Інтеграція особистого кабінету з ERP: зручності та переваги для оптових партнерів

Безшовна робота з партнерами – це мрія та ідеал буквально будь-якого B2B-бізнесу. Але для цього клієнтам необхідно надати миттєвий доступ до актуальних даних, замовлень та аналітики. Завдяки інтеграції особистого кабінету до ERP ця мрія стає дійсністю. 

В цьому матеріалі ми розглянемо основні переваги та функціонал таких рішень: розберімось, як працює особистий кабінет в ERP-системі. Понад те, ви дізнаєтесь, як реалізувати такий кабінет, і які йому потрібні етапи інтеграції. 

Для чого ERP-системі особистий кабінет

Для початку згадаємо базові визначення. За абревіатурою ERP приховується термін Enterprise Resource Planning (“планування ресурсів підприємства”). ERP система – це потужна диджитал-платформа, який об'єднує всі ключові процеси підприємства в єдине ціле, своєрідна “нервова система” бізнесу. Такі рішення широко застосовуються у промисловості, логістиці, дистрибуції, в ритейлі – практично в будь-якій галузі, що потребує комплексного менеджменту та планування.  

Природно, що одним з головним напрямків впровадження ERP став сегмент B2B – область, де бізнеси надають товари та послуги іншим бізнесам. Адже саме ця царина характеризується найвищою складністю менеджменту взаємодій, операцій і транзакцій між контрагентами. 

Переваги диджиталу сьогодні допомагають B2B-сектору покращити якість управління, скоротити видатки та реалізувати для корпоративних клієнтів можливості звичного eCommerce. Попит на такі рішення зростає дуже швидко. Так, за прогнозами Fortune, світовий ринок ERP зросте з $81 млрд у 2024 році до понад $238 млрд у 2032 році, демонструючи середньорічне зростання у 14%. 

Водночас звіт Grand View Research свідчить, що 39% ринку ERP припадає на сегмент великого бізнесу. Саме в цьому секторі гостріше за все відчуваються проблеми менеджменту складних процесів, таких як планування виробництва, управління запасами, закупівлі, виконання замовлень, взаємодія з B2B-партнерами тощо. При цьому аналітики констатують, що впровадження ERP в організації може скоротити витрати на логістику на 25-30%, а витрати на сировину – щонайменше на 15%.

Одним з головних засобів досягнення цих неймовірних результатів є особистий кабінет в ERP. Це інтерфейс, в якому корпоративні користувачі можуть взаємодіяти з платформою, отримуючи доступ до персоналізованої інформації та інструментів. Кабінет покликаний забезпечити партнерам зручний та безпечний доступ до ключових функцій для ефективної роботи. Його роль у бізнесі визначається декількома напрямками: самообслуговування, прозорість взаємодій, економія часу, персоналізація, аналітика тощо. 

Тож особистий кабінет для оптових партнерів – це не просто додаткова функція ERP-системи, а ключовий фактор побудови ефективних і довготривалих відносин з контрагентами. Він дозволяє автоматизувати безліч рутинних процесів, підвищити прозорість взаємодії та забезпечити гідний рівень сервісу.

Ключові функції особистого кабінету в ERP-системах

Отже, інтеграція особистого кабінету в ERP – це вкрай важлива складова успіху B2B-бізнесу. Визначмо, які ключові функції потрібні такому інструменту. 

• Управління замовленнями

 Особистий кабінет надає оптовим партнерам функціонал для перегляду асортименту товарів та послуг, додавання їх до товарного кошика та створення замовлення. Статус кожного замовлення можна відстежити в реальному часі (обробка, відвантаження, доставлення тощо). Понад те, користувачу доступна історія його замовлень зі збереженням усіх деталей (дата, кількість, ціна, статус виконання та ін).

• Інформація для споживача

 Обліковий запис може надати зручний доступ до каталогу продукції, із відображенням  актуальної інформації про товари, їх наявність на складах, технічні характеристики, особливості, варіанти виконання та сервісу тощо. Понад те, в особистому кабінеті можна реалізувати індивідуальне ціноутворення для кожного партнера. Воно може базуватися на попередніх домовленостях, а може спиратися на історію замовлень та індивідуальний профіль клієнта.

• Фінансовий облік та платежі

Якісний особистий кабінет ERP надає користувачу функціонал для перегляду фінансових даних. Зокрема, доступ до рахунків-фактур, виставлених рахунків, оплачених і неоплачених замовлень тощо. Крім того, клієнт може слідкувати в платформі за станом свого балансу, моніторити заборгованості, аванси та кредитні ліміти. Особистий кабінет також може надавати зручні можливості здійснення онлайн-платежів.

• Моніторинг логістики

 Партнери можуть слідкувати за відвантаженням та логістикою замовлень в особистому кабінеті ERP. Їм буде доступне відстеження статусу відправлення та доставки. Понад те, трекінг GPS може надати замовникам змогу моніторити фізичну локацію та переміщення товарів в реальному часі. Обліковий запис також може бути дуже корисним для планування графіку майбутніх поставок.

• Управління запасами

Завдяки особистому кабінету ERP партнери постачальника можуть моніторити та планувати свої складські запаси. Їм буде доступна актуальна інформація про обсяги товарів на складах та можливість резервування товарів під майбутнє замовлення чи поставку. Користувачі також можуть отримувати через особистий кабінет сповіщення про зменшення запасів або появу необхідного товару на складі.

• Звітність та аналітика 

Крім іншого, особистий кабінет в ERP надає корпоративним клієнтам можливості зручного створення та перегляду звітів щодо замовлень, продажів, витрат, залишків товару на складі тощо. Це дуже цінні дані для аналітики, які дозволяють готувати прогнози щодо попиту, конкуренції, ринкових трендів та інших чинників стратегічного планування.  

Переваги інтеграції ERP з особистим кабінетом

Судячи з наведених функцій, роль особистого кабінету в ERP неможливо переоцінити: це універсальне рішення для швидкої та ефективної взаємодії контрагентів. Розглянемо його переваги для бізнесу в деталях. 

• Підвищення продуктивності 

 Функціонал особистого кабінету дозволяє автоматизувати рутинні “ручні” процеси, такі як створення/обробка замовлень, виставлення рахунків та контроль за відвантаженнями. Партнери можуть самостійно отримувати актуальні дані про ціни, наявність товарів і статуси замовлень, що прискорює ухвалення рішень. Усе це дозволяє економити час та зводити імовірність помилок до мінімуму.

• Підвищення точності даних

ERP-система надає усім зацікавленим сторонам централізовану базу даних, що оновлюється в реальному часі та слугує єдиним джерелом достовірної інформації. Інщими словами, партнери бачать ті ж дані, що й менеджмент постачальника, що усуває помилки через неузгодженість інформації. Так інтеграція ERP з особистим кабінетом допомагає уникнути помилок при оформленні замовлень, здійсненні операцій чи формуванні звітності.

• Покращення комунікації 

 Особистий кабінет в ERP надає партнерам прозорість операцій та транзакцій. Вони отримують доступ до історії замовлень, рахунків, платежів та інших важливих даних без потреби звертатися до менеджерів. Вбудована база знань також дозволяє скоротити кількість запитів до служби підтримки постачальника, що прискорює розв'язання проблемних питань та покращує сервіс. 

• Оптимізація ланцюжка постачання

 Завдяки особистому кабінету партнери можуть оперативно оформлювати замовлення та моніторити інформацію про статуси їх доставлення в реальному часі. Це дозволяє швидко реагувати на проблеми з постачанням продукції та гнучко змінювати плани. Інформація з ERP про складські запаси та поточні замовлення допомагає клієнтам постачальника ефективніше управляти запасами та доставкою.

• Підвищення конкурентоспроможності

 Як результат усіх наведених вище плюсів, інтеграція особистого кабінету в ERP-систему дозволяє клієнтам ухвалювати своєчасні рішення, керуючись актуальною та достовірною інформацією. Це стратегічна перевага, яка надає бізнесу гнучкість і додаткові можливості на ринку. Прозорість, зручність і швидкість роботи з особистим кабінетом підвищують лояльність і задоволеність партнерів постачальника.

Етапи інтеграції особистого кабінету з ERP-системою

Як реалізувати функціонал партнерського особистого кабінету ERP та втілити в життя усі його переваги? Аби дати відповідь на це питання, ми розберемо усі етапи інтеграції такого рішення в бізнес.

Аналіз вимог та планування

Реалізація особистого кабінету – це масштабне завдання, що потребує попередніх досліджень та ретельної підготовки. Такі проєкти починаються з визначення бізнес-потреб: команда розробників аналізує вимоги користувачів та визначає функції, що необхідно інтегрувати з ERP. Зокрема, необхідно точно визначити, які саме дані (замовлення, рахунки, товарні залишки) мають передаватися між системами.

Поруч з тим технічні фахівці мають оцінити можливості і стан наявної IT-інфраструктури бізнесу. Їм потрібно чітко розуміти, з яким продуктом вони мають справу: наскільки сучасною є ERP-система, з якими технологіями вона працює, наскільки легко в ній реалізувати необхідні інтеграції, які зміни необхідно запровадити. 

Після грунтовного технічного та бізнес-аналізу команда може підготувати детальне техзавдання з описом усіх вимог та цілей інтеграції. Розробник визначає для проєкту дорожню карту, скоуп робіт, дедлайни та ключові показники ефективності (KPI).

Вибір методів інтеграції

Підбір типу інтеграції партнерського особистого кабінету з ERP-системою є критичним рішенням, яке впливає на ефективність, надійність та масштабованість системи. Розглянемо детальніше три основні типи інтеграції: 

1. API-інтеграція. Це один з найпоширеніших методів, що дозволяє різним програмам обмінюватися даними в реальному часі. Фахівці мають обрати тип API (REST, SOAP), через який буде здійснюватись інтеграція між ERP та новим особистим кабінетом. API забезпечує продукту гнучкість, і може забезпечувати високу швидкість та точність передачі даних. 
2. Інтеграція через шини даних. У певних випадках більш доцільною буде реалізація обміну даними через такі середовища як ESB (Enterprise Service Bus). Використання шини даних дозволяє централізувати обмін інформацією між різними системами та модулями. Це забезпечує надійну і стабільну передачу даних, мінімізує ризик помилок і підвищує ефективність обробки інформації. Такий підхід особливо корисний для великих організацій з комплексною ІТ-інфраструктурою.
3. FTP або файлообмін. Деякі ERP в силу тих чи інших причин можуть не підтримувати API. В таких випадках можна вдатися до пакетного обміну даними між системами через FTP-сервери. Це відносно простий і надійний метод інтеграції, який не вимагає складних налаштувань: ERP-платформа та особистий кабінет будуть взаємодіяти через через завантаження та обробку файлів (CSV, XML).

Розробка та налаштування

Коли ключові рішення щодо проєкту ухвалені, технічна команда переходить безпосередньо до розробки та налаштування інтеграції. Цей процес охоплює декілька важливих кроків. 

• Реалізація API. Це перший етап, на якому створюються або налаштовуються наявні API для ERP та особистого кабінету. Розробники мають домогтися стабільної, миттєвої та безпечної синхронізації даних між ERP та особистим кабінетом. 
• Налаштування протоколів передачі даних. Важливим аспектом є визначення формату та способу обміну даними між системами. Найпоширеніші формати – JSON (JavaScript Object Notation) та XML (eXtensible Markup Language). Вибір формату залежить від потреб та можливостей систем. Також важливо налаштувати протоколи передачі даних, щоб забезпечити безпеку та цілісність інформації під час її обміну.
• Підключення до баз даних. Налаштування доступу до бази даних ERP є важливим для автоматичного оновлення інформації в особистому кабінеті. Розробники налаштовують права доступу, забезпечують безпеку даних та реалізують механізми для їх регулярного оновлення. Важливо подбати про те, аби всі зміни в ERP автоматично відображалися в особистому кабінеті. 

Тестування

Етап контролю якості має гарантувати, що інтеграція особистого кабінету в ERP працює коректно і стабільно. Перевірка інтеграції має три основні аспекти.

1. Функціональне тестування покликане перевірити, чи правильно працюють усі основні функції системи, такі як створення замовлень, оплата, відстеження статусу доставлення тощо. Кожен крок взаємодії користувача з системою детально тестується.
2. Тестування навантаження має за мету оцінити, як система поводиться у стресових сценаріях, таких як велика кількість запитів чи трафіку. Це дозволяє виявити у системі вузькі місця і забезпечити стабільну роботу інтеграції навіть у критичних ситуаціях. 
3. Корекція помилок – це завершальний етап, на якому виявлені помилки виправляються. Для цього використовуються різноманітні інструменти і методики, такі як системи відстеження помилок та версіонування коду. Аби виправлення не створили нових помилок, система проходить і через регресійне тестування. 

Впровадження

Після розробки та тестування проєкт переходить до етапу впровадження в реальне робоче середовище. Цей процес передбачає планове відключення старих систем, реліз нового майданчика та посилений моніторинг його роботи на початковому етапі. Важливо створити резервні копії даних перед запуском, аби мати можливість відкотити зміни у разі виникнення серйозних складнощів. 

Водночас впровадження системи найчастіше супроводжується міграцією даних: розробники мають подбати про безпечний та коректний трансфер історичних даних зі старих систем до нової. Процес міграції охоплює планування, верифікацію та очищення даних, їхній експорт, форматування та завантаження в нову систему. Для міграції можуть використовуватися різні інструменти: від спеціалізованого ПЗ до кастомних SQL-запитів та скриптів. Важливо пам'ятати, що міграція даних – це відповідальний процес, який вимагає ретельної уваги. 

Навчання користувачів

Аби нове рішення могло реалізувати усі свої переваги, бізнесу варто приділити особливу увагу навчанню свого персоналу та партнерів, врахувати усі складнощі адаптації до нового продукту. 

Навчання персоналу компанії включає розробку детальних гайдів, проведення тренінгів, надання індивідуальних консультацій та створення бази знань. Важливо враховувати різні рівні підготовки співробітників і надавати їм необхідну підтримку.

Навчання партнерів та клієнтів передбачає створення простих інструкцій, проведення вебінарів та надання онлайн-допомоги з системою. Мета такого навчання – забезпечити комфортне користування особистим кабінетом і мінімізувати кількість звернень до служби підтримки.

Ґрунтовний підхід до навчання має базуватись на індивідуальних підходах до користувачів. Важливо робити акцент на практику та створювати чіткі, недвозначні інструкції. Ефективна підготовка персоналу на боці постачальника та партнерів мінімізує ризики помилок, прискорює процес повноцінного впровадження системи. А відтак і скорочує терміни відбиття інвестицій у проєкт. 

Моніторинг і підтримка

Після успішної інтеграції користувацького кабінету з ERP робота розробників не завершується. Навпаки, розпочинається її нова сторінка – постійний моніторинг та підтримка системи. Цей етап проєкту має два основні напрямки: 

1. Моніторинг продуктивності – це перманентний процес відстеження роботи системи. Він покликаний фіксувати будь-які потенційні проблеми, такі як уповільнення, збої чи перенавантаження інтеграції. Для цього фахівці вдаються до різних практик, від контролю логів до регулярних тестів платформи. 
2. Оновлення та підтримка – команда розробників дбає про апдейти системи, аби підтримувати її в актуальному стані. Сюди входить  встановлення нових версій компонентів ПЗ, виправлення помилок, дрібні покращення та забезпечення сумісності з іншими рішеннями. Також важливо подбати про технічну підтримку для кінцевих користувачів.

Регулярний моніторинг та підтримка гарантують системі високу надійність, ефективність, гідну швидкодію та безпеку. 

Оптимізація та розширення

Після успішної інтеграції користувацького кабінету з ERP та її успішного впровадження настає час для подальшого розвитку. Цей етап передбачає постійне вдосконалення системи на основі отриманих даних та змін бізнес-процесів.

Аналіз цільових показників та оптимізація – це ключ до успіху. Регулярна оцінка KPI (ключових показників ефективності) дозволяє виявити вузькі місця в системі та впровадити необхідні зміни. Вони можуть стосуватись оптимізації робочих процесів, покращення юзабіліті системи, налаштування параметрів інтеграції або додавання нових функцій.

Розширення функціоналу особистого кабінету відкриває нові можливості для бізнесу. Інтеграція з іншими системами (CRM, маркетингові платформи тощо), додавання нових модулів та поглиблена персоналізація для користувачів дозволяють автоматизувати ще більше процесів, покращити користувацький досвід та якість ухвалення рішень у платформі. 

Оптимізація та розширення функціоналу – це не одноразовий акт, а постійний процес. Регулярний аналіз результатів та внесення необхідних змін дозволяють реалізувати потенціал інтегрованої системи на 100% та успішно адаптуватися до змін ринку.

Розробка особистих кабінетів для ERP-систем: досвід WEZOM

Ми створюємо кастомні диджитал-рішення для бізнесу вже понад 25 років: це корпоративні ERP та CRM-системи, мобільні та веб-додатки будь-якого рівня, системи автоматизації та роботизації процесів, цифрові екосистеми тощо. Команді WEZOM довіряють провідні українські та світові компанії з таких сфер як ритейл, eCommerce, виробництво, енергетика, логістика тощо. 

Абсолютна більшість наших проєктів – це створення IT-продукту з нуля, під усі унікальні вимоги бізнесу клієнта. ВІдтак фахівці WEZOM в усіх деталях розуміють, як взаємодіють особистий кабінет та ERP-система. Ми – одна з небагатьох команд на ринку, що готова реалізувати таку інтеграцію з нуля: від обговорення ідеї, до релізу та подальшої підтримки продукту. 

У нашому портфоліо є подібні рішення: ми реалізували комплексну ERP для міжнародного енергетичного холдингу: це ціла екосистема з декількох  IT-продуктів, що дозволяють керувати процесами та фінансами бізнесу. Тож якщо вас цікавлять подібні рішення – не баріться, звертайтеся по консультацію до WEZOM просто зараз. Наша команда радо поділиться досвідом та запропонує практичні рішення під будь-яке завдання бізнесу. 

Висновки

Сучасний великий бізнес неможливо уявити без ERP-систем – це не просто ПЗ для планування ресурсів підприємства, а справжній цифровий “мозок”, що дозволяє ефективно керувати величезним корпоративним організмом із десятків підрозділів та сотень філіалів. Аби ERP-платформа компанії-постачальника у сегменті B2B була максимально ефективною, їй життєво необхідний особистий кабінет з функціоналом для партнерів та клієнтів. 

Переваги такого рішення очевидні: підвищення продуктивності операцій, гарантія точності та миттєве оновлення даних, спрощення комунікації, автоматизація замовлень, ефективний менеджмент ланцюжків постачання тощо. 

Однак реалізувати інтеграцію партнерського особистого кабінету в ERP непросто. Це комплексне завдання, що має безліч фаз та приховує низку технічних складнощів. Ми радимо не залучати до таких проєктів команди без відповідного досвіду. Краще обговорити інтеграцію з досвідченими розробниками, що мають відповідне портфоліо та міцну репутацію.