-процесів через глибоку  автоматизацію операцій;

• забезпечення прозорості процесів, моніторингу операцій компанії в режимі реального часу;

• побудова ефективної моделі взаємодії з бізнес-партнерами;

• покращення рівня сервісу та клієнтського досвіду через цифровий менеджмент відносин з клієнтами;

• можливості поглибленої аналітики показників бізнесу задля ухвалення якісних рішень.

• Сприяння подальшій цифровій трансформації та інноваційному розвитку бізнесу через впровадження передових технологій, таких як засоби ШІ, блокчейн, мережі 5G тощо. 

Відтак попит на створення та впровадження ERP залишається стабільним практично в усіх індустріях. Як свідчать дані Statista, у 2023 році сукупний дохід на глобальному ринку ERP-рішень перевищив позначку у $49 млрд. У 2024 році він зросте ще майже на 6% – до  $52 млрд. У найближчі роки ринок буде розвиватися із середньорічним темпом зростання у 4,48%, тож до 2028 року обсяг доходів на ньому сягне позначки у $62 млрд. 

Це означає, що ERP-рішення  будуть стрімко розвиватися, як кількісно, так і якісно. Сьогодні панівне становище на ньому посідають IT-гіганти (SAP, Oracle, Microsoft тощо). Та водночас стрімко розвиваються нові ERP-стартапи та сегмент індивідуальної розробки, що має низку безумовних переваг перед готовими та хмарними рішеннями.

Структура ERP систем

Загалом будь-яка ERP будується на трьох рівнях. Це рівень бази даних (де вони акумулюються та зберігаються), рівень додатків (на якому дані обробляються) та рівень користувача (виведення оброблених даних через графічний інтерфейс). Ми опишемо структуру і складові ERP системи більш детально, аби вам було простіше зрозуміти принцип її роботи. Наведемо типові елементи ERP.

База даних 

Це єдине сховище даних, яке робить можливим безперервний інформаційний обмін між окремими підрозділами компанії. Зазвичай перед впровадженням ERP компанія вже має декілька баз даних, що незалежно формувалися різними підрозділами, або використовувалися окремими цифровими сервісами. Одне із завдань ERP – синхронізувати та інтегрувати такі інформаційні бази в єдину універсальну структуру.

Бази даних в ERP можуть реалізовуватись по різному. Їх можна розміщувати на локальному або віддаленому сервері, в хмарному сервісі, або ж гібридно. При побудові бази даних необхідно зважати не лише на питання швидкодії та ефективності витрат, але й на проблеми захисту даних та кібербезпеки.

Модулі

Коли мова заходить про структуру окремо взятої платформи, зазвичай йдеться саме про її модулі. Це програмні компоненти ERP системи, що втілюють певні функції управління бізнес-процесами. Модулі можуть бути базовими, (наприклад, бухгалтерський модуль, управління складом, планування виробництва тощо), або ж розширеними (наприклад, CRM, HR, білінг тощо).

Наявність та розвиненість тих чи інших модулів фактично визначає спеціалізацію та призначення ERP. Різні модулі можуть впроваджуватись у компанії поетапно, відповідно до потреб та пріоритетів бізнесу. Крім того, бізнес може обирати між стандартними рішеннями від вендорів ПЗ та індивідуальною розробкою, де можна реалізувати цілком унікальні модулі ERP системи під власні потреби. 

Інтерфейс

До цього елементу можна віднести усі засоби взаємодії кінцевого користувача з ERP-системою. Колись інтерфейс ERP потребував перш за все десктопних додатків, але сьогодні він може бути реалізований практично будь-яким способом – у форматі мобільного застосунку, браузерного веб-додатку, традиційного десктопного софту тощо. 

З огляду на складний та комплексний функціонал ERP опрацювання її інтерфейсу має особливе значення. Ключові компоненти ERP системи потребують гідної реалізації на рівні UI/UX: вони мають бути зручними, інтуїтивними та адаптивними, відповідати усім сучасним трендам і стандартам дизайну. 

Інтеграції

Це можливості ERP-системи до синхронізації та обміну даними з іншими зовнішніми чи внутрішніми цифровими продуктами, якими може користуватися бізнес. Зазвичай це різноманітні API, окремі CRM, TMS-, WMS-платформи тощо. 

З огляду на універсальний характер ERP-софту, він не може обійтися без численних інтеграцій. Ця необхідність має враховуватись в архітектурі ERP та потребує окремого інструментарію, аби забезпечити швидкодію та сумісність платформи з будь-якими популярними продуктами. Крім того, варто окремо подбати про стабільність та кібербезпеку зовнішніх інтеграцій. 

Надалі ми детальніше розглянемо окремі компоненти у структурі ERP, що безпосередньо визначають її функціонал.

Складові ERP системи: ключові модулі

Вище ми описали базову структуру такого софту. Однак важливо також описати, які модулі містить ERP система сучасного зразка. Більшість подібних платформ пропонують на старті базовий функціонал для управління фінансами та менеджменту. Надалі до цих функцій додаються нові модулі, відповідно до потреб та пріоритетів бізнесу. Нижче ми назвемо найпопулярніші компоненти ERP, що зустрічаються в більшості таких платформ. 

Фінансовий модуль та бухгалтерія

Цей компонент надає можливості ведення обліку та контролю усіх фінансових операцій, таких як доходи та витрати, податки тощо. Фінансовий модуль допомагає відстежувати дебіторську та кредиторську заборгованість, зводити баланси, здійснювати бюджетування та прогнозувати фінансові перспективи організації. Також цей компонент надає функціонал створення й зберігання фінансових звітів, квитанцій та будь-якої іншої фінансової документації. 

Модуль закупівель та постачання

Функціонал ERP дуже часто дозволяє керувати усім циклом закупівель необхідних компонентів та сировини – пошук постачальників, комунікація з партнерами, формування замовлень, моніторинг їх виконання, отримання та облік товарів, оплата рахунків. Усі ці процеси можна ефективно автоматизувати та оптимізувати. Крім того, модуль може допомогти налагодити взаємодію з постачальниками – через персоналізоване управління контрактами, знижками та особливими умовами партнерства.

Модуль управління виробництвом  

До структури ERP промислового призначення завжди входить модуль планування матеріальних ресурсів підприємства – MRP. Про призначення та особливості таких систем ми нещодавно розповідали в окремому блозі. Тож тут лише зазначимо, що MRP-ERP дозволяє ефективно планувати, контролювати та оптимізувати виробничі процеси на всіх етапах. Проєктування, планування, запуск виробничої лінії, моніторинг її роботи, контроль якості та логістика готової продукції – усе це можна оптимізувати через диджитал.

Модуль логістики

ERP-системи дуже часто містять у собі розвинуті модулі управління складом (WMS) та транспортного менеджменту (TMS), що дозволяють керувати усіма аспектами логістики підприємства та будувати надійні ланцюжки постачання. Зокрема, цифрове управління складом дозволяє ефективно використовувати складські площі, моніторити запаси в режимі реального часу, прискорювати час на завантаження та відвантаження продукту, збільшуючи пропускну здатність складу. Водночас транспортний менеджмент у ERP – це можливість ефективно використовувати автопарк, будувати оптимальні маршрути транспорту та вести облік використання палива й технічних ресурсів. 

Модуль управління персоналом 

Сучасні задачі управління персоналом можуть потребувати суттєвих ресурсів, особливо у масштабних організаціях з великим штатом. Тож до структури сучасних ERP зазвичай входить HR модуль, який дозволяє керувати процесами пошуку та найму співробітників, їхнього навчання, мотивації, оцінки роботи, оплати праці, юридичного супроводу тощо. Ці процеси HR можна значною мірою оптимізувати та автоматизувати, особливо якщо використовувати сучасні технології на кшталт машинного навчання та ШІ. 

Модуль управління відносинами з клієнтами

До складу сучасної ERP часто входить повноцінна система управління відносинами з клієнтами (CRM). Цей модуль дозволяє керувати усіма аспектами взаємодії компанії з клієнтами, такими як маркетинг, продажі, сервіс, утримання покупців тощо. CRM-системи дозволяють автоматизувати обробку замовлень та продажів, вести єдину клієнтську базу та готувати для клієнтів персоналізовані пропозиції, з огляду на історію їх замовлень та уподобання. Без CRM неможливо побудувати для покупців ефективну програму лояльності, що є винятково важливою для утримання клієнтської бази.

Звісно, це далеко не повний перелік модулів ERP систем, адже різні платформи можуть мати власний унікальний функціонал та компоненти. Наприклад, можна було б розповісти про модулі аналітики та управління ризиками, модулі BI, модулі управління активами тощо. В одному з наших нещодавніх проєктів створення ERP для енергокомпанії був реалізований унікальний білінговий CMS-модуль – відповідно до специфічних потреб бізнесу. Тож функціонал таких рішень може бути вкрай різноманітним.

Які модулі має містити ваша ERP система

Як обирати модулі ERP? З чого починати? Аби підібрати рішення, що підійде саме вашій компанії, потрібно врахувати низку факторів. Назвемо їх.

• Ваша галузь та потреби бізнесу. Стартовий вибір модулів залежить від того, у якій індустрії ви працюєте. Наприклад, для виробників пріоритетними будуть модулі MRP та закупівель, в той час як ритейлери імовірно зосередяться на функціоналі CRM та логістики. При виборі модулів треба враховувати розмір компанії, кількість філій та відділів, законодавче регулювання бізнесу та інші фактори. Найкращим рішенням на старті буде ґрунтовний аналіз бізнес-процесів – він дозволить визначити усі аспекти, що потребують автоматизації та оптимізації за допомогою ERP.

• Масштабованість ERP та можливості інтеграції. Ви маєте обрати ERP систему, яку можна буде розширювати й адаптувати відповідно до змін у вашому бізнесі. Відтак ERP повинна мати гнучку архітектуру, яка дозволяє додавати нові модулі, функції, користувачів тощо. Сучасна ERP система також має підтримувати комплексну інтеграцію з іншими системами та продуктами, які ймовірно застосовуються у вашому бізнесі: сайт, мобільний додаток, сервіси банкінгу, поштові сервіси, телефонія, джерела даних, API для промислового і торговельного обладнання тощо. Це допоможе вам створити єдину ІТ інфраструктуру вашого підприємства.

• Бюджет та ресурси для впровадження ERP. Необхідно завчасно оцінити обсяг ресурсів, які ви готові інвестувати у розробку та впровадження ERP-платформи у ваш бізнес. Йдеться не лише про фінанси, але також про час та людські ресурси, які необхідно буде вкласти у проєкт. Ви маєте вивчити ринок та порівняти різні доступні варіанти впровадження ERP: хмарні сервіси, масштабні системи від вендорів, або індивідуальна розробка з нуля. Усі ці варіанти відрізняються за ціною, функціональністю, термінами впровадження, якістю підтримки тощо. На цьому етапі найкращим рішенням буде консультація із досвідченим і надійним IT-партнером.

• Простота та зручність використання ERP. Перевагу варто віддати тій ERP, що має інтуїтивний та дружній до користувача інтерфейс. Така система має бути зрозумілою і зручною для ваших співробітників, працювати на будь-яких пристроях (мобайл, десктоп), відповідати сучасним стандартам UI/UX. Понад те, при впровадженні системи необхідно приділити належну увагу навчанню та адаптації користувачів до нового робочого середовища. Без якісного етапу адаптації персоналу усі зусилля із впровадження ERP можуть зазнати невдачі. 

• Кіберзахист та безпека даних. Кіберзлочинність може завдати будь-якому бізнесу величезних фінансових та репутаційних втрат, тож однією з найголовніших характеристик при виборі ERP стає її відповідність вимогам безпеки. Перед вибором системи ви маєте чітко визначити ризики кібербезпеки для вашого бізнесу та сформулювати відповідні вимоги до платформи. Щонайменше вона має відповідати сучасним міжнародним безпековим стандартам (GDPR, NIST, PCI DSS) й гарантувати захищеність даних. При оцінці безпекових характеристик системи варто покластися на досвідчених фахівців. 

Тож вибір ERP вимагає ретельної аналітики та дослідження різних варіантів. Далеко не кожна організація має досвід, ресурси та фахівців, що дозволять зробити правильний вибір без залучення зовнішніх партнерів.

Створіть якісну ERP систему з WEZOM

Ми вже майже чверть століття розробляємо диджитал-продукти для бізнесу у різних індустріях. Наш досвід дозволяє стверджувати, що найкращим шляхом реалізації ERP у великій організації є індивідуальна розробка системи з нуля. У порівнянні із впровадженням готової системи від вендора цей шлях має низку переваг:

• Індивідуальна розробка дозволяє реалізувати практично будь-який функціонал, з урахуванням специфічних вимог окремо взятого бізнесу;

• В архітектуру індивідуальної розробки можна закласти безмежні можливості до масштабування;

• Інтерфейс кастомної системи можна налаштувати у безліч способів – аби він відповідав очікуванням та звичкам вашого персоналу;

• Кастомна розробка стає інтелектуальною власністю бізнесу, тож він звільняється від витрат на ліцензії та не залежить від технологій зовнішнього вендора у своїх операціях;

• Індивідуальна платформа забезпечує високий рівень кібербезпеки, адже є незручною ціллю для хакерів. Бізнес уникає залежності від “хмар” і може самостійно вирішувати, як зберігати та захищати свої дані. 

Існує старий стереотип, за яким створення ERP-системи з нуля вимагає величезних інвестицій і купи часу. Та практика останніх років показує, що масштабне впровадження готової системи може бути набагато дорожчим і потребувати декількох років кропіткої роботи.

Немає нічого дивного в тому, що кастомно створені ERP здобувають собі все більшу долю на ринку. Ви можете ознайомитися з прикладами подібних систем у нашому портфоліо – це рішення для енергетики, логістики тощо. Якщо вас цікавлять подібні можливості, не зволікайте. Ви можете звернутися по консультацію до наших фахівців просто зараз. 

Підсумки

Тож сучасний діловий світ неможливо уявити без ERP – цей софт надає бізнесу величезні можливості у плануванні, управлінні активами, менеджменті, моніторингу процесів, комунікації, продажах тощо. Базова структура ERP охоплює базу даних, набір модулів, клієнтський інтерфейс та інтеграції з усіма необхідними інструментами та сервісами. Модулі ERP можуть бути дуже різноманітними: це функціонал для управління фінансами, закупівель, виробництва, логістики, HR, взаємодії з клієнтами тощо. 

Далеко не кожний бізнес має досвід та компетенції, аби самостійно обрати ERP й уникнути помилок. Найкращим рішенням в такому випадку буде звернення до команди досвідчених фахівців з диджиталізації.

FAQ

З чого складається ERP система?

Будь-яка ERP має базу даних, набір функціональних модулів, інтерфейс та інтеграції. Модулі ERP системи можуть бути вкрай різноманітними й залежать від потреб підприємства. Це системи управління фінансами, виробництвом, логістикою, HR тощо.

Чи обов’язкова ERP система для підприємства?

Теоретично будь-яке підприємство може здійснювати операції без ERP, але на практиці така робота не буде конкурентоздатною. Сучасний великий бізнес має покладатися на можливості диджиталу, аби бути ефективним та перспективним. 

Які модулі ERP системи є найбільш важливими?

Важливість тих чи інших складових модулів системи ERP залежить від потреб окремо взятого бізнесу. Але загалом найбільший попит мають модулі для управління фінансами, закупівлями, логістикою, виробництвом, підсистеми HR та СRM тощо.