Неважно, какой у вас бизнес - вы не сможете вести его без управления персоналом. Подбор сотрудников, отбор кандидатов на должность, создание конкурентных условий труда, контроль удовлетворения рабочих – это лишь малая часть обязанностей HR специалиста. Ручное выполнение этих задач с каждым годом становится все менее эффективным. Но тут на помощь приходит автоматизация - специальные HR системы.
Для чего нужна система управления персоналом в компании
Принцип работы HR специалиста довольно прост. В компанию нужен сотрудник, специалист рассматривает кандидатов, проводит собеседование, собирает данные. Дальше он обрабатывает эти данные и выбирает кандидата. Если в компанию рассматривается 2-3 сотрудника в месяц, то работать с ними можно в ручном режиме. Но если штат сотрудников большой, то потребуется система управления персоналом.
HR специалист также занимается контролем работы сотрудников. Он должен проводить оценку эффективности, изучать показатели, регулировать деятельность. Если в компании немного сотрудников, 5-7 человек, то можно все это делать вручную. Но если штат больше, то потребуется CRM система для HR. Она выполняет следующие задачи:
- Все данные собираются в единой базе и надежно хранятся. Менеджер может с любого устройства получить эти данные в удобной форме, дополнить их, удалить или перенести.
- Сохраняется вся история коммуникации с потенциальными сотрудниками. Система HR хранит все данные, каждый соискатель получает персональную карточку, в которой сохраняются его личная информация, история переписок, результаты тестов и прочая информация.
- Визуальное представление информации позволяет специалисту быстро получать доступ к необходимой информации, структурировать ее и качественно обрабатывать.
- Встроенный таск-менеджер позволяет работать с сотрудниками внутри компании, быстро коммуницировать и ставить задачи. Также отслеживается процесс их выполнения.
- Сотрудники других отделов также получают информацию о кандидатах, могут изучить их навыки и принять решение о сотрудничестве. При этом вся коммуникация с HR специалистов идет внутри системы. Это позволяет быстро решать вопросы трудоустройства.
- Процесс приема на работу упрощается. Отделы получают задачи в назначенное время, например, завести в бухгалтерии дело, открыть аккаунты новому сотруднику, предоставить доступы к сервисам и так далее.
- CRM система управления персоналом позволяет контролировать работу сотрудников, даже если они работают удаленно. Оценивается KPI, контролируются дедлайны, определяется скорость работы, ставятся задачи. Поэтому это удобный инструмент для работы даже в небольших компаниях.
Используя современные технологии, можно значительно упростить работу компании. Если штат быстро растет, если в бизнесе задействовано множество специалистов, использовать HR системы необходимо.
Как работает HR система?
Что такое система управления персоналом? Это корпоративный софт, который используют менеджеры и HR специалисты. Программа включает набор инструментов, которые позволяют проводить работу с кадрами. В частности, она включает:
- инструменты планирования и постановки задач;
- работу с базой данных сотрудников и потенциальных кандидатов, которая сегментируется и персонально настраивается под потребности компании;
- инструменты отбора кадров, проведение оценки, сравнительные графики;
- инструменты аналитики для оценки эффективности сотрудников.
Это не полный набор возможностей. CRM система для HR включает большое количество функциональных инструментов, которые настраиваются под потребности бизнеса. А если она разрабатывается индивидуально под предприятие, то можно создать собственные инструменты. Индивидуальная разработка обходится дороже, но работает гораздо эффективней, и на средней дистанции окупается.
Виды систем управления персоналом
В широком смысле слова, система управления персоналом – это метод взаимодействия сотрудника с компанией. Она строится на 3 основных принципах: экономическом управлении, прямом воздействии, социально-психологическом контакте.
Экономическое управление персоналом – это контроль финансовых потоков, включая зарплаты, бонусы, кредитование, формирование ставок, штрафы и прочие детали, связанные с финансами. Прямое воздействие – это коммуникация с сотрудниками, закрепляющая их права и обязанности. Сюда входят контракты, трудовые договоры, определение функций персонала и контроль выполнения работы. Социально-психологический контакт – это понимание состояния и мотивации сотрудников, что очень важно как для решения рабочих задач компания, так и для профессионального роста сотрудника.
Все эти принципы объединяются в единую структуру. Так работает CRM система управления персоналом. Она объединяет все эти аспекты в единый организм управления компанией.
CRM системы для HR
CRM система для HR – это диджитал инструмент, который позволяет контролировать взаимодействие с сотрудниками при помощи современных технологий. Рабочее пространство имеет удобный функционал, комфортное визуальное отображение и возможность настраивать инструменты под свои потребности.
При разработке индивидуальной CRM можно создать качественные уникальные инструменты, опираясь на потребности конкретного бизнеса. Именно поэтому в WEZOM мы рекомендуем выбирать персональную разработку. Наши аналитики могут изучить особенности бизнеса и предложить лучшее решение для вашей компании. Обращайтесь, чтобы обсудить разработку индивидуальной HR системы.
Преимущества использования
Цифровая HR-платформа открывает новые возможности для компании. Система управления персоналом дает следующие преимущества:
- Возможность установить роль и определенные привилегии сотрудникам.
- Предоставляет подробную информацию о персонале, включая должность, статус, отдел, личные данные, заработную плату, график отпусков и другое.
- Позволяет ставить задачи и определять ответственных сотрудников, а система контроля дает возможность полностью отслеживать ход выполнения задач и проводить оценку эффективности сотрудника.
- Хранит персональные данные о каждом участнике, включая не только штатных сотрудников, но и потенциальных кандидатов на работу.
- Система HR позволяет собрать отчеты в удобной форме с использованием визуальных компонентов и подробной информации. Формат отчетов легко настраивается.
- Интегрируется с другими сервисами, включая Google Workspace, календарями, почтой, облаком, LinkedIn и другими.
- Позволяет настроить рассылку сообщений, включая автоматизированную рассылку кандидатам.
- Хорошо работает автоматизация управления персоналом. Она включает сохранение контактов, подготовку серии писем, автоматическое назначение задач и контроль их выполнения, сбор данных и прочие действия, которые помогают HR специалисту автоматизировать ряд рабочих процессов.
Все эти преимущества позволяют вывести компанию на новый уровень и управлять сотрудниками более качественно. Ваши работники – это наиболее ценный актив, который приносит прибыль компании. Автоматизация рабочих процессов и контроль выполнения задач позволит определить слабые стороны, усилить их и понять, как развивать бизнес.
Трудности с внедрением систем управления персоналом
Система управления персоналом – это эффективный инструмент. Но при внедрении появляется ряд трудностей, среди них:
- Решение о внедрении принимают совершенно не те люди, которые будут использовать инструмент. Значит, нужно донести ценность технологии. Поэтому мы рекомендуем дать ознакомиться с этой статьей и пройти консультацию в WEZOM. Наши специалисты подробно объяснят плюсы HR системы.
- Коробочные продукты часто не соответствуют требованиям компании. Их приходится дорабатывать, для этого нужно нанимать специалиста, или использовать те инструменты, которые есть. Решение простое: создать персональное решение, которое будет заточено под задачи бизнеса.
- Есть мнение, что CRM система для HR нужна только крупным компаниям. Но даже если в штате 7-10 сотрудников, эффективность их работы будет выше, если бизнес-процессы автоматизировать и контролировать при помощи диджитал инструментов.
- Еще одна трудность – психологическая. Многие HR специалисты работают «по старинке» и не готовы переходить на новые системы. Но технология проста в освоении и делает жизнь HR-специалистов проще.
Все сложности можно преодолеть.Обращайтесь к нам, чтобы обсудить конкретику. Мы разберем, насколько эффективен будет инструмент в вашем случае и как его можно внедрить. Давайте вместе делать качественные продукты и улучшать бизнес.
