Чи може логістична компанія заощадити 500К доларів за допомогою софту? Шукаємо відповідь

Транспортні компанії у своїй щоденній роботі покладаються на рутинні операції: від бухгалтерського обліку та роботи з контрагентами до диспетчерингу, завантаження машин та моніторингу перевезень. І якщо у доцифрову епоху все можна було проводити вручну, то нині конкуренція у галузі вимагає від бізнесу оперативної обробки замовлень, розрахунку маршруту та практично миттєвого його корегування. Як відповідати вимогам часу?

Задля повного контролю, оптимізації та підвищення продуктивності транспортні компанії використовують спеціалізований софт для експедиторів, так звані TMS-платформи (transport management system). 

Готові TMS vs індивідуальна розробка

Як правило, невеликі логістичні компанії від початку свої роботи користуються “пакетними” TMS за передплатою. Але з часом кожний перевізник у міру розвитку стикається з необхідністю оптимізації менеджменту, оскільки софт застаріває й не відповідає потребам компанії. І якщо малій компанії з автопарком до півсотні вантажівок цілком вистачає базової TMS, то середній транспортний оператор вже потребує індивідуального рішення. Чому так? 

По-перше, використання стандартної системи за передплатою зазвичай не передбачає подальшого масштабування. Скажімо, якщо один акаунт в пакетному сервісі підтримує максимум 50 вантажівок, то для компанії зі 150 машинами знадобиться одразу 3 акаунти та вміння миттєво між ними перемикатися. 

По-друге, чим більше в оператора машин, тим більше йому доведеться платити за користування “пакетним” сервісом. І в довгостроковій перспективі це накладає на бізнес суттєві видатки. 

По-третє, пакетні TMS розроблені “для всіх”. Тобто створюються для максимального охоплення ринку, а не під запити якоїсь однієї компанії. Великій компанії з власною специфікою операцій буває тісно в узагальненому функціоналі, навіть якщо сервіс і пропонує їй якісь окремі цільові модулі. 

Різницю між індивідуальним сервісом та пакетним рішенням можна описати на прикладі власної машини і таксі. Просто проїхатися на таксі буває вельми зручно. Але якщо вам треба їздити по всьому місту щодня, то зручність відступає на другий план. На перший план виходять величезні витрати та необхідність зважати на таксиста.

Чим індивідуальна розробка буде корисною для транспортних компаній?

• Надійний захист конфіденційної інформації компанії. Не варто недооцінювати рівень безпеки даних, адже наразі відомо про витоки даних  навіть з дзвінків у Zoom. На відміну від коробкових рішень, які зберігають все у хмарі, індивідуальний софт зберігає всю інформацію на окремих серверах. Бізнес повністю контролює свої дані та може захищати їх безпеку як вважає за потрібне. 

• Впевненість у коректному використанні даних компанії. Власна TMS-система робить неможливим використання даних компанії без відома її співробітників. Адже відомо, що чимало платформ збирають великі обсяги даних своїх користувачів, не повідомляючи, як ця інформація може бути використана згодом. Гіпотетично чужа платформа може мати власні плани щодо даних про ваш бізнес (від бізнес-аналітики, до реклами, чи навіть промислового шпигунства), і це треба враховувати. 

• Не потрібно підлаштовувати всю компанію під сторонній софт. Практично кожен транспортний бізнес має власну специфіку операційної діяльності, культуру і традиції. Тому у випадку впровадження вже готової TMS можна стикнутися з проблемою її “кривої” інтеграції у бізнес, співробітники його просто не сприйматимуть. У випадку ж розробки власного рішення його можна будувати навколо усталеної робочої практики, а не всупереч їй. А це значно спрощує впровадження будь-якого ПЗ.

• Легка масштабованість софту відповідно від потреб бізнесу. Коли компанія зростає, вона завжди потребує змін, а власна розробка може зростати разом з бізнесом. Наприклад, багато логістичних компаній починають працювати, маючи у штаті лише 10, 20, або 30 водіїв вантажівок. Вони використовують для менеджменту чат у Viber та електронні таблиці. Спершу використання таких інструментів є цілком прийнятним, але чим більшою стає компанія, тим більше часу витрачають співробітники на їх використання. За таких умов перехід на спеціалізований софт є питанням часу. Але згодом і спеціалізований софт доведеться модифікувати, що набагато простіше зробити з індивідуальною розробкою.

• Щомісячна економія коштів, оскільки не потрібно сплачувати передплату. Якщо ви користуєтеся чужою системою, то маєте кожного місяця оплачувати передплату. Якщо це, наприклад, по 50 доларів за вантажівку, то за рік виходить цілих 600 доларів. Погодьтеся, сума й так досить відчутна, а таких вантажівок у компанії не одна й навіть не дві. Якщо ж натомість створити індивідуальне програмне забезпечення, то стає неважливо, скільки у перевізника вантажівок чи водіїв, його витрати від цього ніяк не змінюються.

• Жодних обмежень у створенні будь-якого функціонала системи. Обираючи індивідуальну розробку, ви створюєте свою майбутню систему такою, яка вам знадобиться у майбутньому. І всі її процеси, весь UX/UI дизайн будуть здатними до легкої адаптації - будь-де та будь-коли. 

Якщо хочете дізнатися більше, подивіться наш нещодавній вебінар. Наші експерти можуть розказати про таку розробку набагато більше!

Які недоліки має індивідуальна розробка TMS-системи?

• Значні стартові інвестиції. Власне ПЗ потребує значних витрат на свою розробку, причому загальна сума вартості проекту стане відомою не одразу, а лише після етапу попереднього дослідження. Це означає що команді розробників знадобиться певний час, від 2 до 4 тижнів, аби спільно зі співробітниками компанії визначити, який продукт має вийти у фіналі та якою буде його вартість. Мова йде про десятки, чи навіть про сотні тисяч доларів. 

• Ризик зіткнутися з непрофесійними аутсорсерами. Завжди існує ризик, що команда розробки не впорається - провалить або строки, або функціонал, або технічну якість продукту. У такому випадку бізнес втрачає гроші та час. І найстрашніше тут не стільки втратити інвестиції, скільки згаяти місяці, витрачені на розробку. Тому слід вкрай уважно обирати, яка саме команда буде вести розробку та підтримку продукту.

• Тривалий період розробки. В середньому на створення кастомної TMS-системи розробники витрачають від 8 до 12 місяців. Саме стільки часу потрібно для написання коду, створення робочих модулів та підключення сторонніх послуг. Після цього команда тестує створений продукт, перевіряє систему безпеки та навантаження й згодом впроваджує його у бізнес.

Як саме індивідуальна розробка TMS-системи може заощадити 500 тисяч доларів на рік?

Звучить дещо фантастично, але почнімо рахувати. Для прикладу найкраще підійде перевізник середнього розміру, це автопарк з приблизно 200 вантажівок. Іноді навіть  такі компанії ведуть диспетчерський облік в Excel, що спричиняє купу операційних проблем та додаткових видатків. 

Завдяки чому TMS-система заощаджує гроші?

Зарплати співробітникам. Уявімо, що бухгалтерії більше не потрібно вручну розраховувати кожну зарплату, виконувати облік всіх щомісячних платежів на папері та просити водіїв приносити всі рахунки. У такий спосіб TMS-система дозволяє компанії обійтися без двох додаткових бухгалтерів та одного диспетчера.  Це помітна економія коштів - якщо взяти середню зарплату на американському ринку, то це приблизно 55 тисяч доларів на рік. Оптимізація процесів та скорочення 3 посад дозволяє компанії щороку заощаджувати 165 тисяч доларів - це дуже непоганий результат.

Щомісячна абонплата за сторонній софт. Використання чужого ПЗ вимагає постійної плати за його використання. Навіть якщо абонплата становить 50 доларів на місяць за вантажівку, на рік це вийде 600 доларів. А якщо взяти до уваги, що таких вантажівок у компанії може бути 200 чи навіть 300, то загальні річні виплати коливатимуться від 120 до 180 тисяч доларів. Погодьтеся, це дуже солідні цифри.

Витрати на впровадження стороннього софту. Часто перевізник звертається до популярного програмного забезпечення, яке добре себе зарекомендувало. Впровадження такої системи у великій компанії часто потребує значних інвестицій - йдеться про сотні тисяч доларів протягом 2-3 років. За аналогічні кошти цілком можливо створити з нуля власний софт, експлуатація якого не потребуватиме значних витрат.

Скорочення технічних витрат. Можливості динамічної побудови та оновлення транспортних маршрутів дозволяють на 10-30% зменшити пробіг та холостий хід вантажівок, витрачаючи менше палива та технічного ресурсу машин. Тут розрахунки слід проводити під окремо взятого перевізника, але найчастіше йдеться про економію декількох десятків тисяч доларів на рік.  

Зменшення ризиків. TMS-платформа - це незамінний інструмент контролю, з яким можна слідкувати за регулярним проведенням техогляду машин, станом документації, дотриманням ПДД водіями. Усе це скорочує ризики штрафів та дорожніх пригод, захищає життя та здоров’я людей. Не кажучи вже про те, що кожна така пригода - це страхові виплати та удар по репутації компанії. 

Всіх цих проблем та видатків можна уникнути, якщо використовувати індивідуальну TMS-систему, яка створюється під конкретну компанію та нею ж керується. Як показують навіть грубі розрахунки, в довгостроковій перспективі таке рішення дозволить навіть середній логістичній компанії, не кажучи вже про великі, заощаджувати по півмільйона доларів завдяки автоматизації та можливостям моніторингу бізнесу. Тож головне питання не в тому, чи потрібен перевізникам індивідуальний софт, а в тому, коли саме він потрібен, і як створити з найкращим балансом ціни і якості.