Самые распространенные ошибки при разработке собственной ERP системы: знать, чтобы избежать

Внедрение ERP системы – это большой шаг вперед для любого бизнеса. Возможности такого софта позволяют наладить в организации единую информационную среду для плодотворной коммуникации, повышения эффективности, мониторинга процессов, обработки данных, роста производительности и качественного принятия решений.

При этом бизнес все чаще обращается не к пакетным решениям или облачным ERP-сервисам от вендоров, а к индивидуальной разработке такой системы под собственные нужды. Ведь кастомные решения дают ряд преимуществ в разрезе гибкости, тонкости настроек и безопасности.

Однако создать качественную ERP-платформу с нуля непросто. Это очень масштабный и комплексный проект, в котором можно легко можно “заблудиться”, сделав всего пару неудачных решений. В этом материале мы рассмотрим самые распространенные ошибки при создании ERP системы, а также разберем последствия этих ошибок для бизнеса.

Ключевые ошибки при разработке ERP системы: что можно сделать не так?

Мы не будем разбирать чисто технические проблемы, такие как недостатки программной логики продукта или неудачное тестирование. Вместо этого разберем те ошибки при разработке кастомной ERP системы, которые возникают на уровне бизнес-решений.

Неопределенные цели и ожидания

Некоторые проекты сталкиваются с критической ошибкой уже на старте: менеджмент компании не до конца осознает свои потребности и не может четко сформулировать проблемы, которые должны быть решены с помощью новой ERP. Следовательно, концепция проекта остается слишком размытой, а требования – абстрактными. Причин тому может быть множество: неопределенная стратегия развития, высокая сложность бизнес-процессов, волатильность в приоритетах и т.д.

Разработка без четкого видения результата может привести бизнес к потере времени и средств на создание продукта, который не будет отвечать реальным потребностям компании. Такая ERP не будет эффективной, вероятнее всего ее забросят. Бизнес с таким опытом надолго теряет веру в инвестиции в диджитал.

Чтобы этого не произошло, следует подробно проработать концепцию проекта и видение продукта на старте:

• провести внутренний аудит процессов в компании перед стартом проекта;

• описать цели, требования и ожидания от продукта;

• прописать KPI и метрики успеха;

• привлечь к разработке концепции ключевые заинтересованные стороны;

• сформировать дорожную карту проекта и тщательно отслеживать прогресс;

Отличным решением будет привлечение бизнес-аналитиков, которые смогут определить зоны роста во внутренних процессах бизнеса, а также продуктового менеджера, способного сформировать ясное видение новой ERP и донести его до команды.

Недостаточная вовлеченность пользователей

При разработке концепции продукта важно не утонуть в теории и не оторваться от практической среды развертывания системы. Прежде всего она создается для вашего персонала. Игнорирование мнения, предпочтений и привычек сотрудников может поставить крест на любом проекте ERP.

Следовательно, самый лучший путь – это привлечение конечных пользователей к процессу разработки уже с самого начала проекта. Для этого существует множество способов и форматов:

• опросы и интервью с персоналом;

• сбор предложений, пожеланий и замечаний;

• демонстрация прототипов дизайна и сбор фидбека;

• проведение UX-исследований для анализа поведения пользователей в системе;

• привлечение пользователей к бета-тесту платформы.

Эти практики работают на многих уровнях: они помогают сформулировать концепцию по-настоящему ценного продукта и ускоряют переход компании на новую платформу. В то же время пренебрежение привлечением пользователей создает риски для успеха всего проекта. Если новая ERP не будет удобной и полезной для персонала, сотрудники так или иначе будут избегать работы с ней.

Стремление охватить все и сразу

Как известно, слона нужно есть по частям. Разработка ERP-платформы – это очень большой “слон”. Так что попытки реализовать подобный проект в один скачок и выдать весь возможный комплексный функционал на релизе не обещают ничего, кроме сложностей и разочарования.

Такой подход создает целый ряд проблем. Во-первых, он усложняет и затягивает процесс разработки, повышая расходы. Релиза такого продукта можно ждать буквально годами. Во-вторых, успех этого долгожданного релиза не будет гарантирован. Чем дольше длится разработка, тем больше вероятность того, что приоритеты, процессы, рыночные реалии и стратегия бизнеса изменятся. Следовательно, новая ERP, несмотря на все вложенное время и средства, потребует доработки уже на релизе. Проект рискует впасть в цикл "вечной" разработки, которая будет поглощать ресурсы, не давая результата.

Чтобы этого не произошло, следует построить процесс разработки на принципах agile и итеративности. Важно четко определить ключевой функционал – его можно будет выпустить в релиз в формате MVP, тщательно протестировать, при необходимости доработать и подготовить новую версию. Так создается крепкий остов системы, вокруг которого в дальнейшем можно строить новые модули и функции ERP.

Неучет стратегии развития бизнеса

ERP – мощный и комплексный инструмент, который должен служить потребностям вашего бизнеса годами. Поэтому одна из самых больших ошибок при его разработке заключается в пренебрежении возможностями дальнейшего масштабирования и развития платформы. Некоторые клиенты склонны идти на этот компромисс, чтобы сэкономить что-либо на разработке или ускорить релиз платформы.

В любую кастомную ERP необходимо закладывать капитальную программную архитектуру, которая предоставит все возможности для быстрого роста, гибкой настройки и легкого внедрения нового функционала. Безусловно, это требует от разработчиков дополнительных усилий и часов работы, а значит и дополнительных затрат.

Отказ от такой архитектуры в пользу более простых решений может казаться выгодным в данный момент, но в долгосрочной перспективе он обязательно ограничит эффективность ERP и потенциал системы к эволюции. А это, в итоге, ударит бизнес по карману.

В своей многолетней практике мы видели подобные ошибки при создании ERP системы. Компания вкладывается в разработку собственного ПО, а уже через два-три года вынуждена отказываться от него и создавать новый софт, проходя весь затратный цикл разработки заново. С точки зрения долгосрочной ценности инвестиций это совершенно неправильный путь.

Недостаточное внимание к безопасности

Мы живем в эпоху расцвета киберпреступности, когда хакеры имеют практически неограниченные возможности компрометации данных и вмешательства в работу бизнеса. Однако громкие взломы и кибератаки последних лет свидетельствуют, что многие организации не уделяют этой проблеме должного внимания и не делают кибербезопасность одним из самых высоких приоритетов.

При разработке ERP такое легкомыслие недопустимо. Эта система будет консолидировать все данные вашей компании, пропускать все операции и обеспечивать корпоративную коммуникацию. Любая уязвимость в этой архитектуре может по меньшей мере нанести значительный финансовый и репутационный ущерб. А как максимум – поставить самое существование бизнеса под вопрос.

Чтобы этого не произошло, следует убедиться, что разработка вашей ERP отвечает всем высоким стандартам и рекомендациям кибербезопасности: GDPR, NIST CSF, ISO 27001, OWASP и т.д. Не менее важным будет позаботиться о механизме резервного копирования данных и восстановлении системы на случай сбоя. Если вас интересуют детали, мы посвятили проблемам защиты данных ERP отдельный блог.

Пренебрежение интеграцией с другими системами

Ваша ERP так или иначе будет нуждаться в объединении с другими диджитал-инструментами, которые используются на разных уровнях работы компании. Это могут быть платформы CRM, системы бухгалтерского учета, логистическое, промышленное ПО, таск-трекеры, системы управления проектами и т.д. Без этого невозможно выстроить в организации единую информационную экосистему.

Поэтому эффективность ERP зависит, в частности, от того, насколько просто, стабильно и безопасно она интегрируется с другими инструментами. Особое внимание в этом вопросе стоит уделить legacy-решениям, созданным 10-20 лет назад и построенным на морально устаревших технологиях. Это может касаться систем бухгалтерского учета или специализированного корпоративного софта.

Уже на этапе разработки концепции ERP стоит сформировать реалистичный перечень интеграций, которые обязательно пригодятся вашему бизнесу уже сейчас. Более того, следует трезво обдумать список интеграций, которые могут понадобиться платформе в будущем, по мере развития бизнеса. Все это следует учесть в программной архитектуре, чтобы предупредить интеграционные ошибки создания системы ERP. 

Недостаточная подготовка персонала

Ни один софт не принесет вашему бизнесу пользы, если с ним будет работать немотивированный и неподготовленный персонал. Поэтому подготовка персонала и change-менеджмент имеют критическую важность для успешного внедрения и использования новой ERP.

Подготовка персонала к работе с новой платформой должна вестись по нескольким направлениям:

• Обучение: пользователи должны пройти подготовительный курс для ознакомления с возможностями и функционалом ERP;

• Поддержка: пользователям необходим канал коммуникации для получения квалифицированной помощи в случае проблем с системой;

• Документация: нужны четкие и понятные инструкции, гайдлайны и FAQ, которые помогут пользователям самостоятельно решать проблемы.

• Обратная связь: важно собирать фидбек от пользователей, чтобы совершенствовать процесс обучения и поддержки.

Обо всех этих направлениях подготовки стоит позаботиться заранее. В идеале, персонал должен активно вовлекаться в разработку системы, это ускорит ее внедрение в разы. В то же время пренебрежение подготовкой может существенно ограничить эффективность ERP, привести к проблемам адаптации и даже саботажу.

Отсутствие плана миграции данных

В абсолютном большинстве случаев бизнес не может просто начать работу в новой ERP с чистого листа, ему нужно перенести туда свои данные для осуществления операций, аналитики и т.д. Этот процесс называют миграцией. В его рамках компания должна очистить и привести в единый формат множество данных из старых сервисов и платформ, или даже из электронных таблиц и других документов. Стоит ли говорить, что такой “переезд” может быть очень сложным и трудоемким?

Для упрощения и ускорения запуска ERP специалисты должны заранее подготовить план миграции данных. Это документ, в котором четко описывается процесс переноса информации из старых баз в новую. В плане должны быть четко прописаны источники данных, целевая среда для импорта, форматы данных, технологии переноса и т.д.

Кроме того, план должен содержать график миграции и определять ответственных за него специалистов. Наконец, необходимо предусмотреть и план восстановления данных на случай сбоя или других проблем.

Качественный план миграции помогает минимизировать опасности, связанные с переходом на новую систему. Он также позволяет ускорить релиз ERP и существенно сэкономить.

Мы описали далеко не все ошибки при создании собственной ERP системы, сложности могут возникнуть на каждом этапе разработки. Но приведенный список ошибок может стать хорошей отправной точкой для проверки таких проектов.

Ошибки при создании системы ERP: последствия для бизнеса

Мы говорим о платформе, призванной охватить все аспекты работы компании. Любые ошибки при разработке индивидуальной ERP системы могут нанести бизнесу существенный ущерб. Рассмотрим самые большие риски.

• Потеря времени и средств

Ошибки на этапе проектирования системы могут привести к необходимости ее существенной доработки в будущем, что замедляет разработку и увеличивает общую стоимость проекта. Недооценка сложности задач может привести к срыву дедлайнов, превышению бюджета и проблемам с развертыванием.

• Ограниченная эффективность

Проблемы с функционалом, интеграциями и обучением персонала могут ограничить эффективность ERP, или даже сделать ее совершенно бесполезной. Сотрудники не будут мотивированы работать с такой системой и будут терять продуктивность. В конце концов, бизнес может полностью отказаться от неудачной разработки, а все инвестиции в нее сгорят.

• Уязвимости кибербезопасности 

Недооценка важности защиты инфраструктуры ERP от кибератак может иметь тяжелые последствия: потеря или компрометация данных, нарушение операций, проблемы юридического и нормативного комплаенса и, как следствие, потеря конкурентоспособности, огромные финансовые и репутационные потери.

• Потеря данных

Ошибки в миграции или конфигурации данных также могут приобретать катастрофические масштабы. Организация без отлаженного процесса переноса данных в ERP может потерять ценный информационный массив, который накапливался годами. Подобное происшествие может парализовать работу практически в любой отрасли: от производства до медицины.

Все указывает на то, что ошибки при разработке ERP системы нельзя недооценивать. Часто они оказывают отложенное или долговременное влияние, нарастая, как снежный ком. То, что сегодня кажется пустяком, завтра может превратиться в лавину из неожиданных проблем.

Разработка ERP системы с WEZOM

Далеко не каждая компания реального сектора имеет возможности и ресурсы для создания собственной системы ERP самостоятельно. Более того, далеко не каждая IT-команда обладает знаниями и опытом реализации такой системы с нуля. Однако WEZOM входит в небольшой круг таких разработчиков.

Мы уже 25 лет разрабатываем индивидуальные диджитал-решения для бизнеса в сферах производства, логистики, eCommerce, энергетики, девелопмента, медицины и т.д. Наши продукты – это ERP и CRM платформы индивидуальной разработки, мобильные и веб-приложения любой сложности.

В одном из наших недавних кейсов мы шаг за шагом реализовали комплексную ERP-платформу для энергетического холдинга, крупного игрока на западном рынке распределения природного газа. Это решение создано под все потребности клиента, который имел особые требования к функционалу и безопасности системы.

Если вас интересуют подобные возможности, вы оказались на правильной странице. Обращайтесь за консультацией к нашим экспертам прямо сейчас.

Выводы

Кастомная разработка ERP предоставляет бизнесу множество преимуществ: это решение позволяет создать универсальную информационную среду для работы огромного предприятия или международной компании, предоставляя преимущества гибкости, тонкой настройки системы и безопасности.

Однако создание ERP с нуля – это очень масштабный и сложный проект со множеством “подводных камней”. Ошибки разработки собственной ERP системы для бизнеса могут иметь очень серьезные последствия: от дополнительных финансовых затрат до потери или компрометации сверхважных данных. Чтобы избежать этого, стоит доверить разработку такого продукта команде специалистов с релевантным опытом и соответствующим портфолио.

FAQ

Как избежать ошибок при разработке системы ERP?

Чтобы избежать ошибок при разработке системы ERP, важно провести тщательное планирование, привлечь опытных специалистов, четко определить бизнес-требования, регулярно тестировать систему на всех этапах разработки и обеспечить постоянную обратную связь между пользователями и разработчиками.

Как возникают ошибки при разработке системы ERP?

Ошибки при разработке ERP системы часто возникают из-за недостаточного понимания бизнес-процессов, неправильного определения требований проекта, недостатков коммуникации между разработчиками и пользователями, а также из-за ограничения времени и бюджета, что приводит к поспешным решениям и компромиссам в качестве.

Почему система ERP может быть неэффективной?

Причин может быть множество. ERP может быть неэффективной из-за неправильного определения бизнес-требований, устаревшего стека технологий, слабой интеграции с другими системами, недостаточной подготовки пользователей, неудачного UX, а также из-за недостатков в процессе внедрения и поддержки системы.