Создание кастомной HRMS-платформы для энергокомпании: опыт WEZOM

Рынок цифровых платформ для управления персоналом (HRMS) продолжает стремительно развиваться и захватывать новые сферы бизнеса. Сейчас эксперты прогнозируют рост рынка HRMS-платформ еще на 9% от нынешнего уровня. Для сравнения, по состоянию на 2021 год результаты выросли на 8,1% относительно 2019 года. Такая популярность HR-платформ и приложений объясняется тем, что крупным компаниям нужен специализированный функционал для управления персоналом: процессами онбординга и обучения, начисления зарплат, управления выходными и отпусками и т. д.

Достаточно трудно выбрать приложение или платформу, полностью соответствующую требованиям компании. При этом переплачивать за нужные функции в коробочном продукте – не лучший вариант,  ограничения таких платформ делают вложения в них не самым выгодным решением. Поэтому крупные компании все чаще заказывают разработку индивидуальной платформы по управлению персоналом.

“По статистике, 47% крупных компаний предпочитают использовать лицензированные платформы. Для сравнения, у мелких компаний эта доля составляет 15%, а у средних – 32%”.

Если читать между строк, то заметно, что чем больше компания, тем сильнее она склоняется к разработке индивидуального сервиса с кастомными функциями.

Именно с такой задачей в феврале 2022 года клиент обратился к WEZOM. В этой статье мы расскажем, какое решение нашла наша компания и каким образом оно улучшило работу клиента.

Что такое HRMS

Говоря простыми словами, HRMS – это платформа или приложение, содержащая ряд функций для управления рабочим коллективом и HR-процессами. Кто-то назовет эту платформу "все в одном" и не ошибется. HRMS – это специализированная платформа, с помощью которой можно формировать отчеты, проводить опросы, автоматизировать рабочие процессы, проводить обучение и т д.

Если платформу можно настраивать под себя, вы можете выбрать уровень ее функциональности в соответствии со своими потребностями. Но если вы приобретаете подписку на сторонний сервис, вы должны смириться с уже имеющимся функционалом. При этом цена за использование чужого продукта по подписке может оказаться очень существенной.

Поэтому крупные компании все чаще склоняются к разработке индивидуального решения.

“Еще одна причина, по которой крупные компании охотнее пользуются индивидуальными платформами – это вопрос безопасности. Когда вы используете программное обеспечение стороннего разработчика, вы не можете быть на 100% уверены в безопасности своих данных”.

Что было нужно нашему клиенту

Именно с таким запросом к нам обратился наш клиент. Это компания, поставляющая газ по всей территории Украины и большей части Европы. В соответствии с заключенным договором NDA мы не можем разглашать название клиента, поэтому будем и в дальнейшем называть его "Энергетическая компания" (ЭК).

Первое подробное исследование требований клиента началось в феврале 2021 года. Тогда никто не мог представить себе войну, которая начнется уже спустя год. С началом российского вторжения вопрос замены программного обеспечения компании стал особенно актуальным. ЭК больше не хотела и не могла пользоваться услугами платформы, разработанной в подсанкционной стране, поскольку сама компания работает с важными для государства данными. Утечка этой информации могла негативно повлиять на работу сложной энергетической структуры.

В дополнение к вопросу безопасности проект должен был охватывать следующие функции:

• Процесс онбординга. Платформа должна была управлять ходом адаптации новых сотрудников.
• Учебный процесс. Также сервис должен фиксировать процесс обучения новых членов команды.
• HR-функционал. Клиент хотел, чтобы платформа могла также управлять предоставлением отпусков. Такая функция упрощает не только мониторинг работы сотрудников, но и процесс запроса отпусков в крупном коллективе.
• Администрирование рабочего процесса. Платформа также позволяет фиксировать все зарплаты, бонусы, общую аналитику, формирование счетов и выходные дни сотрудников.

На момент обращения клиента в нашу компанию он уже имел опыт работы с аналогичными платформами и приложениями. Это упростило составление плана и требований к проекту.

Вызовы проекта

Прежде чем заказать индивидуальную разработку, клиент протестировал как платформы для управления персоналом (Hurma, Academy Ocean, People Force) так и для обучения (iSpring), не оставив без внимания продукты 1C и MS Dynamics. Поэтому компания уже имела представление о том, как должна выглядеть окончательная версия платформы. Однако на этапе изучения и поиска решений наша команда столкнулась с определенными проблемами.

• Отсутствие опыта у клиента. Ранее ЭК не участвовала в разработке сложных платформ с нуля. Поэтому у компании не было представления о том, как должен выглядеть каждый из этапов разработки и как его реализовывать. Также у клиента не было опыта автоматизации рабочих процессов. И поскольку платформа должна решать именно эту проблему, данный этап нуждался в особом внимании.
• Синхронизация с разработкой других компонентов. Параллельно WEZOM разрабатывал дополнительные компоненты, которые учитывались при создании структуры и разработке основной платформы. Синхронизация также стала одним из основных вызовов. Если говорить о дополнительном функционале, с которым платформе предстояло синхронизироваться, то это должна была быть CRM-платформа, приложение для документооборота и система бухгалтерского учета.
• Индивидуальные решения и интеграции. Как отмечалось ранее, клиент уже использовал в своей работе аналогичные платформы. Наша команда провела углубленное повторное исследование CestDev, которое позволило понять, чего именно не хватает клиенту в этих приложениях. Ответ оказался совершенно очевидным. Сервисы не предусматривали возможность подключения необходимых интеграций и имели ограниченный функционал. Поскольку ЭК работает в узкоспециализированной энергетической сфере, дополнительные функции были для нее крайне важны.

Планировала ли ЭК перепродать продукт после его релиза? Ответ – да. Более того, целью клиента было продать платформу полностью или частями связанным с ним организациям и предоставлять ее компаниям во время слияния с ними. Этап исследования длился около полутора месяцев, а полноценная разработка началась весной 2022 года (в апреле).

Решение от WEZOM

В начале работы наша команда уже понимала, каким будет конечный продукт. Клиенту хотелось оптимизировать всю работу и сконцентрировать все процессы на одной платформе.

Наша работа была разделена на несколько этапов:

• Подробный анализ информации. На данном этапе мы сосредоточились на опросе клиента, чтобы понять его основные проблемы. В это время мы узнали, что ЭК уже пыталась работать с другими платформами и что сотрудникам компании в них не понравилось.
• Анализ конкурентов на рынке. Важно понимать, на что в разработке делать особый упор. Отдельное внимание мы уделили UI/UX-дизайну и функциональности платформы.
• Быстрое создание прототипов. Чтобы понимать, как будет выглядеть приложение, мы создали прототип, который позже перевели в формат UX Moderate и протестировали на конечных пользователях.
• Формирование технического задания. Когда появилось понимание того, как будет функционировать приложение, мы сформировали техническое задание и требования к набору UI/UI-сценариев.
• Составление плана релиза. Перед формированием плана релиза мы на каждом этапе разработки консультировались с клиентом.

Команда WEZOM на момент создания платформы состояла из 14 специалистов, среди которых были разработчики, продакт-менеджеры и дизайнеры.

Финальный результат

Благодаря нашей индивидуальной платформе клиент экономит около 64,7% времени в рабочих задачах, через оптимизацию бизнес-процессов с помощью приложения. Общая производительность HR-процессов выросла на 52,9%. HRMS-платформа положительно повлияла на деятельность нескольких отделов компании, в частности:

Отдел управления персоналом. Прежде всего платформа оказала положительное влияние на HR-процессы. Главным образом - на работу главы HR-отдела, рекрутеров, C&B-менеджера, HR-менеджера и тревел-менеджера.

Отдел продаж. Также платформа помогла мониторить работу отдела продаж, кроме того упростила контроль производительности сотрудников.

Колл-центр. Это еще один отдел компании, испытавший на себе положительный эффект от фиксации всех рабочих процессов в приложении. 

Подводя итоги, важно подчеркнуть, что HRMS-платформы очень сильно влияют на рабочий процесс коллектива и повышают его эффективность. Это может увеличить его производительность, эффективность процессов и точность отчетности. Ожидается, что в ближайшем будущем HRMS-платформы будут больше опираться на искусственный интеллект для автоматизации процессов. Поэтому сейчас мы наблюдаем лишь начало их развития.