Використання ERP-систем

Сьогодні нам усім треба бігти з усіх ніг, аби просто залишатися на місці. Щоб рухатися вперед, бізнес має хапатися за усі можливі інструменти, зокрема й за можливості IT. Їх з кожним роком стає дедалі більше - нові інструменти розробки, хмарні платформи, периферійні обчислення, штучний інтелект тощо. Постає питання - як ефективно впроваджувати в компанії технологічні інновації та переконати співробітників їх використовувати? Чи є тут якась методологія?

Що таке ERP

З метою оптимізації своєї роботи дедалі більше компаній використовують ERP-системи (Enterprise resource planning - планування ресурсів підприємства). Це софт з інтегрованого управління головними бізнес-процесами, часто в режимі реального часу за допомогою впровадження програмного забезпечення та технологій. Така система дозволяє визначити стратегію компанії та відстежувати роботу кожного її відділу. Головне завданням ERP - об'єднати всі внутрішні процеси підприємства в одне середовище, де кожний з учасників матиме чітко визначені обов'язки та відповідальність. 

Переваги впровадження ERP 

Впровадження ERP-системи дозволяє централізовано керувати бізнесом, оптимізуючи більшість його процесів. І хоча функціонал таких ІТ-рішень може бути різним, оскільки безпосередньо залежить від потреб кожного окремого бізнесу, головні переваги ERP є наступними:

• Створення єдиного середовища. Дає змогу бізнесу прискорити внутрішню комунікацію та прийняття рішень, а також узгодити організаційні питання та оброблення заявок користувачів.
• Розподілення прав доступу. Забезпечує належний рівень конфіденційності даних, а кожен співробітник отримує лише ту інформацію, до якої має доступ.
• Об'єднання фінансових даних. Єдина інформаційна база дає змогу відстежувати кожний відділ компанії та її фінансову звітність. Це дозволяє уникнути нецільових витрат коштів та контролювати фінансові потоки всередині компанії. 
• Автоматизація бізнес-процесів. Забезпечує високу швидкість узгодження дій, розподілення ролей та прав доступу всередині компанії, а також оперативне планування, доступність та надійне зберігання даних.

Впровадження ERP-системи дозволяє компанії дуже швидко полегшити роботу менеджменту, прискорити взаємодію з керівництвом, оптимізувати комунікацію між відділами та зробити прозорою фінансову звітність.

Чому спроби запровадити ERP-систему зазнають невдачі?

Чимало компаній впроваджують у свої бізнес-процеси нові технології після місяців вивчення та планування, і все одно з подивом дізнаються, що співробітники ними не користуються. Ось деякі з найпоширеніших пояснень:

• Технологія виявляється заскладною. Оскільки існує дуже багато рівнів, пов’язаних зі створенням великих систем планування ресурсів підприємства (ERP), вони надзвичайно вразливі до помилок. Така система може мати безліч функцій та модулів, і будь-яка неправильна її конфігурація може мати серйозні та дорогі наслідки.
• Нова технологія не інтегрується з наявним програмним забезпеченням. Будь-кого розчарує технологія, яка погано інтегрується з наявним програмним забезпеченням та додатками. Це призводить до ускладнення процесів, які сповільнюють всім роботу й позбавляють співробітників будь-якого бажання користуватися таким нововведенням.
• Співробітники не розуміють цінності нової технології. Якщо ваші співробітники не розуміють викликів, з якими має боротися нова технологія, яку впровадили у них на роботі, то вона не матиме жодного ефекту.

Попри те, що використання ERP надає значні переваги, ви можете їх не відчути, якщо не будете застосовувати інновації належним чином. Впровадження технологій, особливо провідних (cutting edge), має починатися з детального бізнес-аналізу, з підготовки деталізованого плану їхнього впровадження, та з підготовчої роботи всередині самої компанії. Варто прорахувати не лише усі переваги від проекту, але й усі можливі ризики та блоки, які можуть завадити його успіху. 

З чого почати впровадження інновацій у компанії?

Компанії часто поспішають із запуском нових технологій, які погано інтегруються з наявним у них робочим процесом. Аби цього уникнути, спочатку варто виконати аналіз діяльності бізнесу та визначити завдання, які має вирішувати впровадження ERP. Для цього вкрай важливо розуміти масштаби бізнесу, виробничі процеси та принципи взаємодії підрозділів компанії. На основі цих даних складається звіт, який дозволяє спланувати подальші роботи й технічне завдання для спеціалістів з впровадження.

Ключові кроки для успішної інтеграції нових технологій

Вам не уникнути впровадження нових процесів та додаткових інструментів у бізнесі, навіть якщо це важко. Та ми дамо декілька порад, які спростять вам задачу. 

Складіть план

Чим детальніше ви сплануєте розв'язання проблеми, тим краще. Тому розробіть покрокову стратегію стосовно ваших цілей, вимог та як нова технологія може їх вирішити.

Ваше нове програмне забезпечення потрібно буде впроваджувати поетапно, що означає наступні кроки:

• Оцінка усіх функціональних завдань, які має вирішувати ERP.
• Роз'яснення співробітникам сутності нововведень.
• Створення команди з впровадження.
• Призначення відповідального за процес впровадження.
• Перенесення даних.
• Навчання співробітників.
• Пілотний запуск нововведень.
• Вивчення першого тижня/місяця використання нової системи.
• Надання постійної технічної підтримки.
• Оцінка ефективності кожні 6 та 12 місяців.

Передача відповідальності та обов'язків зі впровадження вашого плану надзвичайно важлива. Зокрема, хто контролюватиме всі етапи впровадження нововведень у компанії? Цих етапів буде чимало й ось декілька порад, як не опустити руки під час їх реалізації.

• Розуміння причини вибору ERP-системи. Все починається з простого розуміння переваг. Це можна вирішити індивідуальною презентацією, під час якої можна поставити питання та побачити технологію в дії, аби зрозуміти весь її потенціал. Це найпростіший метод визначення доцільності ваших інвестицій в цю систему.
• Не впадайте у відчай через опір співробітників. Запуск нової системи завжди потребує певного часу та терпіння, оскільки може викликати опір серед співробітників.
• Переконайтеся, що ваша команда розуміє переваги. Заохочуйте тімлідерів вихваляти переваги ERP-системи кожному зі співробітників в індивідуальному порядку, аби забезпечити загальну підтримку.
• Залучайте співробітників. Компанії часто припускаються помилки, запроваджуючи інновації без консультацій з особами, які ними вже користуються. Завжди зважайте на поради ваших товаришів по команді стосовно кращого використання ERP.
• Заохочуйте колег ділитися знаннями. Ніхто не любить проходити виснажливий курс навчання. Якщо все організувати правильно, то ваші співробітники не знатимуть, що вони навчаються.
• Забезпечуйте підтримку. Питання “як мені це зробити?” можуть вас дивувати. Але це частина процесу навчання. Хоча ваш новий софт буде містити всі необхідні інструкції та поради, ваші співробітники все одно можуть звертатися за порадами до професіоналів.
• Наполягайте на зворотному зв'язку. Залучення ваших співробітників значно зросте, якщо керівники не будуть байдужими до негараздів з інтеграцією. До того ж це чудовий шанс для розвитку лідерства у команді.
• Регулярно оцінюйте успішність інтеграції. Дізнайтеся, які аспекти ERP-системи найбільше цікавлять кожного з команди. Також визначте, які завдяки цьому було покращено робочі процеси та де скоротилися витрати часу та коштів. 

Впровадження ERP-системи на підприємстві

Вибір та впровадження ERP системи може також виявитися непростим завданням, але в результаті приносить набагато більше прибутку та користі, ніж потребує витрат та зусиль. Це означає, що рентабельність такого проекту на висоті, що підтверджується безліччю успішних кейсів, що знаходяться у відкритому доступі, а також досвідом компаній, які не дають таємниці свого успіху.

ERP система чи система планування ресурсів підприємства – це програмне забезпечення, яке допомагає вести облік, планувати та розподіляти всі матеріальні та нематеріальні ресурси компанії – фінанси, інвентар, запаси сировини і навіть персонал. Завдяки грамотному комплексному підходу можна збільшити продуктивність підприємства, скоротити витрати, знизити кількість простоїв, підвищити ефективність і, відповідно, прибуток. Саме тому такі рішення мають величезну популярність.

Етапи застосування

Впровадження ERP на підприємстві вимагає уважного та продуманого підходу, ретельної підготовки та готовності до змін як з боку керівництва компанії, так і від її співробітників. Щоб усе пройшло успішно та ефективно, рекомендуємо вивчити основні етапи впровадження системи ERP:

1. Аналіз. Насамперед необхідно ретельно вивчити всі існуючі процеси, визначити сильні та слабкі сторони, з'ясувати, що необхідно вдосконалити і які зусилля можуть для цього знадобитися. На цьому етапі важливо максимально чесно та детально описати поточну ситуацію та той результат, до якого ви хочете прийти, а також визначити ключові відмінності між цими двома концептами.
2. Планування. Коли цілі визначені, важливо продумати та розробити чіткий план. Наприклад, необхідно визначити, якою саме має бути ваша ERP система, які функції вона повинна містити та які цілі допомагати досягти. На цьому ж етапі варто описати roadmap подальших змін, щоб ви покроково знали, що чекає на вас на шляху впровадження ЕРП системи.
3. Створення системи ERP. Для розробки підходящої вам системи необхідно спочатку знайти компанію, яка спеціалізується на подібному розробці та влаштує вас за умовами співробітництва. Потім важливо створити технічне завдання з детальним описом системи та вимог до неї. Далі компанія-підрядник розроблятиме вашу систему, але це не означає, що ви можете розслабитися. Ваша участь певною мірою буде потрібна для отримання максимально якісного результату.
4. Підготовка. Паралельно з безпосередньою розробкою системи дуже важливо підготувати процеси та дані всередині самої компанії. Справа в тому, що впровадження ERP суттєво вплине на звичний перебіг подій, і щоб зміни набули чинності безболісно та одразу ефективно, готуватися до них потрібно заздалегідь. Так, необхідно провести певну роботу зі співробітниками, підготувати інструкції на всі майбутні процеси, які відрізнятимуться від попередніх, а також привести всі наявні дані до належного вигляду. Підготовка даних має проводитись згідно з певними умовами, які вам обов'язково розповість команда розробки. Налагодження даних просто необхідне для коректного функціонування системи ERP.
5. Використання. Коли грунт підготовлений, дані налагоджено і саму систему розроблено, настав час впровадити його на підприємство. Це також процес не одного дня, адже тепер потрібно завантажити всі дані в систему, синхронізувати її з іншими системами при необхідності, а також запустити всі прописані оновлені процеси.
6. Технічна підтримка. Відразу після впровадження ERP системи на підприємстві ви не залишаєтеся з нею віч-на-віч. Більшість компаній з розробки, у тому числі і Wezom, надають послуги технічної підтримки, допомагають упоратися з можливими неполадками, відповідають на питання, що виникли, і стежать за коректністю експлуатації. Якщо необхідно, проводиться навчання персоналу.

Ми коротко описали вам етапи, які очікують при впровадженні ERP і тепер ви знаєте, що на вас чекає і як до цього підготуватися. Проте рекомендуємо проходити цей шлях пліч-о-пліч з фахівцями, які допоможуть вам знайти відповіді на всі питання, проконсультують вас і забезпечать розробку максимально ефективної стратегії впровадження.

Основні помилки під час впровадження ERP-систем

Впровадження ERP у процеси компанії – це досить масштабна зміна, яку не можна недооцінювати. Крім маси позитивних результатів, які несуть ці зміни, є певні ризики, пов'язані з неправильним підходом та іншими проблемами при впровадженні. Давайте розглянемо основні помилки, які ризики вони ведуть, і що робити, щоб цього не допустити.

• Чи не продумана мета впровадження ERP. Не можна впроваджувати систему просто щоб вона була, інакше ви ризикуєте витратити на її розробку та налагодження процесів багато часу та грошей, а в результаті не отримати жодного результату. Перш ніж ініціювати будь-які масштабні зміни в компанії, завжди визначайте конкретні цілі, яких ви хочете досягти. Так ви завжди будете бачити потрібний напрямок і коригувати будь-які дії відповідно до нього.
• Немає плану впровадження. Коли ви не маєте чіткого плану проведення змін на підприємстві, ви ризикуєте збитися з курсу і так і не досягти кінцевої мети. Рекомендуємо створювати хоча б roadmap з основними кроками та дедлайнами, щоб ви могли точно рухатись у напрямку мети. В ідеалі ж мати докладний план, який допоможе вам слідувати у правильному напрямку та відстежувати свій прогрес.
• Ви недооцінюєте масштаби змін. Впровадження ERP системи тягне за собою глобальні зміни в роботі всієї компанії, безліч процесів доведеться перебудувати, деякі процеси зникнуть з вашого циклу, інші прийдуть на їх місце. Будьте готові до того, що впровадження ERP передбачає не лише розробку програмного забезпечення та його запуск на пристроях вашої компанії, а й серйозні метаморфози всередині самої компанії.
• Неправильно розраховані терміни та бюджет. Ця помилка часто є наслідком попередньої, коли немає повного уявлення про те, що ви збираєтеся зробити, ви можете виділити недостатньо коштів або менше часу, що ускладнить заплановані зміни. Ми радимо консультуватись із фахівцями на ранніх етапах планування впровадження ERP. Більш того, при розробці ERP систем ми завжди залучаємо бізнес аналітика, який допомагає оцінити масштаби та ресурсозатратність впровадження. Вам досить просто звернутися до компанії з розробки на ранніх етапах.
• Не проведено належної роботи з персоналом. Оскільки впровадження ERP спровокує глобальні зміни у процесах, це може призвести до кадровим перестановкам, що може бути сприйнято співробітниками який завжди позитивно і загрожує саботажем впровадження системи. Щоб уникнути подібних ситуацій, необхідно спочатку планувати всі зміни з урахуванням перестановок у штаті, а також проводити підготовчі роботи з персоналом, які попередять їх та підготують до нових посад, процесів та інших змін.
• Керівництво компанії-замовника недостатньо залучено до процесу впровадження. Для досягнення максимальних результатів необхідна командна робота, і мова не тільки про команду розробки на стороні, ви також повинні стати частиною цієї команди та брати участь у процесах, адже ніхто не знає вашу компанію краще за вас.

Скільки коштує використання ERP-системи

Вартість впровадження системи залежить насамперед від особливостей вашого бізнесу, адже саме вони визначають функціонал майбутньої системи, кількість та масштаби внутрішніх змін тощо.

Якщо ви плануєте залучати треті особи для управління диджиталізацією вашої компанії, це також позначиться на сумі витрат. Ми ж можемо зорієнтувати вас у питанні вартості розробки безпосередньо ERP системи, а точніше у тому, від чого залежить ця вартість.

Здебільшого ваші витрати на розробку залежатимуть від того функціоналу, який необхідно реалізувати. Різні функції вимагають різних технологій, а також часу на їхню реалізацію, що, відповідно, призводить до різних витрат. Ми прихильники індивідуального підходу, тому не можемо сказати вам єдину вартість для будь-якої компанії, але можемо гарантувати розробку саме тих інструментів, які будуть вам корисні.

Також на вартість впливає міра продуманості та опрацювання вашого плану ваш план диджиталізації. Адже будь-які недоробки можуть призвести до відхилення від мети та подальших переробок чи правок, що також позначиться на фінальному чеку. Більше того, що більше у вас напрацювань і чим конкретніше описано технічне завдання, то більше шансів здешевити розробку.

Ще один важливий фактор вартості – це ваша залученість до процесів. Ваша участь може прискорити процес, покращити результат та скоротити вартість, а бездіяльність – призвести до простоїв, відхилення від курсу та подальших численних правок.

Щоб дізнатися, якою буде вартість розробки ERP системи конкретно у вашому випадку, зв'яжіться з нами будь-яким зручним для вас способом та максимально докладно опишіть інструмент, який хочете отримати. Тоді наш менеджер зможе зорієнтувати вас за вартістю та терміном розробки. Якщо ж у вас ще немає чіткого бачення, ви можете описати цілі, яких хочете досягти, а ми запропонуємо вам свої аналітичні послуги, а також одразу на прикладах розповімо про вартість та терміни різних рішень.

Залишіть заявку на сайті та почніть процес впровадження ERP на ваше підприємство вже сьогодні з Wezom.