TMS-додаток: найкращий друг професійного водія

Технології та автоматизація можуть допомогти менеджерам автопарків підвищити ефективність, але їхній головний обов'язок — це турбота про водіїв компанії.

Автоматизація певних процесів компанії, на кшталт навчання техніки безпеки, диспетчеризації та розрахунків за платежами, дозволила водіям заощадити час. Але попри технології та автоматизацію, компанії все одно не можуть обійтися без рутинної людської роботи.

Системи управління транспортуванням (TMS) відіграють ключову роль у ланцюжках постачання, що створює ефект доміно для кожної частини процесу — від планування та закупівель до логістики та управління життєвим циклом.

Така широка та точна видимість досягається завдяки цій універсальній системі, що дозволяє ефективно планувати та виконувати перевезення; це призводить до забезпечення запитів водіїв та клієнтів та, надалі, до зростання бізнесу. Ми живемо та працюємо у глобальному торговому середовищі, тому важливо мати систему, яка дозволяє успішно керувати складними процесами без порушення правил та законів.

Навіщо потрібні TMS-системи

Функціонал TMS дозволяє перевізникам відстежувати вантажі, розподіляти їх між водіями та в режимі реального часу повідомляти диспетчерам місцеперебування водіїв та перебіг доставлення. У наші дні, коли ціни на бензин змінюються швидко і всі намагаються уникнути зайвого пробігу, такі додатки стають просто незамінними.

До появи TMS-систем процес керування доставленням вантажів був дуже складним:

• Спершу водії отримували усні інструкції щодо свого завдання від диспетчерів, а потім ще й роздрукований документ із зазначенням розташування клієнта, час отримання та доставлення. До цього всього додавалася інструкція з водіння.

• Потім наприкінці кожного тижня водії надавали паперові копії доказів доставлення, коносаментів, квитанцій за паливо та одноразових квитанцій. Після чого перевізник виставляв рахунки-фактури та доставляв їх своїм клієнтам для оплати.

Зараз TMS-додатки сильно спрощують водіям весь процес:

• Компанії можуть використовувати TMS для оптимізації процедур надсилання.

• Менеджери автопарку тепер можуть повідомляти клієнтам місцеперебування, ціни та контакти, щоб водії могли надавати їм через додаток на смартфоні всю інформацію, необхідну для доставлення.

• Водії подають документи у додатку й він оперативно надсилає дані диспетчерам компанії.

Сьогодні власники транспортних компаній дедалі частіше приходять до висновку, що якісна система керування автопарком має допомагати водіям виконувати їхню роботу та виконувати доставлення. Ця ефективність залежить від регулярного нарахування заробітної плати водіїв та вимог до часу, проведеного ними вдома. Водії хочуть знати, куди вони поїдуть, як розподілятимуться їхні вихідні та скільки вони зароблятимуть. Важливо мати ресурси для аналізу роботи водія, робити все вчасно та виправдовувати його очікування.

TMS дозволяє швидко та легко відповідати на запитання про те, чи можна доставити вантаж у короткий термін. Чи можна це зробити без перевищення швидкості? Це дозволяє диспетчерам заздалегідь розуміти, чи зможе водій забрати та доставити вантаж безпечно та вчасно.

Водночас це дозволяє керівництву розуміти, чи ефективно працює доставлення, чи задоволений персонал та клієнти. Все це безпосередньо впливає на рентабельність бізнесу.

Зона відповідальності водії

В умовах перевантажених ланцюжків постачання водії працюють під величезним тиском, особливо в далекобійних перевезеннях. Що входить до їхньої зони відповідальності?

• Водії оглядають автомобілі, відповідають за товар, ведуть журнали та обслуговують клієнтів. Ці завдання непросто автоматизувати;

• Автоматизованого завантаження та розвантаження товарів у перевезеннях наразі не існує (але воно вже активно розробляється);

• Також водії займаються піддонами для зменшення фізичного навантаження на вантаж. Далекобійники досі виконують цю важливу роботу.

• Далі розглянемо підтримку клієнтів. Водії вантажівок часто допомагають клієнтам при завантаженні та розвантаженні товарів, надають дані спеціалістам з обслуговування клієнтів.

• Водії вантажівок продовжуватимуть займатися обслуговуванням клієнтів доти, доки їх не замінять представники служби підтримки або технології, як в інших галузях.

Датчики допомагають виявити пробите колесо, нерівномірне завантаження та інші загрози безпеці, але розв'язання цих проблем, як і раніше, потребує участі людини. Датчик не замінить водієві стару шину на нову. Повна автоматизація навряд чи вплине на потребу у водіях вантажівок, але зробить їхню роботу комфортнішою та безпечнішою.

Щодня водії стикаються з низкою труднощів на дорогах:

• Проїзду заважають лінії комунікацій.

• Перемикання передач викликає біль у стегнах та колінах.

• Товаросупровідна документація потребує часу та уважності.

• Боротьба за паркувальні місця.

• Постійний контроль з боку диспетчерів чи вантажних брокерів.

• Маршрути через несприятливі райони тощо.

Проте цифрові та мобільні сервіси суттєво покращили робочий день водіїв. Фактично процес диджиталізації в цій сфері лише починається, й в його центрі знаходиться TMS-софт. 

Як технології покращили життя водіїв

Ось чотири способи, якими технології змінили повсякденну роботу водіїв вже сьогодні.

Електронний документообіг

Ніхто не любить паперову роботу, особливо у процесах вантажоперевезень. Неписана посадова інструкція водія вантажівки часто містить обов'язки “кур'єра”.

Обмін документами з перевізниками, брокерами, відправниками вантажу, одержувачами та іншими сторонами стає швидшим, точнішим та безпечнішим завдяки електронним коносаментам (eBOL) та іншим цифровим документам. Тепер не треба чекати, доки за кілька днів чи тижнів водій прибуде до термінала з коносаментами, товарними квитанціями, підтвердженням доставлення та іншими підтверджувальними документами, які перевізники можуть надати.

Рукописні документи вже також не потрібний. Компанії можуть отримувати, сканувати, підписувати та класифікувати відвантажувальні документи в електронному вигляді за допомогою необхідного обладнання та програмного забезпечення. Зменшується кількість помилок та небажаних дзвінків. OCR може витягувати дані з проїзних документів, перевіряти справжність документів та зіставляти інформацію про доставлення з документами.

ELD

Більшості автопарків вантажних автомобілів та водіям доводиться використовувати ELD для запису робочого та неробочого часу та відправлення даних. Відмова від паперових записів вплинула на графіки водіїв, на їхню можливість подорожувати та робочі години.

Правила ELD впливають на використання телематики бізнес-парками. GPS, стільникові мережі та хмарні обчислення дозволяють ELD скоротити кількість контрольних дзвінків та генерувати автоматичні оповіщення. ELD дозволяють водіям та перевізникам обмінюватися інформацією про місцеперебування, час прибуття та час у дорозі. Завдяки такій прозорості вантажовідправники та одержувачі можуть планувати роботу вантажівок та водіїв.

Єдині платформи

Понад 90% водіїв вантажівок щодня використовують свої мобільні телефони для надсилання текстових повідомлень, дзвінків та навігації. Вантажі, погода, програми лояльності для стоянок вантажівок, локатори ваги та інші сторонні додатки. Різноманітні додатки для перевезень допомагають водіям керувати документами, годинами чергування та іншими завданнями.

Але той факт, що для чогось існує додаток, не означає, що водії будуть ним користуватися. Фактично п'ять додатків забирають 85% часу користувачів смартфонів.

Водіям потрібна єдина платформа з єдиною точкою входу для навігації, годин обслуговування, відстеження, сканування документів, альтернативних варіантів заправки та уникання станції зважування. Використання різних платформ – це незручно. Це також знижує увагу та концентрацію водія, створюючи додаткові ризики на дорозі. 

Комп'ютеризоване погодження вантажів

Якісні платформи автоматизують брокерські послуги з перевезень. Автоматичне бронювання вантажів пропонує можливість проведення торгів в один дотик для вантажів, розміщених на вантажних табло, де брокер публікує ціни та умови.

Коли перевізник вибирає “Забронювати зараз”, щоб прийняти вантаж, водій у режимі онлайн отримує інформацію про вантаж та підтверджувальні документи. Повідомлення про статус та винятки надсилаються у вигляді текстових повідомлень на мобільний пристрій водія. Все це можна реалізувати навіть без телефонних дзвінків та тривалого спілкування в месенджерах.

Діджитал допомагає керувати заявками на навантаження, відвантажувальними документами, отриманням цифрових даних, контролем завантаження, виставленням рахунків та оперативною обробкою платежів.

TMS для планування, виконання та оптимізації водійського досвіду

TMS може допомогти будь-якому бізнес-плануванню, виконанню та оптимізації транспортування товарів.

Планування

TMS допомагає компанії обрати відповідного перевізника та оптимальний спосіб доставлення з урахуванням вартості, ефективності та відстані, включно з оптимізацією багатоетапних маршрутів перевезення. Функціональна TMS-система може надати інформацію про торгівлю і тарифи, а також про можливі затримки через митні та інші торгові правила.

Виконання

Функції TMS-систем різняться, але можуть містить узгодження вантажів та зв'язок з перевізниками, документування та відстеження постачання, а також допомогу в розрахунках та формуванні рахунків за перевезення. Деякі просунуті TMS надають послуги моніторингу – це дозволяє обмінюватися даними в режимі реального часу між перевізниками, дистриб'юторами, складами та клієнтами. Такі системи можуть мати функціональність для управління складною міжнародною логістикою, наприклад, для надання імпортної та експортної документації та забезпечення відповідності постачання торговим вимогам.

Фахівці наголошують, що TMS-система також здатна запропонувати водіям такі функції:

• Розрахувати зарплату та витрати в залежності від маршруту поїздки.

• Відстежувати завантаження причепа та інформацію про маршрут.

• Завантажувати цифрові документи одразу в завантажувальні файли TMS-системи за допомогою програмного забезпечення для обробки зображень. Ці розширені функції софту для обробки зображень також можуть зчитувати штрих-коди, рукописний текст, купівлю доставлення (POD), коносамент (BOL), квитанції та чеки.

• Складати виписку про зарплату із зазначенням усіх деталей виплат, премій та утримань.

• Складати індивідуальне повідомлення для масового розсилання його всім водіям.

• Нагадувати про прострочені або документи, термін дії який скоро спливає, наприклад про права водія.

Фахівці зазначають, що TMS допоможе водіям ефективно розв'язувати такі проблеми:

• Маршрут водія - це не просто дорога на карті, це пункти отримання вантажу, пункти доставлення та додаткові зупинки. Інформація про кожну зупинку, наприклад, час прибуття і дані, що потрібно завантажити або вивантажити, може підвищити ефективність роботи водія.

• Контроль вантажу, наприклад, перевірку вантажу перед завантаженням. Продукти, що швидко псуються, наприклад фрукти, можуть вже почати псуватися, і за неправильного зберігання в дорозі вони зіпсуються остаточно. Якщо цей вантаж не буде перевірено та правильно доставлено, винним виявиться перевізник, а не відправник.

• Контроль водіїв щодо дотримання особливих умов перевезення, щоб уникнути неприємних помилок, на кшталт неправильного встановлення температури у причепі або не накриття вантажу брезентом.

• Моніторинг використання водіями обладнання компанії та дотримання правил дорожнього руху, оскільки виписування поліцією штрафів може вплинути на рейтинг перевізників.

• Нагадування водіям про необхідність надати диспетчеру необхідну інформацію, наприклад, фотографії BOL.

Оптимізація

TMS може оптимізувати такі функції, як вимірювання та відстеження продуктивності за допомогою звітів, інформаційних панелей, аналітики та транспортних даних.

Фахівці пояснюють, як водії можуть підвищити продуктивність за допомогою:

• Заміни пристроїв електронної реєстрації (ELD), які можна вважати застарілою технологією, на нові мобільні додатки, що автоматично створюють звіти IFTA (міжнародні угоди про податок на паливо) та IRP (інтегровані плани ресурсів) замість водія.

• Відстеження звичок водіння за допомогою відеомоніторингу та можливостей Інтернету речей, на кшталт програмного забезпечення для відстеження автопарку Samsara.

• Оптимізації маршруту водія, адже додаток планує маршрут з урахуванням різних параметрів, на кшталт витрати палива, наявності безплатних доріг, можливих заправок, податків на паливо в штатах, погодних умов, ваги автомобіля та іншого.

• Можливості гейміфікації, що дозволяє водію виконувати рутинну роботу з ігровими елементами. Наприклад, виконувати місії та отримувати очки для отримання водієм різних бонусів. 

Навчання водіїв користуватися TMS-додатком

Основою має бути розуміння, як ПЗ для оптимізації навантаження товарів підвищує компетентність та цінність співробітника логістичної компанії, особливо у зв'язку зі стрімкою диджиталізацією транспортної галузі.

Фахівці зазначають, що навчання водіїв ефективному використанню TMS-системи – це постійний процес, обов'язковий для кожної компанії.

Залежно від додатка TMS, спочатку можуть знадобитися навчальні візуальні посібники. Важливо, щоб ці інструкції пояснювали важливість роботи відповідно до встановленого ланцюжка алгоритмів.

Інтерфейс системи може істотно вплинути на всю роботу водія. Наприклад, додаток TMS може блокувати частину своїх функцій, якщо водій не виконав необхідне завдання, наприклад, перевірку вантажівки. 

Навчання, навчання та навчання

Плануючи опанування TMS важливо скласти графік навчання:

• асинхронні тренування;

• синхронні тренування;

• письмова документація за ключовими функціями.

Причина цих трьох рекомендацій у тому, що всі люди мають різні стилі навчання. Важливо забезпечити своєчасність, ефективність та можливість перевірки навчання, щоб набуті навички дозволили підготувати ефективних користувачів нової TMS-системи. Якщо не зважати на будь-який з цих пунктів, впровадження додатка у роботу компанії може виявитися досить складним.

Скептики

Навіть попри всі вищезгадані переваги, поширення нової технології серед водіїв може виявитися проблематичним. Особливо актуально це для водіїв, які не звикли користуватися TMS-додатками у своїй щоденній роботі.

Просте розв'язання цієї проблеми передбачає ознайомлення водіїв з технологією TMS:

• Покажіть водіям, що система або додатки вже довели свою ефективність.

• Дослухайтеся до побоювань, які можуть виникнути у ваших водіїв. Зробіть все можливе, щоб пояснити їм, чому використовується саме ця TMS, або змініть план її запуску, щоб заспокоїти водіїв.

• Негайно інтегруйте нову технологію в повсякденне життя автопарку.

• Цей процес можна полегшити, заохочуючи “авторитетних співробітників” автопарку або водіїв, які позитивно сприймають нововведення та добре розуміються з колегами, аби вони переконували весь колектив у перевагах нової технології.

• “Гейміфікуйте” процес навчання, мотивуючи водіїв, здатних швидко та ефективно користуватися цією технологією.

Навчений персонал

Ніхто не замінить досвідченого водія, спроможного максимально ефективно доставити вантаж одержувачу, не наражаючи на небезпеку себе та оточення. Тому інвестиції в комплексну програму навчання, які містить поглиблені курси безпеки вантажних автомобілів та технологічним рішенням для автопарку важливі, як ніколи.

Такий підхід до навчання допоможе визначити, які водії автопарку не дотримуються правил, і що їм потрібно змінити, перш ніж вони знову сядуть за кермо. Наприклад, системи управління навчанням (LMS) можуть надати автопарку сучасніші цифрові ресурси для навчання. Також вони пропонують доступ до цифрових навчальних ресурсів, що добре утримують увагу водіїв.

Скорочення довгострокових витрат та зменшення трагічних людських жертв у ДТП відчутно заощаджує гроші компанії. Крім того, відсутність аварій у вантажівок компанії дуже підвищує репутацію бізнесу.

Завжди слід пам'ятати, що водії – це люди, які мають ім'я. На відміну від вантажівок та навантажувачів, люди не взаємозамінні. Їх потрібно берегти в першу чергу, і використовувати будь-які технології для їхнього комфорту, безпеки та користі. 

Чи можуть технології замінити водіїв?

Світові техногіганти на кшталт Amazon і Tesla вкладають мільярди у створення безпілотних авто, але ці технології наразі далекі від практичного застосування. Створити комп'ютерну систему, яка не поступається людині на дорозі, дуже складно. Крім того, ШІ не може брати на себе відповідальність за рейс та вантаж, вирішувати нестандартні ситуації у дорозі.

Хоча технології й спричинили значні зміни у галузі вантажоперевезень, важливо зазначити, що людський фактор ще дуже довго залишатиметься вирішальним. Водії вантажівок виконують безліч обов'язків, які нелегко автоматизувати, наприклад огляд транспортних засобів, забезпечення безпеки вантажів, забезпечення обслуговування клієнтів.

Сьогодні практична роль технологій полягає в тому, щоб допомогти водіям краще впоратися з їхньою роботою, надати їм зручні інструменти та засоби автоматизації. Це зробить ситуацію на дорогах безпечнішою, принесе користь бізнесу та підвищить стійкість ланцюжків постачання.