Найпоширеніші помилки при розробці власної ERP системи: знати, щоб уникнути

Впровадження ERP-системи – це великий крок вперед для будь-якого бізнесу. Можливості такого софту дозволяють налагодити в організації єдине інформаційне середовище для плідної комунікації, підвищення ефективності, моніторингу процесів, обробки даних, зростання продуктивності та якісного ухвалення рішень. 

При тому бізнес усе частіше звертається не до пакетних рішень чи хмарних ERP-сервісів від вендорів, а до індивідуальної розробки такої системи під власні потреби. Адже кастомні рішення дають безліч переваг в розрізі гнучкості, тонкого налаштування та безпеки.  

Однак створити якісну ERP-платформу з нуля непросто. Це дуже масштабний та комплексний проєкт, в якому дуже легко можна “заблукати”, зробивши всього пару невдалих рішень. У цьому матеріалі ми розглянемо найпоширеніші помилки при створенні ERP системи, а також розберемо наслідки цих помилок для бізнесу.

Ключові помилки при розробці ERP системи: що можна зробити не так?

Ми не будемо розбирати суто технічні негаразди, такі як вади програмної логіки продукту чи невдале тестування. Натомість розберемо ті помилки при розробці кастомної ERP системи, що виникають на рівні бізнес-рішень. 

Невизначені цілі та очікування

Деякі проєкти зазнають критичної помилки вже на старті: менеджмент компанії не до кінця усвідомлює свої потреби та не може чітко сформулювати проблеми, які мають бути вирішені за допомогою нової ERP. Відтак концепція проєкту залишається занадто розмитою, а вимоги – абстрактними. Причин на те може бути безліч: невизначена стратегія розвитку, висока складність бізнес-процесів, волатильність у пріоритетах тощо. 

Розробка без чіткого бачення результату може привести бізнес до втрати часу та коштів на створенні продукту, що не відповідатиме реальним потребам компанії. Така ERP не буде ефективною й імовірніше за все буде закинута. Бізнес з таким досвідом надовго втрачає віру в інвестиції у диджитал.

Аби цього не сталося, варто детально проробити концепцію проєкту та бачення продукту на старті: 

• провести внутрішній аудит процесів у компанії перед стартом проєкту;

• описати цілі, вимоги та очікування від продукту;

• прописати KPI та метрики успіху;

• залучити до опрацювання концепції ключових зацікавлених сторін;

• Сформувати дорожню карту проєкту та ретельно відстежувати прогрес;

Чудовим рішенням буде залучення бізнес-аналітиків, що зможуть визначити зони зростання у внутрішніх процесах бізнесу, та продуктового менеджера, який зможе сформувати ясне бачення нової ERP та довести його до команди.

Недостатня залученість користувачів

При розробці концепції продукту важливо не потонути в теорії та не відірватися від практичного середовища розгортання системи. Перш за все, вона створюється для вашого персоналу. Ігнорування думки, уподобань та звичок співробітників може поставити хрест на будь-якому проєкті ERP. 

Відтак найкращим шляхом буде залучення кінцевих користувачів до процесу розробки вже з самого початку проєкту. Для цього існує безліч способів та форматів: 

• опитування та інтерв’ю з персоналом;

• збір пропозицій, побажань та зауважень; 

• демонстрація прототипів дизайну та збір фідбеку;

• проведення UX-досліджень для аналізу поведінки користувачів у системі;

• залучення користувачів до бета-тесту платформи.

Ці практики працюють на багатьох рівнях: вони допомагають сформулювати концепцію по-справжньому цінного продукту та прискорюють перехід компанії на нову платформу. Водночас нехтування залученням користувачів створює ризики для успіху всього проєкту. Якщо нова ERP не буде зручною та корисною для персоналу, співробітники так чи інакше будуть уникати роботи з нею.  

Прагнення охопити усе й одразу

Як відомо, слона треба їсти частинами. Розробка ERP-платформи – це дуже великий “слон”. Тож спроби реалізувати подібний проєкт в один стрибок й видати увесь можливий комплексний функціонал на релізі не обіцяють нічого, крім складнощів та розчарування.

Такий підхід створює цілу низку проблем. По-перше, він ускладнює, здорожчує та затягує процес розробки. Релізу такого продукту можна очікувати буквально роками. По-друге, успіх цього довгоочікуваного релізу не буде гарантованим. Чим довше триває розробка, тим більшою є імовірність того, що пріоритети, процеси, ринкові реалії та стратегія бізнесу зміняться. Відтак нова ERP, попри увесь вкладений час та кошти, потребуватиме доопрацювання вже на релізі. Проєкт ризикує впасти у цикл “вічної” розробки, яка буде поглинати ресурси, не даючи результату.

Аби цього не сталося, варто побудувати процес розробки на принципах agile та ітеративності. Важливо чітко визначити ключовий функціонал – його можна буде випустити в реліз у форматі MVP, ґрунтовно протестувати, за необхідності доробити та підготувати нову версію. Так створюється міцний кістяк системи, навколо якого згодом можна будувати нові модулі та функції ERP.

Неврахування стратегії розвитку бізнесу

ERP – це потужний та комплексний інструмент, який має служити потребам вашого бізнесу роками. Тож одна з найбільших помилок при його розробці полягає в нехтуванні можливостями подальшого масштабування та розвитку платформи. Деякі клієнти схильні йти на цей компроміс, аби заощадити щось на розробці, або прискорити реліз платформи.

В будь-яку кастомну ERP необхідно закладати міцну програмну архітектуру, що надасть усі можливості для швидкого зростання, гнучкого налаштування та легкого впровадження нового функціоналу. Безумовно, це потребує від розробників додаткових зусиль та годин роботи, а відтак і додаткових витрат. 

Відмова від такої архітектури на користь більш простих рішень може здаватися вигідною в моменті, але в довгостроковій перспективі вона обов’язково обмежить ефективність ERP та потенціал системи до еволюції. А це врешті вдарить бізнес по кишені. 

У своїй багаторічній практиці ми бачили подібні помилки при створенні ERP системи. Компанія вкладається у розробку власного ПЗ, а вже за два-три роки змушена відмовлятися від нього і створювати новий софт, проходячи увесь коштовний цикл розробки наново. З погляду довгострокової цінності інвестицій це абсолютно хибний шлях. 

Недостатня увага до безпеки

Ми живемо за доби розквіту кіберзлочинності, де хакери мають практично необмежені можливості компрометації даних та втручання у роботу бізнесу. Однак гучні злами та кібератаки останніх років свідчать, що чимало організацій не приділяють цій проблемі належної уваги та не роблять кібербезпеку одним з найвищих пріоритетів. 

При розробці ERP така легковажність неприпустима. Ця система буде консолідувати усі дані вашої компанії, пропускати через себе усі операції та забезпечувати корпоративну комунікацію. Будь-яка вразливість у цій архітектурі може щонайменше завдати значних фінансових та репутаційних збитків. А як максимум – поставити саме існування бізнесу під питання. 

Аби цього не сталося, варто переконатися, що розробка вашої ERP відповідає усім високим стандартам та рекомендаціям кібербезпеки: GDPR, NIST CSF, ISO 27001, OWASP тощо. Не менш важливим буде подбати про механізм резервного копіювання даних та відновлення системи на випадок збою. Якщо вас цікавлять деталі, ми присвятили проблемам захисту даних ERP окремий блог. 

Нехтування інтеграцією з іншими системами

Ваша ERP так чи інакше потребуватиме поєднання з іншими диджитал-інструментами, які використовуються на різних рівнях роботи компанії. Це можуть бути платформи CRM, системи бухгалтерського обліку, логістичне, промислове ПЗ, таск-трекери, системи управління проєктами тощо. Без цього неможливо побудувати в організації  єдину інформаційну екосистему. 

Тож ефективність ERP залежить, зокрема, й від того, наскільки просто, стабільно та безпечно вона інтегрується з іншими інструментами. Особливу увагу в цьому питанні варто приділити legacy-рішенням, що були створені 10-20 років тому і побудовані на морально застарілих технологіях. Це може стосуватися систем бухгалтерського обліку, чи спеціалізованого корпоративного софту. 

Вже на етапі розробки концепції ERP варто сформувати реалістичний перелік інтеграцій, які обов’язково знадобляться вашому бізнесу вже зараз. Понад те, варто тверезо обдумати перелік інтеграцій, які можуть знадобитись платформі в майбутньому, за мірою розвитку бізнесу. Усе це варто врахувати в програмній архітектурі, аби попередити інтеграційні помилки створення ERP системи. 

Недостатня підготовка персоналу

Жоден софт не принесе вашому бізнесу користі, якщо з ним працюватиме невмотивований і непідготовлений персонал. Тож підготовка персоналу та change-менеджмент мають критичну важливість для успішного впровадження та використання нової ERP. 

Підготовка персоналу до роботи з новою платформою має вестись за кількома напрямками: 

• Навчання: користувачі мають пройти підготовчий курс, аби ознайомитися з можливостями та функціоналом ERP;

• Підтримка: користувачам необхідний канал комунікації для отримання кваліфікованої допомоги у випадку проблем з системою;

• Документація: потрібні чіткі та зрозумілі інструкції, гайдлайни та FAQ, що допоможуть користувачам самостійно розв'язувати проблеми.

• Зворотний зв'язок: важливо збирати фідбек від користувачів, щоб вдосконалювати процес навчання та підтримки.

Про усі ці напрямки підготовки варто подбати завчасно. В ідеалі, персонал має активно залучатися до розробки системи, це прискорить її впровадження в рази. Водночас нехтування підготовкою може суттєво обмежити ефективність ERP, призвести до проблем адаптації й навіть саботажу. 

Відсутність плану міграції даних

В абсолютній більшості випадків бізнес не може просто розпочати роботу в новій ERP з чистого листа, йому треба перенести туди свої дані для здійснення операцій, аналітики тощо. Цей процес називають міграцією. В його рамках компанія має очистити та привести до єдиного формату безліч даних зі старих сервісів і платформ, або навіть з електронних таблиць та інших документів. Чи варто говорити, що такий “переїзд” може бути дуже складним і трудомістким?

Для спрощення та прискорення запуску ERP фахівці мають завчасно підготувати план міграції даних. Це документ, в якому чітко описується процес перенесення інформації зі старих баз до нової. У плані мають бути чітко прописані джерела даних, цільове середовище для імпорту, формати даних, технології перенесення тощо. 

Окрім того, план має містити графік міграції та визначати відповідальних за нього фахівців. Нарешті, необхідно передбачити й план відновлення даних на випадок збою чи будь-яких інших проблем.

Якісний план міграції допомагає мінімізувати ризики, пов’язані з переходом на нову систему. Він також дозволяє прискорити реліз ERP та суттєво заощадити. 

Ми описали далеко не всі помилки при створенні власної ERP системи, складнощі можуть виникнути на кожному етапі розробки. Але наведений перелік помилок може стати гарною відправною точкою для перевірки таких проєктів. 

Помилки при створенні ERP системи: наслідки для бізнесу

Ми говоримо про платформу, яка покликана охопити усі аспекти роботи компанії. Будь-які помилки при розробці індивідуальної ERP системи можуть завдати бізнесу суттєвої шкоди. Розгляньмо найбільші ризики.

• Втрата коштів та часу

Помилки на етапі проєктування системи можуть призвести до необхідності її суттєвого доопрацювання в майбутньому, що сповільнює розробку та збільшує загальну вартість проєкту. Недооцінка складності завдань може призвести до зриву дедлайнів, перевищення бюджету та проблем з розгортанням.

• Обмежена ефективність

Проблеми з функціоналом, інтеграціями та навчанням персоналу можуть обмежити ефективність ERP, або навіть зробити її цілком марною. Співробітники не матимуть мотивації працювати з такою системою і втрачатимуть продуктивність. Врешті бізнес може повністю відмовитись від невдалої розробки, а всі інвестиції в неї згорять.

• Вразливості кібербезпеки

Недооцінка важливості захисту інфраструктури ERP від кібератак може мати вкрай важкі наслідки: втрата або компрометація даних, порушення операцій, проблеми юридичного та нормативного комплаєнсу, і як наслідок – втрата конкурентоздатності, величезні фінансові та репутаційні втрати.  

• Втрата даних 

Помилки в міграції або конфігурації даних можуть набувати катастрофічних масштабів. Організація без налагодженого процесу перенесення даних в ERP може втрати цінний інформаційний масив, який акумулювався роками. Подібна пригода може паралізувати роботу практично в будь-якій галузі: від виробництва, до медицини. 

Відтак помилки при розробці ERP системи не можна недооцінювати. Часто вони чинять відкладений чи довготривалий вплив, наростаючи, як снігова грудка. Те, що сьогодні здається дрібницею, завтра може перетворитись на лавину з неочікуваних проблем.

Розробка ERP системи з WEZOM

Далеко не кожна компанія реального сектору має можливості та ресурси для створення власної ERP системи самотужки. Понад те, далеко не кожна IT-команда має знання та досвід для реалізації такої системи з нуля. Однак WEZOM входить до невеликого кола таких розробників. 

Ми вже 25 років розробляємо індивідуальні диджитал-рішення для бізнесу у сферах виробництва, логістики, eCommerce, енергетики, девелопменту, медицини тощо. Наші продукти – це ERP та CRM платформи індивідуальної розробки, мобільні та веб-додатки будь-якої складності. 

В одному з наших нещодавніх кейсів ми крок за кроком реалізували комплексну ERP-платформу для енергетичного холдингу, великого гравця на західному ринку розподілу природного газу. Це рішення створене під усі потреби клієнта, який мав особливі вимоги до функціоналу та безпеки продукту. 

Якщо вас цікавлять подібні можливості, то ви опинилися на правильній сторінці. Звертайтеся по консультацію до наших експертів просто зараз.

Висновки 

Кастомна розробка ERP надає бізнесу безліч переваг: це рішення дозволяє створити всеосяжне інформаційне середовище для роботи величезного підприємства або міжнародної компанії, надаючи переваги гнучкості, тонкого налаштування системи та безпеки.  

Однак створення ERP з нуля – це дуже масштабний та складний проєкт, що має безліч “підводних каменів”. Помилки розробки власної ERP системи для бізнесу можуть мати дуже серйозні наслідки: від додаткових фінансових витрат, до втрати або компрометації надважливих даних. Аби уникнути цього, варто довірити розробку такого продукту команді фахівців з релевантним досвідом та відповідним портфоліо.

FAQ

Як уникнути помилок при розробці ERP системи?

Щоб уникнути помилок при розробці ERP системи, важливо провести ретельне планування, залучити досвідчених фахівців, чітко визначити бізнес-вимоги, регулярно тестувати систему на всіх етапах розробки та забезпечити постійний зворотний зв’язок між користувачами та розробниками.

Як виникають помилки при розробці ERP системи?

Помилки при розробці ERP системи часто виникають через недостатнє розуміння бізнес-процесів, неправильне визначення вимог проєкту, недоліки в комунікації між розробниками та користувачами, а також через обмеження часу та бюджету, що призводить до поспішних рішень та компромісів у якості.

Чому ERP система може бути неефективною?

На те може бути безліч причин. ERP може бути неефективною через неправильне визначення бізнес-вимог, застарілий стек технологій, слабку інтеграцію з іншими системами, недостатню підготовку користувачів, невдалий UX, а також через недоліки в процесі впровадження та підтримки системи.