TMS-приложение: лучший друг профессионального водителя

Технологии и автоматизация могут помочь менеджерам автопарков повысить эффективность, но их главная обязанность — это забота о водителях компании.

Автоматизация определенных процессов компании, таких как обучение технике безопасности, диспетчеризация и расчеты по платежам, позволила водителям сэкономить время. Но несмотря на технологии и автоматизацию, компании все равно не могут обойтись без рутинной человеческой работы.

Системы управления транспортировкой (TMS) играют ключевую роль в цепочках поставок, что оказывает эффект домино на каждую часть процесса — от планирования и закупок до логистики и управления жизненным циклом. 

Такая широкая и точная видимость достигается благодаря этой универсальной системе, позволяющей эффективно планировать и выполнять перевозки; это приводит к удовлетворению запросов водителей и клиентов и, в дальнейшем, к росту бизнеса. Мы живем и работаем в глобальной торговой среде, поэтому важно иметь систему, позволяющую успешно управлять сложными процессами без нарушения правил и законов.

Зачем нужны TMS-системы

Функционал TMS позволяет перевозчикам отслеживать грузы, распределять их между водителями и в режиме реального времени сообщать диспетчерам местонахождение водителей и ход доставки. В наши дни, когда цены на бензин меняются быстро и все стараются избежать лишнего пробега, такие приложения становятся просто незаменимыми.

До появления TMS-систем процесс управления доставкой грузов был очень сложным:

• Сперва водители получали устные инструкции по своей задаче от диспетчеров, а затем еще и распечатанный документ с указанием местоположения клиента, время получения и доставки. К этому всему обычно прилагалась инструкция по вождению.

• Затем в конце каждой недели водители предъявляли бумажные копии доказательств доставки, коносаментов, квитанций за топливо и единовременных квитанций. После чего перевозчик выставлял счета-фактуры и доставлял их своим клиентам для оплаты.

Сейчас TMS-приложения сильно упрощают водителям весь процесс:

• Компании могут использовать TMS для оптимизации процедур отправки.

• Менеджеры автопарка теперь могут сообщать клиентам местоположение, цены и контакты, чтобы водители могли предоставлять им через приложение на смартфоне всю информацию, необходимую для доставки.

• Водители подают документы в приложении и оно оперативно отправляет данные диспетчерам компании.

Сегодня владельцы транспортных компаний все чаще приходят к выводу, что хорошая система управления автопарком должна помогать водителям делать их работу и выполнять доставку. Эта эффективность зависит от регулярного начисления заработной платы водителей и требований к времени, проведенному ими дома. Водители хотят знать, куда они поедут, как будут распределяться их выходные и сколько они будут зарабатывать. Важно иметь ресурсы для анализа работы водителя, делать все вовремя и оправдывать его ожидания. 

TMS позволяет быстро и легко отвечать на вопросы  о том, можно ли доставить груз в короткие сроки. Можно ли сделать это без превышения скорости? Это позволяет диспетчерам заранее понимать, сможет ли водитель забрать и доставить груз безопасно и вовремя.

В то же время это позволяет руководству понимать, эффективно ли работает доставка, удовлетворен ли персонал и клиенты. Все это прямо влияет на рентабельность бизнеса.

Зона ответственности водителей

В условиях перегруженных цепочек поставок водители работают под огромным давлением, особенно в дальнобойных перевозках. Что входит в их зону ответственности?

• Водители осматривают автомобили, отвечают за товар, ведут журналы и обслуживают клиентов. Эти задачи непросто автоматизировать;

• Автоматизированной загрузки и разгрузки товаров в перевозках пока не существует (но она уже активно разрабатывается);

• Также водители занимаются поддонами для уменьшения физической нагрузки на груз. Дальнобойщики до сих пор выполняют эту важную работу.

• Далее рассмотрим поддержку клиентов. Водители грузовиков зачастую помогают клиентам при погрузке и разгрузке товаров, предоставляют данные специалистам по обслуживанию клиентов.

• Водители грузовиков будут продолжать заниматься обслуживанием клиентов до тех пор, пока их не заменят представители службы поддержки или технологии, как в других отраслях.

Датчики помогают выявить пробитое колесо, неравномерную загрузку и другие угрозы безопасности, но решение таких проблем по-прежнему требует участия человека. Датчик не поменяет водителю старую шину на новую. Полная автоматизация вряд ли повлияет на потребность в водителях грузовиков, но сделает их работу более комфортной и безопасной.

Ежедневно водители сталкиваются с рядом трудностей на дорогах: 

• Проезду мешают линии коммуникации.

• Переключение передач вызывает боль в бедрах и коленях.

• Товаросопроводительная документация требует времени и внимательности.

• Борьба за парковочные места.

• Постоянный контроль со стороны диспетчеров или грузовых брокеров.

• Маршруты через неблагоприятные районы и т.д.

Однако цифровые и мобильные сервисы существенно улучшили рабочий день водителей. Фактически, процесс диджитализации в этой сфере только начинается, и в его центре находится TMS-софт. 

Как технологии улучшили жизнь водителей

Вот четыре способа, которыми технологии изменили повседневную работу водителей уже сегодня.

Электронный документооборот

Никто не любит бумажную работу, особенно в процессах грузоперевозок. Неписаная должностная инструкция водителя грузовика зачастую включает в себя обязанности “курьера”.

Обмен документами с перевозчиками, брокерами, грузоотправителями, получателями и другими сторонами становится более быстрым, точным и безопасным благодаря электронным коносаментам (eBOL) и другим цифровым документам. Теперь не надо ждать, пока через несколько дней или недель водитель прибудет к терминалу с коносаментами, товарными квитанциями, подтверждением доставки и другими подтверждающими документами, которые перевозчики могут выставить.

Рукописный перевод тоже не требуется. Компании могут получать, сканировать, подписывать и классифицировать отгрузочные документы в электронном виде с помощью необходимого оборудования и программного обеспечения. Уменьшается количество ошибок и нежелательных звонков. OCR может извлекать данные из проездных документов, проверять подлинность документов и сопоставлять информацию о доставке с документами.

ELD

Большинству автопарков грузовых автомобилей и водителям приходится использовать ELD для записи рабочего и нерабочего времени и отправки данных. Отказ от бумажных записей повлиял на графики водителей, на их возможность путешествовать и рабочие часы.

Правила ELD влияют на использование телематики бизнес-парками. GPS, сотовые сети и облачные вычисления позволяют ELD сократить количество контрольных звонков и генерировать автоматические оповещения. ELD позволяют водителям и перевозчикам обмениваться информацией о местоположении, времени прибытия и времени в пути. Благодаря такой прозрачности грузоотправители и получатели могут планировать работу грузовиков и водителей.

Единые платформы

Более 90% водителей грузовиков ежедневно используют свои мобильные телефоны для отправки текстовых сообщений, звонков и навигации. Грузы, погода, программы лояльности для стоянок грузовиков, локаторы весов и прочие сторонние приложения. Разнообразные приложения для перевозок помогают водителям управлять документами, часами дежурства и другими задачами.

Но тот факт, что для чего-то есть приложение, не означает, что водители будут его использовать. Фактически пять приложений занимают 85% времени пользователей смартфонов.

Водителям нужна единая платформа с единой точкой входа для навигации, часов обслуживания, отслеживания, сканирования документов, альтернативных вариантов заправки и обхода станции взвешивания. Использование разных платформ – это не только неудобно. Это также отнимает внимание и концентрацию водителя, что создает дополнительные риски на дороге. 

Компьютеризованное согласование грузов

Качественные платформы автоматизируют брокерские услуги по перевозкам. Автоматическое бронирование грузов предлагает возможность проведения торгов в одно касание для грузов, размещенных на погрузочных табло, где брокер публикует цены и условия.

Когда перевозчик выбирает “Забронировать сейчас”, чтобы принять груз, водитель получает информацию о грузе и подтверждающие документы онлайн. Сообщения о статусе и исключениях отправляются в виде текстовых сообщений на мобильное устройство водителя. Все это можно реализовать без созвонов и длительного общения в мессенджерах, без крайней необходимости. 

Диджитал помогает управлять заявками на погрузку, отгрузочными документами, извлечением цифровых данных, контролем загрузки, выставлением счетов и оперативной обработкой платежей.

TMS для планирования, выполнению и оптимизации водительского опыта

TMS может помочь любому бизнес-планированию, выполнению и оптимизации транспортировки товаров.

Планирование

TMS помогает компании выбрать подходящего перевозчика и оптимальный способ доставки с учетом стоимости, эффективности и расстояния, включая оптимизацию многоэтапных маршрутов перевозки. Функциональная TMS-система может предоставить информацию о торговле и тарифах, а также о возможных задержках из-за таможенных и других торговых правил.

Выполнение

Функции TMS-систем различаются, но могут включать в себя согласование грузов и связь с перевозчиками, документирование и отслеживание поставок, а также помощь в расчетах и формировании счетов за перевозку. Некоторые продвинутые TMS предоставляют услуги мониторинга — это позволяет обмениваться данными в режиме реального времени между перевозчиками, дистрибьюторами, складами и клиентами. Такие системы могут обладать функциональностью для управления сложной международной логистикой, например, для предоставления импортной и экспортной документации и обеспечения соответствия поставок торговым требованиям.

Специалисты подчеркивают, что TMS-система также может предложить водителям такие функции:

• Рассчитать зарплату и расходы в зависимости от маршрута поездки.

• Отслеживать загрузку прицепа и информацию о маршруте.

• Загружать цифровые документы сразу в загрузочные файлы TMS-системы с помощью ПО для обработки изображений. Эти расширенные функции софта для обработки изображений также могут считывать штрих-коды, рукописный текст, покупку доставки (POD), коносамент (BOL), квитанции и чеки.

• Составлять выписку о зарплате с указанием всех деталей выплат, премий и удержаний.

• Составлять индивидуальное уведомление для массовой рассылки его всем водителям.

• Напоминать о просроченных или скоро заканчивающих действовать документах, например о водительских правах.

Специалисты отмечают, что TMS поможет водителям эффективно решать такие проблемы:

• Маршрут водителя — это не просто дорога на карте, это пункты получения груза, пункты доставки и дополнительные остановки. Информация о каждой остановке, например, время прибытия и данные о том, что нужно загрузить или выгрузить, может повысить эффективность работы водителя.

• Контроль груза, например, проверка груза перед погрузкой. Скоропортящиеся продукты, например фрукты, могут уже начать портиться, и при неправильном хранении в дороге они испортятся окончательно. Если этот груз не будет проверен и правильно принят, виноватым окажется перевозчик, а не отправитель.

• Контроль водителей за соблюдением особых условий перевозки во избежание досадных ошибок, таких как неправильная установка температуры или не накрытие груза брезентом.

• Мониторинг использования водителями оборудования компании и соблюдения ПДД, поскольку выписывание полицией штрафов может повлиять на рейтинг перевозчиков.

• Напоминание водителям о необходимости предоставить диспетчеру необходимую информацию, например фотографии BOL.

Оптимизация

TMS может оптимизировать такие функции, как измерение и отслеживание производительности с помощью отчетов, информационных панелей, аналитики и транспортных данных.

Специалисты объясняют, как водители могут добиться повышения продуктивности посредством:

• Замены устройств электронной регистрации (ELD), которые можно считать устаревшей технологией, на новые мобильные приложения, автоматически создающие отчеты IFTA (международные соглашения о налоге на топливо) и IRP (интегрированные планы ресурсов) вместо водителя.

• Отслеживания привычек вождения с помощью видеомониторинга и возможностей Интернета вещей, таких как ПО для отслеживания автопарка Samsara.

• Оптимизации маршрута водителя, ведь приложение планирует маршрут с учетом различных параметров, таких как расход топлива, бесплатные дороги, возможные заправки, налоги на топливо в штатах, погодные условия, вес автомобиля и прочего.

• Возможностей геймификации, позволяющей водителю выполнять рутинную работу с помощью игровых функций. Например, выполнять миссии и получать очки, позволяющие водителю получать различные бонусы. 

Обучение водителей пользованию TMS-приложением

Основой должно быть понимание, как ПО для оптимизации погрузки товаров повышает компетентность и ценность сотрудника логистической компании, особенно в связи со стремительной диджитализацией транспортной отрасли.

Специалисты отмечают, что обучение водителей эффективному использованию приложения TMS - это постоянный процесс, обязательный для каждой компании. 

В зависимости от приложения TMS для вначале могут потребоваться обучающие визуальные руководства. Важно, чтобы эти инструкции объясняли важность работы в соответствии с установленной цепочкой алгоритмов.

Интерфейс системы может оказать существенное влияние на всю работу водителя. К примеру, приложение TMS может блокировать часть своих функций, если водитель не выполнил необходимое задание, например проверку грузовика. 

Учеба, учеба и учеба

При планировании освоения TMS важно составить график обучения:

• асинхронные тренировки;

• синхронные тренировки;

• письменная документация по ключевым функциям.

Причина этих трех рекомендаций в том, что у всех людей разные стили обучения. Важно обеспечить своевременность, эффективность и возможность проверки обучения, чтобы приобретаемые навыки позволили подготовить эффективных пользователей новой TMS-системы. Если не учитывать какой-либо из этих пунктов, внедрение приложения в компании может оказаться довольно сложным.

Скептики

Даже несмотря на все вышеупомянутые преимущества, распространение новой технологии среди водителей может оказаться проблематичным. Особенно актуально это для водителей, не привыкших пользоваться приложениями TMS в своей ежедневной работе.

Простое решение этой проблемы предполагает ознакомление водителей с технологией TMS:

• Покажите водителям, что система или приложения уже доказали свою эффективность.

• Прислушайтесь к опасениям, которые могут возникнуть у ваших водителей. Сделайте все возможное, чтобы объяснить им, почему используется именно эта TMS, или измените план ее запуска, чтобы успокоить водителей.

• Без промедлений интегрируйте новую технологию в повседневную жизнь автопарка.

• Этот процесс можно облегчить, поощряя “авторитетных сотрудников” автопарка или водителей, позитивно воспринимающих нововведения и хорошо ладящих с коллегами, с целью убедить весь коллектив в преимуществах новой технологии.

• “Геймифицируйте” процесс обучения, мотивируя водителей, способных быстро и эффективно использовать эту технологию.

Обученный персонал

Никто не заменит опытного водителя, знающего, как максимально эффективно доставить груз получателю, не подвергая опасности себя и окружающих. Поэтому инвестиции в комплексную программу обучения, включающую углубленные курсы по безопасности грузовых автомобилей и технологическим решениям для автопарка важны, как никогда.

Такой подход к обучению поможет определить, какие водители автопарка не соблюдают правила, и что им потребуется изменить, прежде чем они снова сядут за руль. Например, системы управления обучением (LMS) могут предоставить автопарку более продвинутые цифровые ресурсы для обучения. Также они предлагают доступ к цифровым обучающим ресурсам, хорошо удерживающим внимание обучаемых водителей.

Сокращение долгосрочных расходов и трагических человеческих жертв в ДТП ощутимо экономит деньги компании. Кроме того, отсутствие аварий у грузовиков компании очень повышает репутацию бизнеса.

Всегда нужно помнить, что водители – это люди, у которых есть имя. В отличие от грузовиков и погрузчиков, люди не взаимозаменяемы. Их нужно беречь в первую очередь, и использовать любые технологии для их комфорта, безопасности и пользы. 

Могут ли технологии заменить водителей?

Мировые техногиганты вроде  Amazon и Tesla вкладывают миллиарды в создание беспилотных авто, но эти технологии пока далеки от практического применения. Создать компьютерную систему, не уступающую человеку на дороге, очень сложно. Кроме того, ИИ не может брать на себя ответственность за рейс и груз, решать нестандартные ситуации в пути. 

Хотя технологии привели к значительным изменениям в отрасли грузоперевозок, важно отметить, что человеческий фактор еще очень долго будет оставаться решающим. Водители грузовиков выполняют множество обязанностей, которые нелегко автоматизировать, например, осмотр транспортных средств, обеспечение безопасности грузов, обеспечение обслуживания клиентов. 

Сегодня практическая роль технологий заключается в том, чтобы помочь водителям лучше справляться с их работой, дать им удобные инструменты и средства автоматизации. Это сделает ситуацию на дорогах безопаснее, принесет пользу бизнесу и повысит устойчивость цепочек поставок.