Успіх будь-якого ресторанного бізнесу базується на високій якості кухні та бездоганному сервісі, але не тільки. Не менше значення має математика: від розрахунку оптимальних відпускних цін на страви врешті залежить рентабельність та прибутковість закладу. Як визначити собівартість кожної порції? Як встановити максимально конкурентні ціни в меню без шкоди для позиціювання вашого кафе або ресторану? Як правильно закласти у цінник маржу? З усім цим допомагає така практика як калькуляція страв.
Колись менеджерам, бухгалтерам та адміністраторам ресторанів доводилось проводити калькуляцію вручну, але сьогодні в цьому немає сенсу. Адже операційні процеси у ресторанному бізнесу добре піддаються диджиталізації через відповідне ПЗ.
У цій статті ми детально розглянемо найкращі програмні рішення, для автоматизації формування меню та складання страв, розберемо їх переваги та особливості. Ми також ознайомимо читача з найпопулярнішими пропозиціями на ринку ПЗ для ресторанного бізнесу та обговоримо шляхи ефективної розробки й інтеграції подібних рішень у роботу ресторану. Наші висновки можуть бути цікавими для усіх, хто залучений до індустрії гостинності.
Що таке калькуляція страв і чому вона важлива
Калькуляція страв у ресторанному бізнесі - це процес розрахунку собівартості кожної страви, яка пропонується в меню. Даний процес охоплює облік всіх інгредієнтів, що використовуються для приготування страви, їх кількості та вартості, а також витрат на обробку, приготування та подачу.
Жоден ресторан не може обійтися без таких розрахунків, адже має забезпечити у своїй роботі низку ключових аспектів:
- Визначення собівартості. Калькуляція дозволяє точно визначити собівартість кожної страви, що є основою для формування ціноутворення в меню;
- Оптимізація витрат. Зі знанням собівартості страв ресторан може ефективно управляти своїми витратами. Зокрема, закуповувати продукти за оптимальними цінами, зменшувати втрати продуктів та оптимізувати виробничі процеси;
- Формування конкурентоспроможних цін. Калькуляція дозволяє встановлювати конкурентоспроможні ціни на страви, які будуть привабливими для клієнтів, але при цьому забезпечать прибутковість бізнесу;
- Контроль якості. Калькуляція передбачає чітке визначення кількості інгредієнтів для кожної позиції меню, що допомагає забезпечити стабільну якість страв та їх відповідність рецептурі;
- Облік та звітність. Дані про калькуляцію страв є важливими для ведення обліку та звітності в ресторані. Зокрема, для розрахунку собівартості реалізованої продукції та фінансових результатів діяльності;
- Якісний менеджмент. Дані калькуляції страв важливі для ухвалення управлінських рішень, таких як зміна меню, оптимізація закупівель, розробка маркетингових стратегій тощо.
Сьогодні проведення калькуляції страв вручну стало занадто неефективною витратою часу. Адже в умовах жорсткої конкуренції бізнес має реагувати на зміни у вартості сировини та ринкову кон’юнктуру миттєво.
Відтак на перший план у роботі ресторану виходять цифрові інструменти, які можуть прораховувати вартість страв автоматично. Сучасна програма для обліку продуктів харчування у ресторані дозволяє миттєво оновлювати дані про інгредієнти та ціни і проводити розрахунки безпомилково, на основі актуальних даних. Понад те, такий софт допомагає контролювати запаси та мінімізувати видатки на роботу кухні.
Перший погляд на софт для ресторанного бізнесу
Сьогодні на ринку вистачає можливостей для диджиталізації індустрії гостинності. Будь-який бізнес може знайти підрядника для створення власного ПЗ, або ж обрати одне з готових рішень на ринку. Погляньмо на найпопулярніші з них.
- Poster. Це український хмарний сервіс, який пропонує широкий спектр функцій для автоматизації ресторанів, включно з калькуляцією страв, обліком інгредієнтів, управління меню, складським, фінансовим обліком, аналітикою тощо. Poster також має зручний інтерфейс та можливість інтеграції з іншими системами.
- SkyService. Ще одне популярне хмарне рішення, яке підходить для різних типів закладів харчування – від кафе до великих ресторанів. SkyService пропонує функції для калькуляції страв, управління меню, складського обліку, продажів, бронювання столиків та багато іншого.
- Resto. Це рішення для менеджменту ресторанів, що надає широкі можливості автоматизації: калькуляція страв, облік інгредієнтів, менеджмент меню, управління складом та запасами, фінансовий облік та звітність тощо.
- Servio. Популярна платформа для автоматизації ресторанів, готелів та розважальних комплексів. Вона пропонує інструменти автоматизації для управління меню, розрахунку страв, складського обліку, продажів, бронювання столиків, доставки та багатьох інших аспектів бізнесу.
- R-Keeper. Це популярний набір рішень для автоматизації HoReCa, що пропонує модулі для офіціантів, менеджерів та працівників кухні. Платформа надає можливості калькуляції страв, управління меню, складського менеджменту, фінансового обліку та звітності, CRM, аналітики тощо.
Це лише деякі приклади таких систем, на ринку їх чимало. Вони можуть відрізнятися за логікою та функціоналом, і звісно ж, за форматом монетизації та ціновою політикою. Тож обирати слід розумно, вивчаючи та порівнюючи усі пропозиції.
Як обрати ПЗ для калькуляції страв?
Правильний вибір ПЗ для ресторану має виняткове значення. Важливо врахувати під час вибору такі критерії:
-
відповідність функціоналу ПЗ потребам вашого бізнесу;
-
зручність інтерфейсу;
-
цінова політика;
-
можливість інтеграції з іншими системами;
-
наявність технічної підтримки та розвитку продукту.
Якісна програма для складання меню та менеджменту закладу відкриває перед бізнесом цілу низку напрямків підвищення ефективності: оптимізація управління запасами, мінімізація витрат на роботу персоналу, підвищення точності калькуляції меню, оптимізація ціноутворення, пришвидшення сервісу, спрощення бухгалтерського обліку, якісна аналітика та звітність і багато іншого.
Кастомна розробка софту для ресторанного бізнесу: “за” і “проти”
Вище ми згадували, що окрім вибору готової платформи у бізнесу сьогодні є ще одна опція: розробка ПЗ під індивідуальні потреби компанії з нуля. Це рішення на старті може потребувати більш значних витрат коштів та часу, однак надає цілу низку переваг. Крім того, воно виявляється набагато вигіднішим у довгостроковій перспективі. Назвімо його переваги:
- Повна відповідність вимогам бізнесу. Готові рішення пропонують усереднений функціонал, що потрібен всім. Але лише у кастомному ПЗ можна реалізувати унікальний функціонал, врахувати усі особливості конкретного закладу: його меню, процеси на кухні тощо. Саме з таким софтом можна досягти найвищої ефективності та рівня сервісу;
- Гнучкість та масштабованість. Можливості масштабування та тонкого налаштування у пакетних рішеннях зазвичай жорстко обмежені, або ж суворо монетизуються. Натомість Кастомний софт легко адаптується до змін у бізнесі, хай то розширення меню, зміна технологій або відкриття нових закладів;
- Повна інтеграція з наявними системами. Готові рішення можуть мати обмежену сумісність або ж повну несумісність з певними цифровими інструментами ресторану, особливо якщо йдеться про ті чи інші legacy-рішення. Натомість кастомне ПЗ можна без обмежень інтегрувати з будь-якими системами;
- Індивідуальний дизайн та інтерфейс. Інтерфейс кастомного ПЗ також можна реалізувати без жодних обмежень: відповідно до потреб юзабіліті, корпоративного стилю та вподобань клієнта. Це підвищує зручність використання та лояльність персоналу;
- Ексклюзивність та конкурентна перевага. Використання кастомного ПЗ може стати суттєвою перевагою ресторану в умовах жорсткої конкуренції, адже воно дозволяє оптимізувати процеси та запропонувати клієнтам більш якісний та оперативний сервіс;
- Підтримка та розвиток. Розробники кастомного ПЗ, як правило, забезпечують безперервну технічну підтримку та розвиток продукту, з огляду на фідбек користувачів, побажання клієнта та потреби бізнесу.
Аби порівнювати розробку кастомного софту та готові рішення було простіше, ми зібрали переваги та недоліки обох цих опцій у таблиці.
Як обрати платформу та технології
Вартість та, в підсумку, ефективність кастомного ПЗ для ресторану залежить від майстерності розробників, вдалого вибору платформ та технологій. Як не помилитись?
Це велике питання, яке варто довірити фахівцям. В ідеалі кожен проєкт варто розпочинати з дослідження ринку: його обсягу, продуктів конкурентів, потреб аудиторії тощо. Важливо визначити сильні та слабкі сторони вашого бізнесу, довгострокові цілі, та доступні ресурси.
На цій базі можна формувати концепцію нового IT-продукту, чітко визначити функціональні та нефункціональні вимоги до нього. І лише тоді, технічні фахівці можуть обґрунтовано обрати платформи та технології для розробки. Зупинимось на основних альтернативах.
Вибір платформи
- Хмарна. Її переваги - швидке розгортання, доступність з будь-якого пристрою, автоматичні оновлення, відсутність необхідності в обслуговуванні серверів. Недоліки - залежність від інтернет-з'єднання та потенційні проблеми з безпекою даних, що зберігаються на серверах провайдера.
- Локальна. Її переваги - більший контроль над безпекою даних, можливість роботи без підключення до мережі. Але є й недоліки - потреба у власному серверному обладнанні, витрати на обслуговування та підтримку, залежність від локальної інфраструктури.
- Гібридна. Це комбінація хмарної та локальної логіки, що дозволяє поєднувати переваги обох варіантів. Але якісно реалізувати такий підхід до платформи можуть лише по-справжньому високорівневі фахівці.
Вибір стеку технологій
- Фронтенд (клієнтська частина):
- Веб: HTML, CSS, JavaScript, React, Angular, Vue.js (для веб-додатків).
- Мобільний: Swift (iOS), Kotlin (Android), React Native, Flutter (кросплатформа).
- Бекенд (серверна частина):
- Мови програмування/фреймворки: Python (Django, Flask), Node.js (Express), Java (Spring), Ruby (Rails), PHP (Laravel) тощо.
- Бази даних: PostgreSQL, MySQL, MongoDB (NoSQL) тощо.
- Серверна інфраструктура: AWS, Google Cloud, Azure, Heroku та ін.
- Допоміжні рішення
- Системи управління версіями: Git (GitHub, GitLab, Bitbucket).
- Інструменти розробки: Docker, Kubernetes (для контейнеризації).
- API: RESTful API, GraphQL (для інтеграції з іншими системами).
Як обирати технології? Фахівці зважають на цілу низку критеріїв: відповідність технології вимогам проєкту, її популярність у спільноті, підтримка, доступність фахівців на ринку, відповідність вимогам безпеки тощо.
Інтерфейс та юзабіліті ПЗ закладів харчування
Навіть технічно бездоганний IT-продукт може провалитися через невдалу роботу над UI/UX дизайном. Якісний інтерфейс та продумане юзабіліті є запорукою успіху ПЗ для автоматизації ресторанів, оскільки націлений передусім на кінцевих користувачів – офіціантів, кухарів, менеджерів тощо.
Інтерфейс має бути інтуїтивно зрозумілим та доступним навіть для користувачів без спеціальної підготовки. Важливо уникати перевантаження інтерфейсу зайвими елементами. Якісний UI спрощує робочі процеси: він має забезпечувати швидкий та зручний доступ до всіх необхідних функцій, таких як додавання страв, інгредієнтів, розрахунок собівартості, формування звітів тощо.
Окремо варто подбати про те, аби інтерфейс коректно відображався та працював на будь-яких пристроях: від десктопів до планшетів та смартфонів. Він має забезпечувати бути адаптованим під будь-які діагоналі дисплея, бути зручним та швидким. Не варто забувати й про естетику: візуально довершений дизайн сприяє підвищенню задоволеності користувачів та покращує їх враження від роботи з софтом.
Правильний підхід до UI/UX надає цілу низку переваг:
- Зниження часу на навчання. Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс дозволяє персоналу швидко освоїти додаток та почати ефективно працювати з ним, скорочуючи час на опанування інструментів.
- Мінімізація помилок. Простий та логічний інтерфейс зменшує ймовірність помилок, пов'язаних з людським фактором, забезпечуючи точність даних та розрахунків.
- Підвищення продуктивності. Зручний та функціональний інтерфейс дозволяє виконувати завдання швидко та якісно, підвищуючи продуктивність роботи персоналу та закладу в цілому.
- Покращення задоволеності користувачів: Приємний та зручний інтерфейс сприяє позитивному досвіду використання програми, підвищуючи задоволеність персоналу та зменшуючи плинність кадрів.
Відтак нехтувати питаннями дизайну не можна. Юзабіліті слід ретельно продумувати вже на старті проєкту, опираючись на думки, дослідження та фідбек від аудиторії.
Як інтегрувати калькуляцію страв у софт для ресторану
Припустимо, ви вирішили кастомно створити власне ПЗ для менеджменту закладу. Як правильно реалізувати у ньому розрахунок калькуляції страв? З чого почати?
У найзагальніших рисах, для цього необхідно оцифрувати в програмі наступні кроки:
- Введення даних про інгредієнти
Передусім необхідно внести у систему назву та характеристики кожного інгредієнта, який застосовується на кухні, визначити його одиницю виміру та закупівельну ціну. Понад те, дуже бажано подбати про автоматичне оновлення цих даних, аби не оновлювати усе вручну.
- Створення технологічної картки страви
Додаток має надавати можливості створення позицій у меню. Для цього треба внести в електронну картку назву страви та її рецептуру (склад інгредієнтів та їх кількість), зазначити норми витрат продуктів під час обробки та приготування, а також визначити норми виходу готової страви (вага, кількість порцій).
- Автоматичний розрахунок собівартості
Елементарні алгоритми ПЗ дозволяють автоматично розрахувати собівартість страви на основі даних про закупівельні ціни інгредієнтів та норм технологічної картки. Софт може навіть обчислити вартість кожного окремого інгредієнта для приготування порції, аби визначити найдорожчі компоненти.
- Визначення ціни реалізації
Чіткий розрахунок собівартості дозволяє бізнесу визначити оптимальну націнку на страву за допомогою того чи іншого методу ціноутворення. Більшість програм для ресторану мають модулі автоматичного розрахунку цін реалізації. Ціноутворення також можна покращити за допомогою рішень автоматичного моніторингу цін на ринку.
- Оновлення даних
При зміні закупівельних цін на інгредієнти або рецептури страв ресторанна програма харчування має автоматично перераховувати собівартість та ціну реалізації. Це ключовий момент у калькуляції, що заощаджує персоналу безліч часу та зводить нанівець ризик помилок.
- Облік та звітність
Дані про собівартість та ціну страв мають також автоматично підтягуватись у модулі для ведення обліку продажів, формування звітів про прибуток та аналізу ефективності роботи закладу.
Як модуль калькуляції страв інтегрується з іншими системами?
Якісна програма калькуляції страв у ресторані також легко поєднується з іншими цифровими рішеннями для автоматизації та оптимізації різних аспектів діяльності закладу. Ось деякі приклади такої інтеграції:
- Система обліку запасів
Модуль калькуляції може автоматично оновлювати дані про кількість використаних інгредієнтів зі складу після продажу страви. Це дозволяє вести точний облік залишків продуктів, своєчасно замовляти необхідні інгредієнти та уникати перевитрати або нестачі.
- Система управління продажами (POS)
Інтеграція з POS-системою дозволяє автоматично передавати дані про замовлення та їх собівартість для формування звітів про прибуток й аналізу ефективності роботи закладу. Це дозволяє вести чіткий облік фінансів та спрощує податкову звітність.
- Бухгалтерський софт
Модуль калькуляції може передавати показники собівартості страв та інші фінансові дані до бухгалтерського ПЗ для ведення обліку й формування документації. Це спрощує роботу бухгалтера та зменшує ризик помилок через ручне введення даних.
- Програма лояльності для клієнтів
Інтеграція з програмою лояльності дозволяє автоматично нараховувати бонуси або знижки для клієнтів на основі замовлених страв та їх вартості. Це сприяє підвищенню залученості відвідувачів та зростанню продажів.
- Система управління меню
Модуль калькуляції може бути інтегрований з системою управління меню для автоматичного оновлення цін на страви при зміні собівартості або інших факторів. Це дозволяє завжди пропонувати актуальні ціни для клієнтів та уникнути помилок в ціноутворенні.
- Програми для замовлення продуктів у постачальників
Інтеграція із платформами закупівель дозволяє автоматично формувати замовлення на необхідні інгредієнти на основі даних про продажі та залишки на складі. Це спрощує та суттєво процес замовлення продуктів, гарантує прозорість у транзакціях з контрагентами.
Безпека і захист даних у програмних рішеннях для харчування
Як і будь-які IT-продукти, програми харчування для ресторанного бізнесу мають бути безпечними. Подібні рішення можуть працювати з фінансовими та персональними даних клієнтів, такі як номери телефонів, реквізити банківських карток, історія транзакцій тощо. Втрата або витік таких даних може призвести до серйозних наслідків: від штрафів та ударів по репутації до судових позовів та фінансових втрат.
Гарантування безпеки особистих даних клієнтів та фінансових даних бізнесу потребує комплексного підходу. Передусім софт має відповідати найкращим стандартам, рекомендаціям та вимогам у сфері кібербезпеки: ISO 27001, GDPR, NIST CSF тощо.
Доступ до даних має бути чітко сегментованим та контрольованим за принципом Zero Trust. Важливо подбати про безпечну багатофакторну аутентифікацію та використовувати актуальні методи шифрування. До базових засад кібербезпеки також входить резервне копіювання даних, регулярні pen-тести та своєчасне оновлення усіх компонентів системи. Не менш важливо постійно працювати з персоналом: він має розуміти специфіку кіберзагроз та вміти адекватно реагувати на небезпечні інциденти.
З іншого боку, важливо приділяти особливу увагу коректності та продуктивності роботи системи: помилки в алгоритмах калькуляції цін, відмова системи чи брак швидкодії легко можуть зіпсувати досвід відвідування будь-якого ресторану, навіть якщо він вирізняється вишуканою кухнею. Регулярне функціональне тестування та ретельна перевірка оновлень ПЗ – це запорука якісного сервісу, а відтак і прибутків у HoReCa.
Тенденції розвитку ПЗ для харчової індустрії
Гостра конкуренція ставить бізнес у сфері гостинності перед необхідністю пошуку інновацій. Відтак попит на софт для ресторанів та кафе високий як ніколи.
Сьогодні експерти оцінюють ринок ПЗ для управління ресторанами приблизно у $5,6 млрд та прогнозують йому середньорічний темп зростання у 13.4% до 2030 року. Відтак менш ніж за п’ять років обсяг ринку має зрости вдвічі – до $13.6 млрд (дані Maximize Market Research). Аналітики очікують стрімкого зростання попиту на спеціалізовані рішення, такі як POS та білінгові системи, системи для кухні (kitchen Display System), засоби калькуляції на харчування, ПЗ для управління запасами, залом для відвідувачів тощо.
Такі технологічні тренди як масштабування хмарних технологій, поширення мереж 5G, масштабне впровадження ШІ у бізнес та розвиток технологій віртуальної/доповненої реальності стануть додатковими драйверами зростання галузі.
Найближчими роками софт для ресторанів буде активно розвивати цілу низку нових можливостей: просунуті алгоритми прорахування попиту та ціноутворення, глибока персоналізація досвіду користувача, голосове управління, AR-інтерфейси, віртуальні та повністю автоматизовані ресторани – це лише деякі з можливостей, що відкривається у HoReCa завдяки новим технологіям.
Підсумки: як калькуляція страв та софт допомагають у бізнесі
Сьогодні ресторанний бізнес не може обійтися без диджиталу. Такі можливості як автоматизований облік продуктів харчування, калькуляція собівартості та прорахування оптимальних цін грають ключову роль у конкурентоздатності будь-якого закладу.
Застосування софту для калькуляції страв дозволяє оптимізувати витрати, налагодити ефективні процеси менеджменту та звітності, мінімізувати ризик помилок і забезпечити ухвалення якісних управлінських рішень на основі точних даних. На ринку ПЗ склався широкий вибір готових рішень для ресторанів, але як свідчить практика, найкращі результати дає розробка індивідуального софту під потреби конкретного бізнесу. Це найвигідніше, найперспективніше рішення у довгостроковій перспективі.
Створення якісного софту для ресторанного бізнесу – це непросте завдання, що потребує розуміння особливостей індустрії та технічного досвіду. Ми рекомендуємо залучати до таких проєктів досвідчену команду розробників, що має релевантне портфоліо. А якщо ви не знаєте, з чого почати такий проєкт для вашого закладу – не втрачайте часу, звертайтеся по консультацію до WEZOM просто зараз. Наші менеджери радо вивчать ваш запит, поділяться власним досвідом та запропонують практичні рішення.
