Що таке RFI та як його скласти?

Аутсорс сьогодні є одним з найцінніших інструментів для будь-якого бізнесу. Особливо це стосується сфери диджиталу, адже абсолютна більшість компаній реального сектору не мають ресурсів, фахівців, досвіду і бажання створювати IT-рішення самостійно. Як налагодити плідну роботу з аутсорс-командою в IT, Аби уникнути непорозумінь та гарантувати успіх проєкту? Для клієнта, що звертається до аутсорсера, все починається із формування запиту на інформацію (RFI).

У цьому матеріалі ми детально розкажемо, що таке RFI. Ви дізнаєтеся, які питання до аутсорсерів має містити такий документ, і яких помилок при його формуванні варто уникати. 

Що таке RFI (запит на інформацію)?

Загалом запит на інформацію (request for information, RFI) – це офіційний процес збору інформації від постачальників товарів чи послуг. RFI формуються замовниками послуг та надсилаються їх потенційним постачальникам. 

В контексті сфери IT запит на інформацію – це невеличкий документ (3-5 сторінок), що містить базову інформацію про бізнес замовника, суть завдання, яке необхідно вирішити, та обрис цифрового рішення для неї. RFI не обов’язково має містити конкретний опис необхідного продукту. Замовник може визначити у запиті свою проблему та надати корисну інформацію, аби аутсорсери могли оцінити її та запропонувати власні рішення. 

Навіщо потрібно RFI для аутсорсингу ІТ-проектів?

Як RFI допомагає бізнесу? Він дозволяє вирішити чотири важливих завдання:

• правильно визначити вимоги до проєкту;

• знайти найкращі ідеї та рішення для створення продукту;

• обрати найкращого підрядника;

• надати підряднику перспективу довгострокової співпраці.

Правильно сформований документ RFI допомагає визначити, чи відповідають послуги компаній-аутсорсерів вашим бізнес-потребам. Він також працює на якість фінального продукту. 

RFP, RFQ та RFI: в чому різниця?

Коли в бізнесі використовують поняття RFI, то часто мають на увазі дещо інше. Зокрема, запит на інформацію плутають із запитом на цінові пропозиції (RFQ) та запитом на пропозицію (RFP). Це близькі й пов’язані поняття, але все ж не синоніми. Розберімо RFP та RFQ окремо: 

• Запит на пропозицію (Request for proposal, RFP) – це узагальнений процес запиту організації, що зацікавлена у певних продуктах чи послугах. При пошуку контрагента для свого проєкту замовник інформує за допомогою RFP максимальне широке коло постачальників. Кожен постачальник розуміє, що вибір контрагента здійснюється на конкурентній основі, тож йому треба зробити свою пропозицію максимально привабливою.

• Ціновий запит (Request for quotation, RFQ) це задокументований запит організації щодо можливої вартості надання їй продуктів, послуг або сервісу. RFQ зазвичай потребує не лише конкретних цифр. Замовник також прагне з’ясувати умови платежів, наявність супутнього сервісу, таймінг виконання замовлення тощо. Аби отримати конкретні прайси, у RFQ нерідко включають детальні специфікації товарів та послуг. 

Насправді як RFI, так і RFQ входять до складу комплексного RFP. Різниця в тому, що RFI містить вступні дані, зібрані від кількох потенційних підрядників. Своєю чергою, RFQ містить розцінки цих підрядників на затребувані послуги з розробки ПЗ. RFP для розробки ПЗ також містить опис очікуваних результатів співпраці з IT-командою. Це найбільший документ з усіх трьох. 

Як скласти запит на інформацію (RFI)?

Уявімо, ви хочете знайти IT-аутсорсера для створення нового продукту – під стартап, під потреби бізнесу тощо. Але у вас немає нічого, окрім ідеї. З чого почати? Правильне складання запиту на інформацію допоможе вам краще сформулювати вимоги проєкту та залучити аутсорсерів з релевантним досвідом. Тож розберімо основні елементи, що мають входити до змісту RFI.

Розділ вступу

Це перший блок, який побачать читачі вашого RFI. Він має містити у собі невелику презентацію вашої компанії, чітко описувати вимоги та обмеження бізнесу, визначати процес, який потребує оптимізації через диджитал, а також головну мету цієї оптимізації (наприклад, скорочення видатків, мінімізація ризиків тощо). 

Ви можете поділити вступ RFI на п`ять невеликих частин:

• загальна інформація;

• конфіденційність, вимоги безпеки тощо;

• проблема, яка потребує вирішення, мета проєкту;

• необхідні навички з боку виконавця;

• специфічні особливості та вимоги, пов'язані з реалізацією проєкту.

Блок запитань постачальникам послуг

Після вступу починається основна частина RFI. Вона містить низку питань, які замовник має задати аутсорсерам, аби вибрати споміж них виконавця для свого проєкту. Ці питання можна умовно розподілити за десятком тем, назвімо їх: 

Загальна інформація

• Аутсорсери мають надати усю офіційну інформацію про себе: повна юридична назва, відомості про топ-керівництво, повна адреса головного офісу, веб-сайт та робочі контакти (включно із контактами особи, що безпосередньо відповідає за RFI);

• Структура та діяльність компанії-аутсорсера, кількість працівників, цілі компанії, цінності, конкурентні переваги тощо;

• Місцеперебування фахівців компанії-аутсорсера (з уточненнями щодо часових поясів), формати та засоби зв'язку з ними, рівень володіння мовами, а також можливість релокації окремих співробітників (у разі необхідності).

Експертиза компанії-підрядника

Аутсорсер має розповісти про свій релевантний досвід роботи над проєктами, досвід маркетингових досліджень, спеціалізацію на певних послугах, технологіях, інструментах розробки тощо. Сюди ж можна віднести можливості інтеграції віддалених фахівців у локальні проєкти, перспективи створення додаткової цінності від співпраці, а також відгуки клієнтів з їх контактними даними. 

Проджект-менеджмент

Підрядник має описати для замовника свою систему оцінки складності проєктів, усталені підходи до проджект-менеджменту (наприклад, Scrum або Kanban) та методології життєвого циклу розробки ПЗ (це може бути Waterfall, Iterative, Agile тощо). Аутсорсер має презентувати замовнику свої переваги в управлінні проєктами та відстеженні ефективності роботи співробітників. 

Hard skills

Потенційний виконавець проєкту має детально розповісти про рівень технічної кваліфікації та можливості свого персоналу:

• його чисельність;

• методи відбору фахівців на окремі проєкти;

• наявність стандартів оцінки навичок персоналу;

• можливості для розвитку навичок персоналу в компанії;

• досвід автоматизації робочих завдань;

• досвід і практика ведення технічної документації;

• методи оцінювання надійності, безпеки та доступності рішень.

Якість проєктів

Аутсорсер має розповісти про свої інструменти, підходи та стандарти контролю якості створюваних IT-продуктів. Зокрема, компанія може розповісти про усі етапи та методи тестування ПЗ, про підходи до кібербезпеки тощо. 

Взаємодія з командою

Підрядник надає замовнику інформацію про свою HR-політику: терміни початкового формування команди, строки приєднання нових фахівців до проєкту, методи боротьби з плинністю кадрів, підхід до розподілу зон відповідальності, обов’язків та навантаження між членами команди тощо. 

Інструменти комунікації

Аутсорсер має розповісти про свої підходи, формати та технічні інструменти комунікації. Зокрема: який софт може застосовуватись для контакту між клієнтами та спеціалістами компанії-підрядника; які локальні технології та хмарні рішення застосовуються; які використовуються методи зберігання й захисту клієнтських даних. 

Безпека та конфіденційність

Потенційні підрядники мають надати інформацію про впроваджені заходи фізичної та кібербезпеки. До таких заходів можна віднести:

• фізичну та апаратну безпеку офісів/інфраструктури;

• безпечний корпоративний софт;

• загальний регламент безпеки даних в компанії підрядника (особливо – в частині роботи з даними клієнта);

• стандарти захисту інтелектуальної власності клієнта.

Моделі ціноутворення

Компанія-аутсорсер описує доступні моделі ціноутворення на свої послуги та презентує власні переваги. Наприклад, це може бути можливість використання змішаних моделей (коли одна частина персоналу отримує плату за одним принципом, а друга – за іншим). Крім того, підрядник має вказати особливості співпраці, такі як необхідна передоплата, допустимі валюти для транзакцій, бюрократичні процеси, можливі накладні витрати тощо. 

Додаткова інформація

Врешті підрядник може надати будь-яку необхідну інформацію про себе, презентувати додаткові послуги та можливості, запропонувати додаткові матеріали для ознайомлення тощо. 

Яких помилок варто уникати при підготовці RFI?

Вище ми визначили базову структуру запиту на інформацію. Якщо ви знатимете, з чого складається цей документ, то будете розуміти, як написати RFI з нуля. Але не все так просто: нижче ми наведемо поширені помилки, які шкодять якості таких документів. 

Занадто абстрактний розділ вступу. Ясна річ, не варто розкривати в запитах на інформацію усі секрети вашого бізнесу. Проте іноді компанії дають в RFI занадто абстрактні обриси своєї діяльності, проблем та завдань. Відтак потенційні аутсорсери просто не розуміють, з чим вони матимуть справу на проєкті.

Наголос на обмеженості бюджету. Безсумнівно, одним із завдань створення RFI є пошук найвигіднішої пропозиції для замовника. Але не варто перетворювати це завдання на економію заради економії. Краще звернути увагу на потенційну цінність тих чи інших рішень, знайти оптимальний баланс між бюджетом та якістю, та врешті здобути максимальну користь від своїх інвестицій.  

Надмірна кількість завдань для проєкту. Якщо поставити перед розробниками забагато завдань і зробити їх однаково пріоритетними, то проєкт легко може розвалитися під власною вагою. Правильне визначення пріоритетів та послідовності робіт у RFI допоможе отримати від аутсорсерів більш реалістичні оцінки щодо часу і необхідного бюджету для створення продукту. 

Націленість на єдиний шлях розв'язання проблеми. Ваша ідея для створення продукту може бути чудовою. Але може бути й так, що аутсорсери можуть запропонувати альтернативні шляхи розв'язання вашої проблеми з огляду на власний досвід. Не варто це недооцінювати. 

Неправильно сформульовані технічні вимоги. Якщо ви не уточнили в документі базові технічні деталі проєкту, це може призвести до неправильного розуміння завдання аутсорсерами. Важливо чітко визначити технічні вимоги до ПЗ, для цього можна проконсультуватися з технічними фахівцями. 

Використання специфічної термінології зі сфери вашого бізнесу. Добре, якщо RFI бачитимуть компанії з релевантним досвідом, що вже працювали у вашій сфері. Але іноді таких аутсорсерів просто немає. Розробники ПЗ можуть не розуміти вашої термінології. Понад те, їм треба буде пояснювати специфіку вашої роботи, тлумачити завдання та цілі проєкту. 

Усіх цих помилок легко уникнути. Одним з найкращих варіантів для цього буде попереднє обговорення RFI з технічними фахівцями або менеджерами компанії-аутсорсера. 

Як обрати команду розробників по RFI відповідям

При виборі команди розробників на основі RFI важливо враховувати кілька ключових аспектів. Ось кілька порад:

• Вивчіть досвід аутсорсера. Ретельно проаналізуйте відповіді на RFI. Перевірте, чи мають компанії достатній досвід у вашій галузі та з технологіями, які вам потрібні. Зверніть увагу також на репутацію компанії. Скільки років вона на ринку? З якими клієнтами вона працює? 

• Подивіться на кейси та референси. Розробники якісного софту завжди прагнуть сформувати потужне портфоліо зі своїх проєктів. Ви можете пошукати інформацію про кейси цікавого вам аутсорсера в гуглі або зробити відповідний запит в компанію. В найкращому випадку портфоліо буде доступне прямо на сайті підрядника. 

• Вивчіть культуру та цінності компанії-аутсорсера. Іноді буває так, що підходи та формати роботи аутсорсера просто несумісні із завданнями та реаліями бізнесу замовника. Крім того, непомітна, на перший погляд, різниця в цінностях та переконаннях може створити між замовником та підрядником несприятливу для роботи атмосферу. 

• Проаналізуйте цінову пропозицію. І мова не лише про цифри. Цінова пропозиція має бути абсолютно прозорою, зручною для сприйняття, і написаною зрозумілою мовою. Тут не може бути місця для двозначних формулювань, недомовок та прихованих платежів. Так між аутсорсером та замовником формується довіра. 

За понад 24 роки на ринку розробки корпоративного ПЗ команда WEZOM бачила безліч RFI – вдалих і не дуже. Тож ми добре розуміємо, як скласти запит на інформацію, який дозволить будь-якій компанії знайти оптимальну пропозицію. І якщо ви шукаєте аутсорсера для власного диджитал-проєкту – ми готові допомогти з оцінкою вимог та пошуком робочих рішень. Звертайтеся по консультацію для наших менеджерів просто зараз. 

Висновки

Отже, ми визначили, що таке запит на інформацію (RFI) в розробці ПЗ на аутсорсі. Компанії реального сектору не можуть шукати IT-підрядників для своїх проєктів наосліп, вони використовують для цього RFI, де описують свою проблему та вимоги. На цей запит відгукуються потенційні аутсорсери, що презентують свої пропозиції.

Правильно сформований RFI допомагає компанії знайти найкращі рішення для проєкту й підібрати оптимального підрядника. Та при його підготовці варто уникати поширених помилок, таких як занадто абстрактний опис мети, неправильно сформульовані технічні вимоги, розмиті завдання та критерії успішності проєкту тощо. Аби уникнути подібних помилок, варто обговорити запит із технічними фахівцями. 

FAQ

Що таке RFI? 

Запит на інформацію (RFI) - це корпоративний запит для отримання деталей про можливого аутсорсера розробки ПЗ. Фактично це невеличкий документ (3-5 сторінок), що містить базову інформацію про бізнес замовника, а також суть завдання, яке необхідно вирішити аутсорсеру. 

Для чого потрібен RFI запит?

Аби зрозуміти, що таке RFI запит, варто навести його ключові переваги для бізнесу. Він допомагає правильно визначити вимоги проєкту, знайти оптимальні рішення, залучити найкращих аутсорсерів та побудувати з ними тривале партнерство. 

Як обрати команду після відповідей RFI запиту? 

Варто детально вивчити відповіді кожного аутсорсера на RFI-питання. Необхідно оцінити такі маркери як релевантний досвід, репутація, наявність відповідних кейсів, стиль менеджменту, корпоративні цінності та прозорість цінової пропозиції підрядника.