Створення кастомної HRMS-платформи для енергокомпанії: досвід WEZOM

Ринок цифрових платформ для управління персоналом (HRMS) продовжує стрімко розвиватися та захоплювати нові сфери бізнесу. Наразі експерти прогнозують зростання ринку HRMS-платформ ще на 9% від нинішнього рівня. Для порівняння, станом на 2021 рік результати зросли на 8,1% щодо 2019 року. Така популярність HR-платформ та додатків пояснюється тим, що великим компаніям потрібен спеціалізований функціонал для управління персоналом: процесами онбордингу та навчання, нарахування зарплат, управління вихідними та відпустками тощо.

Досить важко вибрати програму або платформу, що повністю відповідає вимогам компанії. При цьому переплачувати за потрібні функції в коробковому продукті - не найкращий варіант, обмеження таких платформ роблять вкладення в них зовсім не найвигіднішим рішенням. Тому великі компанії все частіше замовляють розробку індивідуальної платформи управління персоналом.

“За статистикою, 47% великих компаній вважають за краще використовувати ліцензовані платформи. Для порівняння, у дрібних компаній ця частка становить 15%, а середні – 32%”.

Якщо читати між рядками, то помітно, що чим більше компанія, тим сильніше вона схиляється до розробки індивідуального сервісу із кастомними функціями.

Саме з таким завданням у лютому 2022 року клієнт звернувся до WEZOM. У цій статті ми розповімо, яке рішення знайшла наша компанія та яким чином воно покращило роботу клієнта.

Що таке HRMS

Кажучи простими словами, HRMS – це платформа або додаток, що містить низку функцій для управління робочим колективом та HR-процесами. Хтось назве цю платформу "все в одному" і не помилиться. HRMS – це спеціалізована платформа, за допомогою якої можна формувати звіти, проводити опитування, автоматизувати робочі процеси, проводити навчання тощо.

Якщо платформу можна налаштовувати під себе, ви можете вибрати рівень її функціональності відповідно до своїх потреб. Але якщо ви купуєте передплату на сторонній сервіс, то доведеться змиритися з вже наявним функціоналом. При цьому ціна за використання чужого продукту за передплатою може виявитися дуже суттєвою.

Тож великі компанії дедалі частіше схиляються до розробки індивідуального рішення.

“Ще одна причина, через яку великі компанії схильні користуватися індивідуальними платформами – це питання безпеки. Коли ви використовуєте програмне забезпечення стороннього розробника, то не можете бути на 100% впевнені у безпеці своїх даних”.

Що було потрібно нашому клієнту

Саме із таким запитом до нас звернувся наш клієнт. Це компанія, яка постачає газ по всій території України та більшій частині Європи. Відповідно до укладеного договору NDA ми не можемо розголошувати назву клієнта, тому і надалі називатимемо його "Енергетична компанія" (ЕК).

Перше детальне дослідження вимог клієнта розпочалося у лютому 2021 року. Тоді ніхто не міг уявити собі війну, яка почнеться вже через рік. З Початком російського вторгнення питання заміни програмного забезпечення компанії стало особливо актуальним. ЕК більше не хотіла і не могла користуватись послугами платформи, розробленої в підсанкційній країні, оскільки сама компанія працює з важливими для держави даними. Витік цієї інформації міг негативно вплинути на роботу складної енергетичної структури.

На додаток до питання безпеки, проект мав охоплювати такі функції:

• Процес онбордингу. Платформа мала керувати ходом адаптації нових співробітників.
• Навчальний процес. Також сервіс має фіксувати процес навчання нових членів команди.
• HR-функціонал. Клієнт хотів, щоб платформа могла також керувати наданням відпусток. Така функція спрощує як моніторинг роботи співробітників, так і процес запиту відпусток у великому колективі.
• Адміністрування робочого процесу. Платформа також дозволяє фіксувати усі зарплати, бонуси, загальну аналітику, формування рахунків та вихідні дні співробітників.

На час звернення клієнта до нашої компанії він уже мав досвід роботи з аналогічними платформами та додатками. Це спростило складання плану та вимог до проекту.

Виклики проекту

Перш ніж замовити індивідуальну розробку, клієнт протестував як платформи для управління персоналом (Hurma, Academy Ocean, People Force), так і для навчання (iSpring), не залишивши поза увагою продукти 1C та MS Dynamics. Тому компанія вже мала уявлення про те, як має виглядати остаточна версія платформи. Однак на етапі вивчення та пошуку рішень наша команда зіткнулася з певними проблемами.

• Відсутність досвіду клієнта. Раніше ЕК не брала участі у розробці складних платформ з нуля. Тому в компанії не було уявлення про те, як має виглядати кожен з етапів розробки та як його реалізовувати. Також клієнт не мав досвіду автоматизації робочих процесів. І оскільки платформа мала вирішувати саме цю проблему, цей етап потребував особливої ​​уваги.
• Синхронізація із розробкою інших компонентів. Паралельно WEZOM розробляв додаткові компоненти, які враховувалися під час створення структури та розробки основної платформи. Синхронізація також стала одним із основних викликів. Якщо говорити про додатковий функціонал, з яким платформа мала синхронізуватися, то це були CRM-платформа, додаток для документообігу та система бухгалтерського обліку.
• Індивідуальні рішення та інтеграції. Як зазначалося раніше, клієнт вже використовував у своїй роботі подібні платформи. Наша команда провела поглиблене повторне дослідження CestDev, яке дозволило зрозуміти, чого саме не вистачає клієнту у цих додатках. Відповідь виявилася цілком очевидною. Сервіси не передбачали можливість підключення необхідних інтеграцій та мали обмежений функціонал. Оскільки ЕК працює у вузькоспеціалізованій енергетичній сфері, додаткові функції були для неї надзвичайно важливими.

Чи планувала ЕК перепродати продукт після його релізу? Відповідь – так. На додаток, метою клієнта було продати платформу повністю або частинами пов'язаним з ним організаціям та надавати її компаніям під час злиття з ними. Етап дослідження тривав близько півтора місяця, а повноцінна розробка розпочалася навесні 2022 року (у квітні).

Рішення WEZOM

На початку роботи наша команда вже розуміла, яким буде кінцевий продукт. Клієнту хотілося оптимізувати всю роботу та сконцентрувати всі процеси на одній платформі.

Наша робота була поділена на кілька етапів:

• Детальний аналіз інформації. На цьому етапі ми зосередилися на опитуванні клієнта, щоб зрозуміти основні проблеми. У цей час ми дізналися, що ЕК вже намагалася працювати з іншими платформами і що співробітникам компанії у них не сподобалося.
• Аналіз конкурентів на ринку. Важливо розуміти, на що у розробці робити особливий наголос. Окрему увагу ми приділили UI/UX-дизайну та функціональності платформи.
• Швидке створення прототипів. Щоб розуміти, як виглядатиме програма, ми створили прототип, який пізніше перевели у формат UX Moderate і протестували на кінцевих користувачах.
• Формування технічного завдання. Коли з'явилося розуміння того, як функціонуватиме програма, ми сформували технічне завдання та вимоги до набору UI/UI-сценаріїв.
• Складання плану релізу. Перед формуванням плану релізу ми кожному етапі розробки консультувалися з клієнтом.

Команда WEZOM на момент створення платформи складалася з 14 фахівців, серед яких були розробники, продакт-менеджери та дизайнери.

Фінальний результат

Завдяки нашій індивідуальній платформі клієнт економить близько 64,7% часу в робочих завданнях, шляхом оптимізації бізнес-процесів за допомогою додатку. Загальна продуктивність HR процесів зросла на 52,9%. HRMS-платформа позитивно вплинула на діяльність кількох відділів компанії, зокрема на:

Відділ управління персоналом. Насамперед платформа справила позитивний вплив на HR-процеси. Головним чином - на роботу голови HR-відділу, рекрутерів, C&B-менеджера, HR-менеджера та тревел-менеджера.

Відділ продажів. Також платформа допомогла моніторити роботу відділу продажів, спростила контроль продуктивності співробітників.

Кол-центр. Це ще один відділ компанії, який зазнав позитивного ефекту від фіксації всіх робочих процесів у додатку. 

Підбиваючи підсумки, важливо наголосити, що HRMS-платформи дуже сильно впливають на роботу колективу та підвищують його ефективність. Це може збільшити продуктивність, ефективність процесів та точність звітності у компанії. Очікується, що в найближчому майбутньому HRMS-платформи більше спиратимуться на штучний інтелект для автоматизації процесів. Тож зараз ми спостерігаємо лише початок їхнього розвитку.