click fraud detection
0 800 755 007
(Бесплатно по Украине)

Ни бумаги, ни чернил: как диджитализировать документооборот логистической компании

728

Компании из мира логистики вынуждены быть строгими, обычно во главе угла там стоит жесткий контроль над грузами, процессами и финансами. Ради такого контроля организации годами обрастали неповоротливой бюрократией и тратили огромные ресурсы на бумажную работу. 

По данным IDC, компании могут тратить на бумажный документооборот около 10% своего дохода, если учитывать полный жизненный цикл документов (оборудование для печати и сканирования, бумага, площади под архив и пр.). А можно еще учитывать скрытые издержки “бумажного” мира: медлительность процессов, загрузка сотрудников рутиной, проблемы согласования и подписания бумаг - в логистической отрасли все это наносит ощутимые прямые убытки. Не удивительно, что бизнес ищет способы автоматизировать документооборот. 

Как свидетельствует исследование ЦТС и Deloitte, 64% крупнейших представителей транспортной сферы в Украине уже используют электронный документооборот (EDI). 43% опрошенных применяют его не только во внутренних процессах, но и с контрагентами. Однако в целом диджитализация продвигается медленно, особенно в небольших и средних компаниях. Бизнес часто не верит, что инвестиции в “цифру” дадут достойный результат.

Зачем нужен электронный документооборот

Зачем нужен электронный документооборот

Уточним сразу, речь не идет о пересылке копий бумажных документов по имейлу или мессенджеру. Этот способ лишь немного удобнее, чем передавать бумажные документы с помощью курьеров. 

Нас же интересуют технологии и стандарты EDI (Electronic data interchange), которые были задуманы специально для вывода бизнеса из “бумажного” мира. Организации используют этот формат для интеграции и пересылки документов: накладных, заказов, счетов, договоров и прочего. Электронный обмен данными - один из старейших на сегодня векторов диджитализации бизнеса. Работа над ним началась целое поколение назад, в семидесятых годах прошлого века. 

EDI глобально упрощает всю работу с документацией в компании. Обмен данными переходит на единые стандарты и автоматизируется, нагрузка на менеджеров и бухгалтеров снижается. Так компания может проводить операции быстрее, а риски дорогостоящих ошибок снижаются. 

На сегодня оцифровке поддаются документы для работы со складом и транспортом, общие задачи логистического офиса. В электронном виде можно представить юридически значимую документацию. В сфере логистики это могут быть, к примеру:

  • накладные (расходные, приходные)
  • акты выполненных работ
  • товарные спецификации
  • накладные на возврат
  • товарные накладные

Внедрение ЭДО требует от бизнеса инвестиций в необходимый софт, обучения сотрудников и серьезной перестройки своих процессов. Но эти усилия могут принести важные преимущества:

  • ускорение согласования документации; 
  • возможность быстрее принимать решения;
  • ускорение коммуникации компании (как внутренней, так и внешней);
  • сокращение финансовых расходов на документооборот (бумага, оргтехника, курьеры и пр.);
  • риск утраты документации сводится к нулю;
  • максимально удобный доступ к документам, цифровой архив;
  • электронный документооборот;
  • общий рост эффективности в компании.

Грамотный переход на ЭДО может дать транспортной компании прирост производительности в 20-30%. Заказы будут обрабатываться быстрее, срок получения оплат сократится, риски и финансовые издержки значительно снизятся.

Проблемы внедрения электронного документооборота

Проблемы внедрения электронного документооборота

Если преимущества диджитала так очевидны, то почему он внедряется в сфере перевозок медленными темпами? 

Логистика даже сегодня остается очень консервативной сферой, внедрение диджитал решений тут ограничивается неоднородностью и изменчивостью рынка. Каждый логистический бизнес по-своему уникален, так что IT далеко не всегда может предложить ему готовое решение. 

В Украине половина транспортных гигантов полагаются на специально разработанный для них софт и технологии. Но кастомная разработка стоит дороже, и решаются на нее не все. 36% крупнейших игроков украинской логистики считают главным препятствием для диджитализации сложные процессы компаний, которые требуют дорогой кастомной разработки. 21% заявляет также об устаревшей законодательной базе, хотя законы  об ЭДО и электронной цифровой подписи парламент принял еще в 2003 году. На практике бизнесу приходится подстраиваться под меняющиеся нормы законодательства, правила и стандарты. 

Наконец, переход на EDI или интеграция цифровой экосистемы - это масштабные реформы. А большие реформы всегда сталкиваются с инертностью коллектива и открытым сопротивлением отдельных сотрудников. В логистической сфере, где важна стабильность и оперативность, это серьезный аргумент. Трудности адаптации наверняка принесут бизнесу определенные издержки.

Как перейти на электронный документооборот

Как перейти на электронный документооборот

Логистика, как и вся экономика в целом, рано или поздно полностью уйдет в “цифру”. Без электронного документооборота компании скоро начнут “выпадать” из отношений с клиентами, партнерами, и даже государством. Вопрос только в том, готов ли бизнес решительно взяться за освоение нужных технологий, или предпочтет “плыть по течению”.

Переход на ЭДО в логистической компании можно провернуть своими силами, что потребует от организации внушительных инвестиций, высокого уровня экспертизы и длительной подготовки. Такой подход очевидно подойдет не всем. Большинство компаний предпочтет обратиться к аутсорсерам, которые способны предоставить готовый продукт или разработать кастомное решение. 

Лидер на рынке B2B-перевозок Delivery Group с помощью электронного документооборота сократила стоимость ведения документации в несколько раз. Как вспоминал еще в 2019 году соучредитель компании Андрей Ивасив, стоимость одного бумажного документа составляла от 1,5 до 2,5 грн. После ухода в “цифру” на один документ тратится около 40 копеек. И таких документов у компании сотни тысяч. Кроме того, отпала необходимость хранить эту колоссальную массу бумаги в физическом архиве

В нашем недавнем кейсе работы с Delivery мы создали для компании новое приложение, в котором реализовали калькулятор для ТТН. Пользователь может в несколько кликов сформировать и выписать торгово-транспортную накладную через смартфон, рассчитать стоимость перевозки. И все это только без бумаги, но и без взаимодействия с менеджерами.

электронный документооборот

Опыт показывает, что ЭДО - это не вещь в себе. Переход на электронные документы дает отличный результаты, когда опирается на цельную цифровую экосистему, а компания в целом достигла определенного уровня “цифровой зрелости”. То есть обрела новый способ мышления и экспертизу, а персонал уже не боится работы с диджитал-инструментами и извлекает из них максимум пользы.

У вас остались вопросы?

Оставьте ваши контактные данные. Наш менеджер свяжется и проконсультирует вас.

0/5
Полезность
Проголосовали 0
Как вам статья?
Давайте обсудим Ваш проект
Давайте начнем
беседу!
КОММЕНТАРИИ0
Возможно
Термин придуман от английского mass following, что значит «следовать за толпой». То есть, массовая подписка…
Алина Ткаченко
Алина Ткаченко
В этой статье мы расскажем о том, какие задачи позволяет решить данный вид работ, какие…
Алексей Варламов
Алексей Варламов
Новый виток развития блокчейн-технологий - невзаимозаменяемые токены - буквально за год обрел колоссальную популярность. Стать…
Василий Издебский
Василий Издебский
ПОДПИСЫВАЙТЕСЬ НА РАССЫЛКУ АЙТЫЖБЛОГ
Хотите получать 
интересные статьи?