Особистий кабінет WEZOM заощадив відділу HR 37% робочого часу: ділимося досвідом

Рано чи пізно будь-який успішний бізнес стикається із “хворобами зростання” в площині HR: штат компанії стрімко зростає, відкриваються нові офіси та нові підрозділи, кількість проєктів збільшується від десятків до сотень на рік. Відтак менеджмент персоналу у компанії, який ще вчора не становив жодних проблем, починає з’їдати все більше часу та ресурсів, подекуди балансуючи на межі хаосу. 

Як організувати процеси HR ефективно? Наша відповідь на це питання – диджитал. Коли ми зіткнулися з подібними викликами, то відповіли на них розробкою онлайн-платформи з особистим кабінетом для кожного співробітника WEZOM. І результат перевершив усі наші очікування.

З якими проблемами в HR ми зіткнулися?

HR-департамент нашої провідної компанії давно потребував підсилення на декількох напрямках. Назвемо основні проблеми, з якими ми зіткнулися.

Перша проблема – онбординг та офбординг співробітників. У WEZOM є фахівець, People Partner, який вводить усіх нових членів команди у курс справ: розповідає про компанію та її цінності, роз’яснює статут, пояснює особливості бізнес-процесів. Та йому не вистачало додаткових матеріалів та інструментів, які допомагали б новачкам адаптуватись в новому середовищі й відчути себе частиною команди. 

Річ у тім, що WEZOM – це група компаній. До її складу входить не лише сама IT-компанія WEZOM, але й інші споріднені бізнеси, такі як агенція інтернет-маркетингу Elit-Web. Відтак новачки часто плутались у корпоративній структурі, а менеджери часто відповідали на одні й ті самі запитання, пояснювали специфіку роботи у різних командах. 

Тож потрібно було універсальне рішення для онбордингу, що могло б дати новим співробітникам чітку картину й закрити усі питання.

Друга проблема – навчання персоналу. Для нових співробітників онбординг має непомітно переходити до етапу навчання. Ми дуже хотіли реалізувати для новачків певне “вимірювання температури” – серію невеличких регулярних тестувань, яка допоможе оцінити ефективність онбордингу. Чи розуміють нові співробітники ринок та продукти компанії? Чи засвоїли вони статут? Наскільки добре вони усвідомлюють бізнес-процеси у своєму підрозділі. Тестування має показати, як змінюється обізнаність новачків із плином часу – за тиждень, за два тижні, за місяць.

В перспективі тестування стане у пригоді не лише для новачків, але й для усього персоналу WEZOM. Адже ми плануємо розвивати внутрішнє корпоративне навчання і потребуватимемо інструментів для оцінки компетенцій співробітників. 

Третя проблема – ручний менеджмент. Як приклад, заявки на відпустку у WEZOM подавались й затверджувались практично вручну, через електронну пошту. Тобто, співробітник пише електронний лист за шаблоном й надсилає його менеджерам, бухгалтерам та HR. Ті підтверджують заяву у текстовому режимі та вручну вносять її в систему бухгалтерського обліку. Лише тоді співробітнику зарахується оплачувана відпустка. Не варто й казати, що цей процес з’їдав у всіх його учасників купу часу і призводив до помилок. Оформлення відпусток, лікарняних та day-off потрібно було автоматизувати й привести до стандартів сучасного електронного документообігу. 

Четверта проблема – довідки, інформування та внутрішня комунікація. Аби модель навчання була довершеною, потрібна була єдина внутрішня база знань для співробітників. Це інформативний гайд, який давав би відповіді на усі типові питання щодо регламенту роботи компанії. Наприклад, як оформити day-off, як нараховуються дні відпустки тощо. 

Важливо було побудувати певну наочну модель структури компанії, “дерево”, яке охоплювало б усіх співробітників, демонструвало б їх ієрархічну організацію на усіх рівнях. Аби в певному зручному інтерфейсі можна було знайти кожного співробітника, його контакти та безпосереднього керівника.

Крім того, ми хотіли реалізувати для усіх співробітників та хедів підрозділів прозорий трекінг робочого часу. Так кожен фахівець міг би розуміти своє навантаження та продуктивність, а керівники отримали б змогу мінімізувати бенч.

Відтак ми взялися за пошук диджитал-сервісу, який міг би закрити усі ці проблеми. Але потрібних рішень на ринку не було. 

Яке рішення ми обрали

У пошуках необхідного сервісу ми розпочали детальне дослідження софтверного ринку. Паралельно з тим проводилось внутрішнє маркетингове опитування співробітників у WEZOM. Важливо було розуміти, який функціонал потрібен саме їм. 

Врешті ми зрозуміли, що доступні на ринку HR-платформи не відповідають усім нашим вимогам. 

• По-перше, продукт мав гарантувати абсолютну безпеку, адже у нього необхідно було вносити конфіденційні дані співробітників. Довіряти таку інформацію стороннім хостингам та хмарним платформам занадто ризиковано. Наприклад, в майбутніх оновленнях системи планується додати в особистий кабінет співробітника відомості щодо зростання зарплатні. Усі необхідні для цього дані й реквізити можна внести в базу вже зараз. 

• По-друге, ми хотіли бачити усі необхідні співробітникам фічі в одному комплексному продукті – аби в ньому працювали і HR-менеджери, і хеди департаментів. Жодне доступне на ринку ПЗ таких можливостей не надавало. Більш-менш наближені до наших вимог сервіси коштували дорого, і все одно не закривали усіх потреб.

Врешті ми дійшли до необхідності розробки власного внутрішнього HR-cервісу з нуля. Перш за все він мав закрити основні “болі” менеджменту: онбординг та офбординг співробітників, інформування, обробка заявок співробітників. А надалі таке кастомне рішення можна буде розвивати в будь-якому напрямку. 

Цілі й завдання розробки

Мета проєкту полягала у створенні корпоративної HR-платформи для автоматизації “ручних” та “паперових” операцій, навчання та тестування співробітників, загального поліпшення якості комунікації в компанії. 

Досягнення мети потребувало вирішення низки завдань:

• Розробити веб-додаток з функціональним особистим кабінетом для співробітників. Надалі планується розробка мобільного додатку;

• Реалізувати у платформі модель онбордингу, навчання, а надалі й тестування нових працівників;

• Забезпечити інтеграцію платформи із засобами бухгалтерського обліку, управління проєктами, тайм-трекінгу тощо. 

Визначившись із пріоритетами та завданнями розробки, ми могли обирати стек технологій та формат роботи.

Які технології ми обрали 

У роботі над новою платформою нам став у пригоді досвід створення LMS-системи для нашого освітнього проєкту – WEZOM.Academy. Там також був реалізований особистий кабінет. Щоправда, не для персоналу, а для студентів онлайн-курсів. Відтак, ми могли орієнтуватися на перевірені та рішення та технології.

На боці фронтенду використовувались jQuery і Typescript. Інтерфейс системи базується на бібліотеці Material UI. 

На боці бекенду основу склав універсальний та зручний PHP-фреймворк Laravel. Для управління базами даних вдалися до MySQL. 

Як ми побудували роботу

Як не дивно, поштовх розробці надало повномасштабне вторгнення росії в Україну. Адже в перші тижні війни декілька наших клієнтів поставили свої проєкти на паузу. Так ми вперше за декілька років отримали час та можливості для розробки масштабного внутрішнього продукту.

Робота почалась із пошуку ідей. Ми зібрали керівників усіх відділів, аби почути всі “за” і “проти” щодо створення системи. Врешті кожен з них вніс у спеціальну таблицю свої вимоги до такої системи – аби вона могла закрити усі можливі “болі” менеджменту. Це дозволило схематично опрацювати структуру майбутнього продукту у форматі mind map та створити прототип.

Відтак команда розробників отримала технічні вимоги й сформувала план робіт над продуктом. Ми вдалися до agile-методології scrum – винесли усі робочі завдання в беклог, розподілили за пріоритетністю та розподілили по невеликих спринтах. 

До розробки була залучена відносно невелика команда технічних фахівців:

• Project Manager;

• Product Manager;

• Senior UI/UX Designer;

• UI/UX Designer;

• Backend Developer;

• Frontend Developer;

• QA Engineer

• Cybersecurity Manager

• СМО.

Також до роботи на різних етапах долучалися фахівці з інтеграції облікової системи, HR та фінансового підрозділу.

Команда розпочала зі створення та затвердження дизайну, після чого почалась розробка безпосередньо програмної частини – фронтенду та бекенду. Продукт вирішили спочатку випустити у форматі MVP, який можна буде поступово розвивати й насичувати функціоналом.

Що ми розробили

Результатом нашої роботи стало корпоративне диджитал-середовище, що розв'язує проблеми онбордингу, внутрішньої комунікації, інформування та навчання співробітників. Водночас система автоматизує процеси HR: подання та опрацювання заяв на відпустку, лікарняних, відгулів тощо. Розглянемо її компоненти в деталях. 

Лендинг

Спершу було створено лендингову сторінку – це універсальна точка входу для усіх співробітників компанії, яка надає довідкову інформацію та певну індивідуальну статистику.

Зокрема, кожен співробітник може бачити тут віджет зі своєю статистикою відпрацьованого часу (в тому числі – у розрізі кожного місяця). На основі відпрацьованого часу система складає певний рейтинг співробітників кожного відділку, і фахівець може бачити у віджеті свою позицію в ньому. Поруч розміщено інтегровані блоки Youtube та SoundСloud, де можна послухати\подивитися свіжі відео та подкасти компанії.

Трохи нижче доступні довідкові блоки, цінні передусім для нових співробітників. Тут можна отримати усю інформацію про структуру, напрямки діяльності, цінності та місію компанії. Сюди виведені основні тези статуту WEZOM, який також можна відкрити й почитати в повному обсязі. 

На лендингу реалізований блок онбордингу, присвячений адаптації, навчанню та тестуванню новачків. Сюди ж  інтегрована корпоративна база знань – Wiki WEZOM. В ній зібрані усі відомості про правила і регламент роботи компанії.

Завершує сторінку блок зворотного зв’язку, в якому кожен співробітник може анонімно подати на розгляд HR будь-які пропозиції, зауваження чи скарги. 

Особистий кабінет

З лендингу співробітник може перейти у власний особистий кабінет, де зібрана персоналізована інформація та налаштування. Можливості кабінету розподілені по низці розділів. Погляньмо на них.

Розділ профілю

Тут зібрано усю персональну інформацію фахівця, його контактні дані, підрозділ та посаду. В цій вкладці співробітник може через один клік подати запит на зміну персональних даних та завантаження документів (наприклад, при створенні нового ФОП). Цей функціонал синхронізований із системою обліку. 

В особистому профілі можна подивитися усю історію роботи співробітника – його кар’єрний шлях в компанії, від найпершої посади й до сьогодення. 

Співробітник також вносить тут дані про свою освіту, родину та хобі. Це важливо для того, аби компанія могла розуміти, що дарувати йому на день народження чи річницю роботи у WEZOM.

Розділи відділів та обліку часу

Це здебільшого блоки для лідерів підрозділів, покликані спростити менеджмент. У вкладці відділу керівник бачить усі свої проєкти, вони підтягуються в кабінет з платформи таск-менеджменту. Тут також можна подивитися перелік фахівців, закріплених за кожним проєктом. 

Вкладка обліку часу надає керівнику розширений доступ до статистики відпрацьованих годин кожного співробітника його відділу. На основі зафіксованого через таск-менеджер відпрацьованого часу формується рейтинг.

Розділ структури компанії

Це добре структурована по підрозділах база даних усіх співробітників WEZOM, в якій можна знайти будь-якого фахівця та його керівників, отримати їхні контактні дані. Тут можна як шукати працівників по іменах, так і фільтрувати їх перелік по окремих підрозділах.

Розділ заявок

Співробітники отримали можливість подавати заяви на відпустку чи лікарняний у пару кліків – прямо з особистого кабінету, без електронної пошти. Ці заяви бачать і затверджують безпосередній керівник працівника та відділ HR. Понад те, співробітник бачить в цій вкладці кількість доступних йому днів відпустки, історію попередніх відпусток тощо. 

Розділ адаптації

У цій окремій вкладці для онбордингу зібрані усі ресурси для знайомства з корпоративною культурою WEZOM та системами управління проєктами, що застосовуються в компанії. Надалі ця вкладка отримає також функціонал для навчання та тестування новачків. 

Адмінпанель особистого кабінету

Керівники підрозділів також отримали роль в адмінпанелі системи. Зокрема, вони можуть керувати довідниками доступних підрозділів та офісів, редагувати базу співробітників свого відділу. Керівник може модифікувати особисті кабінети своїх підлеглих (наприклад, вмикати та вимикати певні віджети). В адмінпанелі менеджер також розглядає заявки, що надходять через форми зворотного зв’язку. 

Які виклики ми подолали

Найбільшою складністю у розробці стало коректне виведення часу у віджет особистого кабінету – воно мало підтягуватися з таск-менеджера та оновлюватися миттєво. Це дуже важливо з огляду на бізнес-процеси компанії – усі наші лідери відділів фіксують робочий час фахівців й слідкують, аби ні в кого не було бенча. 

Функціонал автоматизованого узгодження відпусток та day-off також потребував ретельного опрацювання. За кожним співробітником WEZOM закріплена відповідальна особа, яка має узгоджувати такі запити – ці керівні позиції чітко закріплені в структурному дереві компанії. Відтак необхідно було налаштувати адресне автоматичне сповіщення відповідальних менеджерів про заявки – аби вони надходили миттєво і не губилися в потоці інших повідомлень та імейлів. 

В подібних проєктах інтеграція сторонніх інструментів та сервісів рідко відбувається без дрібних ускладнень. Запуск платформи потребував інтеграції особистого кабінету із системами таск-менеджменту (WS, Jira), з системою бухгалтерського обліку, з базою знань Wiki WEZOM та сервісом для побудови структурного “дерева” компанії. Та всі ці складнощі врешті  були подолані. 

Результат

Наразі проєкт вийшов у реліз у форматі першого MVP, його базовий функціонал вже суттєво підсилив HR-менеджмент у WEZOM. Так, автоматизація ручної та паперової роботи (на кшталт опрацювання заяв на лікарняні й відпустки) заощадила фахівцям HR 37% робочого часу. Тепер вони можуть приділяти набагато більше уваги креативним завданням та персоналізованій роботі з командою. Водночас скоротилась плинність кадрів, середній “строк життя” співробітника в компанії збільшився на 22%. Цього вдалося досягти завдяки якісному онбордингу та покращенню комунікації. 

З іншого боку, підвищилась поінформованість, вмотивованість та залученість співробітників у справи компанії. Якісний та прозорий моніторинг робочого часу скоротив обсяги незапланованого бенча у підрозділах на 85%. Адже працівники бачать у своєму особистому кабінеті свої відпрацьовані години й місце в рейтингу. Те саме бачать й їхні керівники. 

Наша команда вже працює над наступним MVP з розширеним функціоналом. В особистому кабінеті з’явиться функціонал онлайн-навчання та тестування, а також засоби Performance Review. Крім того, планується запуск сервісу в форматі зручного мобільного додатку. 

Зараз ми розуміємо, що рішення розробляти власну HR-платформу з нуля було правильним на 100%. Адже готові та хмарні сервіси від вендорів не надали б нам ані відповідного рівня захисту даних, ані широкого функціонала, ані гнучкості у подальшому розвитку й масштабуванні. Це той досвід, яким ми радо готові поділитися з іншими – він релевантний практично для будь-якого бізнесу.