SRM-система

При работе с поставщиками происходит множество бизнес-процессов, которые необходимо контролировать. Правильная организация сотрудничества позволяет снижать расходы на обслуживание и закупки, улучшить взаимоотношения с поставщиками и получать более выгодные условия. SRM системы позволяют контролировать процессы закупок, отслеживать все действия, сегментировать поставщиков и формировать четкую стратегию управления закупками. Давайте разберем, что такое SRM система, для чего нужна и какие задачи выполняет.

SRM система – что это?

SRM система – это программное обеспечение, позволяющее автоматизировать и диджитализировать процессы управления взаимоотношениями с поставщиками. Впервые термин SRM появился еще в 1983 году. Его разработал известный консультант Питер Кралич. Суть метода заключалась в следующем:

Компании должны были понимать, как товарные группы влияют на риски и рентабельность. Для этого нужно разрабатывать стратегию управления поставщиками, чтобы минимизировать риски для компании и добиться наилучшей эффективности взаимодействия.

Например, если произойдет сбой поставок канцелярских принадлежностей в компанию от поставщика, ничего критичного не случится. Тем более что всегда можно быстро найти нового поставщика, который предоставит необходимый товар. А теперь представьте, если компания закупает детали для холодильного оборудования, в котором содержатся производимые продукты. Если такие закупки прервутся, то нарушаются бизнес-процессы и возникают существенные проблемы в работе компании.

Раньше все отчетности и учет взаимодействия с поставщиками велся вручную, в дальнейшем начали использовать таблицы. Но сегодня эти методы неэффективны. SRM – это современный инструмент, позволяющий контролировать процессы взаимодействия с поставщиками. Вы всегда знаете, на каких условиях работает ваша компания, и понимаете, какие процессы происходят в данный момент.

SRM – это деятельность предприятия, целью которой является повышение возможностей и качества закупок, разработка взаимодействия с ключевыми поставщиками и оптимизация бизнес-процессов. Все это влияет на расходы компании, помогает оптимизировать рабочие ресурсы и отслеживать эффективность. Но тогда что такое SRM система? Это программа, которая ставится на компьютеры предприятия и позволяет автоматизировать эти процессы, выполнять их более точно, минимизировать вероятность ошибок и упростить многие действия.

Преимущества внедрения SRM системы

Внедрение SRM системы на предприятие – процесс не самый быстрый. Он требует инвестиций и не все компании готовы идти на такие действия. Но это вложение окупается, потому что существенно снижаются расходы на логистику, организацию поставок, оптимизируется множество процессов. Преимущества внедрения следующие:

• Закупочная деятельность компании упрощается и становится более понятной. Снижаются трудозатраты, требуется меньшее количество сотрудников для реализации закупок, руководители и менеджеры не тратят свое время для решения поточных задач.
• Цикл закупок существенно упрощается. Так как заказчик и поставщик взаимодействуют при помощи SRM системы, минимизируются риски и недопонимание в формате сотрудничества, а сам процесс закупок становится проще. За счет уменьшения цикла увеличивается оперативность реагирования, логистика становится тоже проще. Все это ведет к уменьшению рисков и снижению издержек на организацию закупок.
• Результативность сотрудничества повышается. Как это происходит? SRM система позволяет внедрить электронные справочники, каталоги продукции и предоставлять другую информацию. Заказчик в любое удобное время может ознакомиться с данными. Поставщик в онлайн режиме может изменять цены. В итоге, все получают актуальную информацию. Заказчик делает закупку при помощи онлайн формы в любое время, в рабочее время поставщик обрабатывает заявку. При этом можно вносить правки, отслеживать стоимость закупки и другие параметры.
• SRM система собирает данные и статистику, которая позволяет отслеживать не только эффективность, но и понимать, когда нужны новые закупки. Это уменьшает простои, отчетности собираются в автоматическом режиме, готовятся документы в бухгалтерию. Все бизнес-процессы по закупкам упрощаются, а большинство из них переходит в состояние автоматизации.
• Создается единая база поставщиков, которая позволяет сравнивать предложения, оценивать условия сотрудничества, изучать контракты. Это помогает повышать лояльность поставщиков и получать выгодные условия сделок.
• Появляются инструменты управления цепочкой поставок. Каждый этап четко отслеживается и легко управляется.
• Закрепляются договоренности, образуется электронный документооборот, распределяются обязанности сотрудников, и каждый участник сделок четко знает, что ему нужно делать. А благодаря отслеживанию эффективности можно оптимизировать деятельность сотрудников.
• Закупки становятся более прозрачными, что позволяет сдавать отчетности как внутренним, так и внешним аудиторам.
• У поставщиков возникает повышенный интерес к работе с такой компанией, они вовлекаются в бизнес-процессы и активно участвуют в этапах закупок, за счет чего сделки становятся более эффективными. А закупщик получает выгодные условия сотрудничества, экономит средства на закупках и развивает внутреннюю инфраструктуру компании.

Это основные преимущества, которые имеют SRM системы. Они внедряются в средний и крупный бизнес. Необходимо оценить, есть ли смысл от внедрения такой системы на предприятие, как быстро она даст результаты и какие выгоды приносит конкретному бизнесу. Поэтому мы предлагаем позвонить нам в Wezom и получить подробную консультацию. Наши консультанты расскажут обо всех преимуществах запуска SRM системы для вашего бизнеса.

Задачи анализа SRM (Supplier Relationship Management)

SRM это комплексный подход, подразумевающий налаживание процессов работы с поставщиками. Суть метода заключается в разработке стратегии. Система же позволяет внедрить эту стратегию в производство. Давайте разберем основные задачи анализа SRM.

Как строить отношения с поставщиками

Одна из главных задач, которую решает SRM система – это построение отношений с поставщиками. Это происходит благодаря взаимодействию двух или более компаний. В единую базу попадают поставщики, предоставляют каталоги своей продукции. Далее происходит сегментация поставщиков. Она определяется с точки зрения ценности для компании.

Если раньше необходимо было детально изучать документацию, разбираться в условиях сотрудничества вручную, изучать коммерческие предложения и определять риски взаимодействия, то сегодня все это может единая система. Она составляет отчетности по каждому потенциальному поставщику, определяя риски и другие критерии, способные повлиять на бизнес.

Взаимовыгодные отношения с поставщиками

Одна из задач SRM системы – построение взаимовыгодных отношений с поставщиками. Это возможно благодаря функционалу системы. Она позволяет автоматически обрабатывать заказы и отправлять запросы на закупку. Это дает возможность компаниям уменьшить время обработки. Ручная подача заявки, составление технического задания и соблюдение всех регламентов может занимать до 2 месяцев и даже более. Автоматизация существенно упрощает все процессы и сокращает время до нескольких дней.

Обмен данными между компаниями становится прозрачным, удобным и функциональным. Это позволяет покупателю приглашать разных поставщиков для участия в торгах, а поставщики получают возможность участвовать в открытых тендерах и честном выборе.

Благодаря организации многих бизнес-процессов обе стороны получают экономические выгоды. Сокращаются издержки на обеспечение логистики, обслуживание заказов и скорость выполнения. Поэтому такое сотрудничество становится взаимовыгодным.

Управление отношениями с поставщиками

Что такое SRM для владельца компании? Это инструмент управления отношениями с поставщиками. Они заносятся в единую базу, в которой отображаются каталоги продукции. По запросу система определяет лучшие предложения от поставщиков, систематизирует данные и представляет в удобной форме. Организация работы переговоров, заключение сделок, договоров и прочие организационные задачи поставок позволяют управлять отношениями с поставщиками и контролировать каждый процесс.

Кроме того, система оценивает риски, собирает данные о поставщиках, разделяет их на классификации, ведет реестр уже заключенных сделок. При возникновении спорных ситуаций при помощи SRM системы разрабатываются регламенты. Она помогает подбирать методологию работы с ключевыми партнерами. Это ресурс для полного контроля взаимодействия компании с поставщиками.

Как правильно внедрить SRM систему?

Прежде, чем внедрять SRM, необходимо оценить риски и понять, рентабельно ли подключать подобную систему к своему бизнесу. Несмотря на то, что SRM система – это инструмент, который подходит для любого бизнеса, в том числе и малого, компании могут быть ограничены в ресурсах, что повлияет на внедрение. Поэтому первоначально мы рекомендуем получить консультацию у специалистов Wezom, которые оценят перспективы внедрения и развития данной системы. Наша цель – разработать качественный инструмент, который будет приносить бизнесу выгоду. Если в нем нет необходимости, мы предложим альтернативные решения.

В первую очередь, данная технология нужна крупным компаниям, которые нуждаются в автоматизации бизнес-процессов, государственным предприятиям, где крайне важно соблюдать точный регламент сделок и предприятиям, где важно повысить эффективность закупок. Также она необходима компаниям, которые нуждаются в электронном документообороте, внутренних коммуникациях, централизации управления.

На примере работы с компанией Wezom мы покажем, как выглядит внедрение SRM системы:

1. Проводится аналитика бизнеса. Мы заключаем договор о неразглашении коммерческой информации, анализируем вашу сферу бизнеса и выявляем потребности. Подбираем решения и определяем, подойдет ли вам внедрение SRM. Также готовим четкий план действий.
2. Разрабатывается прототип, составляется техническое задание для разработчиков, мы заключаем с компанией поэтапные договоры. Вы можете контролировать каждый этап и отслеживать эффективность разработки.
3. Создается программное обеспечение, дизайнеры готовят интерфейс и разрабатывается индивидуальная SRM система для вашего бизнеса. В ходе разработки проводятся этапы тестирования.
4. Внедрение системы на предприятие. Наши специалисты устанавливают необходимое программное обеспечение, проводят все настройки, запускают систему и подключают к предприятию. Проводится обучение ваших сотрудников, мы показываем, как работать с этим инструментом.
5. Оказывается техническая поддержка. Мы даем гарантийные обязательства, в ходе которых отслеживаем эффективность. Дополнительно оказываем услуги полной технической поддержки и следим за тем, чтобы все работало.

Так происходит внедрение SRM системы в бизнес. Процесс не быстрый, но значительно повышает эффективность закупок и выводит их на новый уровень. Приезжайте к нам в офис или позвоните нам, чтобы договориться о консультации и диджитализировать бизнес-процессы компании.