Что такое RFI и как его составить?

Аутсорс сегодня является одним из самых ценных инструментов для любого бизнеса. Особенно это касается диджитал-сферы, ведь большинство компаний реального сектора не имеют ресурсов, специалистов, опыта и желания создавать IT-решения самостоятельно. Как наладить плодотворную работу с аутсорс-командой в IT, чтобы избежать недоразумений и гарантировать успех проекта? Для клиента, который обращается к аутсорсеру, все начинается с формирования запроса на информацию (RFI).

В этом материале мы подробно расскажем, что такое RFI. Вы узнаете, какие вопросы к аутсорсерам должен содержать такой документ, и каких ошибок при его формировании следует избегать.

Что такое RFI (запрос на информацию)?

В целом запрос на информацию (RFI) – это официальный процесс сбора информации от поставщиков товаров или услуг. RFI формируются заказчиками услуг и отправляются их потенциальным поставщикам.

В контексте сферы IT запрос на информацию – это небольшой документ (3-5 страниц), содержащий базовую информацию о бизнесе заказчика, суть задачи, которую необходимо решить, а также концепт цифрового решения для нее. RFI не обязательно должно содержать подробное описание требуемого продукта. Заказчик может определить в запросе свою проблему и предоставить полезную информацию, чтобы аутсорсеры могли оценить ее и предложить свои решения.

Зачем нужно RFI для аутсорсинга IT-проектов?

 Как RFI помогает бизнесу? Он позволяет решить четыре важные задачи:

• правильно определить требования к проекту;

• найти самые лучшие идеи и решения по созданию продукта;

• выбрать лучшего подрядчика;

• предоставить подрядчику перспективу долгосрочного сотрудничества.

Правильно сформированный документ RFI помогает определить, соответствуют ли услуги компаний-аутсорсеров вашим бизнес-потребностям. Он работает на качество финального продукта.

RFP, RFQ и RFI: в чем разница?

Когда в бизнесе используют понятие RFI, то часто подразумевают нечто иное. В частности, запрос на информацию путают с запросом на ценовые предложения (RFQ) и запросом на предложение (RFP). Это близкие и связанные понятия, но все же не синонимы. Разберем RFP и RFQ отдельно: 

• Запрос на предложение (Request for proposal, RFP) – это обобщенный процесс запроса организации, заинтересованной в определенных продуктах или услугах. При поиске контрагента для своего проекта заказчик информирует с помощью RFP максимальный широкий круг поставщиков. Каждый поставщик понимает, что выбор контрагента осуществляется на конкурентной основе, поэтому ему нужно сделать свое предложение максимально привлекательным.

• Ценовой запрос (Request for quotation, RFQ) – это задокументированный запрос организации по поводу возможной стоимости предоставления ей продуктов, услуг или сервиса. RFQ обычно требует не только конкретных цифр. Заказчик также стремится выяснить условия платежей, наличие сопутствующего сервиса, тайминг выполнения заказа. Чтобы получить точные прайсы, в RFQ часто включают подробные спецификации продуктов и услуг.

На самом деле, как RFI, так и RFQ входят в состав комплексного RFP. Разница в том, что RFI содержит вводные данные, собранные от нескольких потенциальных подрядчиков. В свою очередь RFQ содержит расценки этих подрядчиков на востребованные услуги по разработке ПО. RFP для разработки ПО также содержит описание ожидаемых результатов сотрудничества с командой IT. Это самый большой документ из всех трех.

Как запросить информацию (RFI)?

Представим, что вы хотите найти IT-аутсорсера для создания нового продукта – под стартап, потребности бизнеса и т.д. Но у вас нет ничего кроме идеи. С чего начать? Правильное составление запроса на информацию поможет вам сформулировать требования проекта и привлечь аутсорсеров с релевантным опытом. Разберем основные элементы, которые должны составлять содержание RFI.

Раздел вступления

Это первый блок, который увидят читатели вашего RFI. Он должен включать в себя небольшую презентацию вашей компании, четко описывать требования и ограничения бизнеса, определять процесс, который требует оптимизации через диджитал, а также главную цель этой оптимизации (например, сокращение расходов, минимизация рисков и т.п.).

Вы можете разделить вступление RFI на пять небольших частей:

• общая информация;

• конфиденциальность, требования безопасности;

• проблема, требующая решения, цель проекта;

• необходимые навыки со стороны исполнителя;

• специальные особенности и требования, связанные с реализацией проекта.

Блок вопросов поставщикам услуг

После вступления начинается основная часть RFI. Она содержит ряд вопросов, которые заказчик должен задать аутсорсерам, чтобы выбрать из них исполнителя для своего проекта. Эти вопросы можно условно распределить по десятку тем, перечислим их:

Общая информация

• Аутсорсеры должны предоставить всю официальную информацию о себе: полное юридическое название, сведения о топ-руководстве, полный адрес головного офиса, веб-сайт и рабочие контакты (включая контакты лица, непосредственно отвечающего за RFI);

• Структура и деятельность компании-аутсорсера, количество работников, цели компании, ценности, конкурентные преимущества;

• Местонахождение специалистов компании-аутсорсера (с уточнениями по часовым поясам), форматы и средства связи с ними, уровень владения языками, а также возможность релокации отдельных сотрудников (в случае необходимости).

Экспертиза компании-подрядчика

Аутсорсер должен рассказать о своем релевантном опыте работы над проектами, опыте маркетинговых исследований, специализации на определенных услугах, технологиях, инструментах разработки и т.д. Сюда же можно отнести возможности интеграции удаленных специалистов в локальные проекты, перспективы создания пдополнительной ценности от сотрудничества, а также отзывы клиентов с их контактными данными.

Проджект-менеджмент

Подрядчик должен описать для заказчика свою систему оценки сложности проектов, устоявшиеся подходы к проджект-менеджменту (например, Scrum или Kanban) и методологии жизненного цикла разработки ПО (это может быть Waterfall, Iterative, Agile и т.д.). Аутсорсер должен предоставить заказчику свои преимущества в управлении проектами и отслеживании эффективности работы сотрудников.

Hard skills

Потенциальный исполнитель проекта должен подробно рассказать об уровне технической квалификации и возможностях своего персонала:

• его численность;

• методы отбора специалистов по отдельным проектам;

• наличие стандартов оценки навыков персонала;

• возможности для развития навыков персонала в компании;

• опыт автоматизации рабочих задач;

• опыт и практика ведения технической документации;

• методы оценки надежности, безопасности и доступности решений.

Качество проектов

Аутсорсер должен рассказать о своих инструментах, подходах и стандартах контроля качества создаваемых IT-продуктов. В частности, компания может рассказать о всех этапах и методах тестирования ПО, о подходах к кибербезопасности и т.д.

Взаимодействие с командой

Подрядчик предоставляет заказчику информацию о своей HR-политике: сроки начального формирования команды, сроки присоединения новых специалистов к проекту, методы борьбы с текучестью кадров, подход к распределению зон ответственности, обязанностей и нагрузки между членами команды и т.д.

Инструменты коммуникации

Аутсорсер должен рассказать о своих подходах, форматах и технических инструментах коммуникации. В частности: какой софт может использоваться для контакта между клиентами и специалистами компании-подрядчика; какие локальные технологии и облачные решения используются; какие применяются методы хранения и защиты клиентских данных.

Безопасность и конфиденциальность

Потенциальные подрядчики должны предоставить информацию о своих мерах физической и кибербезопасности. К таким мерам могут относиться:

• физическая и аппаратная безопасность офисов/инфраструктуры;

• безопасный корпоративный софт;

• общий регламент безопасности данных в компании подрядчика (особенно – в части работы с данными клиента);

• стандарты защиты интеллектуальной собственности клиента

Модели ценообразования

Компания-аутсорсер описывает доступные модели ценообразования на свои услуги и презентует свои преимущества. К примеру, это может быть возможность использования смешанных моделей (когда одна часть персонала получает плату по одному принципу, а вторая – по другому). Кроме того, подрядчик должен указать особенности сотрудничества, такие как необходимая предоплата, допустимые валюты для транзакций, бюрократические процессы, возможные накладные расходы и т.п.

Дополнительная информация

Наконец подрядчик может предоставить любую необходимую информацию о себе, презентовать дополнительные услуги и возможности, предложить дополнительные материалы для ознакомления и т.д.

Каких ошибок следует избегать при подготовке RFI?

Выше мы определили базовую структуру запроса на информацию. Если вы будете знать, из чего состоит этот документ, то будете понимать, как написать RFI с нуля. Но не все так просто: ниже мы приведем распространенные ошибки, вредящие качеству таких документов.

Слишком абстрактный раздел вступления. Разумеется, не стоит раскрывать в запросах на информацию все секреты вашего бизнеса. Но иногда компании дают в RFI слишком отвлеченное описание своей деятельности, проблем и задач. В итоге потенциальные аутсорсеры просто не понимают, с чем они будут иметь дело на проекте.

Упор на ограниченность бюджета. Несомненно, одной из задач создания RFI является поиск самого выгодного предложения для заказчика. Но не стоит превращать эту задачу в экономию ради экономии. Лучше обратить внимание на потенциальную ценность тех или иных решений, найти оптимальный баланс между бюджетом и качеством, чтобы в итоге получить максимальную пользу от своих инвестиций.

Избыток задач для проекта. Если поставить перед разработчиками слишком много задач и сделать их одинаково приоритетными, то проект легко может развалиться под собственным весом. Правильное определение приоритетов и последовательности работ в RFI поможет получить от аутсорсеров более реалистичные оценки времени и необходимого бюджета для создания продукта.

Нацеленность на единственный путь решения проблемы. Ваша идея для создания продукта может быть великолепной. Но может быть и так, что аутсорсеры могут предложить альтернативные пути решения вашей проблемы с учетом собственного опыта. Не стоит это недооценивать.

Неправильно сформулированные технические требования. Если вы не уточнили в документе базовые технические детали проекта, это может привести к неправильному пониманию задачи аутсорсерами. Важно четко определить базовые технические требования к ПО, для этого можно проконсультироваться с техническими специалистами.

Использование специфической терминологии из сферы вашего бизнеса. Хорошо, если RFI будут видеть компании, которые уже работали в вашей сфере, с релевантным опытом. Но иногда таких аутсорсеров просто нет. Разработчики ПО могут не понимать вашу терминологию. Более того, им нужно будет объяснять специфику вашей работы, разъяснять задачи и цели проекта. 

Всех этих ошибок можно легко избежать. Одним из лучших вариантов для этого будет предварительное обсуждение RFI с техническими специалистами или менеджерами компании-аутсорсера.

Как выбрать команду разработчиков по RFI ответам

При выборе команды разработки на основе RFI важно учитывать несколько ключевых аспектов. Вот несколько советов:

• Изучите опыт аутсорсера. Тщательно проанализируйте ответы на RFI. Проверьте, имеют ли компании достаточный опыт в вашей отрасли и с технологиями, которые вам нужны. Обратите внимание на репутацию компании. Сколько лет она на рынке? С какими клиентами она работает?

• Посмотрите на кейсы и референсы. Разработчики качественного софта всегда стремятся сформировать мощное портфолио из своих проектов. Вы можете поискать информацию о кейсах интересного вам аутсорсера в гугле или сделать соответствующий запрос в компанию. В лучшем случае портфолио будет доступно прямо на сайте подрядчика.

• Изучите культуру и ценности компании-аутсорсера. Бывает так, что подходы и форматы работы аутсорсера просто несовместимы с задачами и реалиями бизнеса заказчика. Кроме того, незаметная на первый взгляд разница в ценностях и убеждениях может создать между заказчиком и подрядчиком неблагоприятную для работы атмосферу.

• Проанализируйте ценовое предложение. И речь не только о цифрах. Ценовое предложение должно быть абсолютно прозрачным, удобным для восприятия, и написанным на понятном языке. Здесь не может быть места для двусмысленных формулировок, недомолвок и скрытых платежей. Так, между аутсорсером и заказчиком формируется доверие.

За более чем 24 года на рынке разработки корпоративного ПО команда WEZOM видела множество RFI – удачных и не очень. Так что мы хорошо понимаем, как составить запрос на информацию, который позволит любой компании найти оптимальное предложение. И если вы ищете аутсорсера для собственного диджитал-проекта – мы готовы помочь с оценкой требований и поиском рабочих решений. Обращайтесь за консультацией к нашим менеджерам прямо сейчас.

Выводы

Итак, мы определили, что такое запрос на информацию (RFI) в разработке ПО на аутсорсе. Компании реального сектора не могут искать IT-подрядчиков для своих проектов вслепую. Они используют для этого RFI, где описывают свою проблему и требования. На этот запрос отзываются потенциальные аутсорсеры, презентующие свои предложения.

Правильно сформированный RFI помогает компании найти самые лучшие решения для проекта и подобрать оптимального подрядчика. Но при его подготовке следует избегать распространенных ошибок, таких как слишком отвлеченное описание целей, неправильно сформулированные технические требования, размытые задачи и критерии успешности проекта. Чтобы избежать подобных ошибок, стоит обсудить запрос с техническими специалистами.

FAQ

Что такое RFI?

Запрос на информацию (RFI) – это корпоративный запрос для получения сведений о возможном аутсорсере разработки ПО. Фактически это небольшой документ (3-5 страниц), содержащий базовую информацию о бизнесе заказчика, а также суть задачи, которую необходимо решить аутсорсеру.

Зачем нужен RFI запрос?

Чтобы понять, что такое RFI запрос, стоит привести его ключевые преимущества для бизнеса. Он помогает правильно определить требования проекта, найти оптимальные решения, привлечь лучших аутсорсеров и построить с ними длительное партнерство.

Как выбрать команду после ответов RFI запроса?

Следует подробно изучить ответы каждого аутсорсера на RFI-вопросы. Необходимо оценить такие признаки как релевантный опыт, репутация, наличие соответствующих кейсов, стиль менеджмента, корпоративные ценности и прозрачность предложения подрядчика.