Лучший софт для ресторанов: как перенести в диджитал калькуляцию блюд и составление меню

Успех любого ресторанного бизнеса базируется на высоком качестве кухни и безупречном сервисе, но не только. Не меньшее значение имеет математика: от расчета оптимальных отпускных цен на блюда зависит рентабельность и прибыльность заведения. Как определить себестоимость каждой порции? Как установить максимально конкурентные цены в меню без ущерба для позиционирования вашего кафе или ресторана? Как правильно заложить в ценник маржу? Со всем этим помогает такая практика, как калькуляция блюд.

Когда-то менеджерам, бухгалтерам и администраторам ресторанов приходилось проводить калькуляцию вручную, но сегодня в этом нет смысла. Ведь операционные процессы в ресторанном бизнесе хорошо поддаются диджитализации через соответствующее ПО.

В этой статье мы подробно рассмотрим самые лучшие программные решения для формирования меню и сборки блюд, разберем их преимущества и особенности. Мы также ознакомим читателя с популярными предложениями на рынке ПО для ресторанного бизнеса и обсудим пути эффективной разработки подобных решений для ресторана. Наши выводы могут быть интересны всем, кто вовлечен в индустрию гостеприимства. 

Что такое калькуляция блюд и почему она важна

Калькуляция блюд в ресторанном бизнесе – это процесс расчета себестоимости каждого блюда, которое предлагается в меню. Данный процесс охватывает учет всех ингредиентов, используемых в приготовлении блюда, их количества и стоимости, а также затрат на обработку, приготовление и подачу.

Ни один ресторан не может обойтись без таких расчетов, поскольку должен обеспечить в своей работе ряд ключевых аспектов: 

• Определение себестоимости. Калькуляция позволяет точно определить себестоимость каждого блюда – это основа для формирования ценообразования в меню;
• Оптимизация издержек. Со знанием себестоимости блюд ресторан может эффективно управлять своими затратами. В частности, закупать продукты по оптимальным ценам, уменьшать потери продуктов и оптимизировать производственные процессы;
• Формирование конкурентоспособных цен. Калькуляция позволяет устанавливать конкурентоспособные цены на блюда, которые будут привлекательными для клиентов, но при этом обеспечат прибыльность бизнеса;
• Контроль качества. Калькуляция подразумевает четкое определение количества ингредиентов для каждой позиции меню, что помогает обеспечить стабильное качество блюд и их соответствие рецептуре;
• Учет и отчетность. Данные о калькуляции блюд важны для ведения учета и отчетности в ресторане. В частности, для расчета себестоимости реализованной продукции и финансовых результатов деятельности;
• Качественный менеджмент. Данные калькуляции блюд важны для принятия управленческих решений, таких как изменение меню, оптимизация закупок, разработка маркетинговых стратегий и т.д.

Сегодня проведение калькуляции блюд вручную стало слишком неэффективной тратой времени. Ведь в условиях жесткой конкуренции бизнес должен реагировать на изменения стоимости сырья и рыночную конъюнктуру незамедлительно.

Как результат, на первый план в работе ресторана выходят цифровые инструменты, которые могут просчитывать стоимость блюд автоматически. Современная программа для учета продуктов питания в ресторане позволяет мгновенно обновлять данные об ингредиентах и ценах, а также производить расчеты безошибочно, на основе актуальных данных. Более того, такой софт помогает контролировать запасы и минимизировать затраты на работу кухни. 

Первый взгляд на софт для ресторанного бизнеса

Сегодня на рынке хватает возможностей для диджитализации индустрии гостеприимства. Любой бизнес может найти подрядчика для создания собственного ПО, или выбрать одно из готовых решений на рынке. Взглянем на самые популярные из них. 

• Poster. Это украинский облачный сервис, который предлагает широкий спектр функций для автоматизации ресторанов, включая калькуляцию блюд, учет ингредиентов, управление меню, складской, финансовый учет, аналитику и т.д. Poster имеет удобный интерфейс и возможность интеграции с другими системами.
• SkyService. Еще одно популярное облачное решение, подходящее для разных типов заведений питания – от кафе до больших ресторанов. SkyService предлагает функции для калькуляции блюд, управления меню, складского учета, продаж, бронирования столиков и пр.
• Resto. Это решение для менеджмента ресторанов, предоставляющее широкие возможности автоматизации: калькуляция блюд, учет ингредиентов, менеджмент меню, управление складом и запасами, финансовый учет и отчетность.
• Servio. Популярная платформа для автоматизации ресторанов, гостиниц и развлекательных комплексов. Она предлагает инструменты автоматизации для управления меню, расчета блюд, складского учета, продаж, бронирования столиков, доставки и многих других аспектов бизнеса.
• R-Keeper. Это популярный набор решений для автоматизации HoReCa, предлагающий модули для официантов, менеджеров и работников кухни. Платформа предоставляет возможности калькуляции блюд, управления меню, складского менеджмента, финансового учета и отчетности, CRM, аналитики и т.д. 

Это лишь некоторые примеры таких систем, на рынке их немало. Они могут отличаться по логике и функционалу, и конечно же, по формату монетизации и ценовой политике. Поэтому выбирать следует разумно, изучая и сравнивая все предложения.

Как выбрать ПО для калькуляции блюд?

Правильный выбор ПО для ресторана имеет исключительное значение. Важно учесть при выборе следующие критерии: 

• соответствие функционала ПО потребностям вашего бизнеса;

• удобство интерфейса;

• ценовая политика;

• возможность интеграции с другими системами;

• наличие технической поддержки и развития продукта.

Качественная программа для составления меню и менеджмента заведения открывает перед бизнесом ряд направлений повышения эффективности: оптимизация управления запасами, минимизация затрат на работу персонала, повышение точности калькуляции меню, оптимизация ценообразования, ускорение сервиса, упрощение бухгалтерского учета, качественная аналитика, отчетность и многое другое. 

Кастомная разработка софта для ресторанного бизнеса: “за” и “против”

Выше мы упоминали, что, кроме выбора готовой платформы у бизнеса сегодня есть еще одна опция: разработка ПО под индивидуальные потребности компании с нуля. Это решение на старте может потребовать более значительных затрат средств и времени, но предоставляет целый ряд преимуществ. Кроме того, оно оказывается гораздо более выгодным в долгосрочной перспективе. Перечислим его преимущества:

• Полное соответствие требованиям бизнеса. Готовые решения предлагают усредненный функционал, который необходим всем. Но только в кастомном ПО можно реализовать уникальный функционал, учесть все особенности конкретного заведения: его меню, процессы на кухне и т.д. Именно с таким софтом можно добиться наибольшей эффективности и уровня сервиса;
• Гибкость и масштабируемость. Возможности масштабирования и тонкой настройки в пакетных решениях зачастую жестко ограничены или строго монетизируются. Кастомный софт легко адаптируется к изменениям в бизнесе, будь то расширение меню, изменение технологий или открытие новых заведений;
• Полная интеграция с имеющимися системами. Готовые решения могут иметь ограниченную совместимость или полную несовместимость с определенными цифровыми инструментами ресторана, особенно если речь идет о тех или иных legacy-решениях. Но кастомное ПО можно без ограничений интегрировать с любыми системами;
• Индивидуальный дизайн и интерфейс. Интерфейс кастомного ПО также можно реализовать без ограничений: в соответствии с потребностями юзабилити, корпоративного стиля и предпочтений клиента. Это увеличивает удобство использования и лояльность персонала;
• Эксклюзивность и конкурентное преимущество. Использование кастомного ПО может стать существенным преимуществом ресторана в условиях жесткой конкуренции, ведь позволяет оптимизировать процессы и предложить клиентам более качественный и оперативный сервис;
• Поддержка и развитие. Разработчики кастомного ПО, зачастую, обеспечивают непрерывную техническую поддержку и развитие продукта, учитывая фидбек пользователей, пожелания клиента и потребности бизнеса.

Чтобы сравнивать разработку кастомного софта и готовые решения было проще, мы собрали преимущества и недостатки этих опций в таблице.

Как выбрать платформу и технологии

Стоимость, и в итоге, эффективность кастомного ПО для ресторана зависит от мастерства разработчиков, от удачного выбора платформ и технологий. Как не ошибиться? 

Это большой вопрос, который стоит доверить специалистам. В идеале каждый проект следует начинать с исследования рынка: его объема, продуктов конкурентов, потребностей аудитории и т.п. Важно определить сильные и слабые стороны вашего бизнеса, долгосрочные цели и доступные ресурсы.

На этой базе можно формировать концепцию нового IT-продукта, четко сформулировать функциональные и нефункциональные требования к нему. И только тогда технические специалисты могут обоснованно выбрать платформы и технологии для разработки. Остановимся на основных альтернативах. 

Выбор платформы

• Облачная. Ее преимущества – быстрое развертывание, доступность с любого устройства, автоматические обновления, отсутствие необходимости в обслуживании серверов. Недостатки – зависимость от интернет-соединения и потенциальные проблемы с безопасностью данных, хранящихся на серверах провайдера.
• Локальная. Ее преимущества – полный контроль над безопасностью данных, возможность работы без подключения к сети. Но есть и недостатки – потребность в собственном серверном оборудовании, затраты на обслуживание и поддержку, зависимость от локальной инфраструктуры.
• Гибридная. Это комбинация облачной и локальной логики, позволяющая совмещать преимущества обоих вариантов. Но качественно реализовать такой подход к платформе могут только по-настоящему высококлассные специалисты. 

 Выбор стека технологий

• Фронтенд (клиентская часть):
  • Веб: HTML, CSS, JavaScript, React, Angular, Vue.js (для веб-приложений).
  • Мобильный: Swift (iOS), Kotlin (Android), React Native, Flutter (кроссплатформенность).
• Бекенд (серверная часть):
  • Языки программирования/фреймворки: Python (Django, Flask), Node.js (Express), Java (Spring), Ruby (Rails), PHP (Laravel) и пр.
  • Базы данных: PostgreSQL, MySQL, MongoDB (NoSQL) и т.д.
  • Серверная инфраструктура: AWS, Google Cloud, Azure, Heroku и т.д.
• Дополнительные решения
  • Системы управления версиями: Git (GitHub, GitLab, Bitbucket).
  • Инструменты разработки: Docker, Kubernetes (для контейнеризации).
  • API: RESTful API, GraphQL (для интеграции с другими системами).

Как выбирать технологии? Специалисты учитывают целый ряд критериев: соответствие технологии требованиям проекта, ее популярность в сообществе, поддержка, доступность специалистов на рынке, соответствие требованиям безопасности и т.д.

Интерфейс и юзабилити ПО заведений питания

Даже технически безупречный IT-продукт может провалиться из-за неудачной работы над UI/UX дизайном. Качественный интерфейс и продуманное юзабилити – залог успеха ПО для автоматизации ресторанов, поскольку нацелен прежде всего на конечных пользователей – официантов, поваров, менеджеров и т.д.

Интерфейс должен быть интуитивно понятным и доступным даже для пользователей без специальной подготовки. Важно избегать перегрузки интерфейса лишними элементами. Качественный UI упрощает рабочие процессы: он должен обеспечивать быстрый и удобный доступ ко всем необходимым функциям, таким как добавление блюд, ингредиентов, расчет себестоимости, формирование отчетов и т.п.

Отдельно стоит позаботиться о том, чтобы интерфейс корректно отображался и работал на любом устройстве: от десктопов до планшетов и смартфонов. Он должен быть адаптирован под любые диагонали дисплея, быть удобным и быстрым. Не стоит забывать и об эстетике: визуально совершенный дизайн способствует повышению удовлетворенности пользователей и улучшает их эмоции от работы с софтом.

Правильный подход к UI/UX предоставляет целый ряд преимуществ:

• Сокращение времени на обучение. Интуитивно понятный интерфейс позволяет персоналу быстро освоить приложение и начать эффективно работать с ним, сокращая время на овладение инструментами.
• Минимизация ошибок. Простой и логичный интерфейс сокращает вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором, обеспечивая точность данных и расчетов.
• Повышение продуктивности. Удобный и функциональный интерфейс позволяет выполнять задачи быстро и качественно, повышая производительность персонала и заведения в целом.
• Улучшение удовлетворенности пользователей: Приятный и удобный интерфейс способствует положительному опыту использования софта, повышая удовлетворенность персонала и побічно сокращая текучесть кадров.

Как итог, пренебрегать вопросами дизайна нельзя. Юзабилити следует тщательно продумывать уже на старте проекта, опираясь на мнения, исследования и фидбек аудитории. 

Как интегрировать калькуляцию блюд в софт для ресторана

Предположим, вы решили кастомно создать собственное ПО для менеджмента заведения. Как правильно реализовать в нем расчет калькуляции блюд? С чего начать?

В самых общих чертах, для этого необходимо оцифровать в программе следующие шаги: 

• Ввод данных об ингредиентах

Прежде всего необходимо внести в систему название и характеристики каждого ингредиента, применяемого на кухне, определить его единицу измерения и цену. Более того, очень желательно позаботиться об автоматическом обновлении этих данных, чтобы не обновлять все вручную.

• Создание технологической карты блюда

Приложение должно предоставлять возможности создания позиций в меню. Для этого нужно внести в электронную карточку название блюда и его рецептуру (состав ингредиентов и их количество), указать нормы расхода продуктов при обработке и приготовлении, а также определить нормы выхода готового блюда (вес, количество порций).

• Автоматический расчет себестоимости

Элементарные алгоритмы ПО позволяют автоматически рассчитать себестоимость блюда на основе данных о закупочных ценах ингредиентов и норм технологической карты. Софт может даже вычислить стоимость каждого отдельного ингредиента для приготовления порции, чтобы определить самые дорогие компоненты.

• Определение цены реализации

Четкий расчет себестоимости позволяет бизнесу определить оптимальную наценку на блюдо с помощью того или иного метода ценообразования. Большинство программ для ресторана имеют модули автоматического расчета цен реализации.

• Обновление данных

При изменении закупочных цен на ингредиенты или рецептуры блюд программа питания должна автоматически пересчитывать себестоимость и стоимость реализации. Это ключевой момент в калькуляции, который экономит персоналу немало времени и сводит на нет риск ошибок.

• Учет и отчетность

Данные о себестоимости и цены блюд должны автоматически подтягиваться в модули для ведения учета продаж, формирования отчетов по прибыли и анализа эффективности работы заведения.

Как модуль калькуляции интегрируется с другими системами?

Качественная программа калькуляции блюд в ресторане также легко сочетается с другими цифровыми решениями для автоматизации и оптимизации различных аспектов деятельности заведения. Вот некоторые примеры такой интеграции:

• Система учета запасов

Модуль калькуляции может автоматически обновлять данные о количестве использованных ингредиентов со склада после продажи блюда. Это позволяет вести точный учет остатков продуктов, своевременно заказывать необходимые ингредиенты и избегать перерасходов или недостатков.

• Система управления продажами (POS)

Интеграция с POS-системой позволяет автоматически передавать данные о заказах и их себестоимости при формировании отчетов о прибыли и анализе эффективности работы заведения. Это позволяет вести четкий учет финансов и упрощает налоговую отчетность. 

• Бухгалтерский софт

Модуль калькуляции может передавать показатели себестоимости блюд и другие финансовые данные бухгалтерскому ПО для ведения учета и формирования документации. Это упрощает работу бухгалтера и уменьшает риск ошибок из-за ручного ввода данных.

• Программа лояльности для клиентов

Интеграция с программой лояльности позволяет автоматически начислять бонусы или скидки для клиентов на основе заказанных блюд и их стоимости. Это способствует повышению вовлеченности посетителей и росту продаж.

• Система управления меню

Модуль калькуляции может быть интегрирован с системой управления меню для автоматического обновления цен на блюда при изменении себестоимости или других факторов. Это позволяет всегда предлагать актуальные цены для клиентов и избегать ошибок в ценообразовании.

•  Программы для заказа продуктов у поставщиков

Интеграция с платформами закупок позволяет автоматически формировать заказы на необходимые ингредиенты на основе данных о продажах и остатках на складе. Это упрощает и существенно процесс заказа продуктов, гарантирует прозрачность транзакций с контрагентами.

Безопасность и защита данных в программных решениях для питания

Как и любые IT-продукты, программы питания для ресторанного бизнеса должны быть безопасными. Подобные решения могут работать с финансовыми и персональными данными клиентов, такими как номера телефонов, реквизиты банковских карт, история транзакций и т.д. Потеря или утечка таких данных может привести к серьезным последствиям: от штрафов и ударов по репутации до судебных тяжб и финансовых потерь.

Гарантирование безопасности личных данных клиентов и финансовых данных бизнеса требует комплексного подхода. Прежде всего, софт должен отвечать наилучшим стандартам, рекомендациям и требованиям в сфере кибербезопасности: ISO 27001, GDPR, NIST CSF и т.д.

Доступ к данным должен быть четко сегментированным и подконтрольным по принципу Zero Trust. Важно позаботиться о безопасной многофакторной аутентификации и использовать актуальные методы шифрования. К базовым основам кибербезопасности также относится резервное копирование данных, регулярные pen-тесты и своевременное обновление всех компонентов системы. Не менее важно постоянно работать с персоналом: он должен понимать специфику киберугроз и уметь адекватно реагировать на опасные инциденты. 

Кроме того, важно уделять особое внимание корректности и производительности работы системы. Ошибки в алгоритмах калькуляции цен, отказ системы или нехватка быстродействия могут с легкостью испортить опыт посещения любого ресторана, даже если он отличается изысканной кухней. Регулярное функциональное тестирование и тщательная проверка обновлений ПО – это залог качественного сервиса, а значит и прибыли в HoReCa.

Тенденции развития ПО для пищевой промышленности

Острая конкуренция ставит бизнес в сфере гостеприимства перед необходимостью поиска инноваций. Поэтому спрос на софт для ресторанов и кафе высок как никогда. 

Сегодня эксперты оценивают рынок ПО для управления ресторанами примерно в $5,6 млрд и прогнозируют ему среднегодовой темп роста в 13.4% к 2030 году. Как результат, менее чем за пять лет объем рынка должен вырасти вдвое - до $13,6 миллиардов (данные Maximize Market Research). Аналитики ожидают стремительного роста спроса на специализированные решения, такие как POS и биллинговые системы, системы для кухни (kitchen Display System), средства калькуляции на питание, ПО для управления запасами, залом для посетителей и т.д. 

Такие технологические тренды как масштабирование облачных технологий, распространение сетей 5G, масштабное внедрение ИИ в бизнес и развитие виртуальной/дополненной реальности станут дополнительными драйверами роста отрасли. 

В ближайшие годы софт для ресторанов будет активно развивать целый ряд новых возможностей: продвинутые алгоритмы просчета спроса и ценообразования, глубокая персонализация опыта пользователя, голосовое управление, AR-интерфейсы, виртуальные и полностью автоматизированные рестораны – вот лишь некоторые из возможностей, которые открываются для HoReCa благодаря новым технологиям.

Выводы: как калькуляция блюд и софт помогают в бизнесе

Сегодня ресторанный бизнес не может обойтись без диджитала. Такие возможности как автоматизированный учет продуктов питания, Калькуляция себестоимости и просчет оптимальных цен играют ключевую роль в конкурентоспособности любого заведения.

Использование софта для калькуляции блюд позволяет оптимизировать затраты, наладить эффективные процессы менеджмента и отчетности, минимизировать риск ошибок и обеспечить принятие качественных управленческих решений на основе точных данных. На рынке ПО сформировался широкий выбор готовых решений для ресторанов, но, как показывает практика, наилучшие результаты дает разработка индивидуального софта под нужды конкретного бизнеса. Это самое выгодное, самое перспективное решение в долгосрочной перспективе. 

Создание качественного софта для ресторанного бизнеса – это непростая задача, требующая понимания особенностей индустрии и технического опыта. Мы рекомендуем привлекать к таким проектам опытную команду разработчиков с релевантным портфолио. А если вы не знаете, с чего начать такой проект для вашего заведения – не теряйте времени, обращайтесь за консультацией в WEZOM прямо сейчас. Наши менеджеры с удовольствием изучат ваш запрос, поделятся собственным опытом и предложат практические решения.