Налагодити роботу будь-якої великої організації чи бізнесу непросто. Йдеться про те, щоб організувати роботу сотень людей для вирішення десятків найрізноманітніших завдань. Як налаштувати комунікацію та співпрацю між ними? Як не потонути у бюрократії? Сьогодні IT може запропонувати механізми розв'язання подібних проблем – різноманітні системи управління проектами.
Що таке Системи для управління процесами
Під системами управління проектами (СУП) в ІТ ми маємо на увазі різновид софту для автоматизації менеджменту. Такий софт може виглядати абсолютно по-різному, застосовуватися в різних областях, мати дуже широкий функціонал. Так чи інакше, програми для управління проектами та завданнями покликані спрощувати комунікацію, автоматизувати цикл постановки завдань та контролю за їх виконанням.
На практиці такі платформи найчастіше реалізовуються у форматі CRM-системи чи сервісу для командної роботи. СУП допомагає чітко визначити цілі діяльності, виділити їх кількісні показники, визначити критерії успіху та ефективності проекту. Це незамінний робочий інструмент, і з урахуванням руху всього світу у діджитал його значущість лише зростає.
Призначення та цілі використання Системи управління взаємодії з клієнтами
Чому ми говоримо про взаємодію з клієнтами у розрізі софту для управління проектами? Спочатку може здатися, що програма для клієнтського менеджменту (CRM), це окрема платформа з абсолютно іншими завданнями. Насправді у багатьох сферах діяльності (від ритейлу та сфери послуг, до освіти та медицини) відокремити управління проєктами від роботи з клієнтами неможливо. Так, сучасна CRM для роздрібної торгівліможе мати дуже розвинутий функціонал трекінгу та менеджменту, що дозволяє зарахувати її до категорії СУП.
Які завдання має вирішувати CRM для управління проектами у бізнесі? Якщо відповідати це питання двома словами - вона має забезпечувати високий рівень клієнтського досвіду з мінімальними витратами.
Випливаючи з цього можна виділити й цілі такої системи:
- Зручний доступ до даних. Йдеться не лише про повний список клієнтів та архів операцій з ними, але також про список менеджерів та співробітників. Система має надавати можливість у два кліки дізнатися, який співробітник відповідає за те чи інше завдання, який менеджер закріплений за тим чи іншим клієнтом;
- Запровадження єдиних стандартів роботи. В організації без CRM-системи співробітники налаштовують роботу спонтанно та ведуть документообіг неорганізовано. Комунікація у великих командах забирає багато часу, а ефективність роботи падає. Але якщо налаштувати роботу усієї організації через одне цифрове вікно, автоматизувати звітність й надати єдиний простір для комунікації, ці проблеми можна вирішити.
- Підвищення якості маркетингової аналітики. Збирати статистичні дані з продажу та аналізувати їх вручну - непіднімне завдання навіть для малих та середніх організацій. Що вже тоді казати про величезні бізнеси? Якщо налаштувати продажі через CRM-систему для проектів, то дані про них зберігатимуться автоматично. До того ж їх можна буде автоматично сортувати та аналізувати, а за необхідності – й презентувати у наочній формі. Це допоможе бізнесу ухвалювати правильні рішення.
- Виконання проектів. Так чи інакше, але будь-який бізнес, якщо поглянути на нього зі сторони, будується на постановці та вирішенні завдань. Керівники хочуть контролювати своїх менеджерів, оцінювати їх ефективність, виявляти у роботі слабкі місця та створювати реалістичні плани з розвитку компанії. Вони хочуть користуватися системою, яка дозволить побачити картину повністю, щоб не доводилося писати кожному окремому співробітнику у лічку з питанням "як там справи?".
Цифрова платформа, яка дозволяє закрити ці питання, робить бізнес динамічнішим та ефективнішим.
Вигоди, переваги та користь від застосування програм для управління проектами
Хтось може помітити, що все це має гарний вигляд лише на папері, а коли справа доходить до практики, то всі намагаються використовувати для вирішення завдань найзвичніші підручні механізми. Скажімо, близьким колегам легше спілкуватися один з одним у месенджері, ніж за допомогою корпоративної платформи.
Але CRM-система управління проектами надає низку переваг, які неможливо отримати завдяки якомусь іншому софту. Придивимося до них.
- Організація контактних даних. Уявіть, що працюєте в компанії зі штатом у кілька сотень, або й навіть кілька тисяч людей. За реалій "віддаленої роботи" ви ймовірно ніколи не побачите наживо й половини своїх колег. І все ж вам завжди потрібно бути готовим до комунікації з ними. Іноді пошук номера телефону потрібного фахівця забирає багато часу й створює проблему буквально на порожньому місці. Але якщо CRM містить актуальні контактні дані всіх співробітників, цього можна уникнути.
- Збирання даних про потенційних клієнтів. Якісний софт завжди базується на правильному збиранні даних. І якщо йдеться про платформу для бізнесу, вона покликана збирати дані для залучення нових клієнтів. Робити це вручну вкрай складно, адже йдеться про великі масиви інформації з різних джерел: від показників ефективності реклами, до поведінки користувачів на сайті й трендів у пошукових системах. Успішні CRM часто використовуються не лише для контролю продажів, але й для їхнього розширення шляхом автоматизації аналізу даних. Усе це підвищує ефективність маркетингу.
- Призначення завдань. Закріплення виконавців для досягнення тих чи інших цілей - це перший крок у менеджменті, але не останній. Важливо, щоб призначення завдань було зручним та не занурювало проект до плутанини вже на старті. Доступний в єдиній адмінпанелі перелік активних завдань з пошуком та фільтрами спрощує керування командою та дозволяє досягати результатів швидше, ніж з “ручним” менеджментом.
- Управління проектами. Недостатньо призначити відповідальних виконавців на завдання, важливо проконтролювати результати та дедлайни, а також грамотно інтегрувати їхню роботу з роботою інших фахівців, уникнути дублювання функцій та помилок у комунікації. Інтегрована програма управління проектами, онлайн сервіс для постановки завдань, хмара для обміну файлами, планувальник з таймером дедлайнів – це важливі елементи ефективної CRM-системи.
- Наочні панелі завдань. Ваша crm система управління проектами може вирізнятися багатим функціоналом та вдалими технологічними рішеннями, але якщо її UX за зручністю так і лишився на рівні таблиць Excel, а візуальний стиль застряг на початку двохтисячних, вона майже напевно провалиться. Сучасний користувач звик до дизайнерських рішень Apple та Google, й ваша система не має відставати. Панелі завдань та проектів мають бути наочними, доступними та інформативними. Їх можна реалізувати у вигляді карток, щоб уникнути плутанини.
- Вбудований інструмент командного спілкування. У невеликих компаніях комунікація щодо проекту часто організовується найпростішим способом через месенджер. Але якщо проектів багато, то це стає проблемою. Ніхто не хоче потонути в нескінченному потоці повідомлень з численних чатів - це призводить до проблем з комунікацією й шкодить роботі. Але окремий простір для комунікації щодо проекту у CRM-системі блискуче розв'язує цю проблему. Як показує практика, чат проекту в окремому застосунку чи SPA контролювати набагато простіше.
- Звіти та аналітика. Багато наших клієнтів розглядають аналітичні можливості СУП чи не як найважливішу свою перевагу. І вони мають на те серйозні причини, адже комплексне збирання даних з продажу відкриває широкі можливості для аудиту процесів компанії, дозволяє вибудовувати довгострокові плани з її розвитку, ефективно залучати нових клієнтів та утримувати старих. Сучасна CRM може не лише агрегувати дані, але й вибудовувати на їх основі інфографіки у режимі реального часу. А якщо застосувати до баз даних CRM засоби штучного інтелекту та Big Data, можна виявити в роботі компанії приховані закономірності та досягти неймовірних результатів.
Користь від використання систем управління проектами CRM-систем складно переоцінити. За інших рівних вона може надати будь-якій компанії вирішальну перевагу в конкурентній боротьбі за клієнта.
Етапи розробки CRM управління проектами
Коли компанія приходить до необхідності переведення свого проджект-менеджменту на цифрові рейки, перед нею відкрито два шляхи: заплатити за готовий софт або вкластися в кастомну розробку під свої потреби. Кожен варіант має свої переваги: готовий софт простий у запуску й на початку може коштувати дешевше, але врахувати всі тонкощі бізнес-процесів окремо взятої компанії можна лише під час індивідуальної розробки.
Якщо ж йдеться про великий бізнес, то кастомна технологія фактично не має альтернатив. Адже впровадження готового софту в компанії великих масштабів коштуватиме не так вже й дешево. І при цьому готовий софт все одно буде стороннім рішенням, яке погано налаштовується під тонкощі окремо взятого бізнесу.
Як же відбувається кастомна розробка системи управління проектами? Розберемо її за етапами.
- Визначення цілей. Щоб створити дійсно корисний для бізнесу продукт, необхідний етап досліджень. Які масштаби та специфіка вашого бізнесу? Як працюють процеси у вашій компанії? Які проблеми ви хочете вирішити за допомогою ІТ? Чи є ефективніші шляхи розв'язання цих проблем? Іноді власники бізнесу й самі нечітко уявляють відповіді на ці питання. Команда WEZOM завжди виконує якісну аналітику перед початком розробки, оскільки в іншому разі належного результату досягти неможливо.
- Аудит та формування майбутньої системи. Коли мета та завдання IT-продукту зрозумілі, можна братися за його технічну концепцію. На цьому етапі формуються техзавдання, команда продумує стек технологій та ключові технічні рішення проекту. Тут має значення низка чинників: побажання клієнта, перспективи масштабування, доступні строки та бюджети, доступні фахівці, простота подальшої підтримки товару після релізу. Важливо надати клієнту найефективніший інструмент для бізнесу – у розумні строки, за розумною ціною.
- Розробка платформи. Коли є концепція, можна братися за етап технічної розробки. Найчастіше він починається з відмальовування та затвердження макетів дизайну, потім йде розробка бекенду та фронтенду. CRM може бути реалізована як web-адмінпанель, яку можна відкрити у будь-якому браузері. Такі системи завжди містять кілька користувальницьких ролей й вибудовують між ними ієрархічну систему. За необхідності можна створити для доступу до платформи мобільні застосунки або навіть спеціалізований десктопний софт.
- Інтеграція сервісів. CRM-платформа для управління проектами не може замінити всі інші цифрові інструменти вашої компанії - засоби бухгалтерського обліку, софт для управління автопарком та складом, сторонні допоміжні сервіси та багато іншого. Всі ці інструменти потрібно грамотно інтегрувати до нової платформи, сформувавши велику діджітал-екосистему для бізнесу.
- Впровадження. Коли код написаний, інтеграції завершені, а продукт протестований, настає час релізу. Але це лише проміжний успіх, адже на впровадження нової системи до корпоративної рутини потрібен час. Важливо передбачити ресурси на навчання та “звикання” співробітників до нової системи. Цілком імовірно, що після релізу платформі знадобляться невеликі доопрацювання та усунення останніх багів.
Чому варто замовити CRM управління проектами у WEZOM
Наша команда вже понад 20 років займається проектами диджиталізації бізнесу в галузі e-commerce, нерухомості, логістики. Ми давно зробили та відрефлексували всі можливі помилки у розробці софту та знаємо, як працювати на результат.
Наші розробники працюють за методом SCRUM - ми покладаємося на невеликі ефективні команди, які розвивають продукт покроково, від однієї ітерації до іншої. Такий підхід гарантує належну технічну якість продукту.
Ми закріплюємо за кожним клієнтом менеджера, який готовий відповідати на запитання у режимі 24/7. Наші розробники не "зникають" й надають зворотний зв'язок щодня.
Наші менеджери завжди готові обговорювати ваші ідеї, ділитися досвідом та експертизою, показувати цікаві кейси. Під час розробки ми намагаємося підтримувати залучення клієнта й отримувати від нього максимум фідбеку, щоб зробити проект кращим.
Якщо ви хочете впровадити у своєму бізнесі CRM управління проектами – не відкладайте це на завтра. Телефонуйте, пишіть, залишайте заявку у формі на сайті.
