Разработка системы документооборота для энергетической компании

Когда компания состоит из множества отделов, синхронизировать их рабочий процесс достаточно сложно: обычно сотрудникам приходится использовать сразу несколько отдельных программ, зачастую не интегрированных между собой. Это требует дополнительной ручной работы, что увеличивает риск ошибок из-за человеческого фактора и затраты времени, которых можно избежать. Это было одной из причин, почему наш клиент, нефтегазовая компания, обратился к нам за услугой индивидуальной разработки.

Кто наш клиент?

К нам обратилась  компания с 17 офисами, работающая в нефтегазовой отрасли (мы не можем раскрыть название этой компании в соответствии с подписанным NDA). Эта компания ранее использовала готовые программные решения для решения локальных задач, но не имела единой системы для охвата всех внутренних бизнес-процессов.

Внедрение индивидуального решения было особенно актуально для таких подразделений и сотрудников:

• бэк-офис;
• менеджер по работе с клиентами;
• менеджер по продажам;
• главный юрист;
• сотрудник службы безопасности;
• администратор OSR;
• бухгалтер;
• диспетчер.

Помимо описанных выше проблем, у клиента были и некоторые неочевидные причины заказать индивидуальную разработку. Дело в том, что часть ранее использовавшегося ПО не соответствовала стандартам безопасности GDPR и NIST.

Более того, сотрудники компании часто жаловались на отсутствие интуитивно понятного интерфейса, что затрудняло работу с этим софтом и приводило к ошибкам.

Таким образом, новая индивидуальная разработка должна была обеспечить высокую интуитивность, автоматизацию и полное соответствие стандартам конфиденциальности цифровых данных. Что касается функциональности, то будущий проект разрабатывался как завершенное решение для документооборота, предназначенное для следующих задач:

• централизация документов с предоставлением единого места для хранения и управления всеми документами компании;
• управление версиями документов для отслеживания изменений, создания и хранения истории версий и восстановления предыдущих версий при необходимости;
• обработка и редактирование документов - создание, форматирование и преобразование документов в различные форматы;
• работа с электронными документами, включая их подписание, шифрование и пересылку;
• управление политикой доступа к документам для разных пользователей и групп;
• автоматизация бизнес-процессов, связанных с документами, таких как утверждение, исполнение и контроль;
• интеграция с другими системами, такими как CRM, ERP, решениями для управления проектами, коммуникационными платформами и прочим;
• отчетность и аналитика;
• разработка задач и бизнес-процессов согласования и проверки документов;
• централизованное ведение внутренней и внешней корреспонденции.

Каким было задание?

Учитывая проблемы, с которыми столкнулся клиент, нашей команде предстояло разработать решение, способное работать лучше и эффективнее используемых ранее. К примеру, они были не только неудобными и небезопасными, но и не позволяли компании клиента достичь нужного уровня автоматизации для ускорения бизнес-процессов и снижения их зависимости от человеческого фактора.

До обращения к нам компания клиента использовала 11 отдельных программных решений, что замедляло выполнение рабочих задач и усложняло синхронизацию данных между отделами компании. В частности, для реализации процессов, связанных с документацией, использовалась программа “1С Документы”, от которой компания клиента планировала отказаться.

Таким образом, нам нужно было разработать продукт “все в одном”, который сочетал бы в себе лучшие возможности использовавшихся систем и вместе с тем обладал абсолютно  новыми функциями.

Какие технологии мы использовали во время разработки?

Поскольку разработка создавалась как масштабируемое и гибкое решение для адаптации к возможным изменениям во внутренних бизнес-процессах компании-клиента, мы выбрали технологии и архитектуру с учетом этих особенностей. В итоге мы остановились на таком стеке технологий:

Для архитектуры:

• Apollo Gateway
• gRPC

Для фронтенда:

• React/Next.js
• GraphQL/Apollo
• TypeScript
• Jest
• React Testing Library
• GraphQL
• Apollo Client
• React Hook Form
• React Context API
• Ant Design
• Storybook
• MUI

Для DevOps:

• Jenkins
• Nexus Docker
• Kubernetes
• ArgoCD
• Argo Events
• Argo Workflows
• Argo Rollouts
• Helm
• Ansible
• Terraform

Какой подход к работе мы использовали?

Мы выбрали методологию Scaled Agile с управлением PO/PM. Также мы использовали структуру Product Increment для параллельной реализации потоков разработки, разделив процессы на 8-13 спринтов. Для разработки дизайна UI/UX и процессов быстрого прототипирования мы остановились на стандарте UI/UX Nielson Norman и методологии дизайн-мышления IBM.

Для процесса поиска продукта мы использовали Double Diamond, Design Thinking, Jobs-to-be-Done (для разработки функциональности), а также UI/UX и картографирование пользовательских историй (для реализации логики).

Выбранные методологии и подходы к разработке ПО помогли нам эффективно и быстро запустить MVP уже через 18 месяцев после начала сотрудничества с компанией клиента и создать гибкую и быстро масштабируемую структуру, готовую к внедрению полноценной системы автоматизации, охватывающей абсолютно все внутренние рабочие процессы компании.

Что мы в итоге разработали?

За полтора года работы над проектом мы автоматизировали и оптимизировали такие процессы компании, переведя их в цифровую плоскость при помощи нашей индивидуальной разработки:

• контроль исполнения документов;
• регистрация документов;
• внесение резолюций в документы;
• распределенная обработка документов на этапе проверки контрагента, заключения договора и прочего;
• распределение прав доступа к типологии документов с привязкой к дереву бизнес-процессов и распределением функций бизнес-процессов внутри системы;
• архивирование документов;
• работа с проектами документов;
• сегментация задач, связанных с документооборотом;
• формирование стандартных отчетов;
• отправка документов по электронной почте;
• привязка документов делового цикла к бизнес-объектам (подрядчику, договору);
• отслеживание движения бумажных оригиналов и копий документов;
• ведение реестров внутренних передач документов;
• редактирование шаблонов входных и выходных печатных форм.

Трудности, которые мы преодолели

У клиента уже был опыт использования программы документооборота «1С Документы» (продукт российского производства), поэтому нашей команде было важно создать не просто аналог, а продукт, превосходящий вышеуказанное решение по всем критическим показателям. Также созданный нами продукт должен был стать частью глобальной интегрированной системы, еще пребывающей в процессе создания.

Результаты нашего проекта

Результатом нашего сотрудничества с компанией клиента стало централизованное цифровое решение, позволившее полностью отказаться от использовавшихся ранее 11 систем, которые не устраивали ни клиента, ни его сотрудников. Мы обеспечили соблюдение необходимых политик безопасности данных и сделали разработку интуитивно понятной, чтобы новые сотрудники могли без проблем ею пользоваться.

Созданное нами индивидуальное решение документооборота состояло из таких модулей:

• Модуль для работы с пользователями и администрирования ролей пользователей;
• Модуль задач;
• Списки задач;
• Карточки с задачами;
• Модуль проверки контрагентов;
• Модуль проверки договоров (газ и электроэнергия);
• Архив документов;
• Модуль осведомленности о системе;
• Модуль внешней, внутренней и исходящей корреспонденции.

На сегодняшний день цифровая система оптимизации бизнес-процессов находится в стадии разработки. При этом спустя полтора года после запроса клиента у нас уже есть готовый MVP, который активно используется в компании.

В дальнейшем мы собираемся адаптировать этот программный продукт под новые ниши и процессы бизнеса (это займет около шести месяцев) и расширить список возможных интеграций.