Компании из мира логистики вынуждены быть строгими, обычно во главе угла там стоит жесткий контроль над грузами, процессами и финансами. Ради такого контроля организации годами обрастали неповоротливой бюрократией и тратили огромные ресурсы на бумажную работу.
По данным IDC, компании могут тратить на бумажный документооборот около 10% своего дохода, если учитывать полный жизненный цикл документов (оборудование для печати и сканирования, бумага, площади под архив и пр.). А можно еще учитывать скрытые издержки “бумажного” мира: медлительность процессов, загрузка сотрудников рутиной, проблемы согласования и подписания бумаг - в логистической отрасли все это наносит ощутимые прямые убытки. Не удивительно, что бизнес ищет способы автоматизировать документооборот.
Как свидетельствует исследование ЦТС и Deloitte, 64% крупнейших представителей транспортной сферы в Украине уже используют электронный документооборот (EDI). 43% опрошенных применяют его не только во внутренних процессах, но и с контрагентами. Однако в целом диджитализация продвигается медленно, особенно в небольших и средних компаниях. Бизнес часто не верит, что инвестиции в “цифру” дадут достойный результат.
Зачем нужен электронный документооборот
Уточним сразу, речь не идет о пересылке копий бумажных документов по имейлу или мессенджеру. Этот способ лишь немного удобнее, чем передавать бумажные документы с помощью курьеров.
Нас же интересуют технологии и стандарты EDI (Electronic data interchange), которые были задуманы специально для вывода бизнеса из “бумажного” мира. Организации используют этот формат для интеграции и пересылки документов: накладных, заказов, счетов, договоров и прочего. Электронный обмен данными - один из старейших на сегодня векторов диджитализации бизнеса. Работа над ним началась целое поколение назад, в семидесятых годах прошлого века.
EDI глобально упрощает всю работу с документацией в компании. Обмен данными переходит на единые стандарты и автоматизируется, нагрузка на менеджеров и бухгалтеров снижается. Так компания может проводить операции быстрее, а риски дорогостоящих ошибок снижаются.
На сегодня оцифровке поддаются документы для работы со складом и транспортом, общие задачи логистического офиса. В электронном виде можно представить юридически значимую документацию. В сфере логистики это могут быть, к примеру:
- накладные (расходные, приходные)
- акты выполненных работ
- товарные спецификации
- накладные на возврат
- товарные накладные
Внедрение ЭДО требует от бизнеса инвестиций в необходимый софт, обучения сотрудников и серьезной перестройки своих процессов. Но эти усилия могут принести важные преимущества:
- ускорение согласования документации;
- возможность быстрее принимать решения;
- ускорение коммуникации компании (как внутренней, так и внешней);
- сокращение финансовых расходов на документооборот (бумага, оргтехника, курьеры и пр.);
- риск утраты документации сводится к нулю;
- максимально удобный доступ к документам, цифровой архив;
- электронный документооборот;
- общий рост эффективности в компании.
Грамотный переход на ЭДО может дать транспортной компании прирост производительности в 20-30%. Заказы будут обрабатываться быстрее, срок получения оплат сократится, риски и финансовые издержки значительно снизятся.
Проблемы внедрения электронного документооборота
Если преимущества диджитала так очевидны, то почему он внедряется в сфере перевозок медленными темпами?
Логистика даже сегодня остается очень консервативной сферой, внедрение диджитал решений тут ограничивается неоднородностью и изменчивостью рынка. Каждый логистический бизнес по-своему уникален, так что IT далеко не всегда может предложить ему готовое решение.
В Украине половина транспортных гигантов полагаются на специально разработанный для них софт и технологии. Но кастомная разработка стоит дороже, и решаются на нее не все. 36% крупнейших игроков украинской логистики считают главным препятствием для диджитализации сложные процессы компаний, которые требуют дорогой кастомной разработки. 21% заявляет также об устаревшей законодательной базе, хотя законы об ЭДО и электронной цифровой подписи парламент принял еще в 2003 году. На практике бизнесу приходится подстраиваться под меняющиеся нормы законодательства, правила и стандарты.
Наконец, переход на EDI или интеграция цифровой экосистемы - это масштабные реформы. А большие реформы всегда сталкиваются с инертностью коллектива и открытым сопротивлением отдельных сотрудников. В логистической сфере, где важна стабильность и оперативность, это серьезный аргумент. Трудности адаптации наверняка принесут бизнесу определенные издержки.
Как перейти на электронный документооборот
Логистика, как и вся экономика в целом, рано или поздно полностью уйдет в “цифру”. Без электронного документооборота компании скоро начнут “выпадать” из отношений с клиентами, партнерами, и даже государством. Вопрос только в том, готов ли бизнес решительно взяться за освоение нужных технологий, или предпочтет “плыть по течению”.
Переход на ЭДО в логистической компании можно провернуть своими силами, что потребует от организации внушительных инвестиций, высокого уровня экспертизы и длительной подготовки. Такой подход очевидно подойдет не всем. Большинство компаний предпочтет обратиться к аутсорсерам, которые способны предоставить готовый продукт или разработать кастомное решение.
Лидер на рынке B2B-перевозок Delivery Group с помощью электронного документооборота сократила стоимость ведения документации в несколько раз. Как вспоминал еще в 2019 году соучредитель компании Андрей Ивасив, стоимость одного бумажного документа составляла от 1,5 до 2,5 грн. После ухода в “цифру” на один документ тратится около 40 копеек. И таких документов у компании сотни тысяч. Кроме того, отпала необходимость хранить эту колоссальную массу бумаги в физическом архиве
В нашем недавнем кейсе работы с Delivery мы создали для компании новое приложение, в котором реализовали калькулятор для ТТН. Пользователь может в несколько кликов сформировать и выписать торгово-транспортную накладную через смартфон, рассчитать стоимость перевозки. И все это только без бумаги, но и без взаимодействия с менеджерами.
Опыт показывает, что ЭДО - это не вещь в себе. Переход на электронные документы дает отличный результаты, когда опирается на цельную цифровую экосистему, а компания в целом достигла определенного уровня “цифровой зрелости”. То есть обрела новый способ мышления и экспертизу, а персонал уже не боится работы с диджитал-инструментами и извлекает из них максимум пользы.
