Створення HRM-платформи для логістичної компанії: розбираємо її функції та етапи розробки

Управління персоналом та онбординг у транспортному бізнесі можуть поглинати цілу прірву часу та ресурсів. Це пов’язано з тим, що водії мають проходити через ретельну процедуру перевірки та комплаєнс, перш ніж опинитися за кермом. 

На щастя, диджитал може з цим допомогти. Для розв'язання проблем найму та управління персоналом існує окремий різновид софту: платформи HRM. У цьому блозі ми розглянемо функції та переваги таких рішень. Понад те, ми розкажемо, як створити HRM-систему кваліфікації та супроводу водіїв з нуля. 

Що таке HRM-платформа для логістичних компаній 

За абревіатурою HRM приховується термін Human Resources Management – тобто йдеться про софт для оптимізації управління персоналом. 

Сучасні HRM-платформи для логістичних компаній - це вже не просто програми для спрощення чи автоматизації HR-менеджменту. Вони перетворилися на комплексні екосистеми для формування, підтримки та розвитку команд фахівців у сфері транспорту та доставлення. Така система охоплює процеси пошуку та відбору кандидатів, юридичного комплаєнсу, навчання та розвитку співробітників, оцінки їх продуктивності, мотивації тощо. 

Завдяки HRM-платформам бізнес може підвищити ефективність управління персоналом: оптимізувати робочий час свого кадрового відділу, позбавитися помилок та налагодити аналітику HR для усієї організації. Водночас підвищується й репутація компанії на ринку, тож вона стає привабливим роботодавцем і притягує найкращих фахівців. 

В умовах жорсткого кадрового голоду в транспортній галузі такі рішення важливі як ніколи. Створення HRM-платформи для логістичної компанії може стати визначальним фактором її конкурентоздатності.

Яку роль виконує в бізнесі HRM-платформа для водіїв?

Основою будь-якого транспортного бізнесу є водії. Саме вони забезпечують перевезення вантажу або доставлення замовлення. Водій – це не просто людина за кермом, він слідкує за стандартами якості та безпеки перевезення, відповідає за строки, веде супутню документацію тощо. Від професійності, відповідальності та надійності водіїв залежить задоволеність клієнтів, а зрештою і доля усієї компанії.

Тож завдання транспортної компанії полягає в тому, аби забезпечити водіям якісний онбординг та супровід, а також побудувати для них комфортне й передбачуване робоче середовище. Якісна HRM-система дозволяє гідно вирішити усі ці завдання.

HRM-платформа у процесах онбордингу  дозволяє автоматизувати та спростити трудомісткі процеси перевірки й кваліфікації кандидатів. Така кваліфікація може охоплювати збір усієї необхідної комунікації, анкетування, вивчення бекграунду, досвіду та рекомендацій водія. Йдеться про величезний обсяг аналітичної і паперової роботи, який може паралізувати будь-який HR-відділ. Як приклад, в таких країнах як США і Канада транспортні компанії нерідко звертаються по допомогу з онбордингом до зовнішніх партнерів, компаній з транспортного комплаєнсу. Але є й інший шлях: автоматизація, створення HRM-системи кваліфікації водіїв.

HRM-платформа у процесах супроводу та менеджменту дозволяє ефективно керувати особистим профілем та документацією на кожного водія. Це дуже важливо, адже певні водійські документи та ліцензії потребують регулярного оновлення, а їх прострочення може призводити до штрафів, затримок у процесах компанії і як наслідок, до погіршення її репутації. Ефективно контролювати документацію вручну практично неможливо, особливо в організаціях, що працюють з сотнями та тисячами водіїв. Автоматизація цього контролю має для будь-якого перевізника величезне значення. 

У процесах роботи з персоналом HRM-платформа може використовуватись як база для оцінки продуктивності, залученості та мотивації співробітників, слугуючи інструментом прозорого нарахування зарплат та премій, контролю відпусток тощо. Така система також може бути зручною для навчання водіїв через механізми онлайн-курсів, менторингу та тестування. Нарешті, HRM-система може виступати в компанії головним інструментом для корпоративної комунікації та зворотного зв’язку, що забезпечує якість та безпеку роботи водіїв. 

Чи може транспортний бізнес обійтися без HRM-платформи? Імовірно так, навіть сьогодні тисячі логістичних компаній у всьому світі ведуть менеджмент ручними методами. Однак така модель роботи давно вичерпала себе. Досвід показує, що будь-яка компанія, яка звертається до диджиталу, здобуває безліч конкурентних переваг та підвищує свою продуктивність. 

Ключові функції HRM-платформи для логістичної компанії

Отже, HRM-система може виконувати для транспортної компанії роль внутрішнього медіатора, що забезпечує ефективну комунікацію, онбординг, супровід, комплаєнс документації та розвиток водіїв. Однак функціонал таких рішень може бути вкрай широким. Наведемо основні функції HR-платформ в логістичному бізнесі. 

Пошук, найм та онбординг персоналу

Сюди можна віднести усі можливості HRM-системи для підбору, кваліфікації, перевірки та найму співробітників у компанію, а також механізми їх стартового навчання та адаптації. Питання пошуку кваліфікованих, надійних та мотивованих водіїв має для транспортного бізнесу вирішальне значення. Для цього важливо налагодити ефективні методи рекрутингу, оцінки та інтеграції новачків. HRM система кваліфікації водіїв навіть дозволяє використовувати для цього спільні бази кандидатів з партнерами по логістичному ланцюжку.

Ефективне управління персоналом

До цієї функції можна віднести можливості цифрового кадрового обліку, створення єдиної бази з детальними профілями кожного співробітника, інструменти виміру продуктивності та мотивації персоналу тощо. HRM-платформа дозволяє автоматизувати більшість завдань HR, таких як оформлення лікарняних та відпусток, ведення документації тощо. 

Дотримання законодавства та регулятивних норм

Ця функція пов’язана із дотриманням компанією вимог і стандартів, що регулюють галузь перевезень. Ці вимоги й стандарти можуть суттєво відрізнятись у різних країнах, а іноді, навіть у межах однієї країни (зокрема, у різних штатах США). HRM платформа для водіїв допомагає слідкувати за своєчасним оновленням різноманітних дозволів, водійських ліцензій та документів, страхуючи компанію від неприємних наслідків на кшталт штрафів та порушень в операціях. 

Аналітика та звітність

Йдеться про можливості HRM-екосистеми для збору, обробки й використання даних про персонал для підвищення ефективності бізнесу. Для цього важливо мати потужні та гнучкі інструменти аналітики, які дозволяють своєчасно отримувати цінні інсайти щодо продуктивності співробітників. Не менше значення має стандартизована і наочна звітність, що допомагає в дослідженні проблем ефективності бізнесу та комунікації з персоналом компанії.

Побудова внутрішньої комунікації та корпоративної культури

Нарешті, створення HRM системи для логістичної компанії стає важливим фактором її внутрішньої комунікації. HR-платформа може надати ефективні та безпечні канали обміну повідомленнями та сповіщення персоналу, запровадити механізми зворотного зв’язку. Це особливо важливо з огляду на те, що водії працюють на дорогах, а не в офісах. Тим самим HR-система допомагає побудувати єдиний інформаційний простір та корпоративну культуру в компанії, навіть якщо більшість її співробітників заглядає до офісу вкрай рідко. 

Насправді функціонал HRM-системи може бути вкрай широким. Адже популярні масові рішення на цьому ринку з часом отримують додаткові модулі. Понад те, все більше подібних продуктів розробляються індивідуально, під потреби окремої компанії.

Переваги створення HRM-платформи для логістичної компанії

Загалом у бізнесу, що шукає HR-систему, є два шляхи. Перший – пошук пакетного софту або хмарного сервісу від постачальника ПЗ. Другий – індивідуальна розробка софту з нуля, під потреби окремо взятої компанії. 

Загалом вважається, що перший шлях легший, простіший та дешевший: компанія платить за вже готове рішення, а вендор ПЗ бере на себе усі зусилля з його розвитку та підтримки. Однак практика показує, що використання готового софту має безліч “підводних каменів”, на кшталт обмеженої гнучкості та масштабованості. А впровадження пакетного рішення у великій організації може потребувати дуже суттєвих витрат фінансів та часу, які можна з успіхом інвестувати у розробку індивідуального рішення. Наведімо декілька переваг подібної кастомної розробки:

Індивідуальний підхід

При використанні пакетного рішення для HR компанія зазвичай отримує якісний продукт, що має всі базові можливості диджитал-управління персоналом. Однак це рішення створене під усереднений портрет клієнта і не може врахувати усіх особливостей окремо взятого бізнесу. Відтак використання пакетного ПЗ – це завжди компроміс. Клієнт імовірніше за все буде приховано переплачувати за непотрібний йому функціонал, і водночас миритися з нестачею необхідних функцій, шукати їх в інших сервісах та інструментах.

Натомість індивідуальне створення HRM платформи для логістичної компанії будується на іншій логіці: бізнес формує перелік вимог для розробників і отримує на виході саме той продукт, що йому потрібен. Інтерфейс такого рішення можна ретельно налаштувати під звички та традиції персоналу. Такі платформи мають усе необхідне, і водночас позбавлені усього зайвого. 

Гнучкість і масштабованість 

Наступна перевага тісно пов’язана з попередньою: пакетне рішення, створене під усереднений портрет клієнта, має дуже небагато можливостей для тонкого налаштування та масштабування бізнесу. У кращому випадку, такі можливості прив’язані до механізму монетизації (умовно: хочете завести у систему додаткові 100 профілів співробітників – заплатіть більше). В гіршому випадку, пакетний софт взагалі не дає таких можливостей, і потребує використання “милиць” чи хитрощів на кшталт створення додаткових корпоративних акаунтів.

Індивідуальна розробка HRM-системи дозволяє передбачити будь-які можливості розвитку, налаштування та масштабування бізнесу на рівні архітектури софту. Компанія з власною платформою може не згадувати про технічні обмеження роками, якщо не десятиліттями. 

Незалежність 

Звертаючись до софту чи сервісу вендора ПЗ, бізнес приймає його правила гри: модель монетизації, ліцензійну угоду, політику приватності тощо. Подекуди вендор може змінювати свої тарифи в однобічному порядку і подовжувати угоду з клієнтом навіть без його прямої згоди. Але що набагато важливіше, користувач пакетного софту успадковує технологічні рішення вендора і стає залежним від них. Якщо постачальник софту змінює умови своєї ліцензії, або раптово йде з ринку, його користувачі опиняються у скруті.

Натомість кастомна розробка HRM платформи для логістичної компанії гарантує їй технологічну зрілість та незалежність. Індивідуально розроблений софт стає інтелектуальною власністю, з якою бізнес може рухатись в будь-якому напрямку. Такому бізнесу не доводиться озиратися на інших при побудові власної стратегії.

Можливості кібербезпеки

Логістична галузь залишається однією з головних цілей для хакерських атак, тож софт для транспорту і перевезень потребує виняткового рівня захисту даних. Далеко не всі вендори ПЗ готові надати своїм клієнтам подібні гарантії безпеки. Часто клієнти фактично нічого не знають про те, де і як зберігаються життєво важливі для їх бізнесу дані. Хто може дати гарантію того, що ваша хмара безпечна, а її зміст не потрапить до рук третіх осіб?

Розробка власної HR-екосистеми дозволяє взяти питання кібербезпеки під суворий контроль. З індивідуальною платформою бізнес може організувати інфраструктуру збереження та обміну даними так, як вважатиме за потрібне. Компанія може розгорнути власні сервери, самостійно обрати надійний хостинг, чи побудувати збалансовану безпечну архітектуру під свої потреби. 

Важливо зазначити, що реалізація усіх цих переваг потребує залучення по справжньому професійних та досвідчених розробників, які можуть створювати комплексний софт з нуля. 

Етапи розробки HRM-платформи для логістичної компанії

Як виглядає індивідуальна розробка HRM-системи для логістичного бізнесу? Загалом тут діють ті самі принципи, що й при створенні будь-якого іншого корпоративного софту. Розберімо основні етапи створення такого продукту у практиці WEZOM.

Етап дослідження

На старті проєкта необхідно визначити цілі та очікування клієнта від HRM-платформи, проаналізувати його бізнес-процеси, потреби та проблеми, які має закрити продукт. За необхідності проводиться дослідження ринку та конкурентів, вивчається найкращий досвід створення HR-платформ. На основі здобутої інформації пропонується концепція продукту,  формується технічне завдання 

Проєктування

На цьому етапі фахівці обирають програмну архітектуру та концептуально опрацьовують дизайн HRM-платформи, з огляду на потреби клієнта у функціоналі, безпеці, швидкодії, зручності тощо. Створюються макети та прототипи інтерфейсу, визначаються технології та інструменти, які будуть використовуватися для реалізації HRM-платформи.

Технічна реалізація

Коли усі ключові рішення щодо розробки ухвалено, програмісти втілюють їх у коді. Фронтенд-розробники створюють клієнтську частину платформи, що найчастіше сьогодні має вигляд мобільного або веб-додатку. Окрім клієнтської частини часто необхідно реалізувати й адмінпанель для управління системою. Бекенд-розробники тим часом формують серверну частину, що відповідає за обмін даними, бізнес-логіку та безпеку. 

Тестування

Зазвичай попереднє юніт-тестування окремих компонентів системи здійснюється вже на етапі технічної розробки. Однак коли більшість модулів готові, команда QA переходить до комплексного контролю якості, перевіряючи функціонування HRM-платформи у різних сценаріях. Завдання тестувальників – виявити усі баги та вразливості продукту до релізу. Для цього вони проводять низку тестів: модульні, інтеграційні, функціональні, навантажувальні, безпекові, користувацькі тощо.

Реліз та подальша підтримка

Врешті нова HRM-платформа розгортається в робочому середовищі, тобто передається безпосередньо клієнту та користувачам продукту. Розробники терміново усувають будь-які проблеми з системою протягом гарантійного періоду, надають технічну документацію та інструкції, за необхідності допомагають з навчанням персоналу. Надалі вони забезпечують подальшу підтримку, оновлення, модернізацію та розвиток HRM-платформи під потреби клієнта. 

Якщо всі етапи розробки здійснені належним чином, розробка HRM платформи для логістичної компанії має бути успішною. Клієнт отримує якісний та ефективний продукт, створений під власні вимоги. 

Кейс WEZOM: розробка HRM-платформи DriverQF 

Наразі найсвіжішим нашим кейсом створення HRM-платформи для логістичного бізнесу є робота над сервісом DriverQF. Це рішення, що було створене з нуля під потреби компанії  Transportation Compliance, яка допомагає транспортним компаніям на ринку США із пошуком та наймом водіїв. 

Фахівці галузі добре знають, що найм водіїв для далекобійних перевезень у США та Канаді є доволі трудомістким. Кожен потенційний водій має пройти через комплексний процес кваліфікації, яка передбачає збір та заповнення документації, вивчення бекграунду співробітника, перевірку даних, юридичний комплаєнс тощо. 

Компанія нашого клієнта допомагає перевізникам проводити цю кваліфікацію максимально швидко та ефективно, але вся необхідна робота все одно здійснюється фахівцями вручну. Тож запит клієнта полягав у тому, аби диджиталізувати кваліфікацію у зручній цифровій платформі, яку можна вивести на ринок як SaaS-сервіс. 

Понад те, продукт мав надати перевізникам можливість ретельно моніторити водіїв на відповідність галузевим стандартам (таким як вимоги DOT – Мінтрансу США), а також забезпечити централізоване управління усією необхідною документацією. 

Наше рішення для клієнта полягало в тому, аби створити платформу кваліфікації водіїв та документообігу для логістичних компаній. Вона складається з веб-додатку для потенційних водіїв та адмінпанелі для менеджерів компанії-перевізника.

Загалом розробники мали перенести у “цифру” напрацьований клієнтом процес кваліфікації водіїв. Веб-додаток містить у собі просту 12-крокову форму для заповнення, що дозволяє кандидату ввести у систему свої особисті дані, закріпити усі необхідні документи та надати дозвіл на їх використання власним підписом. При цьому підпис вводиться безпосередньо на екрані, через тачскрін.

Для менеджера компанії-перевізника картка потенційного водія в адмінпанелі виглядає максимально просто, змістовно та зручно для аналізу. Він може ухвалити рішення щодо подальшого розгляду кандидата при першому ж погляді на його дані та документацію. В адмінпанелі також можна в один клік вивести картку водія в PDF для друку, адже чимало перевізників у США усе ще працюють переважно офлайн. 

Та кваліфікація водіїв для подальшого онбордингу – це лише перша частина функціоналу платформи. Друга частина стосується централізованого менеджменту документації усіх водіїв в компанії. 

Компанія-перевізник може додати в базу DriverQF кожного свого водія, закріпити в його обліковому записі всі необхідні ліцензії та сертифікати. Чимало водійських документів потребують регулярного оновлення, тож система дозволяє автоматично моніторити їхній статус. Якщо термін оновлення сертифіката вже близько, система сповістить про це менеджерів і дозволить відреагувати завчасно (наприклад, за місяць до строку experation).

Відтак розроблена HRM-платформа для логістичних компаній вирішує для перевізників чотири завдання: 

• спрощення процесу кваліфікації водіїв;

• можливість заповнення анкет кандидатів зі смартфона;

• централізоване управління safety-документацією;

• моніторинг стану документації кожного водія для своєчасного поновлення усіх сертифікатів. 

Особливим акцентом розробки став вкрай дружній інтерфейс. Розробники та дизайнери зробили усе, аби в онлайн-анкеті змогли розібратись навіть ті користувачі, що не дуже “дружать” зі смартфоном. А якщо у кандидата все ж виникають труднощі із заповненням, менеджер перевізника може зайти безпосередньо в його онлайн-форму та допомогти. 

Реліз DriverQF відбувся зовсім нещодавно. Хоч номінально він вийшов у статусі MVP, наразі це вже повноцінна система кваліфікації та супроводу водіїв з доволі багатим функціоналом. Клієнт має безліч планів щодо розвитку продукту, тож надалі ми будемо розвивати його до рівня комплексної SaaS-платформи. 

Розробка логістичної HR-платформи з WEZOM

Ми вже майже 25 років розробляємо цифрові рішення для бізнесу у сферах логістики, виробництва, eCommerce, нерухомості тощо. Наші продукти – це мобільні та веб-додатки будь-якої складності, TMS-, WMS та ERP-системи тощо. Ми добре знаємо, як побудувати комплексний софт для бізнесу з нуля, розуміємо потреби реального сектору та вміємо підбирати під них найефективніші технології. 

Тож якщо вас цікавить індивідуальна розробка платформи HR-менеджменту для вашого бізнесу, ви опинилися на правильній сторінці. Обговоріть свої ідеї та питання з нашими менеджерами просто зараз, вони готові допомогти. 

Висновки

Логістична галузь вже не перший рік потерпає від глобальної нестачі кадрів, тож якісний HR-менеджмент давно став важливим фактором конкурентоздатності для будь-якого перевізника. Сучасні HRM-платформи дають ефективні рішення для управління персоналом: вони допомагають бізнесу залучати найкращих водіїв, прискорювати онбординг, моніторити ефективність персоналу, централізовано керувати документацією, слідкувати за комплаєнсом тощо.

Як свідчить наш досвід, найбільшу цінність для бізнесу врешті надають HRM-системи  індивідуальної розробки, що створюються під потреби та завдання окремо взятої компанії. Однак для успіху така розробка потребує залучення по-справжньому експертної та досвідченої IT-команди, що розуміє особливості логістичної галузі і готова реалізувати проєкт з нуля.

FAQ

З яких етапів складається розробка платформи для кваліфікації водіїв?

Така розробка за своїми принципами подібна до створення будь-якого іншого складного IT-продукту. У нашій практиці можна виділити такі етапи розробки як етап попереднього дослідження, проєктування, технічної реалізації, контролю якості, релізу та подальшої підтримки продукту.

Навіщо потрібна платформа кваліфікації водіїв?

HRM-системи допомагають здійснювати пошук, перевірку, найм та онбординг водіїв, залучаючи найкращих професіоналів на ринку. Також вони дозволяють налагодити моніторинг продуктивності та комплаєнсу, централізовано керувати документацією тощо.

Скільки часу займає розробка HRM-платформи для логістичної компанії?

Усе залежить від складності функціоналу та масштабів проєкту, тому строки розробки продукту під конкретні вимоги варто обговорювати з фахівцями. З нашого досвіду, сучасна HRM система кваліфікації та супроводу водіїв для логістичної компанії потребує щонайменше 6 місяців розробки.