Вы когда-нибудь задумывались, как крупные онлайн-магазины каждый день справляются с тысячами заказов без малейших сбоев? Ответ кроется в интеграции их eCommerce платформ с ERP-системами. Такие решения эффективно решают проблемы управления запасами, обработки заказов, учета и т.п.
В этой статье мы расскажем, как синхронизировать интернет-магазин с ERP, рассмотрим задачи и целесообразность такой интеграции. Более того, мы подробно разберем основные этапы синхронизации онлайн-магазина с ERP на примере системы Odoo, чтобы вы могли лучше понять преимущества этого процесса для вашего бизнеса.
Задачи и необходимость синхронизации eCommerce-решения с ERP
Для начала вспомним, что такое ERP (Enterprise Resource Planning). Это корпоративный софт, помогающий предприятиям управлять различными аспектами своей деятельности, такими как материальные активы, финансы, управление запасами, производство, HR и т.д. ERP-система интегрирует все аспекты деятельности предприятия в единую контролируемую среду, позволяющую бизнесу эффективно управлять ресурсами, оптимизировать процессы и принимать обоснованные управленческие решения.
Разнообразные ERP-системы используются сегодня практически во всех сферах: от производства до сферы услуг. В cфере онлайн-коммерции интеграция личного кабинета с ERP позволяет наладить в магазине непрерывный обмен данными, который дает ряд преимуществ. Давайте назовем их.
- Автоматизация бизнес процессов. ERP помогает автоматизировать множество операций, таких как обработка заказов и платежей, бухгалтерский учет, документооборот, управление персоналом и т.д. Это помогает предприятию сосредоточиться на стратегических задачах, вместо траты времени на рутинные операции.
- Эффективное управление запасами. Интеграция ERP подразумевает внедрение модулей управления складом и логистикой. Информация о наличии товаров на складе благодаря этим модулям будет обновляться в режиме реального времени, и каждую единицу продукции можно будет отследить в системе. Это позволяет улучшить обслуживание, оптимизировать запасы и минимизировать затраты.
- Качественный контроль над финансами. Софт управления ресурсами предприятия имеет финансовый модуль и интеграцию с платежными системами. Данные о заказе и оплате автоматически фиксируются в ERP, что помогает избежать ошибок и обеспечить точную и оперативную финансовую отчетность.
- Эффективная работа с данными. ERP позволяют интегрировать разнообразные базы данных бизнеса в единую информационную среду. Вся информация о продуктах, клиентах и заказах будет очищена от дублей, ошибок и несоответствий, сведена к единому формату и подготовлена к удобному применению.
- Улучшение принятия решений. Интеграция eCommerce и ERP систем позволяет собирать и анализировать большие объемы данных о продажах, клиентах и прочих аспектах бизнеса. Это помогает выявлять слабые места в процессах и принимать качественные, обоснованные стратегические решения.
Так что сегодня синхронизация интернет-магазина с ERP-системой – это не просто приятная возможность, а неотложная потребность для любого онлайн-бизнеса. Ведь диджитал оказывает непосредственное влияние на конкурентоспособность.
9 этапов синхронизации eCommerce и ERP: пример Odoo
Как работает синхронизация eCommerce продукта с ERP? Мы разберем этот процесс на примере популярной ERP системы Odoo, которая отличается открытым кодом и часто применяется для нужд eCommerce.
1 . Подготовка к синхронизации
От качественной подготовки зависит успех всего процесса синхронизации. На стартовом этапе проводится тщательный анализ обеих систем, чтобы определить, какие данные необходимо синхронизировать, и выбрать оптимальные инструменты для интеграции.
Первым шагом является подробная оценка потребностей бизнеса. Необходимо четко определить, какие данные должны быть синхронизированы между eCommerce платформой и ERP системой. Обычно сюда входят данные по продуктам, заказам, клиентам, товарным запасам, ценам, платежам, параметрам доставки и т.д. От корректного определения объема данных для интеграции зависит сложность интеграции, необходимость дополнительных настроек и эффективность работы всего магазина.
Когда оценка потребностей завершена, специалисты выбирают подходящие инструменты для синхронизации. Многие современные ERP имеют встроенные модули и коннекторы для работы с другими системами. К примеру, Odoo предлагает широкий спектр модулей для интеграции с различными eCommerce платформами. В наших кейсах с этой ERP мы без проблем интегрировали эти инструменты с решениями для eCommerce на фреймворке Laravel.
2 . Настройка API доступа
API (Application Programming Interface) служит программным мостом, позволяющим двум системам обмениваться данными в реальном времени. Правильная настройка API имеет решающее значение для синхронизации платформы eCommerce и ERP: от этого зависит быстродействие, стабильность и безопасность обмена данными по заказам, продуктам, клиентам и т.д.
Первый шаг в настройке API доступа – это создание специальных аккаунтов в обеих системах. Данные аккаунты позволяют включить и настроить API на двух сторонах – в платформе eCommerce и в ERP. При этом они будут иметь ограниченный доступ к определенным функциям системы, что обеспечит безопасность.
После создания аккаунтов система генерирует уникальные ключи API, содержащие идентификатор и защищенные данные для аутентификации (секрет API). Ключи необходимо хранить в безопасности и защищать от разглашения, ведь они могут предоставить доступ к вашей системе. Для каждого ключа необходимо настроить доступ для безопасного взаимодействия систем.
3 . Настройка коннектора
Коннектор служит своеобразным "переводчиком" между двумя системами, обеспечивая непрерывный обмен данными. Он позволяет настраивать частоту синхронизации, направление передачи данных и множество других параметров взаимодействия систем.
Первым шагом на этом этапе является установка коннектора в обе системы. Это можно сделать разными способами, в зависимости от целевых платформ и конкретного коннектора. Сегодня многие популярные платформы eCommerce и ERP-системы имеют собственные маркетплейсы с дополнительными расширениями, где можно найти и установить готовые коннекторы. Если такой возможности нет, то разработчикам придется производить инсталляцию вручную.
После установки коннектора ему необходимо настроить параметры. В частности:
- Ввести настройки API. Речь идет о вводе полученных ранее API ключей и секретов для аутентификации.
- Провести маппинг полей. Это процесс сопоставления полей в одной системе с полями в другой. Например, поле "Название продукта" в eCommerce-системе должно быть сопоставлено с полем "Название товара" в ERP-системе.
- Настроить синхронизацию. Необходимо определить частоту синхронизации (например, каждые 15 минут, ежечасно, ежедневно), направление синхронизации (одностороннее, двустороннее), приоритеты синхронизации (какие данные синхронизировать в первую очередь).
- Настройка обработки ошибок. Определить алгоритм на случай возникновения ошибок при синхронизации.
4 . Начальная синхронизация
Этап начальной синхронизации eCommerce платформы с ERP, такой как Odoo, является критическим для успешной интеграции обеих систем. В этом процессе можно выделить две ключевые стадии:
- Импорт данных: Начальная синхронизация предусматривает предварительный импорт данных из eCommerce-платформы в систему ERP и наоборот. Этот процесс может включать импорт информации о продуктах, категориях, клиентской базе, заказах и товарных запасах. Например, данные о новых продуктах, добавленных в интернет-магазин, должны быть импортированы в ERP систему для дальнейшего менеджмента и учета.
- Проверка данных: После импорта данных в обе системы важно осуществить верификацию корректности импортируемых данных. То есть, следует убедиться, что данные о продуктах, клиентах, заказах и запасах правильно синхронизировались между системами. Необходимо проверить, отображаются ли все новые заказы из интернет-магазина в ERP-системе, и корректно ли данные о клиентах импортировались в ERP для дальнейшего использования.
Этап начальной синхронизации требует внимания к деталям и тестированию, чтобы гарантировать работоспособность системы и уберечься от ошибок.
5 . Регулярная синхронизация
Настройка регулярной синхронизации определяет саму суть интеграции eCommerce-платформы с ERP системой. Ведь именно так обеспечивается непрерывный обмен данными между системами.
Регулярная синхронизация обеспечивается через настройку процессов автоматической синхронизации и обработки изменений. Разберем оба этих аспекта интеграции.
- Автоматическая синхронизация - это процесс, при котором данные синхронизируются между системами без вмешательства человека. Достигается это путем настройки расписания синхронизации, то есть определения интервалов времени, через которые будет выполняться обновление данных во взаимодействии систем. Для настройки автоматической синхронизации следует настроить частоту обновления или определить триггеры, которые запускают ее (например, при создании нового заказа на eCommerce-площадке).
- Обработка изменений – это постоянный процесс мониторинга изменений в данных в одной системе и автоматического обновления соответствующих записей в другой системе. Типичными изменениями данных в eCommerce могут быть такие события, как добавление новых продуктов, изменение цен, обновление статуса заказов, изменение персональных данных клиентов и т.д. Если изменение происходит в платформе Ecommerce, алгоритм обработки должен подтянуть соответствующее изменение в ERP.
Если эти процессы настроены корректно, регулярная синхронизация обеспечит магазину бесшовное и безошибочное обновление данных по всей его экосистеме eCommerce.
6 . Обработка заказов
Если все сделано правильно, синхронизация интернет-магазина с ERP позволяет максимально автоматизировать обработку заказов. Настройка этого функционала имеет две составляющие:
- Синхронизация заказов предусматривает автоматический перенос информации о новых заказах с eCommerce-платформы в ERP-систему. Это позволяет сотрудникам отдела продаж, склада и логистики сразу получать всю необходимую информацию для обработки заказа без необходимости вводить данные вручную. Такая синхронизация происходит через триггеры, API и маппинг полей.
- Управление статусами заказ позволяет автоматизировать и отслеживать движение заказа по всему звену обработки. Когда состояние заказа меняется в одной системе, данное изменение автоматически подтянется в другую. Это ускоряет процесс обработки, делает невозможным ошибки и улучшает качество сервиса.
Синхронизация заказов и автоматическое управление их статусами являются важными аспектами эффективной интеграции между системами eCommerce и ERP. Благодаря этому магазины получают возможность быстро, эффективно и безошибочно обрабатывать тысячи заказов в день.
7 . Управление запасами
Настройка этой синхронизации помогает обеспечить точный учет товаров на складе. Поэтому магазин сможет избежать ситуаций, когда товар продается, но его нет в наличии. ERP также поможет улучшить процессы закупок. Для этого нужно решить две ключевые задачи:
- Синхронизация уровней запасов: В рамках этого процесса происходит автоматическое обновление количества товаров на складе в системе ERP (например, в Odoo) в зависимости от продаж в eCommerce-платформе. Это означает, что данные о продажах из интернет-магазина автоматически влияют на уровень запасов в ERP системе. И наоборот, новые поступления подтягиваются в eCommerce-площадку автоматически и мгновенно оказываются в продаже.
- Сообщения о недостаточных запасах: При синхронизации важно настроить отправку менеджерам уведомлений в случаях, когда запасы на складе достигают критически низкого уровня. Это позволяет оперативно реагировать и заказывать новые партии продукции без промедлений. Более того, мониторинг динамики продаж eCommerce средствами ERP позволит реагировать на скачки спроса заблаговременно.
Качественная синхронизация управления запасами позволяет обеспечить точный учет товаров, оптимизировать процессы закупок и улучшить обслуживание клиентов.
8 . Финансовая синхронизация
Этот этап настройки обеспечивает четкий учет финансовых операций в онлайн-магазине, автоматизирует процессы обработки платежей и способствует прозрачности денежных потоков компании. Успешная финансовая синхронизация eCommerce решения с ERP работает на двух уровнях:
- Обработка платежей предусматривает автоматический обмен информацией о платежах между платформой eCommerce и ERP-системой. Это позволяет отслеживать статус платежей, создавать финансовые документы (счета, акты) и автоматически обновлять данные о транзакциях от клиентов. Для этого eCommerce платформа интегрируется с платежными системами и получает соответствующую информацию, а затем отдает данные в ERP.
- На основе этих данных ERP-система ведет финансовый учет магазина. Соответствующие модули ERP позволяют автоматически фиксировать доходы, расходы и прибыль, задолженность перед поставщиками и т.д. Все финансовые данные должны вноситься корректно и оперативно для обеспечения точности финансовой отчетности.
Благодаря качественной синхронизации с ERP, магазин может автоматизировать финансовую отчетность и налоговый учет. Более того, он открывает возможность вести глубокую аналитику финансовой деятельности компании.
9 . Мониторинг и поддержка
Важно тщательно следить за взаимодействием между площадкой eCommerce и ERP, чтобы гарантировать бесперебойную работу всей системы, выявлять ошибки и возможные проблемы, обеспечивать кибербезопасность и совершенствовать процессы синхронизации. Это непрерывная работа, в которой можно выделить два аспекта:
- Мониторинг синхронизации предусматривает постоянное наблюдение за процессом обмена данными между ERP и площадкой eCommerce, чтобы заблаговременно выявлять любые проблемы. Мониторингу подвергаются такие аспекты, как скорость синхронизации, работа триггеров, полнота передачи данных и т.д. Специалисты ведут мониторинг через анализ логов, специализированные дашборды и соответствующие механизмы уведомлений.
- Обновление и оптимизация в плане синхронизации между платформами – это неотделимая часть поддержки всей системы. Она призвана улучшить производительность синхронизации, добавить ей новые возможности и обеспечить совместимость с новыми версиями сервисов и систем для бизнеса. Обновлению подлежат коннекторы, модули ERP и eCommerce, API и т.д.
Стабильный мониторинг и регулярные обновления гарантируют всей системе работоспособность, эффективность и конкурентоспособность.
Как работает синхронизированный процесс: пример реального заказа
Как синхронизация eCommerce с Odoo ERP работает на практике? Рассмотрим этот механизм на примере заказа кроссовок в кастомном онлайн-магазине: от осуществления заказа до его закрытия или возможной работы с возвратом.
- Заказ в eCommerce: Клиент выбирает и заказывает кроссовки на онлайн-площадке. Он исследует каталог, выбирает в фильтрах размер, бренд и цвета. Если у пользователя есть личный кабинет, в магазин подтягиваются данные, такие как размер обуви. В итоге покупатель добавляет интероесную ему пару обуви в корзину, выбирает опции оплаты и доставки, и делает заказ.
- Передача заказа. После оформления заказа, коннектор автоматически передает данные заказа ERP-системе (в нашем случае, это Odoo). При качественной интеграции все данные по товару, выбранном варианту доставки и оплаты подтягиваются в софт автоматически, без ручного вмешательства. Поэтому заказ без промедлений поступает в обработку.
- Обработка в ERP. Заказ формируется в Odoo и обрабатывается. Сначала производится проверка наличия кроссовок на складе. После этого заказ подтверждается, формируется счет для клиента (или фиксируется уже произведенная оплата), производится комплектация и отправка заказа.
- Обновление статуса: После обработки заказа его статус автоматически обновляется в системе Odoo. Эта информация передается обратно в eCommerce-платформу, где клиент может просмотреть актуальный статус своего заказа. Например, "В обработке", "Отправлено", "Доставлено".
- Закрытие заказа или возврат. При получении заказа клиент может понять, что выбранные кроссовки ему малы и вернуть их обратно в магазин. Тогда статус заказа изменится, а ERP автоматически зафиксирует возврат ему денежных средств и обратную доставку товара на склад.
Таким образом, благодаря синхронизации между eCommerce площадкой и системой ERP процесс заказа можно автоматизировать и оптимизировать, что позволяет магазину эффективно управлять продажами и обеспечивать удобство для клиентов.
Разработка онлайн-магазина с WEZOM
Наша команда уже 25 лет создает индивидуальные решения для бизнеса: кастомные площадки для eCommerce, комплексные десктопные, мобильные и веб-приложения, корпоративное ПО под любые потребности. У нас за плечами есть кейсы создания сложных онлайн-магазинов и разработки кастомных ERP-систем с нуля. Поэтому мы прекрасно понимаем, как синхронизировать eCommerce с ERP.
Нам доверяют такие производители и ритейлеры, как Roshen, STVOL, "Мястория", Anabel Arto и множество других клиентов. В портфолио WEZOM можно найти комплексные и уникальные решения для eCommerce, которые были индивидуально созданы под все потребности и запросы бизнеса клиента.
Если вас интересуют подобные возможности, вы оказались на этой странице не зря. Обращайтесь за консультацией к нашим специалистам прямо сейчас. Менеджеры WEZOM с радостью сориентируют вас в технологиях, поделятся собственным опытом и помогут выбрать оптимальные диджитал-решения для бизнеса.
Выводы
Любой современный онлайн-магазин требует интеграции с ERP: без этого вести эффективные продажи и предоставлять качественный сервис практически невозможно. Однако синхронизация площадки eCommerce с ERP может оказаться непростой задачей, включающей множество аспектов: настройки API и коннекторов, начальная и регулярная синхронизация, отработка интеграции в части управления запасами, обработки заказов и т.д.
Такая работа требует привлечения по-настоящему профессиональных и опытных разработчиков. Мы советуем не доверять создание комплексного и масштабного онлайн-магазина новичкам. Лучшим решением будет обращение к команде, которая имеет за плечами релевантные кейсы.
FAQ
Можно ли синхронизировать eCommerce с ERP?
Да, синхронизация eCommerce с ERP возможна с помощью специализированных интеграционных решений и коннекторов. Это позволяет автоматизировать обмен данными между системами, оптимизировать бизнес-процессы и обеспечить единую онлайн-среду для управления бизнесом.
Как ERP синхронизируется с интернет-магазином?
ERP может синхронизироваться с интернет-магазином с помощью специализированных коннекторов, автоматически передающих данные о заказах, клиентах и запасах между системами. Это позволяет автоматизировать управление запасами, обработку заказов, финансовую отчетность и т.п.
Какие трудности возникают в синхронизации ERP с eCommerce?
Затруднения в синхронизации ERP с eCommerce могут возникать из-за разницы в структурах данных и бизнес-процессах между системами, а также из-за нестабильности связи и возможности возникновения ошибок при передаче данных. Дополнительной сложностью может стать необходимость учета специфики каждого конкретного бизнеса и его потребностей в процессе синхронизации.
