Автоматизація оптових продажів - рішення, яке зробить складний бізнес простішим

Величезний потік товарних накладних, інвентарних списків, рахунків-фактур, замовлень на купівлю та продаж створює проблеми для багатьох оптових компаній. Проте постійне відстеження отриманих товарів та продуктів, відправлених клієнтам, має вирішальне значення для точного підрахунку запасів, термінів відвантаження та взагалі всієї фінансової звітності компанії.

Попри те, що диджиталізація вже не перший рік полегшує життя компаніям різних масштабів, багатьом оптовим компаніям, як і раніше, доводиться обробляти значний обсяг «паперових» документів, та й єдиний спосіб це зробити – звичайно ж ручне введення даних. Однак повторне введення даних вимагає багато часу, призводить до помилок і врешті-решт просто перешкоджає зростанню будь-якої компанії.

Автоматизація оптової торгівлі – це рішення, яке поєднує важливі бізнес-процеси, такі як відвантаження, фінансове управління, виробництво, фінанси та роботу з клієнтами в одному місці. Це дозволяє оптимізувати робочі процеси. Наприклад, ви можете налаштувати автоматичне повторне замовлення у певного постачальника, коли рівні запасів сягнуть певного граничного значення. Завдяки збереженню даних по всій організації у централізованій системі, матеріали можна автоматично перевпорядкувати. При цьому не доведеться витрачати ручні зусилля, співробітники зможуть працювати над іншими завданнями.

Які завдання вирішує автоматизація оптової торгівлі

Автоматизація оптового бізнесу зазвичай фокусується на кількох ключових сферах:

• ефективність;
• швидкість;
• точність;
• надійність;
• зниження витрат.

Автоматизація процесів вашого бек-офісу спрямована на скорочення або усунення складних, трудомістких ручних процесів. Доступ до інструментів автоматизації тепер мають не лише великі підприємства або транснаціональні корпорації з мільярдними доходами. Завдяки технологічному прогресу малі та середні оптові підприємства можуть запровадити колись дороге рішення й собі. Кожному оптовому бізнесу слід інвестувати в автоматизацію бізнес-процесів, щоб зміцнити свої наявні бізнес-можливості, підвищити продуктивність та збільшити прибуток.

Автоматизація оптових продажів покликана вирішити такі проблеми:

• Робота із великою номенклатурою однотипних товарів;
• Повна автоматизація руху документів усередині підприємства;
• Контроль залишків на кількох складах у режимі реального часу;
• Ведення бухгалтерського обліку компанії відповідно до законодавства;
• Розмежування прав доступу до інформаційних баз та документів.

Програмні продукти для автоматизації, їх можливості та переваги

Питання вже не в тому, коли ви автоматизуєте свій бізнес, а в тому, як це зробити.

Штучний інтелект та інтернет речей

Розвиток штучного інтелекту та машинного навчання надасть оптовикам B2B можливість легко керувати та аналізувати IoT — різні датчики та радари на виробництві, складах та транспорті, що дозволить покращити планування та знизити експлуатаційні витрати.

Відстеження відправлень за допомогою RFID, GPS та інших підключених датчиків робить доставку ефективнішою. Спостерігаючи за відвантаженнями, компанії по всьому ланцюжку поставок можуть приймати обґрунтованіші рішення щодо укомплектування персоналом та складування. Це призводить до скорочення часу простою та покращеної структуризації, розширює можливості для кращого планування і, зрештою, знижує витрати.

Складська робототехніка

Ще одна тенденція автоматизації – розробки складської робототехніки. Французька робототехнічна компанія Exotec Solutions розробила складського робота, який може підніматися на складські стелажі та приймати до 400 замовлень на годину.

Може здатися, що штучний інтелект та роботи — щось із розряду науково-фантастичних фільмів. Але вже ніхто не має сумнівів, що незабаром він стане звичайним явищем на складах по всьому світу.

Немає сумнівів у тому, що робототехніка продовжить впливати на ланцюжок поставок. І, як ви тепер можете бачити, автоматизація це безпрограшний варіант як для бізнесу, так і для клієнта. Таким чином, технології продовжуватимуть формувати майбутнє автоматизації, дозволяючи оптовикам краще керувати своїми операціями та приймати виваженіші рішення.

CRM система

Крім організації роботи компанії загалом, варто звернути увагу на управління взаємовідносинами з клієнтами. CRM для оптової торгівлі – невід'ємний інструмент автоматизації оптових продажів.

Ваш CRM-інструмент – це як центр колеса – центр колеса підтримує та переміщає спиці, тому саме колесо рухається у правильному напрямку. Без надійної CRM багато ваших зусиль з автоматизації продажів можуть не спрацювати.

За допомогою CRM для оптових продажів ви можете легко організовувати та відстежувати все, що стосується ваших потенційних та наявних клієнтів та розвивати взаємодію з ними. Сама CRM виконує завдання автоматизації, такі як ведення журналу активності потенційних клієнтів, робота з представниками, а також збирання, зберігання та впорядкування контактних даних та іншої необхідної інформації. Вона також обмінюється даними з іншими інструментами та програмним забезпеченням для автоматизації продажів, які використовують ваші представники та менеджери.

B2B-платформа

Клієнти теж хочуть зручності, тому потрібний інструмент, який зробить взаємодію з вашим бізнесом простим, зрозумілим та продуктивним. В2В-платформу можна інтегрувати з іншими інструментами автоматизації вашої компанії, щоб синхронізація та обмін даними відбувалися без участі людини.

До того ж, такий інструмент відкриває вам можливості контент-маркетингу, а значить ваша географія та аудиторія буде розширюватися. Така платформа — найкращий засіб комунікації, адже клієнт дізнається основну інформацію у зручний для нього час, зручним способом. А якщо потрібно буде поставити запитання, він має величезний вибір засобів зв'язку: зателефонувати за вказаним номером й запитати особисто, дізнатися в чат-боті або письмово зв'язатися з представником компанії.

Відмінна ідея – оптимізувати ваш сайт під мобільні пристрої, щоб зробити його максимально зручним для користувачів та завжди бути у доступі.

Переваги для бізнесу

Автоматизація оптових продажів - це спосіб бізнесу вийти на новий рівень. Вона допомагає вирішити всі проблеми, які заважають вашому бізнесу розвиватися, прискорює процеси, які забирають безліч вашого часу й приносить користь усім учасникам процесу.

1. Усунення ручного введення даних, що повторюється.

В оптових ділових операціях є певні дані, які потрібні одразу кільком відділам. Наприклад, коли компанія отримує замовлення від клієнта, інформація спочатку матиме ключове значення для рахунку продажу клієнта. Потім таку саму інформацію буде введено до бухгалтерської платформи. Потім таку саму інформацію буде внесено в пакувальний лист виробничої групи, щоб група підготувала замовлення клієнта.

Ви напевно помітили, що інформація про продаж клієнта вводиться тричі. Тобто без автоматизації вам необхідно буде тричі вручну ввести ті самі дані. Якщо ваш бізнес щодня обробляє велику кількість замовлень, це буде надзвичайно трудомістким процесом, до того ж суттєво уповільнить час здійснення угоди. Більше того, якщо покупець вносить зміни до свого замовлення, той самий повільний процес доведеться повторювати знову й знову.

Автоматизуючи процес введення даних, ви спростите процес роботи з інформацією. Таке рішення допоможе усунути необхідність зміни ключових даних й скоротити час, що витрачається на введення вручну. Тепер ваш бізнес може направити співробітників на виконання важливіших операцій замість того, щоб витрачати їх час на завдання, що повторюються.

2. Менше адміністративних помилок

Одна з найчастіших причин помилок в управлінні оптовими запасами – це людський чинник. Згадаймо попередній приклад, коли нам потрібно вручну змінити дані клієнта в трьох різних місцях. Якщо співробітник із неуважності забуде змінити інформацію хоча б в одному полі, це може спричинити суттєві наслідки. У кращому випадку ви втратите лише час на те, щоб виявити та виправити помилку. У гіршому ви можете втратити велику суму грошей, а може й клієнта.

Ще одним із прикладів людської помилки є введення співробітниками дублюючих облікових записів у бухгалтерську платформу. Інший випадок людської помилки – це передача працівниками неправильної інформації про замовлення на покупку.

Виникнення таких помилок може зашкодити вашому бізнесу. Це може призвести до того, що замовлення клієнтів залишаться невиконаними, а потім виникнуть неправильні рівні запасів. Автоматизуючи свій бек-офіс, система послідовно виконуватиме робочий процес. Одна й та сама дія застосовуватиметься до кожного процесу, що знижує ймовірність виникнення адміністративних помилок.

3. Оптимізовані рівні складських решток

Відстеження запасів має вирішальне значення для управління запасами в оптовій торгівлі. Нестача запасів може призвести до неможливості виконання замовлень клієнтів. З іншого боку, наявність надто великої кількості складських запасів призводить до надмірно високих витрат на зберігання. Автоматизація бек-офісу дозволяє відстежувати рівень запасів у реальному часі. Ви можете гарантувати, що ваші дані про складські залишки точні після кожного нового замовлення на покупку з автоматичним оновленням вашого рівня запасів у разі будь-яких змін.

Ваш бізнес також може впровадити автоматизований процес відстеження партій, щоб наслідувати підхід FIFO до управління запасами. Програмне забезпечення автоматично визначить продукти та відстежуватиме їх на предмет номера партії та термінів придатності. Це допомагає знизити ймовірність того, що ваш бізнес зберігає на складах запаси з терміном придатності, що закінчується.

4. Покращення рішень щодо закупівлі

Приймайте оптимальні рішення щодо закупівлі для вашого бізнесу за допомогою автоматизації бек-офісу. Налаштуйте оповіщення про низький рівень запасів, щоб бути в курсі, коли кількість товарів на складі опуститься нижче певного рівня. У випадку, якщо конкретного продукту залишилося менше встановленого значення, вам буде надіслано електронного листа з інформацією про ситуацію на складі. Маючи цю інформацію, ви можете вжити швидких дій, щоб вчасно закупити запаси, щоб ваш продукт не закінчився.

Таким чином, ви знатимете, коли час купувати товарні запаси, не стикаючись із ситуаціями відсутності чи надлишку запасів, що у свою чергу допоможе не втратити клієнтів і набагато раціональніше використовувати складський простір.

5. Підвищення видимості важливої ​​інформації

Щоб ваш бізнес міг запропонувати найкращу стратегію, він повинен мати негайний доступ до важливої ​​інформації про бізнес-операції. Однак цього буде складно досягти, якщо вся інформація буде розрізнена по всій організації та не оновлюватиметься в режимі реального часу.

Коли завдання бек-офісу автоматизовані, це прискорює процес взаємодії інформації у всій організації. Менеджери можуть легко отримати важливі дані, необхідні розробки бізнес-стратегії. Ці менеджери можуть як аналізувати минулі дані, а й у реальному житті відстежувати операції оптового бізнесу. Маючи актуальні, докладні та змістовні дані, ви можете точніше спланувати, як ваш бізнес розвиватиметься в майбутньому.

6. Покращення зв'язку між відділами

Неефективне спілкування може стати на заваді вашому бізнесу ефективно функціонувати. Кожен відділ має свої власні правила та інфраструктуру. Це часто призводить до вищих витрат, уповільнення зв'язку та неефективності.

Автоматизація дозволяє вашому бізнесу спростити комунікацію. Коли співробітник вводить певну інформацію в систему, вона негайно відправляється до відділу, який її потребує. Систему можна налаштувати так, щоб вона відповідала стилю роботи компанії замість того, щоб вносити істотні зміни, які співробітникам буде важко зрозуміти та впровадити.

Висновки

Переваги автоматизації оптового бізнесу є величезними. Ви вже помітили, що за великим рахунком вони випливають одна з одної, але в результаті охоплюють практично всі сфери роботи компанії.

Існує безліч різних інструментів для автоматизації, всі вони вирішують конкретні проблеми, і при цьому не всі можуть бути потрібні саме вам. Для цього ми рекомендуємо розробляти кастомні рішення, де будуть лише інструменти, які принесуть користь вашому бізнесу.

Якщо ви вже визначилися зі своїми потребами, зв'яжіться з нами для детального обговорення проекту. Якщо ні – наші менеджери із задоволенням допоможуть підібрати оптимальне рішення на основі ваших бізнес-завдань.