Розробка системи документообігу для енергетичної компанії

Коли компанія складається з численних відділів, синхронізувати їх робочий процес доволі складно: зазвичай її співробітникам доводиться використовувати одразу кілька окремих програм, часто не інтегрованих між собою. Це потребує додаткової ручної роботи, що збільшує ризик помилок через людський фактор та витрати часу, яких можна уникнути. Ось одна з причин, чому наш клієнт, нафтогазова компанія, звернувся до нас за послугою індивідуальної розробки.

Хто наш клієнт?

До нас звернулась компанія з 17 офісами, що працює в нафтогазовій галузі (ми не можемо розкрити назву цієї компанії згідно з підписаним NDA). Ця компанія раніше використовувала готові програмні рішення для вирішення локальних завдань, але не мала єдиної системи для охоплення всіх внутрішніх бізнес-процесів.

Впровадження індивідуального рішення було особливо актуальним для таких підрозділів та співробітників:

• бек-офіс;

• менеджер по роботі з клієнтами;

• менеджер з продажу;

• головний юрист;

• співробітник служби безпеки;

• адміністратор OSR;

• бухгалтер;

• диспетчер.

Крім вищезгаданих проблем, клієнт мав ще й неочевидні причини замовити індивідуальну розробку. Річ у тому, що частина ПЗ, що використовувалось раніше, не відповідала безпековим стандартам GDPR та NIST. На додачу, співробітники компанії часто скаржилися на відсутність інтуїтивно зрозумілого інтерфейсу, що ускладнювало роботу з цим софтом та призводило до помилок.

Таким чином, нова індивідуальна розробка мала забезпечити високу інтуїтивність, автоматизацію та повну відповідність стандартам конфіденційності цифрових даних. Щодо функціональності, то майбутній проект розроблявся як завершене рішення для документообігу, призначене для наступних завдань:

• централізація документів із забезпеченням єдиного місця для зберігання та керування всіма документами компанії;

• управління версіями документів для відстеження змін, створення та зберігання історії версій та за потреби відновлення попередніх версій;

• обробка та редагування документів - створення, форматування та перетворення документів у різні формати;

• робота з електронними документами, включно з їх підписанням, шифруванням та пересиланням;

• управління політикою доступу до документів для різних користувачів та груп;

• автоматизація бізнес-процесів, пов'язаних з документами, таких як затвердження, виконання та контроль;

• інтеграція з іншими системами, на кшталт CRM, ERP, рішеннями для управління проектами, комунікаційними платформами та іншими;

• звітність та аналітика;

• розробка завдань та бізнес-процесів узгодження та перевірки документів;

• централізоване ведення внутрішньої та зовнішньої кореспонденції.

Яким було завдання?

Враховуючи проблеми, з якими зіткнувся наш клієнт, наша команда мала розробити рішення, спроможне працювати краще та ефективніше за попередні програми. Зокрема, вони були не лише незручними та небезпечними, але й не надавали компанії клієнта необхідного рівня автоматизації для прискорення бізнес-процесів та зниження залежності від людського фактора.

До звернення до нас компанія клієнта користувалася 11 окремими програмними рішеннями, що уповільнювало виконання робочих завдань та ускладнювало синхронізацію даних між відділами компанії. Зокрема, за реалізацію процесів, пов'язаних із документацією, відповідала програма "1С Документи", від якої компанія клієнта планувала відмовитися.

Таким чином, нам треба було розробити продукт "все в одному", який поєднував би у собі найкращі можливості систем-попередників й водночас мав би цілком нові функції.

Які технології ми використали під час розробки?

Оскільки розробка створювалася як масштабоване та гнучке рішення для адаптації до можливих змін у внутрішніх бізнес-процесах компанії-клієнта, ми обрали технології та архітектуру з урахуванням цих особливостей. У результаті ми зупинилися на такому стеку технологій:

Для архітектури:

• Apollo Gateway
• gRPC

Для фронтенда:

• React/Next.js
• GraphQL/Apollo
• TypeScript
• Jest
• React Testing Library
• GraphQL
• Apollo Client
• React Hook Form
• React Context API
• Ant Design
• Storybook
• MUI

Для DevOps:

• Jenkins
• Nexus Docker
• Kubernetes
• ArgoCD
• Argo Events
• Argo Workflows
• Argo Rollouts
• Helm
• Ansible
• Terraform

Який підхід до роботи ми використали?

Ми обрали методологію Scaled Agile з управлінням PO/PM. Також ми використали структуру Product Increment для паралельної реалізації потоків розробки, розділивши процеси на 8-13 спринтів. Для розробки дизайну UI/UX та процесів швидкого прототипування ми зупинилися на стандарті UI/UX Nielson Norman та методології дизайн-мислення IBM. Для процесу пошуку продукту ми використали Double Diamond, Design Thinking, Jobs-to-be-Done (для розробки функціональності), а також UI/UX та маппінг історій користувача (для реалізації логіки).

Обрані методології та підходи до розробки ПЗ допомогли нам ефективно та швидко запустити MVP вже за 18 місяців після початку співпраці з компанією клієнта та створити гнучку і швидко масштабовану структуру, готову до впровадження повноцінної системи автоматизації з охопленням абсолютно всіх внутрішніх робочих процесів компанії.

Що ми в результаті розробили?

За півтора року роботи над проектом ми автоматизували та оптимізували наступні процеси компанії, перевівши їх нашою індивідуальною розробкою до цифрової площини:

• контроль за виконанням документів;
• реєстрація документів;
• внесення резолюцій до документів;
• розподілена обробка документів на етапі перевірки контрагента, укладання договору та інше;
• розподіл прав доступу до типології документів з прив'язкою до дерева бізнес-процесів та розподілом функцій бізнес-процесів усередині системи;
• архівування документів;
• робота з проектами документів;
• сегментація завдань, пов'язаних з документообігом;
• формування стандартних звітів;
• надсилання документів електронною поштою;
• прив'язка документів ділового циклу до бізнес-об'єктів (підрядника, договору);
• відстеження руху паперових оригіналів та копій документів;
• заповнення реєстрів внутрішніх передач документів;
• редагування шаблонів вхідних та вихідних друкованих форм.

Труднощі, які ми подолали

Клієнт вже мав досвід використання програми документообігу «1С Документи» (продукт російського виробництва), тому нашій команді було важливо створити не просто аналог, а продукт, що перевищує вищезгадане рішення за всіма критичними показниками. Також створений нами продукт мав стати частиною глобальної інтегрованої системи, яка наразі перебуває у процесі створення.

Результати нашого проекту

Результатом нашої співпраці з компанією клієнта стало централізоване цифрове рішення, яке дозволило повністю відмовитися від 11 систем, що не влаштовували ані клієнта, ані його співробітників. Ми забезпечили дотримання необхідних політик безпеки даних та зробили розробку інтуїтивно зрозумілою, аби нові співробітники могли без проблем нею користуватися.

Створене нами індивідуальне рішення документообігу складалося з таких модулів:

• Модуль для роботи з користувачами та адміністрування ролей користувачів;
• Модуль завдань;
• Списки завдань;
• Картки із завданнями;
• Модуль перевірки контрагентів;
• Модуль перевірки договорів (газ та електроенергія);
• Архів документів;
• Модуль обізнаності з системою;
• Модуль зовнішньої, внутрішньої та вихідної кореспонденції.

На сьогодні цифрова система оптимізації бізнес-процесів перебуває у стадії розробки. При цьому через півтора року після запиту клієнта ми вже маємо готовий MVP, який активно використовується в компанії. Надалі ми збираємося адаптувати цей програмний продукт під нові ніші та бізнес-процеси (це потребує близько шести місяців) та розширити список можливих інтеграцій.