Які бізнес-процеси варто автоматизувати бізнесу в Україні

Український бізнес зараз працює  в режимі постійної адаптації. І тут важливе просте запитання: що буде з компанією, якщо завтра «випаде» ключова людина, зміниться ланцюг постачання або команда знову роз’їдеться? Відповідь майже завжди залежить від того, наскільки у вас керовані, прозорі та відтворювані процеси.

Виклики українського бізнес-середовища

Наразі бізнес-середовище є менш передбачуваним: часті зміни умов роботи, ризики для інфраструктури, потреба швидко перебудовувати операції, продажі й логістику. На практиці це означає, що коли заявки клієнтів, рахунки, залишки на складі, статуси доставок і завдання команди «живуть» у чатах та Excel, бізнес стає крихким. Коли ці самі речі описані правилами й підтримані системою — компанія значно легше витримує зміни.

Саме тому фокус оптимізації змістився на стійкість. OECD у звіті про цифрову трансформацію бізнесу в Україні прямо підкреслює зв’язок між цифровізацією та резильєнтністю. Цифрові інструменти допомагають підвищувати продуктивність і витримувати шоки, підтримуючи дистанційну роботу та безперервність операцій [Enhancing Resilience, OECD, 2024].

За даними Kyiv GovTech Centre, індекс цифровізації бізнесу в Україні становить 55,7 зі 100. Тобто частина компаній уже перейшла на системні рішення, але для більшості бізнесів ще є великий простір для підвищення ефективності й керованості.

Дефіцит кадрів і зростання витрат 

Другий тиск — людський. За опитуванням компаній-членів Європейської Бізнес Асоціації в Україні, у 2025 році 74% компаній повідомили про значний дефіцит кадрів, 21% — про частковий, і лише 5% не відчували нестачі персоналу.

В той же час, глобальні дослідження McKinsey показують, що вже сьогодні технології можуть автоматизувати близько 50% типових робочих завдань, а генеративні рішення потенційно закривають 60–70% часу, який працівники витрачають на стандартні операції [McKinsey, 2023–2025].

Кадровий дефіцит у багатьох галузях поєднується зі зростанням вартості праці. У 2025 році 96% компаній підвищували зарплати, найчастіше в діапазоні 11–20% (64%) або до 10% (28%) [Labour shortage and wage growth…, EBA, 2025].

Що це означає для управління? Будь-яка ручна рутина дорожчає. Якщо менеджер витрачає час на копіювання даних між CRM, рахунком і складом — це прямі витрати, які ростуть разом із зарплатами. 

З іншого боку, огляди ринку автоматизації фіксують, що компанії, що автоматизують робочі процеси, скорочують час виконання операцій до 50%, знижують витрати на транзакцію на 25% [Forrester, 2023].

Автоматизація — шлях до масштабування та стабільності 

У більшості компаній саме автоматизація бізнес процесів стає «скелетом», на який спирається масштабування, тому що  перетворює компанію з набору ручних процесів на керовану систему.

IBM визначає business process automation як підхід, коли програмне забезпечення автоматизує складні й повторювані процеси, щоб спростити щоденні операції та підтримувати стабільну роботу бізнесу [What Is Business Process Automation?, IBM, 2025].

Є три практичні ефекти, які відчуваються з перших місяців:

1. Менше помилок у даних та менше втрат.
2. Вища продуктивність без «додаткових рук».
3. Процеси, які не «ламаються» при зростанні. 

Підсумок: у наших умовах автоматизація — це спосіб зробити компанію стійкою до людей, подій і збоїв. 

Критерії вибору бізнес процесів для автоматизації

Автоматизувати «все й одразу» неможливо й небезпечно. Добра відправна точка — описати, де автоматизація бізнес процесів на підприємстві дасть найбільший ефект за короткий час. Загальними критеріями відбору є наступні.

Повторюваність процесу

Чим частіше ви робите одну й ту саму дію (рахунки, акти, статуси воронки, узгодження договорів), тим більше сенсу є автоматизувати її. Якщо задача повторюється десятки разів на день — це майже гарантований «кандидат».

Критична залежність від людського фактору і помилок

Ручний перенос даних між Excel, CRM і бухгалтерією, копіювання реквізитів, робота з адресами клієнтів, введення сум — усе це джерела помилок, які коштують грошей і нервів. Автоматизовані сценарії значно знижують ризик людських помилок, особливо у фінансах та логістиці [OECD, 2024].

Вплив на прибуток

Пріоритет — процеси, які безпосередньо впливають на дохід або витрати (продажі, ціноутворення, закупівлі, управління запасами, дебіторка). Тут навіть невелике покращення конверсії або оборотності може дати відчутний приріст прибутку.

Швидкість впровадження

На старті краще обирати процеси, де можна швидко запустити пілот. Наприклад, автоматичну обробку заявок із сайту або виставлення рахунків, а не комплексну ERP, яка вимагатиме місяців налаштувань.

Окупність інвестицій (ROI)

Дані по ринку показують, що правильно спроєктована автоматизація часто окупається протягом 6–18 місяців завдяки економії часу та зростанню продуктивності [Forrester, 2023; Graf Growth Partners, 2025].

Ключове правило: спочатку — прості, повторювані й фінансово значущі процеси, а не побудова «найкрасивішої системи на ринку».

Бізнес процеси, які варто автоматизувати в першу чергу

Базовий рівень — це автоматизація підприємства у фінансовій частині. Тому їх виносимо на перший план. 

1. Фінансові процеси та бухгалтерія

• Рахунки та платежі. Формування рахунків, актів, накладних за шаблонами, автоматичне підтягування реквізитів клієнта з CRM, інтеграція з банківськими виписками. 

• Контроль витрат. Заявки на витрати, затвердження лімітів, фіксація чеків через мобільний застосунок, розподіл витрат за проєктами/підрозділами. 

• Фінансова звітність. Автоматичні P&L, управлінський баланс, cash-flow на основі фактичних операцій. Для власника це перехід від інтуїції до управління за цифрами. 

• Інтеграція з банками та податковими сервісами [Україна]. Українське законодавство (зокрема закон №2801-IX про електронну ідентифікацію та довірчі послуги) визнає юридичну силу кваліфікованих електронних підписів, а державний застосунок «Дія» й Diia.Signature дозволяють підписувати документи зі смартфона та інтегрувати це в бізнес-процеси. 

Дослідження цифрової трансформації обліку в Україні показує, що понад 45% середніх і великих компаній уже використовують електронні записи для договорів, рахунків і податкових документів, хоча для МСП бар’єром залишаються брак цифрових навичок і фінансування [OECD, 2024].

2. Продажі та робота з клієнтами (CRM)

Для більшості компаній системна автоматизація товарного бізнесу починається з впровадження  CRM-системи, що забезпечує:

• Обробку лідів. Заявки зі сайту, форм, маркетплейсів, месенджерів автоматично потрапляють у єдину воронку, розподіляються між менеджерами, а «гарячі» клієнти виділяються за простими правилами (джерело/бюджет/дедлайн). 

• Воронку продажів. Ви бачите, скільки лідів на кожному етапі, де «застрягають» угоди, яка конверсія з дзвінка в зустріч чи оплату. Це дає зрозумілу картинку для управління. 

• Комунікацію з клієнтами. Онлайн-чат, e-mail, SMS, месенджери фіксуються в єдиній картці клієнта. Легко налаштовувати автоматичні нагадування, follow-up через кілька днів, дотик перед закінченням підписки тощо. 

• Аналітику продажів. CRM дає змогу рахувати середній чек, LTV, ефективність каналів, роботу менеджерів. Це основа для коректного планування та маркетингових інвестицій. 

Дослідження українських економістів показують: цифрові інновації покращують управлінські процеси й сервіс для клієнтів, але їхній успіх залежить від перепроєктування процесів і формування цифрової культури в команді [Maziy, 2025].

3. HR та управління персоналом

Люди — найбільша стаття витрат і водночас найцінніший ресурс, тому критично важливими є:

• Облік робочого часу. Автоматичний трекінг відпусток, лікарняних, змін, віддаленої роботи; прозорий облік годин для погодинної оплати. 

• Найм і адаптація. HRM-системи дозволяють вести воронку кандидатів, шаблони вакансій, автоматичні листи з тестовими завданнями, чек-листи онбордингу. 

• Кадровий документообіг. Накази, трудові договори, додаткові угоди, акти передання обладнання — в електронному вигляді з цифровим підписом. 

• Оцінка ефективності співробітників. Цілі, KPI, регулярні one-on-one, результати оцінок фіксуються в системі, а не «в голові керівника». 

Автоматизація малого підприємства, ФОП чи невеликої фірми, як правило, починається з впровадження сервісів виставлення рахунків і простого обліку часу, без складних ERP.

4. Документообіг і внутрішні процеси

 Тут ховається величезний резерв ефективності:

• Електронний документообіг. Договори, акти, додаткові угоди, внутрішні положення зберігаються в єдиній системі, мають статус, історію узгоджень та підписів. 

• Узгодження договорів. Замість листування в месенджерах чи e-mail — стандартизований маршрут: юрист → фінанси → директор, з дедлайнами та нагадуваннями. 

• Контроль виконання задач. Задачі за договорами, проєктами, клієнтами прив’язані до документів і мають відповідальних та строки. 

За даними аналітики щодо цифрових технологій в Україні, впровадження електронного документообігу суттєво скорочує час погодження документів і знижує операційні ризики [Yurchyshyn et al., 2024].

5. Закупівлі та складський облік

 Для компаній із товарною складовою це один із найбільш критичних блоків:

• Управління запасами. Облік залишків у розрізі складів і точок, автоматичні замовлення при досягненні мінімального рівня, контроль прострочення. 

• Планування закупівель. Прогноз попиту, план закупівель з урахуванням сезонності та термінів постачання, прив’язка до плану продажів. 

• Контроль постачальників. Ціни, SLA, терміни, якість, історія взаєморозрахунків — в єдиній системі. 

Глобальні опитування показують, що понад 90% відділів закупівель у провідних компаніях вже використовують цифрові рішення для управління постачанням, причому більшість впроваджень припадає саме на МСП [PwC Digital Procurement Survey, 2024].

Окремий сценарій — автоматизація малого бізнесу у сфері послуг і торгівлі, коли прості складські модулі вбудовані в POS-систему або CRM і дозволяють керувати запасами без окремої складної платформи.

Типові помилки під час автоматизації бізнес-процесів

Відсутність стратегії

Компанія купує кілька «модних» сервісів, але не описує процеси й не визначає цілі. У результаті частина функцій дублюється, частина не використовується, а команда демотивована. Дослідження про цифрові інновації в Україні підкреслює: успіх залежить від перепроєктування бізнес-процесів і чітких KPI, а не тільки від вибору «правильної програми» [Maziy, 2025].

Некоректний вибір інструментів:

• орієнтація лише на ціну або «красивий інтерфейс», а не на відповідність процесам; 
• відсутність інтеграцій між CRM, бухгалтерією, документообігом, що змушує знову переносити дані вручну; 
• ігнорування питань безпеки та відповідності законодавству. 

Ігнорування навчання персоналу

Якщо людей не навчити працювати з новою системою, вона перетворюється на «ще одну іконку на робочому столі». Глобальна статистика показує: 89% співробітників, які працюють із автоматизацією, більше задоволені роботою, а 84% — компанією, але це працює тільки коли інструменти інтегровані в щоденну практику та є підтримка [Vena Automation Stats, 2025].

Загалом, аналітика CEUR щодо цифрових технологій в Україні відзначає, що бар’єрами для впровадження стають як брак фінансування, так і нестача цифрових навичок у керівників і персоналу [Yurchyshyn et al., 2024]. 

Інструменти для автоматизації бізнесу

Ринок рішень величезний, але більшість систем можна звести до кількох типів.

• CRM-системи

Фокус на продажах і клієнтському сервісі: воронка, комунікації, задачі, аналітика. Для ринку B2B і сервісних компаній це часто «центр управління».

• ERP-платформи

Комплексні рішення, що об’єднують фінанси, склад, виробництво, закупівлі, іноді HR. ERP частіше використовують середні й великі компанії, де процеси вже формалізовані й потрібна єдина система даних.

• HRM-системи

Фокус на управлінні персоналом: рекрутинг, онбординг, облік часу, оцінка, розвиток. Для компаній з 50+ співробітниками HRM часто окупається дуже швидко за рахунок скорочення ручної рутини HR-відділу.

• Сервіси електронного документообігу

Спеціалізовані рішення для договорів, актів, первинних документів, внутрішніх наказів. В Україні вони все активніше інтегруються з держсервісами, банками та Diia.Signature [Закон 2801-IX, 2022; Diia.Signature, 2025].

• Інструменти для фінансів і обліку

Хмарні бухгалтерські сервіси, системи управлінського обліку, cash-flow-панелі. Часто інтегруються з CRM і банками, закриваючи ключовий блок контролю грошей.

• No-code / low-code платформи

Платформи, які дозволяють «збирати» власні процеси з готових блоків: форми, таблиці, тригери, сценарії. Вони особливо корисні, коли потрібно швидко змоделювати унікальний процес без повноцінної розробки.

Окремий кейс — автоматизація великого підприємства з десятками філій і складними процесами: тут часто поєднуються ERP, спеціалізовані модулі та власні розробки поверх них.

Переваги та обмеження готових рішень

Переваги

• Швидкий старт. Хмарні CRM, HRM, бухгалтерія запускаються за дні, а не місяці. 

• Нижчі початкові витрати. Ви платите підписку, а не фінансуєте повну розробку з нуля. 

• Стандартизовані процеси. Рішення вбудовують у компанію вже «обкатані» практики, що особливо корисно на старті або при цифровізація бізнесу. 

• Наявність техпідтримки. Є документація, навчальні матеріали, служба підтримки, спільнота користувачів. 

Недоліки

• Обмежена гнучкість. Процес часто доводиться підлаштовувати під логіку платформи. 

• Складна кастомізація. Глибокі зміни потребують дорогих доопрацювань або взагалі неможливі. 

• Залежність від вендора. Якщо постачальник змінює умови або припиняє підтримку, доводиться мігрувати. 

• Проблеми з інтеграціями. Не всі рішення легко «дружать» між собою, іноді потрібні проміжні сервіси чи кастомні конектори. 

• Абонентська модель і зростання вартості. Зі збільшенням кількості користувачів і модулів рахунки за підписку можуть суттєво зрости. 

Для малих компаній готові рішення зазвичай — оптимальний старт. Саме через хмарні сервіси, а не великі «моноліти»  зазвичай  починається автоматизація бізнес процесів на підприємстві у продажах, фінансах і HR .

Кастомні рішення для автоматизації бізнесу: коли варто обрати

Обирайте кастомні рішення, якщо: 

• Потрібна глибока інтеграція з наявними системами. Наприклад, коли у вас вже є кілька локальних рішень, і завдання — об’єднати їх в єдину платформа управління. 

• Компанія планує масштабування. Якщо ви дивитеся на горизонт 3–5 років і розумієте, що типові коробкові рішення «задихнуться», є сенс інвестувати в свій продукт. 

• Важливий повний контроль над даними та безпекою. Наприклад, у фінансовому секторі чи в компаніях, що працюють із чутливими персональними даними. 

Переваги кастомної автоматизації

• Повна відповідність бізнес-логіці компанії. Система будується під ваші процеси, а не навпаки. 

• Гнучкість і масштабування разом із ростом бізнесу. Нові продукти, канали, юрособи — усе це можна додавати по мірі розвитку. 

• Легша інтеграція зі сторонніми системами. Ви відразу проєктуєте інтеграції з CRM, ERP, банками, державними сервісами. 

• Контроль над даними й безпекою. Дані можуть зберігатися в обраній вами інфраструктурі, з потрібним рівнем захисту й відповідності вимогам законодавства. 

• Кращий довгостроковий ROI. Попри вищий стартовий бюджет, кастомні рішення часто дешевші в довгій перспективі, ніж десятки підписок і доопрацювань стандартних систем. 

Висновки

Для багатьох українських підприємств автоматизація оптимізація бізнес процесів  —  це вже не стільки про економію та ефективність, це про виживання. Але не намагайтеся «автоматизувати все» одразу — зробіть першу хвилю з 2–3 процесів, доведіть до результату, і лише потім масштабуйте і переходьте до наступних. 

FAQ