BPM-система (BPMS): як вибрати найкраще рішення для оцифрування бізнесу

Бізнес-процеси можна вважати "скелетом" будь-якого підприємства, будь-якої компанії. Вони включають організацію роботи співробітників, планування, менеджмент та стратегію розвитку бізнесу. У більшості підприємств управління процесами ведеться у ручному режимі. Але це не найефективніший підхід, набагато більшого можна досягти через автоматизацію та діджиталізацію. З цим бізнесом допомагають BPM системи.

Що таке Business Process Management (BPM)

Business Process Management – це корпоративне програмне забезпечення, яке допомагає керувати бізнес-процесами за допомогою IT рішень. Це просунута цифрова екосистема з кількох модулів, які дозволяють керувати робочими процесами компанії, контролюючи кожен із них і зменшуючи вплив людського чинника.

Ідеологія BPMS системи полягає у візуальному поданні кожного процесу. Завдяки цьому легко зрозуміти його пристрій, виявити слабкі місця та зрозуміти, як їх усунути. Основна мета такого програмного забезпечення – загальне покращення діяльності компанії. Продукт розкриває нові можливості, дозволяє контролювати кожен процес, дотримуватися суворих алгоритмів, зменшує ризик помилок.

BPMS системи – це інструмент, який освоюється набагато легше, ніж більшість діджиталів продуктів для корпоративного сегменту. Співробітники легко приймають функціонал і загальна ефективність компанії підвищується. Особливо якщо інструмент розробляється персонально під потреби бізнесу.

Відмінність BPM від проектного підходу

Більшість діджитал систем для корпоративного сегмента передбачають вбудований алгоритм дій, і це добре працює у типових ситуаціях. Жорсткі стандарти автоматизації процесів зазвичай називають проектним підходом.

Але в сучасному підході до бізнесу важливі індивідуальні рішення та гнучкість. BPM система дозволяє підлаштуватись під персональні вимоги компанії та налаштовувати процеси в режимі реального часу. Задана модель в інших систем часто вимагає підстроювання бізнес-процесу під її можливості. У випадку ж з BPM все навпаки система налаштовується під процес.

На відміну від проектного підходу, BPM системи добре хороші в тих процесах, які потребують постійного контролю та ситуаційного менеджменту. Наприклад, робота відділу закупівель, постачання, логістики, бухгалтерії. BPM допомагає керувати цими процесами та відповідає на головні питання: яка, ким і де виконується завдання, яким має бути результат, хто є відповідальним за виконання.

Як вибрати систему BPM?

Ми розібралися, навіщо потрібні системи BPM, що це і як використовуються. Але як виглядає ринок таких інструментів? що про них потрібно знати бізнесменам, які роздумують над інвестиціями у діджитал?

Структура BPM систем

Перше, що треба розуміти – рішення можуть бути масовими, “коробковими”, а можуть бути кастомними, створеними під конкретну компанію. Це визначає структуру продукту. Коробкові рішення до певної міри універсальні та доступні. А кастомні вирізняються просунутою архітектурою.

Найчастіше ми рекомендуємо замовляти індивідуальну розробку, тому що це дозволяє зробити інструмент для вашого бізнесу під специфічні завдання. Вона обходиться дорожче, але її ефективність у рази вища за стандартні рішення. Тим не менш, структура BPM системи приблизно однакова і виглядає так:

• Система графічного моделювання бізнес-процесів. Це технологія, що дає змогу візуально спроектувати робочий процес, щоб він був зрозумілий кожному співробітнику.
• Система динамічного моделювання. На відміну від графічного проектування бізнес-процесу, динаміка дозволяє зрозуміти весь ланцюжок дій і наочно побачити, як керувати процесом, в яких місцях його можна поліпшити і вдосконалити.
• Модуль розробки внутрішніх програм. Це набір інструментів, що дозволяє програмісту створювати внутрішні програми для підвищення ефективності компанії. Наприклад, месенджери, різні інтеграції із сторонніми ресурсами тощо.
• Система керування потоком робіт. Це один із головних модулів BPM системи, який використовується для постановки завдань, а також відстеження їхньої ефективності. Тут формується документація, створюються правила та алгоритми, за якими працює бізнес-процес і використовуються системи контролю та моніторингу за виконанням завдань.
• Інтерфейс процесів. Це візуальне відображення завдань для співробітників, що дозволяє розставляти пріоритети, призначати виконавців та контролювати їхню діяльність.
• Інструмент керування BPM. Це своєрідний центральний модуль, яким управляє адміністратор. Тут призначаються права доступу, контролюється робота всієї системи.

Це основна структура системи BPM. Додатково можуть впроваджуватись інші модулі, але найчастіше цього достатньо для вирішення більшості завдань. При індивідуальній розробці ми враховуємо багато факторів, створюючи якісний інструмент для бізнесу.

Переваги BPM

Перш ніж вибирати BPM систему для свого бізнесу, необхідно зрозуміти, чи потрібна вона взагалі. Іноді достатньо інших інструментів, щоб працювати з процесами та покращувати діяльність компанії. Business Process Management – це комплексний діджитал інструмент, що має такі переваги:

• Управління процесами дозволяє скоротити витрати та збільшити прибуток. Незважаючи на те, що впровадження системи BPM вимагає інвестицій, вони швидко окупаються і приносять вигоду компанії.
• Просте навчання та впровадження. На відміну від більшості корпоративних програм, BPM впровадити досить просто, її інтерфейс зрозумілий кожному. Співробітники швидко навчаються використовувати інструмент, він відразу починає працювати на компанію.
• Чіткий регламент дій. Це дозволяє наслідувати заданий план, виключати людський фактор або ймовірність помилок. Система допомагає слідувати заданому алгоритму робочих процесів.
• Чіткий розподіл завдань та контроль їх виконання дозволяє раціонально розподіляти навантаження між співробітниками та відстежувати ефективність роботи. Від цього показника залежить успіх компанії, тож прозорий контроль за роботою співробітників дозволить призначати справедливі зарплати та оптимізувати роботу персоналу.
• Повний контроль з боку менеджера, причому повністю прозорий. Виключається підтасовування фактів, менеджер оцінює роботу співробітників справедливо, збираючи звітності в електронному вигляді.
• Спрощена система зміни бізнес-процесу. Якщо ви бачите, що якийсь процес можна покращити, зміни вносяться легко та швидко. Це дає змогу оптимізувати роботу підприємства, а також підвищити ефективність.
• Гнучкість у роботі системи дозволяє підлаштовуватись під зміни, що робить компанію динамічною. Якщо на діяльність впливають зовнішні чинники, то зміни можна зробити швидко і без помилок.
• Пошук проблем зменшує витрати, знижує ризики та покращує економічні показники компанії. Завдяки моніторингу та візуальному проектуванню кожного робочого процесу легко знайти «слабкі місця» та усунути проблему.

Завдяки таким перевагам BPM система вирішує безліч проблем бізнесу. Її використання дозволить розширити можливості компанії, забезпечить їй запас міцності в непередбачених ситуаціях. Правильно вибрати систему BPM допоможуть такі кроки:

1. Визначте, якими процесами компанії потрібно керувати. Вибирайте найбільш пріоритетні та основні.
2. Переконайтеся, що система BPM здатна керувати вашими процесами. Вона повинна представляти їх графічно, мати всі необхідні інструменти для роботи з процесами, створювати звіти, показувати результати. Система повинна містити всі модулі, описані вище.
3. Проконсультуйтеся з тими, хто братиме участь у роботі системи. Це менеджери, оперативні працівники, бухгалтери. Дізнайтеся, які вимоги мають. Наприклад, бухгалтери розкажуть, які їм необхідні інструменти для роботи, а IT-фахівець поділиться своїми пріоритетними завданнями. Сформуйте вимоги до системи BPM. Найкраще їх задокументувати.
4. Щоб отримати вимоги, необхідно відповісти на запитання: Як система впроваджуватиметься у бізнес? Які інструменти буде впроваджено? Хто забезпечуватиме роботу після впровадження?
5. Вивчіть пропозиції на ринку та підберіть виконавця. Важливо розглядати не бренд компанії, а рішення, яке вам пропонують. Наприклад, ми в WEZOM спеціалізуємося на індивідуальних проектах із впровадження BPM систем у бізнес.

Так ви зможете впровадити сучасний діджитал інструмент у свій бізнес. Приходьте до нас на консультацію і ми обговоримо, як впровадити BPM у вашу компанію і що для цього необхідно.

Цілі впровадження системи Business Process Management

Ключове питання: навіщо впроваджувати BPM системи у компанію? Інструмент вирішує відразу кілька завдань. Ось основні цілі впровадження:

Швидкість

Аналітика бізнес-процесу стає дуже швидкою, є можливість оцінити можливості, зрозуміти недоліки та усунути їх. Швидкість обробки даних суттєво збільшується, чітка постановка завдань та контроль виконання також впливає на швидкість роботи компанії. Багато процесів стають швидше, простіше і зрозуміліше.

Якість

Якість роботи компанії зростає за рахунок зменшення ймовірності помилок. Людський чинник мало впливає бізнес процес, оскільки створюється детальний алгоритм його дії. Іншими словами, процес повністю опрацьовується, і відступ від цього плану буде очевидним. Тому якість роботи покращується, що впливає на загальну результативність компанії.

Гнучкість

Впровадження змін у бізнес процеси завдяки візуалізації та динаміці допомагає підлаштовуватися під зміни. Наприклад, порушується перебіг логістики. BPM система дозволяє визначити, де саме порушено робочий процес, і відразу внести зміни. Гнучкість зменшує витрати компанії, підвищує ефективність.

Управління

Всі бізнес-процеси стають видно, керувати ними легко, як і контролювати роботу кожного відділу. Автоматизація документообігу, постановка завдань, відстеження їх виконання дозволяє повністю управляти робочими процесами в єдиній платформі. При цьому всі дані надійно захищені та мають копії, тому втратити їх неможливо.

Розробка BPM

Business Process Management – це рішення для компаній, які хочуть діджиталізуватись та йти в майбутнє. Успіх впровадження BPM багато в чому залежить від досвіду та компетентності команди розробників.

Команда WEZOM розробляє корпоративні рішення 22 роки – це десятки успішних кейсів диджиталізації бізнесу. Зателефонуйте нам, або залиште заявку у формі на сайті, щоб отримати консультацію. Ми підберемо для вас оптимальне рішення та допоможемо вийти на новий рівень.