Ні папери, ні чорнила: як діджиталізувати документообіг логістичної компанії

Компанії зі світу логістики змушені бути суворими, зазвичай на чільному місці там стоїть жорсткий контроль над вантажами, процесами та фінансами. Задля такого контролю організації роками обростали неповороткою бюрократією та витрачали величезні ресурси на паперову роботу.

За даними IDC, компанії можуть витрачати на паперовий документообіг близько 10% свого доходу, враховуючи повний життєвий цикл документів (обладнання для друку та сканування, папір, площі під архів тощо). А можна ще враховувати приховані витрати "паперового" світу: повільність процесів, завантаження співробітників рутиною, проблеми узгодження та підписання паперів - у логістичній галузі все це завдає відчутних прямих збитків. Не дивно, що бізнес шукає способи автоматизувати документообіг.

Як свідчить дослідження ЦТС та Deloitte, 64% найбільших представників транспортної сфери в Україні вже використовують електронний документообіг (EDI). 43% опитаних застосовують його не лише у внутрішніх процесах, а й із контрагентами. Проте загалом диджиталізація просувається повільно, особливо у невеликих та середніх компаніях. Бізнес часто не вірить, що інвестиції в "цифру" дадуть гідний результат.

Навіщо потрібний електронний документообіг

Уточнимо відразу, не йдеться про пересилання копій паперових документів за імейлом або месенджером. Цей спосіб лише трохи зручніший, ніж передавати паперові документи за допомогою кур'єрів.

Нас цікавлять технології та стандарти EDI (Electronic data interchange), які були задумані спеціально для виведення бізнесу з “паперового” світу. Організації використовують цей формат для інтеграції та пересилання документів: накладних, замовлень, рахунків, договорів та іншого. Електронний обмін даними - один із найстаріших на сьогодні векторів діджиталізації бізнесу. Робота над ним почалася ціле покоління назад, у сімдесятих роках минулого століття.

EDI глобально полегшує всю роботу з документацією в компанії. Обмін даними переходить на єдині стандарти та автоматизується, навантаження на менеджерів та бухгалтерів знижується. Так компанія може проводити операції швидше, а ризики помилок, що дорого коштують, знижуються.

На сьогодні оцифровці піддаються документи для роботи зі складом та транспортом, загальні завдання логістичного офісу. В електронному вигляді можна подати юридично значиму документацію. У сфері логістики це може бути, наприклад:

• накладні (витратні, прибуткові)
• акти виконаних робіт
• товарні специфікації
• накладні на повернення
• товарні накладні

Впровадження ЕДО вимагає від бізнесу інвестицій у необхідний софт, навчання співробітників та серйозної перебудови своїх процесів. Але ці зусилля можуть принести важливі переваги:

• прискорення погодження документації;
• можливість швидше ухвалювати рішення;
• прискорення комунікації підприємства (як внутрішньої, і зовнішньої);
• скорочення фінансових витрат на документообіг (папір, оргтехніка, кур'єри та ін.);
• ризик втрати документації зводиться нанівець;
• максимально зручний доступ до документів, цифровий архів;
• електронний документооберт;
• загальне зростання ефективності компанії.

Грамотний перехід на ЕДО може дати транспортній компанії приріст продуктивності 20-30%. Замовлення будуть оброблятися швидше, термін отримання оплат скоротиться, ризики та фінансові витрати значно знизяться.

Проблеми впровадження електронного документообігу

Якщо переваги діджиталу такі очевидні, то чому він впроваджується у сфері перевезень повільними темпами?

Логістика навіть сьогодні залишається дуже консервативною сферою, використання діджитал рішень тут обмежується неоднорідністю та мінливістю ринку. Кожен логістичний бізнес по-своєму унікальний, тому IT далеко не завжди може запропонувати йому готове рішення.

В Україні половина транспортних гігантів покладаються на спеціально розроблений для них софт та технології. Але кастомна технологія коштує дорожче, і вирішуються не всі. 36% найбільших гравців української логістики вважають головною перешкодою для диджиталізації складні процеси компаній, які вимагають дорогої кастомної розробки. 21% заявляє також про застарілу законодавчу базу, хоча закони про ЕДО та електронний цифровий підпис парламент ухвалив ще 2003 року. На практиці бізнесу доводиться підлаштовуватися під норми законодавства, правила і стандарти, що змінюються.

Зрештою, перехід на EDI чи інтеграція цифрової екосистеми – це масштабні реформи. А великі реформи завжди стикаються з інертністю колективу та відкритим опором окремих працівників. У логістичній сфері, де важлива стабільність та оперативність, це серйозний аргумент. Проблеми адаптації напевно принесуть бізнесу певні витрати.

Як перейти на електронний документообіг

Логістика, як і вся економіка загалом, рано чи пізно повністю піде у “цифру”. Без електронного документообігу компанії незабаром почнуть “випадати” із відносин із клієнтами, партнерами, і навіть державою. Питання тільки в тому, чи готовий бізнес рішуче взятися за освоєння потрібних технологій, чи віддасть перевагу "плисти за течією".

Перехід на ЕДО в логістичній компанії можна провернути самотужки, що вимагатиме від організації значних інвестицій, високого рівня експертизи та тривалої підготовки. Такий підхід, очевидно, підійде не всім. Більшість компаній віддасть перевагу аутсорсерам, які здатні надати готовий продукт або розробити кастомне рішення.

Лідер на ринку B2B-перевезень Delivery Group за допомогою електронного документообігу скоротила вартість документації у кілька разів. Як згадував ще 2019 року співзасновник компанії Андрій Івасів, вартість одного паперового документа становила від 1,5 до 2,5 грн. Після відходу в "цифру" на один документ витрачається близько 40 копійок. І таких документів компанія має сотні тисяч. Крім того, відпала потреба зберігати цю колосальну масу паперу у фізичному архіві

У нашому недавньому кейсі роботи з Delivery ми створили для компанії нову програму, в якій реалізували калькулятор для ТТН. Користувач може у кілька кліків сформувати та виписати торгово-транспортну накладну через смартфон, розрахувати вартість перевезення. І все це лише без паперу, а й без взаємодії з менеджерами.

Досвід показує, що ЕДО – це не річ у собі. Перехід на електронні документи дає відмінний результат, коли спирається на цільну цифрову екосистему, а компанія загалом досягла певного рівня "цифрової зрілості". Тобто знайшла новий спосіб мислення та експертизу, а персонал вже не боїться роботи з діджитал-інструментами та отримує з них максимум користі.