Разработка системы документооборота для энергетической компании

Евгений
Евгений
CBDO
01.09.2023
01.09.2023
4.7
1700
10 min
0

Когда компания состоит из множества отделов, синхронизировать их рабочий процесс достаточно сложно: обычно сотрудникам приходится использовать сразу несколько отдельных программ, зачастую не интегрированных между собой. Это требует дополнительной ручной работы, что увеличивает риск ошибок из-за человеческого фактора и затраты времени, которых можно избежать. Это было одной из причин, почему наш клиент, нефтегазовая компания, обратился к нам за услугой индивидуальной разработки.

Решение для документооборота от WEZOM

Кто наш клиент?

К нам обратилась  компания с 17 офисами, работающая в нефтегазовой отрасли (мы не можем раскрыть название этой компании в соответствии с подписанным NDA). Эта компания ранее использовала готовые программные решения для решения локальных задач, но не имела единой системы для охвата всех внутренних бизнес-процессов.

Внедрение индивидуального решения было особенно актуально для таких подразделений и сотрудников:

  • бэк-офис;
  • менеджер по работе с клиентами;
  • менеджер по продажам;
  • главный юрист;
  • сотрудник службы безопасности;
  • администратор OSR;
  • бухгалтер;
  • диспетчер.

Помимо описанных выше проблем, у клиента были и некоторые неочевидные причины заказать индивидуальную разработку. Дело в том, что часть ранее использовавшегося ПО не соответствовала стандартам безопасности GDPR и NIST.

Более того, сотрудники компании часто жаловались на отсутствие интуитивно понятного интерфейса, что затрудняло работу с этим софтом и приводило к ошибкам.

Безопасный корпоративный софт от WEZOM

Таким образом, новая индивидуальная разработка должна была обеспечить высокую интуитивность, автоматизацию и полное соответствие стандартам конфиденциальности цифровых данных. Что касается функциональности, то будущий проект разрабатывался как завершенное решение для документооборота, предназначенное для следующих задач:

  • централизация документов с предоставлением единого места для хранения и управления всеми документами компании;
  • управление версиями документов для отслеживания изменений, создания и хранения истории версий и восстановления предыдущих версий при необходимости;
  • обработка и редактирование документов - создание, форматирование и преобразование документов в различные форматы;
  • работа с электронными документами, включая их подписание, шифрование и пересылку;
  • управление политикой доступа к документам для разных пользователей и групп;
  • автоматизация бизнес-процессов, связанных с документами, таких как утверждение, исполнение и контроль;
  • интеграция с другими системами, такими как CRM, ERP, решениями для управления проектами, коммуникационными платформами и прочим;
  • отчетность и аналитика;
  • разработка задач и бизнес-процессов согласования и проверки документов;
  • централизованное ведение внутренней и внешней корреспонденции.

Каким было задание?

Учитывая проблемы, с которыми столкнулся клиент, нашей команде предстояло разработать решение, способное работать лучше и эффективнее используемых ранее. К примеру, они были не только неудобными и небезопасными, но и не позволяли компании клиента достичь нужного уровня автоматизации для ускорения бизнес-процессов и снижения их зависимости от человеческого фактора.

Cофт для автоматизации бизнеса от WEZOM

До обращения к нам компания клиента использовала 11 отдельных программных решений, что замедляло выполнение рабочих задач и усложняло синхронизацию данных между отделами компании. В частности, для реализации процессов, связанных с документацией, использовалась программа “1С Документы”, от которой компания клиента планировала отказаться.

Таким образом, нам нужно было разработать продукт “все в одном”, который сочетал бы в себе лучшие возможности использовавшихся систем и вместе с тем обладал абсолютно  новыми функциями.

Рекомендуем почитать
Какие преимушества дает индивидуальный софт?

Инвестировать в собственные технологии гораздо выгоднее, чем в чужие продукты. Только индивидуальное решение сможет удовлетворить все уникальные потребности вашего бизнеса.

Узнайте больше о разработке ПО

Какие технологии мы использовали во время разработки?

Поскольку разработка создавалась как масштабируемое и гибкое решение для адаптации к возможным изменениям во внутренних бизнес-процессах компании-клиента, мы выбрали технологии и архитектуру с учетом этих особенностей. В итоге мы остановились на таком стеке технологий:

Для архитектуры:

  • Apollo Gateway
  • gRPC

Для фронтенда:

  • React/Next.js
  • GraphQL/Apollo
  • TypeScript
  • Jest
  • React Testing Library
  • GraphQL
  • Apollo Client
  • React Hook Form
  • React Context API
  • Ant Design
  • Storybook
  • MUI

Для DevOps:

  • Jenkins
  • Nexus Docker
  • Kubernetes
  • ArgoCD
  • Argo Events
  • Argo Workflows
  • Argo Rollouts
  • Helm
  • Ansible
  • Terraform

Какой подход к работе мы использовали?

Мы выбрали методологию Scaled Agile с управлением PO/PM. Также мы использовали структуру Product Increment для параллельной реализации потоков разработки, разделив процессы на 8-13 спринтов. Для разработки дизайна UI/UX и процессов быстрого прототипирования мы остановились на стандарте UI/UX Nielson Norman и методологии дизайн-мышления IBM.

Для процесса поиска продукта мы использовали Double Diamond, Design Thinking, Jobs-to-be-Done (для разработки функциональности), а также UI/UX и картографирование пользовательских историй (для реализации логики).

Методология разработки софта WEZOM

Выбранные методологии и подходы к разработке ПО помогли нам эффективно и быстро запустить MVP уже через 18 месяцев после начала сотрудничества с компанией клиента и создать гибкую и быстро масштабируемую структуру, готовую к внедрению полноценной системы автоматизации, охватывающей абсолютно все внутренние рабочие процессы компании.

Что мы в итоге разработали?

За полтора года работы над проектом мы автоматизировали и оптимизировали такие процессы компании, переведя их в цифровую плоскость при помощи нашей индивидуальной разработки:

  • контроль исполнения документов;
  • регистрация документов;
  • внесение резолюций в документы;
  • распределенная обработка документов на этапе проверки контрагента, заключения договора и прочего;
  • распределение прав доступа к типологии документов с привязкой к дереву бизнес-процессов и распределением функций бизнес-процессов внутри системы;
  • архивирование документов;
  • работа с проектами документов;
  • сегментация задач, связанных с документооборотом;
  • формирование стандартных отчетов;
  • отправка документов по электронной почте;
  • привязка документов делового цикла к бизнес-объектам (подрядчику, договору);
  • отслеживание движения бумажных оригиналов и копий документов;
  • ведение реестров внутренних передач документов;
  • редактирование шаблонов входных и выходных печатных форм.
Рекомендуем почитать
Как рассчитать стоимость разработки MVP?

MVP – это "минимальная" версия  софта, позволяющая протестировать гипотезу или оценить потенциал проекта.

Подробнее

Трудности, которые мы преодолели

У клиента уже был опыт использования программы документооборота «1С Документы» (продукт российского производства), поэтому нашей команде было важно создать не просто аналог, а продукт, превосходящий вышеуказанное решение по всем критическим показателям. Также созданный нами продукт должен был стать частью глобальной интегрированной системы, еще пребывающей в процессе создания.

Преимущества индивидуальной разработки WEZOM

Результаты нашего проекта

Результатом нашего сотрудничества с компанией клиента стало централизованное цифровое решение, позволившее полностью отказаться от использовавшихся ранее 11 систем, которые не устраивали ни клиента, ни его сотрудников. Мы обеспечили соблюдение необходимых политик безопасности данных и сделали разработку интуитивно понятной, чтобы новые сотрудники могли без проблем ею пользоваться.

Созданное нами индивидуальное решение документооборота состояло из таких модулей:

  • Модуль для работы с пользователями и администрирования ролей пользователей;
  • Модуль задач;
  • Списки задач;
  • Карточки с задачами;
  • Модуль проверки контрагентов;
  • Модуль проверки договоров (газ и электроэнергия);
  • Архив документов;
  • Модуль осведомленности о системе;
  • Модуль внешней, внутренней и исходящей корреспонденции.

Структура индивидуального софта для документооборота от WEZOM

На сегодняшний день цифровая система оптимизации бизнес-процессов находится в стадии разработки. При этом спустя полтора года после запроса клиента у нас уже есть готовый MVP, который активно используется в компании.

В дальнейшем мы собираемся адаптировать этот программный продукт под новые ниши и процессы бизнеса (это займет около шести месяцев) и расширить список возможных интеграций.

Как вам статья?
4.7
Проголосовало: 3
Давайте обсудим Ваш проект
Нажимая на кнопку “Отправить”, вы даете согласие на обработку личных данных. Подробнее
Комментарии
(0)
Будьте первыми, кто оставит комментарий
Остались вопросы?
Оставьте ваши контактные данные. Наш менеджер свяжется и проконсультирует вас.
Подписывайтесь на рассылку Айтыжблог
Хотите получать интересные статьи?
Нажимая на кнопку “Отправить”, вы даете согласие на обработку личных данных. Подробнее
Следите за нами в социальных сетях
Этот сайт использует cookie-файлы для более комфортной работы пользователя. Продолжая просматривать сайт, Вы соглашаетесь на использование cookie.