Ключові відмінності між MIS та ERP системами: призначення, функції та застосування

Для ефективної роботи підприємства дуже важливо організувати автоматизований збір та обробку інформації. Для цього застосовують спеціальні види програмного забезпечення — системи MIS та ERP, які дозволяють ефективніше керувати фінансами компанії, маркетинговими інструментами, документообігом та ін. внутрішніми бізнес-процесами.

Але у чому різниця між цими двома видами? У цій статті ми відповімо на це питання, а також опишемо сфери застосування, переваги та недоліки кожної із систем.

Основна відмінність цих двох видів систем у тому, що MIS відповідає за загальне управління, тоді як ERP лише за планування ресурсів підприємства. Тобто програми типу MIS включають ERP. А тепер докладніше.

Що таке MIS?

MIS (Management Information System) — це комп’ютеризована система, яка збирає, обробляє, зберігає та надає інформацію, необхідну для прийняття управлінських рішень. 

Основна мета її використання — допомогти керівникам на різних рівнях організації отримувати доступ до потрібної інформації, щоб приймати більш обгрунтовані та ефективні рішення. Система MIS дає змогу оптимізувати робочий процес за різними напрямками, серед яких облік продажів, управління запасами, прогнозування попиту, управління персоналом тощо.

Переваги та недоліки MIS

MIS та ERP — не стовідсотково універсальні системи. Кожна з них має як свої сильні, так і слабкі сторони. Тому якщо ви наразі розглядаєте можливість впровадження однієї з цих систем, необхідно пам’ятати про їхні особливості. Розглянемо для початку плюси та мінуси MIS систем.

Переваги MIS системи

• Централізоване зберігання та розподіл даних. Кожен із співробітників отримує швидкий доступ до даних, необхідних для роботи. Це дозволяє оптимізувати робочий процес, уникнути затримок, спричинених неякісною комунікацією чи непоінформованістю персоналу.

• Часткова автоматизація інтелектуальної праці. Програмне забезпечення дозволяє не витрачати час і час співробітників на збір, систематизацію, розподіл та обмін інформацією.

• Ефективне управління підприємством. Завдяки оперативному доступу до інформації, а також частковій обробці даних, ви маєте можливість приймати стратегічні рішення, що враховують максимум факторів.

• Ефективне управління персоналом. Моніторинг робочого процесу та аналіз дій кожного співробітника дозволяє значно спростити менеджмент персоналом. Наприклад, вам доступна інформація про продуктивність кожного з відділів, і навіть конкретні дії одного співробітника.

• Оптимізація документообігу. Весь масив даних зберігається в цифровому вигляді і співробітники отримують доступ до нього в будь-який зручний момент. Це дозволяє у рази прискорити документообіг у компанії. Крім того, ви скорочуєте витрати на канцелярію.

• Ефективне управління фінансами. Система дозволяє керівництву отримати доступ до інформації про всі джерела прибутку та витрати підприємства на один клік.

Недоліки MIS системи

• Витрати на розробку та інтеграцію. Для ефективного впровадження MIS необхідно програмне забезпечення, яке враховуватиме індивідуальні особливості вашого підприємства. Для цього необхідна індивідуальна розробка системи, а це фінансові витрати та час.

• Можливі проблеми із сумісністю. Для MIS підходять лише стандартні методи збирання інформації та її обробки. Ваші бізнес-процеси мають бути стандартизовані та оцифровані. Ця проблема частково вирішується індивідуальною розробкою під метою вашого підприємства.

• Час навчання співробітників. Необхідно навчити персонал роботі з системою, а це може на якийсь час затягтися, погіршуючи при цьому загальну якість роботи, викликану нововведеннями. Зазвичай, це найменша з проблем, проте витрати швидко окупаються.

Що таке ERP система?

ERP система (Enterprise Resource Planning) — це програмне забезпечення, яке інтегрує та автоматизує більшість бізнес-процесів підприємства, такі як виробництво, продажі, фінанси, людські ресурси та логістика.

ERP система складається з різних модулів, які відповідають за певні функції управління. Вона забезпечує інтеграцію даних і процесів в одній загальній базі, що полегшує доступ до інформації і підвищує ефективність роботи.

Переваги та недоліки ERP системи

Різниця між ERP та MIS полягає в тому числі в деяких особливих їхніх перевагах та недоліках. Хоча ERP загалом вважається більш комплексним рішенням, така система все ж не є абсолютно універсальною. А тому перед її впровадженням варто об’єктивно оцінити її сильні та слабкі сторони.

Переваги ERP системи

• Автоматизований збір звітів. Програма забезпечує співробітників зручним інтерфейсом для складання звітів, а також автоматично збирає зазначені дані.

• Оптимізація робочого процесу. Система скорочує кількість часу на збирання та обробку даних, що значно прискорює робочий процес.

• Захист конфіденційної інформації. Співробітники отримують різні рівні доступу до даних, що унеможливлює несанкціонований доступ. Завдяки централізованому зберіганню інформації значно скорочується кількість вразливостей. Також система забезпечує резервне копіювання, що скасовує ризик втрати даних внаслідок помилки чи збою.

• Оптимізація бізнес-процесів. ERP дозволяє оперативно аналізувати повний обсяг даних про роботу компанії та приймати на їх основі найбільш ефективні управлінські рішення.

• Оптимізація циклу виробництва та постачання. Завдяки автоматизації великих обсягів роботи, система скорочує час на обробку заявок. Повний моніторинг всіх етапів виробництва надає можливість удосконалити процес.

• Можливість масштабування. Систему легко модифікувати чи підлаштувати під нові потреби підприємства. Це зручно у разі розширення компанії чи асортименту продукції, виходу нові ринки.

Недоліки ERP системи 

• Регулярні витрати на систему. Найчастіше функціонал цього ПЗ надається компаніям за платним тарифом. Ви робите регулярну оплату системи, щоб продовжувати її використовувати. Якщо затримається оплата, ви втратите доступ до частини функціоналу, через що можуть виникнути проблеми в роботі організації.

• Можливі проблеми з інтеграцією. Якщо більшість бізнес-процесів не оцифрована, то система не працюватиме ефективно. Також вся інформація має бути достовірною та поданою у стандартизованому вигляді.

Ключові відмінності між ERP та MIS системами

Отже, тепер переходимо до найголовнішого — чим відрізняється ERP від MIS. Попри значну кількість схожих функцій та принципів роботи, відмінності між MIS та ERP є доволі суттєвими — від призначення та галузей застосування до складових цих систем, можливостей інтеграції та, звісно ж, вартості.

Призначення

ERP системи призначені для комплексного управління усіма ресурсами та бізнес-процесами компанії. MIS системи забезпечують збір, обробку та аналіз інформації для підтримки прийняття управлінських рішень. ERP система забезпечує єдину базу даних для всіх модулів, що полегшує доступ до інформації та координацію дій між різними підрозділами компанії. MIS система може включати різні типи інформаційних систем, такі як трансакційні, аналітичні, інтелектуальні системи, системи підтримки прийняття рішень (DSS), підтримки виконавчого управління (ESS) та ін. MIS система може використовувати дані з ERP системи або інших джерел, таких як зовнішні бази даних, інтернет, соціальні мережі тощо.

Функції

ERP система виконує функції планування, контролю та оптимізації ресурсів підприємства. Вона дозволяє автоматизувати рутинні та складні операції, зменшити кількість помилок і затрат часу, підвищити швидкість і якість виконання завдань, ефективно розподіляти і використовувати ресурси компанії, знижувати витрати і збільшувати прибутки, покращувати планування і прогнозування.

MIS система виконує функції збору, обробки, аналізу та надання інформації для підтримки прийняття рішень на різних рівнях управління. Вона отримує дані про фінанси та документообіг, комунікацію з клієнтами, роботу кожного відділу або навіть окремого співробітника, ефективність маркетингу та продажів, бухгалтерію, обсяги та динаміку виробництва.

Галузі застосування

Ключові відмінності між MIS та ERP системами полягають у можливостях та галузях їхнього застосування. 

ERP системи застосовують переважно у виробничих компаніях, де потрібно ефективно керувати ресурсами — матеріалами, обладнанням, замовленнями, клієнтами тощо. Їх можна застосовувати у більшості галузей, де потрібно оптимізувати бізнес-процеси, серед яких торгівля, логістика, фінанси, освіта, охорона здоров’я, сільське господарство, туризм та ін.

MIS системи здебільшого використовують у компаніях, де потрібно забезпечити якісну інформаційну підтримку для прийняття ефективних рішень на різних рівнях управління. Вони допомагають аналізувати різні аспекти діяльності компанії, такі як фінансова ситуація, конкурентна позиція, ринкові можливості, ризики, стратегії, цілі, показники ефективності тощо.

Складові системи

Розглядаючи, чим відрізняється MIS та ERP, обов’язково слід сказати про їхні складові. Адже від цього безпосередньо залежать можливості використання цих систем.

ERP система може мати наступні модулі:

• бухгалтерія;

• логістика;

• виробництво;

• маркетинг;

• продажі;

• закупівлі;

• управління проєктами;

• CRM.

MIS система в свою чергу складається з наступних підсистем:

• трансакційна система;

• аналітична система;

• інтелектуальна система;

• система підтримки прийняття рішень;

• система підтримки виконавчого управління.

Інтеграція

ERP система забезпечує єдину базу даних для всіх модулів, що полегшує доступ до інформації та координацію дій між різними підрозділами компанії. Вона може інтегруватися з іншими системами, такими як MIS, CRM, SCM, BI, E-commerce тощо.

MIS система не має єдиної бази даних для всіх типів інформаційних систем, а використовує різні джерела даних, такі як ERP система, зовнішні бази даних, інтернет, соціальні мережі тощо. Окрім того, вона може доволі легко інтегруватися з ERP, CRM, SCM, BI, E-commerce тощо, оскільки має різні формати, структури, стандарти та протоколи даних.

Масштабованість

Важлива різниця між інформаційною системою управління та ERP полягає у можливостях для масштабування. ERP має високу масштабованість, може пристосовуватися до зміни обсягу та складності діяльності компанії, модифікувати модулі, функцій, процеси, користувачів, права доступу тощо. MIS система значно менш масштабована, у ній складніше додавати, видаляти або модифікувати типи інформаційних систем, функції, процеси, параметри, користувачів, ролі, права доступу й таке інше. 

Вартість та складність впровадження

Фактор ціни є далеко не останнім при виборі між MIS та ERP. В цьому плані вигіднішим рішенням є MIS система, яка не вимагає значних фінансових інвестицій для придбання, встановлення, налаштування, підтримки та оновлення. Впровадження ERP майже за всіма пунктами буде коштувати дорожче, однак, як і було зазначено вище, вона є більш гнучкою та функціональною. Тому орієнтуватися виключно на вартість при виборі все ж не варто.

Отримайте всі переваги від ERP системи для вашого бізнесу з нами!

Компанія Wezom пропонує вам комплексну розробку та впровадження MIS та ERP систем, які оптимально відповідають потребам саме вашого бізнесу. Ми використовуємо сучасні технології, методології, стандарти та практики, щоб забезпечити високу якість, продуктивність, безпеку та надійність наших продуктів, а також надаємо комплексну підтримку на всіх етапах реалізацію проєкту.

Звернувшись до Wezom, ви отримуєте ERP/MIS систему, яка:

• Відповідає вашим індивідуальним потребам і цілям.

• Інтегрується з іншими системами, які ви використовуєте.

• Масштабується разом з вашим бізнесом.

• Забезпечує високу продуктивність, ефективність і прибутковість.

• Працює в рамках всіх норм і стандартів якості, законодавства і регуляторних вимог.

• Впроваджується вчасно і в межах бюджету.

• Підтримується і оновлюється професійною командою.

Не втрачайте часу і грошей на пошук інших рішень! Зверніться до нас зараз і отримайте всі переваги сучасних ERP та MIS систем для власного бізнесу. Професіонали до ваших послуг!

Висновки

Отже, ми з вами розглянули, у чому полягає різниця між ERP та MIS, для яких задач ці системи використовуються, у чому їхні головні переваги та недоліки. А якщо у вас залишилися додаткові запитання, радимо звернутися до менеджерів Wezom для отримання індивідуальної консультації. Наші спеціалісти не лише детально ознайомлять вас з поняттями інформаційна система управління та ERP, але й допоможуть зробити правильний вибір.

FAQ

Як вибрати між ERP та MIS для вашого бізнесу?

При виборі між ERP та MIS варто враховувати декілька основних факторів:

• Розмір вашого бізнесу: ERP-системи зазвичай дорожчі та складніші, ніж MIS-системи, тому вони більше підходять для великих організацій.
• Ваші потреби в управлінні: якщо вам потрібна система, яка може інтегрувати різні аспекти вашого бізнесу, ERP може бути кращим вибором.
• Бюджет: ERP-системи зазвичай дорожчі, ніж MIS.
• Технічні можливості: ERP-системи здебільшого складніші, ніж MIS, тому вам може знадобитися додаткова допомога IT-фахівця для їх впровадження.

Щоб не помилитися у виборі, радимо попередньо обговорити це питання з менеджером Wezom.

У чому полягає основна відмінність між ERP та MIS системами?

MIS використовується для загального управління та використання інформації. Вона допомагає організувати та зберігати дані, отримані з різних джерел, в одній базі даних та робити з них звіти. ERP же не тільки аналізує дані, але й містить програмні модулі, які забезпечують подачу цих даних. MIS зазвичай з самого початку адаптована до певного типу бізнесу, в той час як ERP є більш універсальним рішенням, хоча й відчутно дорожчим.

Чи можна інтегрувати MIS з ERP системою?

Так, це можливо. Інтеграція MIS з ERP системою дозволяє обмінюватися даними в реальному часі, що забезпечує синхронізацію даних без затримок. Також вона сприяє узгодженню основних бізнес-процесів й гарантує, що дані не будуть втрачені та циркулюватимуть в єдиній системі безперервно.