Автоматизация оптовых продаж — решение, которое сделает сложный бизнес проще

Огромный поток товарных накладных, инвентарных списков, счетов-фактур, заказов на покупку и продажу создает проблемы для многих оптовых компаний. Однако постоянное отслеживание полученных товаров и продуктов, отправленных клиентам, имеет решающее значение для точного подсчета запасов, сроков отгрузки и вообще всей финансовой отчетности компании.

Несмотря на то, что диджитализация уже не первый год облегчает жизнь компаниям различных масштабов, многим оптовым компаниям по-прежнему приходится обрабатывать значительный объем «бумажных» документов, и и единственный способ это сделать - конечно же ручной ввод данных. Однако повторный ввод данных требует много времени, подвержен ошибкам и в конечном итоге просто препятствует росту любой компании.

Автоматизация оптовой торговли — это решение, которое объединяет важные бизнес-процессы, такие как отгрузка, финансовое управление, производство, финансы и работу с клиентами в одном месте. Это позволяет оптимизировать рабочие процессы. Например, вы можете настроить автоматический повторный заказ у определенного поставщика, когда уровни запасов достигают определенного порогового значения. Благодаря хранению данных по всей организации в централизованной системе, материалы можно автоматически переупорядочить. При этом вам не придется тратить ручные усилия, сотрудники смогут работать над другими задачами.

Какие задачи решает автоматизация оптовой торговли

Автоматизация оптового бизнеса обычно фокусируется на нескольких ключевых областях:

• эффективность;
• скорость;
• точность;
• надежность;
• снижение затрат.

Автоматизация процессов вашего бэк-офиса направлена ​​на сокращение или устранение сложных, трудоемких ручных процессов. Доступ к инструментам автоматизации теперь есть не только у крупных предприятий или транснациональных корпораций с миллиардными доходами. Благодаря технологическому прогрессу малые и средние оптовые предприятия могут внедрить некогда дорогостоящее решение и себе. Каждому оптовому бизнесу следует инвестировать в автоматизацию бизнес-процессов, чтобы укрепить свои существующие бизнес-возможности, повысить производительность и увеличить прибыль.

Автоматизация оптовых продаж призвана решить следующие проблемы:

• Работа с большой номенклатурой однотипных товаров;
• Полная автоматизация движения документов внутри предприятия;
• Контроль остатков на нескольких складах в режиме реального времени;
• Ведение бухгалтерского учета компании в соответствии с законодательством;
• Разграничение прав доступа к информационным базам и документам.

Программные продукты для автоматизации, их возможности и преимущества

Вопрос уже не в том, когда вы автоматизируете свой бизнес, а в том, как это сделать.

Искусственный интеллект и интернет вещей

Рост ИИ и машинного обучения даст оптовикам B2B возможность легко управлять и анализировать IoT — различные датчики и радары на производстве, складах и транспорте, что позволит улучшить планирование и снизить эксплуатационные расходы.

Отслеживание отправлений с помощью RFID, GPS и других подключенных датчиков делает доставку более эффективной. Следя за отгрузками, компании по всей цепочке поставок могут принимать более обоснованные решения относительно укомплектования персоналом и складирования. Это приводит к сокращению времени простоя и улучшенной структуризации, расширяет возможности для лучшего планирования и, в конечном итоге, снижает затраты.

Складская робототехника

Еще одна тенденция автоматизации — разработки складской робототехники. Французская робототехническая компания Exotec Solutions разработала складского робота, который может подниматься на складские стеллажи и принимать до 400 заказов в час.

Может показаться, что искусственный интеллект и роботы — что-то из разряда научно-фантастических фильмов. Но уже ни у кого нет сомнений, что скоро он станет обычным явлением на складах по всему миру.

Нет сомнений в том, что робототехника продолжит оказывать огромное влияние на цепочку поставок. И, как вы теперь можете видеть, автоматизация — это беспроигрышный вариант как для бизнеса, так и для клиента. Таким образом, технологии будут продолжать формировать будущее автоматизации, позволяя оптовикам лучше управлять своими операциями и принимать более обоснованные решения.

CRM система

Помимо организации работы компании в целом, стоит обратить внимание на управление взаимоотношениями с клиентами. CRM для оптовой торговли - неотъемлемый инструмент автоматизации оптовых продаж.

Ваш CRM-инструмент — это как центр колеса — центр колеса поддерживает и перемещает спицы, поэтому само колесо движется в правильном направлении. Без надежной CRM многие ваши усилия по автоматизации продаж могут не сработать.

С помощью CRM для оптовых продаж вы можете легко организовывать и отслеживать все, что касается ваших потенциальных и существующих клиентов и развивать отношения с ними. Сама CRM выполняет задачи автоматизации, такие как ведение журнала активности потенциальных клиентов, работа с представителями, а также сбор, хранение и упорядочивание контактных данных и другой необходимой информации. Она также обменивается данными с другими инструменты и программным обеспечением для автоматизации продаж, которые используют ваши представители и менеджеры.

B2B-платформа

Клиенты тоже хотят удобства, а потому нужен инструмент, который сделает взаимодействие с вашим бизнесом простым, понятным и продуктивным. В2В-платформу можно интегрировать с другими инструментами автоматизации вашей компании, чтобы синхронизация и обмен данными происходили без участия человека.

К тому же, такой инструмент открывает для вас возможности контент-маркетинга, а значит ваша география и аудитория будет расширяться. Такая платформа — лучшее средство коммуникации, ведь клиент узнает основную информацию в удобное ему время, удобным способом. А если нужно будет задать вопрос, у него есть огромный выбор средств связи: позвонить по указанному номеру и спросить лично, узнать в чат-боте или письменно связаться с представителем компании.

Отличная идея — оптимизировать ваш сайт под мобильные устройства, чтобы сделать его максимально удобным для пользователей и всегда быть в доступе.

Преимущества для бизнеса

Автоматизация оптовых продаж — это способ бизнеса выйти на новый уровень. Она помогает решить все те проблемы, которые мешают вашему бизнесу развиваться, ускоряет процессы, которые занимают множество вашего времени и приносит пользу всем участникам процесса.

1. Устранение повторяющегося ручного ввода данных

В оптовых деловых операциях есть определенные данные, которые требуются сразу нескольким отделам. Например, когда компания получает заказ от клиента, информация сначала будет иметь ключевое значение для счета продаж клиента. Затем такая же информация будет введена в бухгалтерскую платформу. Затем такая же информация будет внесена в упаковочный лист производственной группы, чтобы группа подготовила заказ клиента.

Вы наверное заметили, что информация о продажах клиента вводится три раза. То есть без автоматизации вам необходимо будет трижды вручную ввести одни и те же данные. Если ваш бизнес ежедневно обрабатывает большое количество заказов, это будет чрезвычайно трудоемким процессом, к тому же существенно замедлит время осуществления сделки. Более того, если покупатель вносит изменения в свой заказ, тот же медленный процесс придется повторять снова и снова.

Автоматизируя процесс ввода данных, вы упростите весь процесс работы с информацией. Такое решение поможет устранить необходимость в изменениях ключевых данных и сократить время, затрачиваемое на ввод вручную. Теперь ваш бизнес может направить сотрудников на выполнение более важных операций вместо того, чтобы тратить их время на повторяющиеся задачи.

2. Меньше административных ошибок

Одна из наиболее частых причин ошибок в управлении оптовыми запасами - это человеческий фактор. Давайте вспомним предыдущий пример, когда нам нужно вручную изменить данные клиента в трех разных местах. Если сотрудник по невнимательности забудет изменить информацию хотя бы в одном поле, это может повлечь за собой существенные последствия. В лучшем случае вы потеряете только время на то, чтобы обнаружить и исправить ошибку. В худшем — вы можете потерять крупную сумму денег, а может — и клиента.

Еще одним из примеров человеческой ошибки является ввод сотрудниками дублирующих учетных записей в бухгалтерскую платформу. Другой случай человеческой ошибки — это передача сотрудниками неправильной информации о заказе на покупку.

Возникновение таких ошибок может нанести ущерб вашему бизнесу. Это может привести к тому, что заказы клиентов останутся невыполненными, а затем возникнут неправильные уровни запасов. Автоматизируя свой бэк-офис, система будет последовательно выполнять рабочий процесс. Одно и то же действие будет применяться к каждому процессу, что снижает вероятность возникновения административных ошибок.

3. Оптимизированные уровни складских остатков

Отслеживание запасов имеет решающее значение для управления запасами в оптовой торговле. Недостаток запасов может привести к невозможности выполнения заказов клиентов. С другой стороны, наличие слишком большого количества складских запасов приводит к излишне высоким затратам на хранение. Автоматизация бэк-офиса позволяет отслеживать уровень запасов в режиме реального времени. Вы можете гарантировать, что ваши данные о складских остатках точны после каждого нового заказа на покупку, с автоматическим обновлением вашего уровня запасов в случае каких-либо изменений.

Ваш бизнес также может внедрить автоматизированный процесс отслеживания партий, чтобы следовать подходу FIFO к управлению запасами. Программное обеспечение автоматически определит продукты и будет отслеживать их на предмет номера партии и сроков годности. Это помогает снизить вероятность того, что ваш бизнес хранит запасы с истекающим сроком годности на ваших складах.

4. Улучшение решений о закупках

Принимайте оптимальные решения о закупках для вашего бизнеса с помощью автоматизации бэк-офиса. Настройте оповещения о низком уровне запасов, чтобы быть в курсе, когда количество товаров на складе опустится ниже определенного уровня. В случае, если конкретного продукта осталось меньше установленного значения, вам будет отправлено электронное письмо с информацией о ситуации на складе. Обладая этой информацией, вы можете предпринять быстрые действия, чтобы вовремя закупить запасы, чтобы ваш продукт не закончился.

Таким образом, вы будете знать, когда пора покупать товарные запасы, не сталкиваясь с ситуациями отсутствия или переизбытка запасов, что в свою очередь поможет не потерять клиентов и гораздо рациональнее использовать складское пространство.

5. Повышение видимости важной информации

Чтобы ваш бизнес мог предложить лучшую стратегию, он должен иметь немедленный доступ к важной информации о бизнес-операциях. Однако этого будет сложно достичь, если вся информация будет разрознена по всей организации и не будет обновляться в режиме реального времени.

Когда задачи бэк-офиса автоматизированы, это ускоряет процесс взаимодействия информации во всей организации. Менеджеры могут легко получить важные данные, необходимые для разработки бизнес-стратегии. Эти менеджеры могут не только анализировать прошлые данные, но и в реальной жизни отслеживать операции оптового бизнеса. Обладая актуальными, подробными и содержательными данными, вы можете более точно спланировать, как ваш бизнес будет развиваться в будущем.

6. Улучшение связи между отделами

Неэффективное общение может помешать вашему бизнесу эффективно функционировать. Каждый отдел имеет свои собственные правила и инфраструктуру. Это часто приводит к более высоким затратам, замедлению связи и неэффективности.

Автоматизация позволяет вашему бизнесу упростить коммуникацию. Когда сотрудник вводит определенную информацию в систему, она немедленно отправляется в отдел, который в ней нуждается. Систему можно настроить так, чтобы она соответствовала стилю работы компании, вместо того, чтобы вносить существенные изменения, которые сотрудникам будет трудно понять и внедрить.

Выводы

Преимущества автоматизации оптового бизнеса огромны. Вы уже заметили, что по большому счету они вытекают друг из друга, но в результате охватывают практически все сферы в работе компании.

Существует множество различных инструментов для автоматизации, все они решают конкретные проблемы, и при этом не все могут быть необходимы именно вам. Для этого мы рекомендуем разрабатывать кастомные решения, где будут только те инструменты, которые принесут пользу вашему бизнесу.

Если вы уже определились со своими потребностями — свяжитесь с нами для детального обсуждения проекта. Если нет — наши менеджеры с удовольствием помогут подобрать оптимальное решение на основе ваших бизнес-задач.