Для эффективной работы предприятия очень важно организовать автоматизированный сбор и обработку информации. Для этого применяют специальные виды программного обеспечения – системы MIS и ERP которые позволяют эффективнее управлять финансами компании, маркетинговыми инструментами, документооборотом и др. внутренними бизнес-процессами.
Но в чем разница между этими двумя видами ПО? В этой статье мы ответим на данный вопрос, а также опишем сферы применения, преимущества и недостатки каждой из систем.
Основное отличие этих двух видов систем в том, что MIS отвечает за общее управление, в то время как ERP только за планирование ресурсов предприятия. Другими словами программы типа MIS включают в себя ERP. А теперь подробнее.
Что такое система MIS
MIS (Management Information System) – это информационная система управления. Она представляет собой централизованную БД, где происходит сбор и хранение данных об отделах предприятия, его финансах, рабочих процессах и сотрудниках. Данная система автоматически собирает информацию, структурирует ее и предоставляет ее авторизованному пользователю в удобном для анализа виде.
Это в разы упрощает управление организацией, так как вам и вашим сотрудникам не нужно тратить время на сбор и сортировку данных, все это происходит на программном уровне.
С помощью системы MIS вы оптимизируете рабочий процесс. Данное ПО применяют крупные организации, чтобы повысить доход компании и эффективность работы сотрудников. Она выполняет следующие задачи:
- Сбор и хранение информации. Система получает данные о финансах и документообороте, коммуникации с клиентами, работе каждого отдела или даже сотрудника, эффективности маркетинга и продаж, бухгалтерии, объемах и динамике производства. Также она может включать результаты различных исследований, например рынка, динамики спроса и др. Основной источник такой информации – ваш сайт, а также различные каналы коммуникации с клиентами и отчетность сотрудников. Хранение происходит на сервере или цифровых носителях.
- Обработка информации. Способ обработки зависит от типа ПО. Задача системы – структурировать и регулярно предоставлять вам информацию в удобной форме, например, предоставить не только в текстовом формате, но и с использованием инфографики.
- Распределение информации. Система также отвечает за распределение важной информации между сотрудниками или отделами. В назначенный срок она отправляет ее выбранным методом коммуникации в виде текстового файла, фото, аудио или видео.
- Составление прогнозов. Система может проводить анализ полученных ранее данных и составлять на его основе прогнозы на различные сферы работы предприятия. Способы их составления зависят от особенностей программного обеспечения и вашей сферы деятельности.
- Планирование. Прогнозы и отчеты можно использовать составления планов по закупкам, производству и пр.
- Контроль. Удобное управление рабочими процессами благодаря своевременной отчетности и анализу данных об эффективности каждого из отделов.
Применение MIS
Разработка или интеграция MIS происходит с учетом потребностей конкретного типа предприятия. Например, для производственного предприятия ключевые функции программы: расчет объемов производства, исходя из анализа динамики спроса и предыдущих продаж, а также планирование закупок сырья.
Такая система будет состоять из трех ключевых сегментов:
- Стратегический контроль. Сбор и анализ данных об основных рынках сбыта (оптовых и, возможно, розничных закупщиках), маркетинговых инструментах и каналах продаж. Также планирование бюджета для закупок сырья.
- Управленческий контроль. Позволяет эффективнее контролировать работу сотрудников. Например, отслеживать количество бракованной продукции, объемы производства, выработку.
- Оперативный контроль. Сбор и анализ данных обо всех этапах производственного процесса. Это позволяет оптимизировать и ускорить работу персонала, а также автоматизировать контроль каждого из этапов производства.
Системы MIS необходимы, чтобы упорядочить и ускорить обмен данными: бухгалтерия, маркетинг, продажи, производство, исследования, строительство недвижимости и пр. То есть система будет полезна практически для любого крупного и среднего предприятия с возможностью оцифровывать данные и необходимостью их систематизировать.
Преимущества и недостатки MIS
Неоспоримое преимущество системы в том, что она предоставляет следующие возможности:
- Централизованное хранение и распределение данных. Каждый из сотрудников получает быстрый доступ к данным, необходимым для работы. Это позволяет оптимизировать рабочий процесс, избежать задержек, вызванных некачественной коммуникацией или неосведомленностью персонала.
- Частичная автоматизация интеллектуального труда. Программное обеспечение позволяет не тратить ваше время и время сотрудников на сбор, систематизацию, распределение и обмен информацией.
- Эффективное управление предприятием. Благодаря оперативному доступу к информации, а также частичной обработке данных, у вас есть возможность принимать стратегические решения, учитывающие максимум факторов.
- Эффективное управление персоналом. Мониторинг рабочего процесса и анализ действий каждого сотрудника позволяет значительно упростить менеджмент персоналом. Например, вам доступна информация о продуктивности каждого из отделов, и даже конкретных действиях одного сотрудника.
- Оптимизация документооборота. Весь массив данных хранится в цифровом виде и сотрудники получают к нему доступ в любой удобный момент. Это позволяет в разы ускорить документооборот в компании. Кроме того, вы в разы сокращаете затраты на канцелярию.
- Эффективное управление финансами. Система позволяет руководству получить доступ к информации обо всех источниках прибыли и расходах предприятия в один клик.
К основным минусам внедрения информационной системы управления можно отнести:
- Расходы на разработку и интеграцию. Для эффективного внедрения MIS необходимо ПО, которое будет учитывать индивидуальные особенности вашего предприятия. Для этого необходима индивидуальная разработка системы, а это финансовые расходы и время.
- Возможны проблемы с совместимостью. Для MIS подходят только стандартные методы сбора информации и ее обработки. Ваши бизнес-процессы должны быть стандартизированы и оцифрованы. Эта проблема частично решается индивидуальной разработкой под цели вашего предприятия.
- Время на обучение сотрудников. Необходимо обучить персонал работе с системой, а это может на некоторое время затянуться, ухудшая при этом общее качество работы, вызванное нововведениями. Как правило, это наименьшая из проблем, а все издержки быстро окупаются.
Использовать уже готовые программные продукты также возможно, но не для любого предприятия. Если система будет не полностью совместима с бизнесом или сотрудники не обучатся эффективно ее использовать, то все преимущества, которые она дает, могут сойти на нет, а иногда даже затруднять работу всей компании.
Что такое система ERP
ERP (Enterprise resource planning) — это программное решение, задача которого – управление производственными процессами, маркетинговыми инструментами, бухгалтерией, персоналом и пр. Это часть MIS, отвечающая за управление производством при помощи данных о ресурсах предприятия, которую можно использовать как самостоятельную систему.
ERP выполняет следующие задачи:
- Финансовый контроль. Расчет получаемой прибыли и расходов, заработной платы сотрудникам, налогов, мониторинг рабочего времени. Для этой цели система использует специализированные инструменты, созданные под индивидуальные цели выбранного предприятия.
- Контроль производства. Предоставляет единый интерфейс для мониторинга и контроля всего производства: объемы закупок, расчет бюджетов, составление прогнозов. Это значительно упрощает управление взаимодействием с бизнес-партнерами и потребителями.
- Анализ бизнес-процессов. Сбор, обработка и предоставление информации, необходимой для эффективного контроля предприятия и его развития.
- Более эффективная внутренняя коммуникация. Оперативный доступ сотрудников к нужной информации значительно ускоряет рабочий процесс.
Область применения
Основной сегмент предприятий, использующих данный вид систем, принадлежат к следующим сферам деятельности:
- розничная онлайн-торговля;
- оптовая торговля;
- производственные предприятия;
- IT;
- логистические компании;
- управление финансами;
- компании-дистрибьюторы;
- недвижимость.
В этих нишах особенно высокая потребность в упорядоченном сборе и хранении информации, а также в едином инструменте для мониторинга и контроля рабочих процессов организации.
Область применения системы ERP, в зависимости от потребностей организации, может включать следующие сферы:
- Бухгалтерия: ведение бухгалтерии, управление расходами, расчет бюджета для закупок, выплат сотрудникам, маркетинговых процессов и пр.
- Управление сотрудниками: сбор данных о найме, обучении, и работе ваших специалистов. Расчет и начисление заработной платы, автоматизированное вычисление пенсионных взносов и налогов.
- Производственные процессы: мониторинг технического оборудования, выработки, объемов сырья и качества продукта. Также может включать полное управление всем жизненным циклом вашей продукции.
- Торговля: автоматизированный расчет цен, мониторинг рынка по заданным каналам, управление коммуникацией с клиентами, аналитика разных каналов продаж.
- Логистические процессы: сбор данных о маршрутах доставки, расчет необходимых объемов топлива, вывод информации из агрегаторов заявок, прием, хранение и комплектация товаров.
- Планирование работ над проектом: прототипирование,эффективное использование трудовых и финансовых ресурсов, управление задачами сотрудников, расчет бюджетов и счетов.
- CRM: контроль маркетинговых процессов оффлайн и онлайн-каналов. Управление взаимодействием с клиентом на разных стадиях цепочки взаимодействия, сбор контактных данных и отслеживание статусов заказа.
- Внутренний обмен данными: автоматизированное распределение информации между сотрудниками, оперативный доступ к данным и коммуникация.
- Система учета: расчет общих расходов и прибыли, прогнозирование показателей на указанный срок.
Преимущества и недостатки ERP
К преимуществам данной системы относятся:
- Автоматизированный сбор отчетов. Программа обеспечивает сотрудников удобным интерфейсом для составления отчетов, также автоматически собирает указанные данные.
- Оптимизация рабочего процесса. Система сокращает количество времени на сбор и обработку данных, что значительно ускоряет рабочий процесс.
- Защита конфиденциальной информации. Сотрудники получают различные уровни доступа к данным, что исключает возможность несанкционированного доступа. Благодаря централизованному хранению информации значительно сокращается число уязвимостей. Также система обеспечивает резервное копирование, что упраздняет риск потери данных в результате ошибки или сбоя.
- Оптимизация бизнес-процессов. ERP позволяет оперативно анализировать полный объем данных о работе компании, и принимать на их основе наиболее эффективные управленческие решения.
- Оптимизация цикла производства и поставок. Благодаря автоматизации больших объемов работы система сокращает время на обработку заявок. Полный мониторинг всех этапов производства предоставляет возможность усовершенствовать процесс.
- Возможность для масштабирования. Систему легко модифицировать или подстроить под новые потребности предприятия. Это удобно в случае расширения компании или ассортимента продукции, выхода на новые рынки.
Основные недостатки данного программного обеспечения:
- Регулярные затраты на систему. В большинстве случаев функционал данного ПО предоставляется компаниям по платному тарифу. Вы проводите регулярную оплату системы, чтобы продолжать ее использовать. Если оплата задержится, вы потеряете доступ к части функционала, из-за чего могут возникнуть проблемы в работе организации.
- Возможные проблемы с интеграцией. Если большая часть бизнес-процессов не оцифрована, то система не будет работать эффективно. Также все информация должна быть достоверной и поданой в стандартизированном виде.
В заключение
Как мы уже говорили, ERP-система является составляющей частью MIS. В некоторых случаях для потребностей предприятия вполне достаточно функционала ERP. Другими словами, система планирования ресурсов (ERP) может выступать частным случаем применения информационной системы управления (MIS).
MIS обеспечивает полный информационный контроль, в то время как основная задача ERP – обеспечить эффективное управление ресурсами бизнеса.
