SRM-система

Під час роботи постачальниками відбувається безліч бізнес-процесів, які потрібно контролювати. Правильна організація співробітництва дозволяє знижувати витрати на обслуговування та закупівлі, покращити взаємини з постачальниками та отримувати вигідніші умови. SRM системи дозволяють контролювати процеси закупівель, відстежувати всі дії, сегментувати постачальників та формувати чітку стратегію управління закупівлями. Давайте розберемо, що таке система SRM, для чого потрібна та які завдання виконує.

Система SRM – що це?

SRM система – це програмне забезпечення, що дозволяє автоматизувати та диджиталізувати процеси управління взаємодіями з постачальниками. Вперше термін SRM з'явився ще 1983 року. Його розробив відомий консультант Пітер Краліч. Суть методу полягала в наступному:

Компанії мали розуміти, як товарні групи впливають на ризики та рентабельність. Для цього потрібно розробляти стратегію управління постачальниками, щоб мінімізувати ризики для компанії та досягти найкращої ефективності взаємодії.

Наприклад, якщо стався збій поставок канцелярського приладдя в компанію від постачальника, нічого критичного не станеться. Тим паче, що завжди можна швидко знайти нового постачальника, який надасть необхідний товар. А тепер уявіть, якщо компанія закуповує деталі для холодильного обладнання, в якому містяться виробничі продукти. Якщо такі закупівлі перервуться, то порушуються бізнес-процеси та виникають суттєві проблеми у роботі компанії.

Раніше всі звітності та облік взаємодії з постачальниками виконувався вручну, надалі почали використовувати таблиці. Але сьогодні ці методи є неефективними. SRM – це сучасний інструмент, який дозволяє контролювати процеси взаємодії із постачальниками. Ви завжди знаєте, на яких умовах працює ваша компанія, та розумієте, які процеси відбуваються зараз.

SRM – це діяльність підприємства, метою якої є підвищення можливостей та якості закупівель, розробка взаємодії з ключовими постачальниками та оптимізація бізнес-процесів. Все це впливає на витрати компанії, допомагає оптимізувати робочі ресурси та відстежувати ефективність. Але тоді що таке система SRM? Це програма, яка ставиться на комп'ютери підприємства та дозволяє автоматизувати ці процеси, виконувати їх точніше, мінімізувати ймовірність помилок та спростити багато дій.

Переваги впровадження SRM системи

Впровадження SRM системи на підприємство – процес не найшвидший. Він вимагає інвестицій й не всі компанії готові на такі дії. Але це вкладення окупається, тому що суттєво знижуються витрати на логістику, організацію постачання, оптимізується безліч процесів. Переваги застосування наступні:

• Закупівельна діяльність компанії спрощується та стає зрозумілішою. Знижуються трудовитрати, потрібна менша кількість співробітників для реалізації закупівель, керівники та менеджери не витрачають свій час на вирішення потокових завдань.
• Цикл закупівель значно спрощується. Оскільки замовник та постачальник взаємодіють за допомогою SRM системи, мінімізуються ризики та непорозуміння у форматі співробітництва, а сам процес закупівель стає простішим. За рахунок зменшення циклу збільшується оперативність реагування, логістика стає також простішою. Все це веде до зменшення ризиків та зниження витрат на організацію закупівель.
• Результативність співробітництва зростає. Як це відбувається? SRM система дозволяє впровадити електронні довідники, каталоги продукції та надавати іншу інформацію. Замовник у будь-який зручний час може ознайомитись з даними. Постачальник в режимі онлайн може змінювати ціни. У результаті всі отримують актуальну інформацію. Замовник робить закупівлю за допомогою онлайн-форми у будь-який час, у робочий час постачальник обробляє заявку. При цьому можна вносити редагування, відстежувати вартість закупівлі та інші параметри.
• SRM система збирає дані та статистику, яка дозволяє відстежувати не лише ефективність, а й розуміти, коли потрібні нові закупівлі. Це зменшує простої, звітності збираються в автоматичному режимі, готуються документи до бухгалтерії. Усі бізнес-процеси із закупівель спрощуються, а більшість із них переходить у стан автоматизації.
• Створюється єдина база постачальників, що дозволяє порівнювати пропозиції, оцінювати умови співробітництва, вивчати контракти. Це допомагає підвищувати лояльність постачальників та отримувати вигідні умови угод.
• З'являються інструменти керування ланцюжком постачання. Кожен етап чітко відстежується та легко управляється.
• Закріплюються домовленості, утворюється електронний документообіг, розподіляються обов'язки співробітників, і кожен учасник угод чітко знає, що треба робити. А завдяки відстеженню ефективності можна оптимізувати діяльність працівників.
• Закупівлі стають прозорішими, що дозволяє складати звітності як внутрішнім, так і зовнішнім аудиторам.
• У постачальників виникає підвищений інтерес до роботи з такою компанією, вони залучаються до бізнес-процесів та беруть активну участь у етапах закупівель, за рахунок чого угоди стають ефективнішими. А закупник отримує вигідні умови співробітництва, економить кошти на закупівлі та розвиває внутрішню інфраструктуру компанії.

Це основні переваги, які мають SRM системи. Вони впроваджуються у середній та великий бізнес. Необхідно оцінити, чи є сенс від впровадження такої системи на підприємство, як швидко вона дасть результати та які вигоди приносить конкретному бізнесу. Тому ми пропонуємо зателефонувати нам Wezom та отримати детальну консультацію. Наші консультанти розкажуть про всі переваги запуску системи SRM для вашого бізнесу.

Завдання аналізу SRM (Supplier Relationship Management)

SRM – це комплексний підхід, що передбачає налагодження процесів роботи з постачальниками. Суть методу полягає у розробці стратегії. Система дозволяє впровадити цю стратегію у виробництво. Розберемо основні завдання аналізу SRM.

Як вибудовувати взаємодію з постачальниками

Одне з головних завдань, яке вирішує SRM система – це побудова взаємодії із постачальниками. Це відбувається завдяки взаємодії двох чи більше компаній. До єдиної бази потрапляють постачальники, надають каталоги своєї продукції. Далі відбувається сегментація постачальників. Вона визначається з погляду цінності для підприємства.

Якщо раніше необхідно було детально вивчати документацію, розбиратися в умовах співпраці вручну, вивчати комерційні пропозиції та визначати ризики взаємодії, то сьогодні це може робити єдина система. Вона складає звітності щодо кожного потенційного постачальника, визначаючи ризики та інші критерії, які здатні вплинути на бізнес.

Взаємовигідні відносини з постачальниками

Одне із завдань SRM системи – побудова взаємовигідних відносин із постачальниками. Це можливо завдяки функціоналу системи. Вона дозволяє автоматично обробляти замовлення та надсилати запити на закупівлю. Це дозволяє компаніям зменшити час обробки. Ручна подача заявки, складання технічного завдання та дотримання всіх регламентів може тривати до 2 місяців йнавіть більше. Автоматизація значно спрощує всі процеси й скорочує час до кількох днів.

Обмін даними між компаніями стає прозорим, зручним та функціональним. Це дозволяє покупцю запрошувати різних постачальників для участі у торгах, а постачальники отримують можливість брати участь у відкритих тендерах та чесному виборі.

Завдяки організації багатьох бізнес-процесів обидві сторони одержують економічні вигоди. Скорочуються витрати на забезпечення логістики, обслуговування замовлень та швидкість виконання. Тому така співпраця стає взаємовигідною.

Управління відносинами із постачальниками

Що таке SRM для власника компанії? Це інструмент управління відносинами із постачальниками. Вони заносяться в єдину базу, де відображаються каталоги продукції. За запитом система визначає найкращі пропозиції від постачальників, систематизує дані та представляє у зручній формі. Організація роботи переговорів, укладання угод, договорів та інші організаційні завдання постачання дозволяють керувати відносинами з постачальниками та контролювати кожен процес.

Крім того, система оцінює ризики, збирає дані про постачальників, розподіляє їх на класифікації, веде реєстр вже укладених угод. У разі спірних ситуацій з допомогою SRM системи розробляються регламенти. Вона допомагає підбирати методологію роботи із ключовими партнерами. Це ресурс для повного контролю взаємодії компанії із постачальниками.

Як правильно впровадити систему SRM?

Перш ніж впроваджувати SRM, необхідно оцінити ризики та зрозуміти, чи рентабельно підключати подібну систему до свого бізнесу. Попри те, що SRM система – це інструмент, який підходить для будь-якого бізнесу, у тому числі й малого, компанії можуть бути обмежені ресурсами, що вплине на впровадження. Тому ми рекомендуємо отримати консультацію у фахівців Wezom, які оцінять перспективи впровадження та розвитку даної системи. Наша мета – розробити якісний інструмент, який приноситиме бізнесу вигоду. Якщо в ньому немає потреби, ми запропонуємо альтернативні рішення.

Насамперед, дана технологія потрібна великим компаніям, які потребують автоматизації бізнес-процесів, державним підприємствам, де вкрай важливо дотримуватись точного регламенту угод та підприємствам, де важливо підвищити ефективність закупівель. Також вона необхідна компаніям, які потребують електронного документообігу, внутрішніх комунікацій, централізації управління.

На прикладі роботи з компанією Wezom ми покажемо, як виглядає використання SRM системи:

1. Проводиться аналітика бізнесу. Ми укладаємо договір про нерозголошення комерційної інформації, аналізуємо вашу сферу бізнесу та виявляємо потреби. Підбираємо рішення та визначаємо, чи підійде вам використання SRM. Також готуємо чіткий план дій.
2. Розробляється прототип, складається технічне завдання для розробників, ми укладаємо з компанією поетапні договори. Ви можете контролювати кожен етап та відстежувати ефективність розробки.
3. Створюється програмне забезпечення, дизайнери готують інтерфейс та розробляють індивідуальну SRM систему для вашого бізнесу. У результаті розробки проводяться етапи тестування.
4. Впровадження системи на підприємство. Наші фахівці встановлюють необхідне програмне забезпечення, виконують усі налаштування, запускають систему та підключають до підприємства. Проводиться навчання ваших співробітників, ми показуємо, як працювати з цим інструментом.
5. Надається технічна підтримка. Ми надаємо гарантійні зобов'язання, під час яких відстежуємо ефективність. Додатково надаємо послуги повної технічної підтримки та стежимо за тим, щоб усе працювало.

Таким чином відбувається впровадження SRM системи у бізнес. Процес не швидкий, але значно підвищує ефективність закупівель та виводить їх на новий рівень. Приїжджайте до нас в офіс або зателефонуйте нам, щоб домовитися про консультацію та диджиталізувати бізнес-процеси компанії.