Наладить работу любой крупной организации или бизнеса непросто. Речь идет о том, чтобы организовать работу сотен людей для решения десятков самых разнообразных задач. Как наладить коммуникацию и сотрудничество между ними? Как не утонуть в бюрократии? Сегодня IT может предложить механизмы решения подобных проблем - разнообразные системы управления проектами.
Что такое Системы для управления проектами
Под системами управления проектами (СУП) в IT мы подразумеваем разновидность софта для автоматизации менеджмента. Такой софт может выглядеть абсолютно по-разному, применяться в самых разных областях, иметь очень широкий функционал. Так или иначе, программы для управления проектами и задачами призваны упрощать коммуникацию, автоматизировать цикл постановки заданий и контроля их исполнения.
На практике такие платформы чаще всего реализовываются в формате CRM-системы или сервиса для командной работы. СУП помогает четко определить цели деятельности, выделить их количественные показатели, обозначить критерии успеха и эффективности проекта. Это незаменимый рабочий инструмент, и с учетом движения всего мира в диджитал его значимость только растет.
Назначение и цели использования Системы управления взаимоотношениями с клиентами
Почему мы говорим об отношениях с клиентами в разрезе софта для управления проектами? Изначально может показаться, что софт для клиентского менеджмента (CRM), это отдельная платформа с абсолютно другими задачами. На деле во многих сферах деятельности (от ритейла и сферы услуг, до образования и медицины) отделить управление проектами от работы с клиентами невозможно.
Какие задачи должна решать CRM для управления проектами в бизнесе? Если отвечать на этот вопрос в двух словах - то она должна обеспечивать высокий уровень клиентского опыта с минимальными издержками.
Исходя их этого можно выделить и цели такой системы:
- Удобный доступ к данным. Речь идет не только о полном списке клиентов и архиве операций с ними, но также о списке менеджеров и сотрудников. Система должна давать возможность в два клика узнать, какой сотрудник отвечает за ту или иную задачу, какой менеджер закреплен за тем или иным клиентом;
- Введение единых стандартов работы. В организации без CRM-системы сотрудники налаживают работу спонтанно и ведут документооборот неорганизованно. Коммуникация в больших командах отнимает массу времени, эффективность работы страдает. Но если наладить работу всей организации через одно цифровое окно, автоматизировать отчетность и дать единое пространство для коммуникации, то эти проблемы можно решить.
- Повышение качества маркетинговой аналитики. Собирать статистические данные по продажам и анализировать их вручную - неподъемная задача даже для малых и средних организаций. А что тогда говорить об огромных бизнесах? Если наладить продажи через CRM-систему для проектов, то данные о них будут сохраняться автоматически. Более того, их можно будет автоматически сортировать и анализировать, а при необходимости - и презентовать в наглядной форме. Это поможет бизнесу принимать правильные решения.
- Ведение проектов. Так или иначе, любой бизнес, если взглянуть на него “сбоку”, строится на постановке и решении задач. Руководители хотят контролировать своих менеджеров, оценивать их эффективность, находить в работе слабые места и строить реалистичные планы по развитию компании. Они хотят пользоваться системой, которая позволит увидеть картину целиком. Чтобы не приходилось писать каждому отдельному сотруднику в личку с вопросом “как идут дела?”.
Цифровая платформа, которая позволяет закрыть эти цели, делает бизнес более динамичным, более эффективным.
Выгоды, преимущества и польза от применения программ для управления проектами
Кто-то может заметить, что все это хорошо выглядит только на бумаге, а когда дело доходит до практики, то все стараются использовать для решения задач самые привычные подручные механизмы. Скажем, близким коллегам легче общаться друг с другом в мессенджере, чем через корпоративную платформу.
Но CRM-система управления проектами дает ряд преимуществ, которые невозможно получить через какой-нибудь иной софт. Присмотримся к ним.
- Организация контактных данных. Представьте, что работаете в компании со штатом в несколько сотен, или даже несколько тысяч человек. В реалиях “удаленки” вы вероятно никогда не увидите вживую и половины своих коллег. И тем не менее, вам всегда нужно быть готовым к коммуникации с ними. Иногда поиск номера телефона нужного специалиста отнимает массу времени и создает проблему буквально на пустом месте. Но если CRM содержит актуальные контактные данные всех сотрудников, то этого можно избежать.
- Сбор данных о потенциальных клиентах. Хороший софт всегда базируется на правильном сборе данных. И если речь идет о платформе для бизнеса, то она призвана собирать данные для привлечения новых клиентов. Делать это вручную крайне сложно, ведь речь идет о больших массивах информации из самых разных источников: от показателей эффективности рекламы, до поведения пользователей на сайте и трендов в поисковиках. Успешные CRM часто используются не только для контроля продаж, но и для их расширения через автоматизацию анализа данных. Все это повышает эффективность маркетинга.
- Назначение задач. Закрепление исполнителей для решения тех или иных целей - это первый шаг в менеджменте, но далеко не последний. Важно, чтобы назначение задач было удобным и не погружало проект в путаницу уже на старте. Доступный в единой админпанели список активных задач с поиском и фильтрами упрощает управление командой и позволяет добиваться результатов быстрее, чем при “ручном” менеджменте.
- Управление проектами. Мало назначить ответственных исполнителей на задачи, важно проконтролировать результаты и дедлайны, а также грамотно интегрировать их работу с работой других специалистов, избежать дублирования функций и разлада коммуникации. Интегрированная программа управления проектами, онлайн сервис для постановки задач, облако для обмена файлами, планировщик с таймером дедлайнов - все это важные элементы эффективной CRM-системы.
- Наглядные панели задач. Ваша crm система управления проектами может отличаться богатым функционалом и удачными технологическими решениями, но если ее UX по удобству ушел совсем недалеко от таблиц Excel, а визуальный стиль застрял в начале двухтысячных, она почти наверняка провалится. Современный пользователь привык к дизайнерским решениям Apple и Google, и ваша система не должна отставать. Панели задач и проектов должны быть наглядными, доступными и информативными. Их можно реализовать в виде карточек, чтобы избежать путанницы.
- Встроенный инструмент командного общения. В небольших компаниях коммуникация по проекту часто организовывается самым простым способом, через мессенджер. Но если проектов много, то это становится проблемой. Никто не хочет утонуть в бесконечном потоке сообщений из множества чатов - это приводит к проблемам с коммуникацией и вредит работе. Но отдельное пространство для коммуникации по проекту в CRM-системе блестяще решает эту проблему. Как показывает практика, чат проекта в отдельном приложении или SPA контролировать гораздо проще.
- Отчеты и аналитика. Многие наши клиенты рассматривают аналитические возможности СУП едва ли не как самое важное их преимущество. На то есть серьезные причины, ведь комплексный сбор данных по продажам открывает широкие возможности для аудита процессов компании, позволяет выстраивать долгосрочные планы по ее развитию, эффективно привлекать новых клиентов и удерживать старых. Современная CRM может не только агрегировать данные, но и выстраивать на их основе инфографики в режиме реального времени. А если применить к базам данных CRM средства ИИ и Big Data, можно обнаружить в работе компании скрытые закономерности и добиться невероятных результатов.
Пользу от использования систем управления проектами CRM-систем сложно переоценить. При прочих равных она может дать любой компании решающее преимущество в конкурентной борьбе за клиента.
Этапы разработки CRM управления проектами
Когда компания приходит к необходимости поставить свой проджект-менеджмент на цифровые рельсы, перед ней открыты два пути: заплатить за готовый софт, или вложиться в кастомную разработку под свои нужды. У каждого варианта есть свои преимущества: готовый софт прост в запуске и в моменте может обойтись дешевле, но учесть все тонкости бизнес-процессов отдельно взятой компании можно только в ходе индивидуальной разработки.
Если речь идет о крупном бизнесе, то кастомная разработка по сути не имеет альтернатив. Ведь внедрение готового софта в компанию больших масштабов обойдется не так уж и дешево. И при этом готовый софт все еще будет сторонним решением, которое плохо заточено под тонкости отдельно взятого бизнеса.
Как же проходит кастомная разработка системы управления проектами? Разберем ее по этапам.
- Определение целей. Чтобы создать действительно полезный для бизнеса продукт, нужен этап исследований. Каковы масштабы и специфика вашего бизнеса? Как работают процессы в вашей компании? Какие проблемы вы хотите решить с помощью IT? Есть ли более эффективные пути решения этих проблем? Иногда собственники бизнеса и сами смутно представляют себе ответы на эти вопросы. Команда WEZOM всегда проводит качественную аналитику перед началом разработки, потому что иначе достойного результата достигнуть невозможно.
- Аудит и формирование будущей системы. Когда цель и задачи IT-продукта понятны, можно браться за его техническую концепцию. На этом этапе составляются техзадания, команда продумывает стек технологий и ключевые технические решения проекта. Тут играет роль целый ряд факторов: пожелания клиента, перспективы масштабирования, доступные сроки и бюджеты, доступные специалисты, простота дальнейшей поддержки продукта после релиза. Важно дать клиенту самый эффективный инструмент для бизнеса - в разумные сроки, по разумной цене.
- Разработка платформы. Когда есть концепция, можно браться за этап технической разработки. Зачастую он начинается с отрисовки и утверждения макетов дизайна, затем следует разработка бэкэнда и фронтэнда. CRM может быть реализована как web-админпанель, которую можно открыть в любом браузере. Такие системы всегда содержат несколько пользовательских ролей и выстраивают между ними иерархическую систему. При необходимости можно создать для доступа к платформе мобильные приложения, или даже специализированный десктопный софт.
- Интеграция сервисов. CRM-платформа для управления проектами не может заменить все прочие цифровые инструменты вашей компании - средства бухгалтерского учета, софт для управления автопарком и складом, сторонние вспомогательные сервисы и многое прочее. Все эти инструменты нужно грамотно интегрировать в новую платформу, сформировав большую диджитал-экосистему для бизнеса.
- Внедрение. Когда код написан, интеграции завершены, а продукт протестирован, наступает время релиза. Но это только промежуточный успех, ведь на внедрение новой системы в корпоративную рутину потребуется время. Важно предусмотреть ресурсы на обучение и “привыкание” сотрудников к новой системе. Весьма вероятно, что после релиза платформе потребуются небольшие доработки и устранение последних багов.
Почему стоит заказать CRM управление проектами в WEZOM
Наша команда уже более 20 лет занимается проектами диджитализации бизнеса в области e-commerce, недвижимости, логистики. Мы давно совершили и отрефлексировали все возможные ошибки в разработке софта и знаем, как работать на результат.
Наши разработчики работают по методу SCRUM - мы полагаемся на небольшие эффективные команды, которые развивают продукт пошагово, от одной итерации к другой. Такой подход гарантирует достойное техническое качество продукта.
Мы закрепляем за каждым клиентом менеджера, который готов отвечать на вопросы в режиме 24/7. Наши разработчики не “пропадают” дают обратную связь день в день.
Наши менеджеры всегда готовы обсуждать ваши идеи, делиться опытом и экспертизой, показывать интересные кейсы. В ходе разработки мы стараемся поддерживать вовлеченность клиента и получать от него максимум фидбека, чтобы сделать проект лучше.
Если вы хотите внедрить в своем бизнесе CRM управление проектами - не откладывайте это на завтра. Звоните, пишите, оставляйте заявку в форме на сайте.
